Система начинается с архива
Автоматизация учета, хранения и использования технической документации в конструкторских, технологических и прочих подразделениях предприятия сегодня является одной из наиболее актуальных задач, от успешного решения которой во многом зависит судьба всей последующей деятельности по переходу к новым методам работы на основе современных информационных технологий. Поэтому опыт таких работ может оказаться полезным для многих предприятий, думающих о перспективах своего развития.
История создания электронного архива конструкторской и технологической документации в проектно-конструкторском и технологическом бюро по локомотивам (ПКТБ) очень коротка и в какой-то мере отражает то непростое положение, которое сложилось на большинстве отечественных предприятий.
Все началось с короткой встречи с Г.А.Савосиной, заместителем директора ПКТБ. Выслушав наш рассказ о преимуществах проектирования с помощью CAD-системы Cimatron под управлением PDM-системы SmarTeam, Галина Александровна согласилась, что проектировать в таком режиме очень удобно. Но ведь в ПКТБ столько уже всего напроектировано — что с этим делать? Поэтому нужно как-то скопировать существующий архив в цифровой вид, хотя работать с ним под управлением Microsoft-проводника будет затруднительно, поскольку чертежей-то более миллиона и в большинстве своем они формата А0! Однако всем было ясно, что оставлять все как есть тоже нельзя (рис. 1). Работники, которые знают архив и могут найти нужный документ, уходят, а молодежь иногда и ГОСТ не знает. Поинтересовавшись ситуацией на Западе, директор ПКТБ И.В.Серебряков задал вопрос об архиве своему чешскому коллеге и получил ответ: «Мы его уничтожили!»
Рис. 1. Архив бумажной документации ПКТБ
Для ПКТБ было жизненно важно сохранить информацию службы технической документации (СТД), перевести методики систематизации и поиска документов на электронную основу. Затраты, которые необходимо было понести при переходе на электронный способ ведения архива, несопоставимы с угрозой потери технологической информации об эксплуатации локомотивного хозяйства всей России. Потребовалось убедить руководство ПКТБ пойти на необходимые расходы, а опытных и ответственных сотрудников, никогда не использовавших компьютер, нужно было убедить в том, что им следует изменить привычный распорядок работы. Но все прошло на удивление гладко и быстро: начальство обеспечило оплату поставок техники и программного обеспечения, а работники добросовестно, как они и привыкли, прошли курс обучения, прочитали и приняли к сведению «Временные инструкции по эксплуатации электронного архива». Возможно, это было вызвано вышеуказанной угрозой, а готовность сотрудниц архива тратить время и силы — проходившим в этот момент сокращением штатов, но хочется верить, что причина была не только в этом. Главное — система была создана и вступила в строй!
Здесь уместно напомнить, что в последние годы на рынке появилось много программных продуктов, предназначенных для создания и ведения электронного архива документов. В большинстве случаев разработчики таких продуктов предлагают клиенту средство для ведения компьютерной базы данных, имеющее в своем составе стандартные элементы поиска, печати, адресации. Безусловно, такие продукты имеют своего потребителя, но для целей автоматизации технической подготовки производства (ТПП) на промышленных предприятиях они непригодны по ряду принципиальных причин. Во-первых, архив технической документации — это по определению не изолированная система, а одна из нескольких взаимосвязанных подсистем в единой системе ТПП, так что его локальная автоматизация не решает проблемы эффективного использования информации всеми специалистами подразделений предприятия. Во-вторых, архив технической документации — не просто хранилище документов (бумажных или электронных), а система поддержания определенного статуса документа в соответствии с ГОСТ.
Рис. 2. Общий вид помещения электронного архива ТД
Эти обстоятельства побудили специалистов компании «Би Питрон» обратить пристальное внимание на PDM SmarTeam — одну из самых известных в мире систем для управления данными об изделии в процессе его жизненного цикла (разработчик — компания SmarTeam Corp, дочерняя компания корпорации Dassault Systemes). Исключительно широкая функциональность, простота и гибкость настроек, большой набор встроенных инструментальных средств SmarTeam — все это позволило в короткий срок разработать типовой шаблон структуры данных, адаптированный к основным особенностям процесса ТПП на отечественных предприятиях с использованием стандартов ЕСКД и ЕСТД. В этом шаблоне архив технической документации является органично встроенным элементом автоматизированной системы ТПП, включающей, кроме того, средства для коллективной работы различных специалистов (конструкторов, технологов, работников служб маркетинга, снабжения, руководителей и др.) в едином информационном пространстве (ЕИП). При сильно ограниченных ресурсах, выделяемых на цели автоматизации ТПП, создание системы обычно происходит поэтапно. При этом автоматизация архива в большинстве случаев является логически и экономически оправданным первым этапом таких работ. Опыт работы в ПКТБ подтвердил это.
Рис. 3. Вид экрана SmarTeam при схеме 2
Что же представляет собой электронный архив ПКТБ? Кратко рассмотрим его состав и основные функциональные особенности. Автоматизированная система управления электронным архивом, внедренная на предприятии, состоит из следующих компонентов:
• инженерный комплекс Ocе ' TDS400, обеспечивающий сканирование, печать и копирование документов форматов A4-A0;
• сервер, обеспечивающий хранение документации в электронном виде;
• три рабочих места операторов архива, на которых отсканированные документы обрабатываются, заносятся в единую базу данных и на которых ведется дальнейший учет движения этих документов.
Рис. 4. Вид экрана SmarTeam при схеме 3
Все это (рис. 2) разместилось в небольшом помещении за стеной зала обычного, то есть бумажного, архива. Здесь же было установлено программное обеспечение SmarTeam со специальным шаблоном, разработанным с помощью инструментальных средств того же ПО SmarTeam, для ведения архива технической документации в условиях конкретного предприятия в соответствии с требованиями ЕСКД и ЕСТД.
Согласно ГОСТ 2.501-88 и исходя из требований компактного хранения и облегчения ручного поиска допускаются две схемы хранения подлинников на бумажных носителях:
• по форматам в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика (далее — схема 1);
• по возрастанию обозначений документов в пределах изделия (проекта) без учета форматов (далее — схема 2 (рис. 3)).
К сожалению, обе указанные схемы хранения не соответствуют структуре документации конструкторских и технологических проектов, необходимой для автоматизации не только служб технической документации, но и конструкторско-технологических подразделений. Однако PDM SmarTeam позволяет, кроме реализации указанных схем хранения, организовать хранение документации в структуре конструкторских проектов, то есть в тех последовательности и составе, как они записаны в спецификациях проектов без перетасовки по форматам или по возрастанию обозначений (далее — схема 3 (рис. 4)).
Целесообразность использования той или иной схемы при переводе бумажного архива в электронный рекомендуется определять исходя из будущей востребованности имеющейся бумажной документации и с учетом трудоемкости ввода информации, которая для схемы 3 значительно выше, чем для схем 1 или 2. В результате сканирования документов и ввода учетной информации образуются базы данных конструкторской и технологической документации (КД и ТД), которые являются как бы копиями существующего архива со следующей заменой: вместо бумажных учетных карточек — информация в базе данных, вместо бумажных подлинников — файлы со сканера. Дальнейший учет движения теперь уже электронных документов (но, возможно, и бумажных тоже) ведется с использованием средств управления электронным архивом PDM SmarTeam.
Наличие в БД структурированной информации по составу проекта (изделия) и по составу технологического процесса (то есть по схеме 3) обеспечивает:
• автоматическое (программное) формирование спецификаций, ведомостей спецификаций и ведомостей покупных изделий;
• автоматическое формирование технологической документации;
• передачу информации проектов в автоматизированные системы управления производством;
• анализ уровней стандартизации и унификации проектов;
• расчеты сводных трудовых и материальных нормативов;
• автоматическое формирование конструкторско-технологических спецификаций на изделия и заказы;
• автоматический анализ длительности ТПП и т.д.
Другими словами, схема 3 позволяет службе технической документации выполнять функции общего для всех подразделений автоматизированного источника информации в единой информационной среде предприятия.
Основные различия в схемах хранения документов сводятся главным образом к следующему. Ввод информации по схемам 1 или 2 (копирование структуры существующего архива твердых копий) обеспечивает быстрый автоматизированный перевод бумажного архива в электронную форму с наименьшими трудозатратами. Основной их недостаток — невозможность полной интеграции такого архива в единую информационную структуру предприятия для работы в единой базе данных.
Использовать архив, который хранит документы не по составу изделия, довольно сложно. Состав изделия представляет собой аналог спецификации сборочного чертежа изделия, в графах которой находятся наименования всех документов, имеющих отношение к этому изделию. Спецификация в таком виде представляет собой древовидную структуру. При этом становится возможным получить быстрый доступ к любой информации об изделии.
Ввод информации по схеме 3 (с учетом структуры состава изделия) обеспечивает интеграцию такого архива в единую информационную структуру предприятия и работу в единой базе данных. Основной недостаток при этом — большая первоначальная трудоемкость создания структуры каждого изделия (этот процесс плохо автоматизируется, если начинается со службы архива). Использование схемы (с учетом структуры состава изделия) необходимо при намерении предприятия работать по современным мировым стандартам. Такая схема хранения информации обеспечивает быстрый доступ и работу с каждым изделием в единой информационной среде для всех служб предприятия, а также на всех дальнейших этапах жизненного цикла изделия.
Теперь рассмотрим порядок работы операторов электронного архива, который был установлен в ПКТБ. Работа по вводу информации была организована таким образом: на трех рабочих местах операторы заводили на компьютерах электронные учетные карточки (УК) соответствующих документов, помещали список УК сверху соответствующей пачки чертежей и документов и передавали оператору, осуществляющему их последовательный ввод с помощью сканера. После ввода очередной пачки документов (обычно это около 500 листов) оператор архива в среде системы управления документооборотом дает команду о присвоении последовательных номеров введенных файлов имен, указанных в УК. Система SmarTeam автоматически рассортировывает и обеспечивает сохранность документа в соответствии с УК.
Приведем основные операции этого процесса:
1. Заполнение учетных карточек документов и вывод на печать списка заполненных карточек для передачи его оператору сканера.
2. Сканирование с возможностью выбора конкретного рабочего места для отправки на него файлов со сканера.
3. Просмотр и (при необходимости) правка документов в специализированном графическом редакторе: устранение перекоса, мусора, обрезка пустых полей и т.п.
4. Подключение файлов, для чего системе указывается местоположение отсканированных файлов, которые предварительно управляющим контроллером комплекса Ocе ' TDS400 автоматически были пронумерованы по порядку ввода и отправлены на рабочее место оператора, заполнявшего их учетные карточки. После этого система (тоже автоматически) переименовывает файлы так, чтобы их названия соответствовали обозначениям документов, объединяет (если надо) страницы, отсканированные по отдельности в многостраничные документы, и пересылает документы на сервер с обеспечением при необходимости разграничения прав дальнейшего доступа к информации (только просмотр, редактирование, удаление и т.д.). Результат автоматического переименования файлов показан на рис. 5.
Рис. 5. Результат автоматического переименования файлов
Рис. 6. Извлечение копии нужного документа из архива
5. Текущее обслуживание архива: прием заявок, поиск документов, вывод на печать, отслеживание движения оригиналов, копий, изменений и т.п. (рис. 6).
Прошло уже около пяти лет после того, как в ПКТБ был осуществлен переход от традиционной системы учета бумажной документации к ее электронному виду с автоматизированным управлением этими и вновь поступающими документами (на твердых носителях или в электронном виде). Это позволило оптимизировать поиск, копирование, учет и сохранность документов. При этом ежедневная норма перевода исходных бумажных документов в электронный архив составляла 500 листов формата А0 с трех рабочих мест операторов архива. Сегодня работа с электронным архивом стала обычным делом: специалисты ПКТБ работают так, как будто архив всегда был электронным.
На повестке дня стоят вопросы дальнейшего развития и совершенствования системы. Успешный опыт внедрения PDM SmarTeam для создания и ведения электронного архива технической документации наглядно продемонстрировал эффективность описанного подхода к проблеме автоматизации бизнес-процессов проектно-конструкторских организаций и подразделений. По сравнению с вариантом, когда автоматизация начинается с рабочих мест конструкторов, вариант первоначального создания электронного архива позволяет практически сразу же получить реально ощутимый эффект от этой автоматизации за счет значительного улучшения работы с уже имеющейся документацией. Кроме того, создание архива подготавливает почву для дальнейшего вовлечения конструкторов и других технических специалистов в работу в условиях автоматизированной системы ТПП. При подключении к системе каждого нового автоматизированного рабочего места (например, конструктора) информация, создаваемая на этом рабочем месте, будет автоматически передаваться в электронный архив и становиться доступной для других специалистов. Таким образом, система может расти и развиваться, опираясь на уже созданное хранилище данных. Такой подход особенно выгоден для небольших предприятий, поскольку позволяет осуществить поэтапную автоматизацию предприятия без больших единовременных затрат и при этом сразу же начать окупать сделанные вложения.
