T-FLEX DOCs 10 — организация информационного пространства предприятия
До недавнего времени область использования систем T-FLEX на предприятиях была ограничена такими подразделениями, как конструкторские и технологические, поскольку изначально во главу угла ставился вопрос конструирования и создания технологии. Вопросы же организации как процесса проектирования, так и подготовки производства относились исключительно к сфере действия так называемого человеческого фактора, и было принято решать их административными мерами. Те предприятия, которые отваживались на внедрение громоздких и дорогостоящих ERP-систем, не столько хвастались успехами, сколько жаловались на проблемы: им приходилось не только проводить длительный и тяжелый процесс подготовки предприятия к использованию этих программных систем, но и постоянно идти на какие-то уступки, отказываясь от наработанных схем в пользу таких, которые неудобны и непонятны сотрудникам, но реализованы в ERP-системе.
По этой причине компания «Топ Системы» сосредоточила свое внимание не только на улучшениях функций, отвечающих за процессы проектирования и подготовки вспомогательного и основного производства, но и на указанных проблемах своих заказчиков. Разработчики серьезно занялись универсальными инструментами настройки систем под реальные потребности и задачи заказчиков. Однако анализ этой деятельности показал ее недостаточность, в связи с чем появилась потребность в создании принципиально новых средств, позволяющих решить главную задачу — организовать совместную работу любых подразделений предприятия. Пути решения этой задачи были довольно очевидными. Все подразделения объединяются между собой на уровне работы с данными. Чем бы ни занимались сотрудники в отделе маркетинга, в конструкторских подразделениях и транспортном цехе, все они работают с одними и теми же данными, рассматривая их в разных аспектах, вводя и меняя одни сведения и анализируя другие. Следовательно, нужен такой инструмент, который позволяет легко и гибко управлять структурами данных, связями между ними, пользовательским интерфейсом и правами доступа.
Начиная с 6-й версии в системе T-FLEX DOCs существовали подобные средства, однако их универсальность и удобство использования оставляли желать лучшего, а ограничений имелось довольно много. От версии к версии происходили методичные изменения, и в конечном счете для версии 10 было принято решение довести инструменты по проектированию структур и интерфейса работы с данными до максимального покрытия всех возможных вариантов. А одним из первоочередных правил было то, что от пользователя не должно требоваться знание программирования, даже его основ.
Администрирование структур справочников
Полученное решение оказалось весьма удобным и наглядным. Перечислим основные функции нового модуля администрирования, доступные пользователям системы:
• возможно создание и изменение структуры справочников. Надо отметить, что любые структуры данных, не являющиеся документами, традиционно называются в системе T-FLEX DOCs справочниками, хотя многие из них уже давно являются самостоятельными подсистемами;
• реализована поддержка неограниченной вложенности данных при формировании структуры справочников. Любой справочник может иметь не только набор параметров, описывающих объект этого справочника, но и описание структуры списка объектов, входящих в состав каждого объекта справочника;
• осуществляется организация всех видов связывания одних справочников с другими. Система поддерживает связи типа «Один к одному», «Один ко многим» и «Много ко многим». При этом для любых видов связи реализуются как однонаправленные, так и двунаправленные связывания — это значит, что, связывая объекты одного справочника с объектами другого, T-FLEX DOCs может автоматически организовывать и обратное связывание;
• возможно хранение в одном справочнике объектов различных классов, то есть таких, которые имеют разные наборы параметров, пользовательские интерфейсы и правила использования;
• специализированный редактор диалогов позволяет быстро и корректно проектировать пользовательский интерфейс для работы с параметрами любого объекта любого справочника. Для различных классов объектов могут быть спроектированы разные диалоги;
• механизмы администрирования системы позволяют использовать различные стандартные и определенные пользователем действия в качестве реакции на любые события, происходящие как с объектами справочников, так и с их отдельными параметрами. Имеется возможность добавления новых событий, определенных и вызываемых пользователями. Расширение этого механизма предусматривает применение plug-in’ов — созданных сторонними разработчиками программных модулей, которые реализуют различную специальную функциональность;
• управление доступом позволяет регламентировать работу различных пользователей по отношению как к справочникам, так и к отдельным объектам в них;
• для обеспечения возможности организации полноценных деловых процедур в отношении объектов различных справочников система T-FLEX DOCs предоставляет возможность подключения к ним специального механизма поручений и контроля их исполнения;
• для упрощения и повышения удобства работы со справочными данными в системе имеются специализированные средства работы с типовыми статусами объектов и управления их активностью для любого процесса организации традиционных деловых процедур;
• механизмы фильтрации объектов позволяют легко и быстро переключать режимы отображения справочников, выбирая наиболее удобные для пользователя в данный момент. Существует большой набор предустанавливаемых фильтров, возможно добавления собственных.
Новые возможности T-FLEX DOCs 10 предназначены не только для администраторов предприятий и компаний, занимающихся внедрением САПР, — в стандартную поставку входит значительный набор справочников, спроектированных на средствах T-FLEX DOCs 10. Эти данные включены в состав нового справочника материалов, при проектировании структуры которого были задействованы почти все основные средства администрирования. Разработанные структуры имеют довольно развитую структуру и множество связей. В такие основные справочники, как «Перечень материалов» и «Номенклатура применяемых материалов», внесен полный набор необходимых классов объектов, которые соответствуют различным типам материалов: клеи, покрытия, металлы черные, металлы цветные, пластмассы и т.д. Для каждого класса объекта определен набор параметров, спроектированы специальные диалоги, созданы и подключены иконки. Кроме того, в целях автоматизации многих типовых операций к справочникам подключены стандартные действия, позволяющие, например, при выборе материала и заготовки из соответствующих справочников автоматически формировать сводное наименование и т.п.
Параметры справочника
Самым важным достоинством такого подхода к разработке справочника материалов является то, что пользователю доступны все средства по управлению этими настройками. Если же на конкретном предприятии используется другая логика работы с материалами, иные параметры и не предусмотренные разработчиками связи, то все эти изменения могут быть произведены на предприятии своими силами, без привлечения сотрудников компании «Топ Системы». Все структуры открыты для любых изменений и дополнений.
Обращаем внимание читателей на то, что описанные средства разработки и управления справочниками доступны не только в отношении уже существующих структур данных: информационное ядро системы полностью открыто для расширения — пользователю необходимо лишь сформулировать задачу и описать структуру данных, используемых для ее решения, а потом можно приступать к проектированию собственных бизнес-решений на базе ядра системы T-FLEX DOCs.
Диалоги свойств объектов справочника материалов
Области применения системы ничем не ограничены и зависят только от требований заказчика. Мы проиллюстрируем это на примере, понятном практически всем, из той области деятельности предприятий, которая не зависит ни от специфики работы предприятия, ни от его статуса, — это настройка T-FLEX DOCs на использование в процедурах управления отношениями с клиентами. Мы покажем вам, как создать несколько справочников, которые могут применяться в этих процессах.
Совершенно очевидно, что следует создать справочники «Заказчики» и «Контакты». Первый из них будет содержать все необходимые сведения об организациях, являющихся нашими заказчиками, а второй — список различных специалистов этих организаций, с которыми поддерживаются профессиональные контакты. В описание организации справочника «Заказчики» можно включить любые сведения, которые могут вам понадобиться, например название организации, ее почтовый и физический адрес, банковские реквизиты и т.п. В справочнике «Контакты» могут быть перечислены сотрудники самых разных подразделений. В справочник стоит занести все необходимые для поддержания контактов данные: ФИО, рабочие телефоны, электронные адреса, должности и т.д.
Примеры диалогов информационной системы предприятия
После создания указанных справочников нужно сразу же организовать между ними связь, которая позволит задать у любой организации список контактов, относящихся к ней. При этом параметры связи необходимо настроить таким образом, чтобы она имела не только прямое, но и обратное действие. Это означает, что при включении контакта в состав конкретной организации будет автоматически произведено обратное действие, то есть у контакта автоматически заполнится ссылка на организацию, в которой он работает. Можно сделать и наоборот: задать у контакта место работы, и он тут же появится в списке этой организации.
Продолжим развитие нашей информационной модели. Добавьте еще два справочника — «Города» и «Регионы» — и тоже соотнесите их между собой. Теперь вы будете знать, в каком регионе находится город, и наоборот — какие города есть в том или ином регионе.
Теперь нужно связать справочники «Организации» и «Города» простой однонаправленной связью, в результате чего получится модель, позволяющая увидеть не только город, в котором находится интересующая нас организация, но и то, в каком регионе она располагается.
T-FLEX DOCs позволяет проектировать и гораздо более сложные связи между справочниками. Добавьте к созданной структуре справочник «Поставки», в который будет помещен список продукции, поставляемой заказчикам, со всем необходимым описанием поставки, ценами и т.д. А поскольку предприятие выпускает не только отдельные детали, но и целые изделия (так называемые комплекты поставки), то следует создать еще два справочника — «Комплекты поставки» и «Выпускаемые изделия». Первый из них будет содержать описание всех предлагаемых заказчику комплектов поставки и связь со списком объектов второго справочника, то есть тех деталей, которые выпускаются и продаются как в составе комплектов, так и по отдельности. При этом справочник «Выпускаемые изделия» нужно настроить таким образом, чтобы он поддерживал хранение объектов различных классов, которые могут быть описаны разными параметрами.
Следующий шаг может показаться неочевидным, но он позволит значительно упростить дальнейшую работу с нашей информационной системой — необходимо связать справочник «Поставки» со справочником «Выпускаемые изделия» через справочник комплектов поставки. Дело в том, что когда номенклатура выпускаемых моделей очень велика, то безошибочно выбрать изделия, входящие в конкретный комплект, довольно трудно. Чтобы в процессе формирования конкретной поставки не бегать постоянно по всему справочнику выпускаемой продукции, следует реализовать простой двухэтапный выбор: сначала вы выбираете определенный комплект поставки, выбирая тем самым набор нужных моделей. Новые механизмы работы со справочниками T-FLEX DOCs поддерживают все необходимые для этого операции и имеют довольно простые инструменты настойки.
Управление задачами и контроль их исполнения
Теперь можно сделать следующий шаг — связать справочники «Заказчики» и «Поставки». Следует отметить, что для полноценного функционирования системы пользователю совсем необязательно проводить работу по полному предварительному наполнению базы — это можно делать постепенно, непосредственно в процессе работы с заказчиком: если необходимые данные не представлены в том или ином справочнике, то их можно добавить прямо на ходу и сразу же использовать.
С помощью созданной модели данных можно легко и быстро получать необходимые сведения самого разного вида. Например о том, какая продукция наиболее востребована в том или ином регионе, предприятия каких отраслей выбирают какую-то определенную модель. Таких срезов данных можно получить множество, а затем сформировать на их основе все необходимые отчеты. Следует подчеркнуть, что любой заинтересовавший пользователя объект может быть не только открыт и изучен — он дает возможность перехода к любым связанным с ним объектам других справочников. Эта свобода ограничивается только правами доступа, которые должны четко соблюдаться и постоянно контролироваться.
Еще один новый механизм настроек системы позволяет пользователю связать воедино такие обычно разобщенные данные, как структура документов, содержащая составы проектируемых изделий, и справочные данные о выпускаемой продукции, которые работают уже на следующем уровне документооборота предприятия. Вследствие этого пользователи смогут легко и быстро пройти по любой цепочке взаимосвязей справочных данных и перейти оттуда к конкретным документам, чертежам, спецификациям и технологическим процессам.
Пожалуй, самым главным достоинством представленной информационной системы является возможность ее ничем не ограниченного наращивания. Представьте себе, что в дополнение к тем подразделениям предприятия, которые уже работают с системой, вы подключаете новое, например транспортный цех. Для его успешной работы необходимо создать структуры данных, отвечающие за учет парка автомобилей, классификацию транспортных средств, их назначение и характеристики. Сюда можно добавить информацию о текущем состоянии машин и агрегатов, расходе топлива на километр, графике капитальных ремонтов и т.п. И здесь пригодятся те данные, которые уже присутствуют в системе. Так, часть машин транспортного цеха постоянно занимается доставкой продукции заказчикам. И если вы организуете однонаправленную связь из справочника «Заказчики» на справочник «Транспортные средства», то без труда сможете вести всю историю отправки машин с грузом каждому заказчику. А если вы, описывая параметры городов, где располагаются ваши клиенты, не забыли указать расстояние до них в километрах, то сможете быстро оценивать расход топлива на каждую конкретную поставку. Используя имеющийся в T-FLEX DOCs механизм управления событиями и подключения к событиям пользовательских действий, вы можете ввести в систему точный расчет расходов горюче-смазочных материалов с учетом всех необходимых норм расхода и поправочных коэффициентов.
Пример структуры информационной системы предприятия
Из всего вышесказанного следует, что подключение к вашей информационной системе каждой новой группы справочников расширяет возможности использования тех, что были введены в системы ранее. А механизм отчетов и подключаемых пользовательских действий (plug-in’ов) позволяет постепенно формировать на основе T-FLEX DOCs набор специализированных информационных подсистем, которые будут покрывать всё большие области деятельности.
Очень важной является встроенная возможность быстрого создания поручений и контроля их исполнения в отношении объектов справочников. Здесь все механизмы ориентированы на традиционные иерархические отношения между руководителями и подчиненными, то есть исполнителями разного уровня, так как любой руководитель среднего звена, в свою очередь, подчиняется своему руководителю и тоже выполняет поручения. И чем выше уровень, тем эти поручения всё более общие, а чем ниже — более конкретные. T-FLEX DOCs предоставляет пользователям определенную свободу в части построения иерархии поручений, отражая их в виде древовидной структуры с указанием исполнителей, сроков и текущего состояния дел. Поддерживается контроль исполнения сверху вниз, реализован механизм автоматических уведомлений, рассылаемых по электронной почте или по внутренней почте системы T-FLEX DOCs.
Рассказ о том, как быстро и удобно можно проектировать в T-FLEX DOCs новые подсистемы работы с данными был бы неполным, если бы мы не упомянули о новых средствах создания отчетов. В состав 10-й версии системы вошел набор новых утилит, позволяющих быстро и удобно разрабатывать всевозможные отчеты значительной сложности.
Новый механизм генерации шаблонов отчетов позволяет вам без труда проектировать бланки в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel и T-FLEX CAD. Структура данных отчета может быть иерархической, то есть содержать связанные данные нескольких уровней. Например, отчет по списку объектов может содержать не только параметры этих объектов, но и списки задач, связанных с каждым объектом, где у каждой задачи будет развернут список исполнителей. Отчет может быть спроектирован как для вывода группы объектов, так и для отображения параметров отдельного объекта. Если же этот объект присутствует в древовидной структуре, то в отчет может быть включена вся ветвь иерархии.
Для быстрого формирования отчетов, не требующих предварительного проектирования бланка, в системе T-FLEX DOCs имеется механизм вывода данных любого окна (с любым примененным фильтром) в документ перечисленных выше форматов. В процессе этого предусмотрена возможность предварительной группировки объектов по любому количеству условий и с сортировкой в пределах групп. Данное средство очень удобно для быстрого получения отчетных документов перед различными совещаниями, при подготовке к докладам и т.п.
Таким образом, оценивая новые возможности 10-й версии системы T-FLEX DOCs, можно сделать вывод о том, что отказ некоторых предприятий от развертывания громоздких ERP-систем, которые очень дороги и часто оказываются малоэффективными, вполне обоснован, поскольку существуют небольшие, хорошо масштабируемые системы, обеспечивающие максимальное соответствие требованиям предприятия с первых недель внедрения.
В заключение хотелось бы отметить еще один очень важный момент. Несмотря на то что новые инструменты проектирования и оформления структур данных и методов работы с ними стали достаточно простыми и удобными, не следует пренебрегать предложениями по внедрению и разработке подсистем на базе T-FLEX DOCs под ключ. Дело в том, что, обладая прекрасными знаниями и пониманием сути процессов своего предприятия, отделы АСУП иногда не способны взглянуть на поставленные задачи с более общих позиций, к тому же для этого часто не хватает ни времени, ни сил, а от заведомо сделанных упрощений часто сильно страдают результаты работы. Поэтому мы рекомендуем воспользоваться услугами профессиональных специалистов по внедрению — хотя бы для первоначального развертывания системы. Даже после того, как базовые структуры созданы и задачи решены, остается еще много работы по поддержанию и некоторому развитию спроектированных систем, которую обычно поручают сотрудникам соответствующих отделов. Практика показывает, что привлечение профессиональных специалистов к развертыванию систем масштаба T-FLEX DOCs 10 на предприятиях позволяет ускорить этот процесс и повысить его качество, что в конечном счете положительно сказывается на общей стоимости внедрения. Если же заказчик чувствует в себе силы и желание заняться этим самостоятельно — пожалуйста! Этот процесс после появления новых инструментальных средств бывает весьма увлекательным.
Если вы хотите узнать о системе T-FLEX DOCs 10 подробнее или обратиться за помощью к сотрудникам отдела внедрения компании-производителя, это можно сделать в офисе «Топ Системы» или на сайте www.topsystems.ru.
