Автоматизация процессов управления договорами на проектно-изыскательские работы в ООО «ТюменНИИгипрогаз»

Анна Яковлева
Ведущий инженер-программист ООО «ТюменНИИгипрогаз».

В настоящее время перед любой организацией стоят задачи, связанные не только с официальной отчетностью, но и с оперативной работой с информацией: доступом, контролем, планированием. Чем крупнее организация, тем больше она нуждается в инструментарии для грамотной и удобной работы с информацией.

Еще в начале автоматизации проектного подразделения ООО «ТюменНИИгипрогаз» возникли задачи отслеживания заключения и выполнения договоров на проектно­изыскательские работы (далее — ПИР), доступа к договорным документам и связи договоров с проектными процессами. Отталкиваясь от специфики области применения, было принято решение реализовать обработку договоров на базе системы Lotsia PDM PLUS. Гибкость системы позволила создать оптимальную структуру информации по договорам.

Система управления договорами включает:

• участие в конкурентных закупках;
• дерево договоров;
• задание главного инженера проекта (далее — ГИП) на объемы ПИР;
• задание на подготовку проекта договора;
• задание на подготовку акта выполненных работ.

Участие в конкурентных закупках

Работа с договорами начинается с участия в конкурентных закупках. Этот процесс условно можно разделить на два этапа: согласование участия в сторонних конкурсах и подготовка и заполнение конкурсных документов для отправки организатору конкурса.

Участие в конкурсе

Сотрудник отдела подготовки и проведения конкурентных закупок (далее — ОППКЗ) создает объект и дочерние папки конкурса в папке На рассмотрении. После этого запускается работа по согласованию участия (рис. 1).

Рис. 1. Схема согласования участия в сторонних конкурсах

Подготовка и заполнение документов для отправки организатору конкурса

По завершении процесса согласования исполнитель проектного подразделения запускает процесс подготовки и заполнения документов (рис. 2).

Рис. 2. Схема подготовки и заполнения документов для отправки организатору конкурса

Дерево договоров

Дерево договоров представляет собой перечень папок по договорам. В каждой папке содержится информация по одному договору (рис. 3).

Рис. 3. Дерево договоров

Папку договора заводит сметно­договорной отдел (далее — СДО) по заявке, полученной от ГИПа. В настоящее время папку договора обычно заводят до появления заданий на подготовку объемов ПИР и подготовку проекта договора. Ключевым объектом в папке договора является сам договор. Он имеет несколько функциональных вкладок:

 Карточка договора — содержит основную информацию о договоре. В зависимости от прав и полномочий имеет различный вид у разных подразделений. Права по занесению информации о договоре полностью принадлежат отделу СДО.

1.  Заключение договора — фиксирует основные даты, связанные с заключением договора. Эта форма меняется чаще других.
2.  Календарный план — форма дочерних объектов, отражающая список занесенных этапов по договору. Этот процесс будет подробно описан далее.
3.  Документы архива — содержит проект или скан­образ подписанного договора (в зависимости от стадии работы над договором).

Помимо объекта самого договора в папке договора могут быть дополнительные соглашения и субподрядные договоры по этому договору.

Задание на объемы

Создание дерева договоров неизбежно привело к необходимости автоматизации смежных процессов: задание в СДО на подготовку договора, задание ГИПа на объемы ПИР, задание планового­производственному отделу (дале — ППО) на акт выполненных работ. Самым сложным в автоматизации этих процессов стало отслеживание всех участвующих в этих процессах подразделений, определение правильной логики работы, распределение прав. Бизнес­основа этих процессов много раз обсуждалась и менялась по ходу их автоматизации.

Для расчета смет по договору ГИПу необходимо получить объемы ПИР от отделов, участвующих в договоре. Для этого он создает задание на объемы ПИР в папке договора (рис. 4).

Рис. 4. Задание на подготовку объемов ПИР

У этого объекта две вкладки:

• карточка задания;
• документы архива.

ГИП выдает задание на объемы во все отделы, участвующие в договоре. Начальник отдела может вернуть задание с замечаниями, вернуть задание с отметкой, что объемов от его отдела не требуется, или принять задание в работу. После выдачи задания в отделы в папке задания появляются объекты каждого отдела для добавления необходимых файлов (рис. 5).

Рис. 5. Папка задания на подготовку объемов ПИР

Внутри отдела специалисты могут распределять работу, как им необходимо (от начальника главному специалисту или любому другому сотруднику и  т.д.). После выполнения задания внутри отдела ГИП принимает подготовленный материал. После проверки объемов на карточке объекта отдела появляются подписи начальника и ГИПа.

Дополнительное задание на объемы

На практике встречаются такие ситуации, когда подразделениям нужно каким­то образом дополнить или изменить объемы уже после их передачи ГИПу и/или СДО. Для этого существует дополнительное задание, которое запускается с помощью кнопки с объекта отдела. При этом ГИП и СДО (если объемы уже переданы им) получают уведомление о внесенных корректировках, и ГИП должен будет их утвердить.

Задание в СДО на подготовку проекта договора

Задание в СДО на подготовку проекта договора включает оформление задания ГИПом на подготовку договора, утверждение задания заместителем генерального директора по направлению, согласование задания начальником или руководителем СДО, контроль исполнения задания исполнителем, фиксацию переписки исполнителя и ГИПа. На входе этого процесса — задание СДО и объемы ПИР от отделов для расчета смет. На выходе — проект договора, подписанный с нашей стороны (автоматизация процесса подписания сейчас находится в разработке).

В начале работы по заданию на подготовку проекта договора ГИП заводит объект задания в папке договора или в дереве заданий, если папки договора еще нет (рис. 6). Первый вариант более предпочтителен, так как атрибуты задания (шифр, предмет договора, заказчик) не вносятся вручную, а наследуются с папки договора. Обратный процесс (создание папки договора на основе задания ГИПа) был автоматизирован, но на практике не прижился.

Рис. 6. Объект задания на подготовку проекта договора

К заданию на подготовку проекта договора ГИП прикрепляет объемы ПИР отделов, если они необходимы. Можно прикрепить только те объемы, которые приняли и ГИП, и начальник. При этом на первом этапе ГИП выбирает, какая папка будет использоваться (так как в одном договоре может быть несколько заданий на объемы ПИР и заданий на подготовку проекта договора). После этого ГИП выдает задание в СДО (рис. 7).

Рис. 7. Схема выдачи задания в СДО на подготовку проекта договора

Этапы работ

После заключения договора к работе приступает ППО. Для удобства контроля и планирования готовности товарной продукции работа по договору делится на этапы работ. На них и сосредоточено внимание ППО. Этот отдел заносит этапы календарного плана и продолжает работу с ними (рис. 8). Удобно, что права по договору разделены: СДО — сам договор, а ППО — этапы. Сводная таблица этих этапов и присутствует на вкладке Календарный план. Сами объекты этапов находятся в одноименной папке в папке договора.

Рис. 8. Этапы работ

Работа по этапам — многоплановая: эта информация нужна и ППО, и финансовому отделу, и подразделениям ПИР. Поэтому этапы имеют различные карточки для разных подразделений (профилей).

Экспорт договоров в ERP «Галактика»

На определенном этапе автоматизации был разработан импорт договоров в ERP «Галактика» на основе файла Excel, экспортируемого из Lotsia PDM PLUS. В «Галактику» импортируются подписанные договоры, подписанные субподрядные договоры и этапы по ним. В редких случаях, когда есть финансовые операции по неподписанным договорам, их тоже экспортируют со специальной отметкой. Сопоставление объектов в двух системах осуществляется с помощью идентификатора объекта Lotsia PDM PLUS.

Создание структуры проекта из папки договора

Приступая к работе по договору, ГИП создает с помощью действия структуру проекта по умолчанию (рис. 9).

Рис. 9. Создание структуры проекта и папки договора

Задание в субподрядную организацию

Для работы с субподрядной организацией (далее — СО) после создания субподрядных этапов группа мониторинга проектов (далее — ГМП) создает структуру папок с помощью кнопки Задание в СО на карточке этапа (рис. 10). У каждого этапа своя папка.

Рис. 10. Задание в субподрядную организацию

Задание на подготовку акта выполненных работ

Задание на подготовку акта выполненных работ включает задание ГИПа на подготовку акта, утверждение задания заместителем по направлению, согласование задания начальником ППО, контроль исполнения задания исполнителем, уведомление участников процесса о выполненном задании. На входе этого процесса — задание ППО со списком этапов, номерами и датами накладных. На выходе — выставленный акт. ГИП создает задание в папке договора. ГИП может выбрать из списка этапы, по которым еще не оформлялись акты (рис. 11).

Рис. 11. Объект задания на подготовку акта выполненных работ

У этого объекта следующие вкладки:

• карточка задания;
• подписи участников процесса;
• документы архива.

После создания объекта задания ГИП может выдать его (рис. 12).

Рис. 12. Схема выдачи задания на подготовку акта выполненных работ

Справочники

Для работы с договорами в системе управления договорами ведутся следующие справочники, изменение которых строго контролируется:

• список контрагентов с атрибутами и классификатором (ведет СДО);
• классификатор ГИПов (ведет СДО);
• классификатор стадий производственных работ (ведет ГМП);
• список оснований для заключения договора (ведет СДО).

Отчеты по договорам

Отчеты — важная часть системы управления договорами. На данный момент настроено более 200 отчетов. Они постоянно корректируются и дорабатываются. Отчеты используют информацию о договорах и этапах, плановые и фактические даты, объемы работ в деньгах.

Заключение

За счет автоматизации процессов управления договорами было решено множество задач:

• исключено дублирование информации, ее повторный ввод;
• оптимизированы и стандартизованы процессы оформления договорной документации;
• сокращено время на доступ к информации, утверждение документов, подготовку отчетности;
• обеспечен контроль выполнения заданий и утверждения документов;
• создан электронный архив договорных документов;
• обеспечена органичная взаимосвязь процессов обработки договоров со смежными процессами.

Для процессов «Участие в конкурентных закупках», «Задание ППО» получены свидетельства о государственной регистрации программы для ЭВМ.