Автоматизированная система управления данными. Подсистема выдачи, приема и контроля исполнения заданий. Электронная отчетность
ООО «ТюменНИИгипрогаз», образованное в 1966 году дочернее предприятие ОАО «Газпром», представляет собой уникальный высокотехнологичный научнопроектнопроизводственный комплекс, включающий 30 научноисследовательских и 13 проектноизыскательских подразделений, а также опытное производство и экспериментальный завод, имеющих отлаженную систему взаимодействия и сбалансированную структуру.
Юлия Моторина, инженер-программист ООО «ТюменНИИгипрогаз»
В ООО «ТюменНИИгипрогаз» разработана и эксплуатируется автоматизированная система управления проектными данными (АСУ ПД). Она относится к классу PDMсистем (Product Data Management). В ее основе лежит программный комплекс Lotsia PDM Plus, разработанный отечественной компанией «Лоция Софт».
В направлении проектноизыскательских работ, постоянно развиваясь и совершенствуясь, система успешно функционирует на протяжении уже шести лет. В 2007 году руководство поставило задачу масштабирования АСУ ПД на направления «Разработки нефтяных, газоконденсатных и газовых месторождений» с целью включения сотрудников направления в единую информационную среду общества.
Электронная отчетность по заданиям
На данный момент АСУ «Разработка» обеспечивает:
- единое информационное пространство для всех проектов разработки месторождений, интегрированное с информационными ресурсами направлений «Геология», «Бурение скважин» и ПИР;
- контроль жизненного цикла договора для проектов разработки месторождений;
- возможность корректной диспетчеризации разработки проектов;
- предопределенную и свободную маршрутизацию документов;
- защиту информации и контроль информационного обмена;
- контроль готовности документов проектов разработки месторождений и проекта в целом;
- возможность выдачи и контроля исполнения поручений;
- работу с информационными массивами: с рабочими и нормативными документами, классификаторами и справочниками.
В 2009 году в АСУ «Разработка» была реализована возможность выдачи, контроля и исполнения заданий, а также работы с отчетностью по заданиям и плануграфику.
Все задания делятся на задания смежным отделам и внутренние задания. Задание смежникам выдается ГИПом руководителям смежных производственных подразделений (ПП). Внутреннее задание выдается руководителями ПП своим подчиненным. Таким образом, внутреннее задание является вложенным заданием для задания ГИПа. В итоге вся информация о ходе выполнения задания и его исполнителях в форме отчета видна не только начальнику ПП, но и ГИПу, который выдал задание руководителю ПП. Помимо этого ГИП, являясь руководителем структурного подразделения, видит информацию о внутренних заданиях своих подчиненных, выданных по заданию от другого ГИПа. Вся отчетность по внутренним заданиям ГИПа в смежные подразделения и заданиям исполнителю (внутри подразделения), а также сводный отчет по всем заданиям формируются в АСУ ПД и экспортируются в MS Excel.
Схема маршрута прохождения задания ГИПа
Кроме того, ГИПу, руководителям производственных подразделений (ПП) и вышестоящему руководству доступна вся информация о ходе выполнения задания, статусе задания (прочитано/не прочитано), исполнителях, у которых в данный момент находится задание. В зависимости от прав доступа, руководство и ГИПы имеют возможность просматривать отчеты по всем заданиям с подробной информацией обо всех плановых и фактических сроках выполнения задания, а также шифр задания по конкретному договору, наименование комплекса проектирования и заказчика. Все задания в соответствии с определенным алгоритмом проходят по заданному шаблону. Пересылка ведется в рамках встроенной почтовой системы, в которой очередность этапов и их исполнители строго определены, кроме того, у всех участников процесса есть возможность отслеживать прохождение заданий и документов между этапами.
Редактор шаблонов и встроенная почтовая система
Данный функционал реализован с помощью мощного редактора шаблонов предопределенных маршрутов бизнеспроцессов с возможностью организации параллельного и последовательного выполнения работ.
В разработанном шаблоне представлены различные формы задач, из которых, собственно, и состоит бизнеспроцесс, заданы переменные, выставлены переходы между задачами, настроены связи, а также создан пользовательский интерфейс.
Пользователь работает с интуитивно понятным интерфейсом и почтовой системой, не касаясь непосредственно шаблонов, что значительно повышает эффективность его работы.
Пользовательский интерфейс
В АСУ ПД также визуализирован планграфик по заданиям.
Отчетность по плануграфику с информацией по всем этапам выбранного договора и заданиям формируется в АСУ ПД и экспортируется в MS Excel. На вкладке «Задания» ГИПом определяются плановые даты прохождения нормоконтроля, сдачи документации в электронный и научный архивы, а также заказчику. Соответствующие фактические даты автоматически фиксируются системой, нормоконтролером или работником архива в процессе прохождения документов между этапами.
Представление шаблона
Отчет по плануграфику по конкретному договору содержит данные о шифре, наименовании договора, а также о ГИПе по договору. В теле отчета отображается информация о номерах этапов и подэтапов договора, наименовании этапа и сроков его выполнения. По каждому этапу отображаются существующие задания с датами передачи научнопроектной документации (НПД) на нормоконтроль, на рассмотрение НТС общества, на утверждение руководством общества, с датой сдачи в электронный и научный архивы. Каждое задание имеет название, состав и исполнителя по заданию, а также плановые и фактические сроки выполнения задания.
Сводный отчет по плануграфику отображает всю информацию по всем договорам и всем ГИПам с выданными внутренними заданиями и этапами. В зависимости от прав доступа, например для руководства и диспетчера, результаты отчета видны по всем ГИПам и всем договорам направления, для ГИПов результаты отчета видны по всем договорам этого ГИПа.
Отчеты по плану-графику
Таким образом, внедрение автоматизированной системы управления данными позволило значительно сократить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций и организации электронного технического документооборота:
- автоматизация функций пользователя;
- организация электронного документооборота;
- сокращение времени на поиск документов;
- оперативный поиск и использование аналогов;
- минимизация ошибок при работе над проектами;
- повышение надежности хранения документов;
- контроль готовности проектной документации.
Кроме того, деятельность сотрудников и состояние проектов разработки стали более прозрачными для руководства за счет возможности получения отчетов на основе информации, актуальной на момент запроса.
