Управление задачами и поручениями в системе «Appius-PLM Управление жизненным циклом изделия»
Владислав Игонин, к.т.н., руководитель отдела внедрения, компания «Аппиус»
В предыдущих статьях мы неоднократно говорили о важности обратной связи с пользователями при разработке нового функционала системы и ее влиянии на своевременность выхода рабочей версии программного обеспечения. Основываясь на многочисленных пожеланиях со стороны пользователей и на общих тенденциях развития PLMсистем и систем управления проектами в целом, отдел внедрения совместно с отделом разработки компании «Аппиус» принял решение о разработке новой подсистемы, отвечающей за выдачу и контроль задач и поручений в рамках конструкторскотехнологической подготовки производства. В результате совместной консультативной работы с самыми активными пользователями была выпущена новая подсистема управления задачами и поручениями в рамках системы «AppiusPLM Управление жизненным циклом изделия».
Одним из важных требований при разработке подсистемы была автоматизация выдачи и контроля исполнения задач и поручений с обеспечением повышения исполнительской дисциплины и сокращения срывов сроков исполнения за счет использования эффективных методов управления контролем в рамках автоматизированного решения.
Подсистема является готовым адаптированным решением для автоматизации процессов работы по согласованию и поручениям, автоматического контроля сроков исполнения, оперативного уведомления участников процессов о событиях и сроках, рассылки напоминаний, автоматизированного мониторинга и контроля исполнения. Кроме того, подсистема содержит отчеты по исполнительской дисциплине, которые позволяют оперативно представить текущую ситуацию, касающуюся исполнения поручений в организации, — как в разрезе подразделений, так и по каждому исполнителю.
Особенностью системы контроля исполнения задач и поручений является то, что работа с поручениями четко регламентирована. Например, нельзя удалить задачу, находящуюся на исполнении, нельзя скорректировать задачу, не уведомив об этом исполнителя.Задачи доступны для просмотра только инициатору, исполнителям и контролирующим пользователям.
Подсистема управления задачами и поручениями позволяет решать следующие задачи:
- формировать списки задач и планировать их по времени (сроки, плановую трудоемкость);
- декомпозировать задачу на несколько подзадач;
- назначать ответственных исполнителей/группу, контролирующих лиц;
- контролировать ход выполнения работ, процент готовности, а также фактическую трудоемкость;
- группировать задачи по категориям (тэгам);
- добавлять ссылки на элементы ЭСИ, объекты технологии и т.д., комментарии, отслеживать историю изменений;
- вести обсуждение с участниками во встроенном чате в рамках конкретной задачи;
- получать напоминания в нужное время;
- подписываться на события и получать сервисные уведомления на внутреннюю/внешнюю почту.
Задачи представляют собой специализированные сообщения, которые могут быть отправлены пользователям или группам исполнителей. Создание новой задачи осуществляется в рамках специализированной панели задач (рис. 1).
Рис. 1. Панель задач
При создании новой задачи инициатор указывает исполнителя из соответствующего справочника — «Пользователи» или «Группа исполнителей», тему, назначает срок выполнения задачи и контролирующего пользователя, а также может указать трудоемкость в часах и срок, до которого задача должна быть выполнена. Для удобства поиска и сортировки задач предусмотрена возможность использования тэгов, за создание, описание и хранение которых отвечает специальный справочник. В качестве содержания задача может иметь информацию о цели и требованиях к ее выполнению, а также вложения в виде файлов, ссылок на системные справочники и любых элементов системы.
При записи поручений у назначенного исполнителя и контролирующего пользователя в панели задач отображается список новых входящих задач. Если при создании задачи был указан контролирующий пользователь, информация доступна ему только для просмотра также в рамках панели задач.
Для дальнейшего контроля и отслеживания работы участников все основные действия по изменениям в рамках задач будут автоматически записаны в истории этой задачи с указанием даты и времени их осуществления.
При открытии и взятии задачи на выполнение исполнителем система засекает время работы и ведет учет затраченного времени. На протяжении всего периода рассмотрения исполнитель имеет возможность изменения значения готовности поручения/задачи, в процентах, а также значения фактически затраченного времени (рис. 2). Во вкладке Вложения доступны элементы, файлы и ссылки, добавленные к поручению инициатором. Вкладка История отображает информацию по ходу участия в выполнении задачи пользователей.
Рис. 2. Взятие задачи на выполнение
В процессе выполнения задачи исполнитель может неограниченное количество раз сохранять ее результаты, оставляя задачу в статусе Выполняется, указывая процент ее выполнения и затраченное время. Для этого используется кнопка Записать и закрыть. В результате контролирующий пользователь и инициатор могут отслеживать процесс изменений в созданной задаче и уровень ее готовности.
При указании статуса Готова к сдаче, система автоматически установит значение полной готовности — 100% (рис. 3). При подготовке к сдаче поручения исполнитель может ввести свой комментарий по итогам выполнения. Во вкладке История система формирует журнал действий по факту работы с задачей и изменению ее статуса. Инициатор и исполнитель в рамках задачи могут создавать соответствующие подзадачи, тем самым разбивая ее на этапы, появляющиеся в ходе выполнения поручений. Подзадачи могут быть адресованы разным исполнителям. Ход их выполнения может отслеживаться инициаторами как самой подзадачи, так и головной задачи.
По факту указания статуса задачи Готова к сдаче инициатор в дальнейшем может принять соответствующее решение и изменить статус задачи согласно предложенному списку вариантов.
Рис. 3. Заявление о готовности к сдаче задачи
При отправке задачи на доработку инициатор в случае необходимости имеет возможность указания замечаний, а также прикрепления файлов, элементов или ссылок. В результате исполнитель должен ознакомиться с направленными ему замечаниями и после их устранения повторно указать статус Готова к сдаче. Количество итераций не ограниченно (рис. 4).
Рис. 4. Замечание и отправка задачи на доработку
Рис. 5. Чат по задаче
Для удобства пользователей и оперативного просмотра комментариев к задаче предусмотрено окно чата, в котором в реальном времени возможно обмениваться сообщениями между исполнителем, инициатором и контролирующим пользователем (рис. 5).
На основании информации по задачам и поручениям, хранящимся в панели задач, могут быть сформированы диаграмма Ганта и общий отчет по задачам (рис. 6).
Бизнеспроцесс согласования в системе AppiusPLM для отслеживания и проведения согласования (рис. 7) также использует новую подсистему задач. Каждая задача отвечает за конкретный элемент, участвующий в согласовании. Задачи посылаются исполнителям, участникам согласования в количестве, равном количеству входящих в состав ЭСИ, технологии и т.д. элементов, переводимых из состояния В разработке в состояние В архиве.
Рис. 6. Диаграмма Ганта и отчет по задачам
Рис. 7. Задачи по согласованию
Каждая задача может быть рассмотрена по отдельности или в составе бизнеспроцесса изменения состояния. При рассмотрении конкретной задачи ее можно взять на рассмотрение, установив статус Выполняется, отложить выполнение или завершить его. Выполнение задачи может быть с принятием либо с отклонением, при принятии и отклонении доступно указание комментариев.
Подсистема выдачи и контроля исполнения задач и поручений в системе «AppiusPLM Управление жизненным циклом изделия» обеспечивает качественное повышение исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения задач и поручений. Подсистема является базовым функционалом, не требует лицензирования, а следовательно, дополнительных денежных затрат. Обновление на версию AppiusPLM возможно в рамках действующей технической поддержки. Всю информацию о развитии системы можно найти на нашем сайте www.appius.ru
