6 - 2007

Отчеты T-FLEX DOCs — тысяча первый способ автоматизации документооборота

Светлана Пекарчик

Простые (быстрые) отчеты

Отчеты на основе шаблонов (пользовательские)

Специализированные отчеты — спецификации и ведомости

Отчеты на основе макросов T-FLEX CAD

Отчеты по данным текущего окна

Как видно из названия, речь в данной статье пойдет о специальном модуле подготовки и генерации отчетов T-FLEX DOCs. Он позволяет пользователю, не имеющему специальной квалификации, разработать отчет в необходимом виде, поместив в него любые данные, хранящиеся в системе управления документами.
Статья может оказаться полезной как опытным пользователям T-FLEX DOCs, так и тем, кто еще стоит перед выбором системы управления документооборотом. И те и другие смогут открыть для себя новые возможности по решению задач, связанных с обменом информацией и ведением отчетности в конструкторско-технологическом документообороте.

Автоматизация документооборота давно стала привычным явлением, что обусловлено огромным ассортиментом и широкими возможностями подобных систем. Если с появлением на рынке PDM-систем деятельность разработчиков была сфокусирована в основном на реализации возможностей по автоматизации управления документооборотом, то по мере решения этих задач определились другие приоритетные направления. Сейчас PDM-системы, как правило, помимо базисных функций по управлению документами, чертежами и спецификациями предоставляют еще целый ряд возможностей. PDM-система T-FLEX DOCs, предлагаемая компанией «Топ Системы», в этом отношении является наиболее ярким примером.

T-FLEX DOCs сегодня — это мощная PDM-система на основе Microsoft SQL Server, обеспечивающая организацию единой базы данных и коллективную работу с конструкторско-технологической, нормативно-справочной и иной информацией тысячам пользователей с разграничением прав доступа, осуществляющая поиск и обработку необходимой информации, ведение классификаторов, импорт и экспорт данных, а также поддерживающая механизмы межсистемной интеграции с системами конструкторской (T-FLEX CAD) и технологической (T-FLEX Технология) документации, предлагаемыми компанией «Топ Системы», а также со сторонними ERP-системами.

Помимо основных документов, на которые ориентированы системы конструкторско-технологического документооборота (чертежи, текстовые документы, ведомости, спецификации и т.д.), всегда найдутся такие, которые не подпадают ни под одну из существующих схем. Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. Такого рода документы целесообразно не создавать с нуля, а иметь предварительно подготовленные формы-шаблоны, заполнение которых производится отобранными по особым правилам данными. Помимо этого желательно иметь возможность совместной работы с такими документами для различных пользователей с разграничением прав доступа, а также пересылки их другим пользователям и вывода на печать. Всем этим критериям удовлетворяют отчеты T-FLEX DOCs. Их можно охарактеризовать как автоматически формируемые документы, имеющие произвольный вид и включающие сгруппированные сведения об одном или множестве объектов хранилища, справочника, технологических процессов, маршрутов или писем с возможностью их печати или распространения.

Создание отчета может понадобиться в случаях, когда необходимо:

  • сгруппировать или свести данные в целях отчетности;
  • вывести на печать регулярно используемую информацию;
  • распечатать информацию для последующего распространения;
  • свести данные для печати в определенную структуру и представить их в определенном виде, например в виде стандартного бланка.

Для получения отчетов в T-FLEX DOCs предназначен специальный модуль — генератор отчетов. В состав T-FLEX DOCs 10 входит новая версия генератора отчетов, с помощью которого можно формировать отчеты в форматах Microsoft Office 2003 и 2007, T-FLEX CAD 10 и др.

Появление механизма отчетов неверно связывать с последней, 10-й версией T-FLEX DOCs. Пользователи предыдущих версий помнят различные виды отчетов, генерируемые системой. Новый генератор отчетов T-FLEX DOCs версии 10 претерпел значительные изменения, если не сказать больше. Однако все они касаются лишь расширения функциональности. Новый механизм интуитивно понятен и прост в использовании. Он обладает широким набором возможностей по созданию простых (или быстрых) отчетов, позволяющих без особых усилий получать нужную информацию в упорядоченном виде и адресовывать ее другим пользователям, выводить ее на печать или сохранять в виде документа. Система T-FLEX DOCs поставляется с набором готовых к работе отчетов для создания всех основных конструкторских и технологических документов. В то же время пользователь имеет полный набор инструментов для модификации этих отчетов, а также для создания своих произвольных форм. Информационная подсистема T-FLEX DOCs в сочетании с модулем генерации отчетов позволяет создавать уникальные отчеты по данным, не относящимся к системе управления документами. Сводные ведомости, списки контроля исполнения задач, списки поставщиков из соответствующего справочника, отчет по составу изделия — все это примеры отчетов, которые можно создать в T-FLEX DOCs.

T-FLEX DOCs предоставляет возможность формирования сложных отчетов на основе ранее подготовленных шаблонов и правил, а также так называемых быстрых отчетов на основе любых имеющихся на экране данных без какой-либо предварительной подготовки.

Отчеты на основе заранее подготовленных шаблонов могут содержать описание правил сбора данных, которые попадут в отчет. Это описание подготавливается с помощью интерфейса системы поиска или путем написания прикладной программы.

T-FLEX DOCs позволяет создавать отчеты, обеспечивающие следующие возможности:

  • организацию и представление данных в сгруппированном виде;
  • представление данных в необходимом формате с использованием средств форматирования Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и T-FLEX CAD.

При использовании в качестве редакторов Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и T-FLEX CAD система T-FLEX DOCs позволяет создавать отчеты с множеством различных элементов оформления, например можно использовать текст, данные, рисунки, линии, поля, диаграммы и другие элементы для создания нужного отчета. T-FLEX DOCs также разрешает создавать отчеты, формируемые макросами T-FLEX CAD, что позволяет в полном объеме задействовать функциональность T-FLEX CAD и T-FLEX Open API для получения отчетов различного вида.

Структура шаблона отчета проектируется непосредственно в интерфейсе Microsoft Office или T-FLEX CAD. T-FLEX DOCs предоставляет возможность сформировать практически любой вид и структуру данных отчета. Структуры данных могут быть самыми разными: например, это может быть список любых объектов: текст со вставленными в него параметрами объекта, параметры объекта со списком связанных с ним объектов и т.д. T-FLEX DOCs не налагает ограничений на глубину иерархии выводимых данных и их количество.

Простые (быстрые) отчеты

Простые (быстрые) отчеты представляют собой файлы Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel, данные в которых представлены в виде таблиц с полями, соответствующими параметрам объектов хранилища, справочника или сообщения (рис. 1).

Рис. 1. Стандартный отчет Microsoft Office Excel по данным справочника

Рис. 1. Стандартный отчет Microsoft Office Excel по данным справочника

Быстрые отчеты могут генерироваться по списку вложенных объектов хранилища или справочника. При этом учитывается только первый уровень вложенности. В отчет по сообщениям включается весь список текущего окна.

Быстрые отчеты также могут генерироваться по данным текущего окна или по объектам, полученным в результате поиска. Процедура генерации простых отчетов предоставляет возможность быстрого формирования отчета по видимым данным. Любые данные, присутствующие в интерфейсе T-FLEX DOCs, могут быть моментально выданы в отчет соответствующего формата. По желанию они также могут быть предварительно отсортированы и сгруппированы. Для сортировки могут применяться ранее описанные и сохраненные правила, например запросы окна поиска.

Самый простой способ создать быстрый отчет — использовать мастер создания быстрых отчетов, поскольку он не требует предварительной подготовки. Данные, передаваемые в отчет, тип генератора, параметры сохранения — все это позволяет задавать мастер создания быстрых отчетов. Иными словами, он разрешает без предварительной подготовки, за исключением самих данных (рис. 2), создать отчет и сохранить его (в случае необходимости) в виде объекта T-FLEX DOCs.

Рис. 2. Предварительная подготовка данных быстрого отчета по справочнику

Рис. 2. Предварительная подготовка данных быстрого отчета по справочнику

В начало В начало

Отчеты на основе шаблонов (пользовательские)

Как уже отмечалось, для создания пользовательских отчетов необходимо наличие ранее созданных шаблонов (рис. 3). Шаблоном определяется большинство параметров отчета, таких как схема данных (состав включаемых параметров), внешний вид, приложение-генератор, то есть приложение, в котором будет создан отчет, а также параметры сохранения.

Рис. 3. Пользовательский отчет Microsoft Office Word по списку объектов хранилища

Рис. 3. Пользовательский отчет Microsoft Office Word по списку объектов хранилища

В отличие от простых шаблонов, отчеты на основе шаблонов:

  • создаются на основе ранее созданных шаблонов, то есть нуждаются в некоторой предварительной подготовке;
  • имеют произвольный вид и схему данных;
  • могут генерироваться по одному объекту (сообщению), списку или по объекту и списку вложенных либо связанных объектов;
  • помимо Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel, могут генерироваться в T-FLEX CAD. К последним относятся специальные виды отчетов: ведомости, спецификации и отчеты, полученные в результате выполнения макросов T-FLEX CAD. Использование механизма макросов позволяет описать любую, даже очень сложную логику подготовки данных.

Список пользовательских шаблонов может меняться в зависимости от контекста вызова команды и количества выбранных для создания отчета объектов. Интерфейс процедуры формирования отчета автоматически предлагает пользователю только те пользовательские шаблоны отчетов, которые соответствуют текущему контексту, то есть при вызове команды создания отчета из окна проекта список пользовательских шаблонов может включать только шаблоны отчетов по объектам хранилища и связанным с ними почтовым сообщениям. При создании пользовательского отчета из окна справочника доступны только шаблоны отчетов по данным объектов этого справочника и связанным с ними объектом (включая почтовые параметры или параметры объектов хранилища). Параметры объектов хранилища и почтовые параметры могут выступать в этом случае как параметры групп, находящихся с объектами справочника в отношении «один ко многим».

В начало В начало

Специализированные отчеты — спецификации и ведомости

Все ведомости и спецификации, формируемые T-FLEX DOCs и включенные в базовую поставку, относятся к специальному типу отчетов. Для их получения используется несколько измененный механизм генерации отчетов на основе шаблонов. Еще одним отличием ведомостей и спецификаций от пользовательских отчетов является приложение-генератор. Ведомости и спецификации представляют собой документы системы T-FLEX CAD, применяемой T-FLEX DOCs для получения и просмотра документов T-FLEX CAD. Если T-FLEX CAD на компьютере отсутствует, просмотр документов T-FLEX CAD и спецификаций выполняется с помощью специального приложения T-FLEX Viewer, поставляемого и устанавливаемого вместе с T-FLEX DOCs.

При установке T-FLEX CAD или T-FLEX Viewer шаблоны ведомостей и спецификаций помещаются в специальные директории, из которых затем вызываются при генерации в T-FLEX DOCs. Помимо стандартных автоматически формируемых ведомостей и спецификаций, T-FLEX DOCs допускает их модификации путем создания пользовательских отчетов. Шаблоны таких отчетов могут быть легко получены путем копирования стандартных шаблонов ведомостей и спецификаций (рис. 4 и 5).

Рис. 4. Стандартная спецификация, сгенерированная T-FLEX DOCs

Рис. 4. Стандартная спецификация, сгенерированная T-FLEX DOCs

 

Рис. 5. Спецификация сборочной единицы, созданная по пользовательскому шаблону

Рис. 5. Спецификация сборочной единицы, созданная по пользовательскому шаблону

В начало В начало

Отчеты на основе макросов T-FLEX CAD

Механизм макросов T-FLEX CAD был создан для расширения функциональности за счет написания пользовательского кода непосредственно в теле документа. Макрос в T-FLEX CAD — это программа, написанная на одном из языков программирования с использованием функций API T-FLEX DOCs. Макросы хранятся внутри файлов grb системы T-FLEX CAD. Макрос выполняется как одна команда, то есть при однократном запуске будет выполнен весь набор действий, заложенных внутри него (расчеты, работа с объектами T-FLEX DOCs, вывод результатов и т.д.). Макросы могут не только использоваться для редактирования самого документа T-FLEX CAD, включающего их код, но и создавать или изменять другие документы.

Посредством механизма отчетов T-FLEX DOCs позволяет запускать на выполнение макросы T-FLEX CAD, передавать в документы T-FLEX CAD параметры объектов T-FLEX DOCs, а результат выполнения сохранять в виде объекта T-FLEX DOCs.

Для реализации этой задачи в T-FLEX DOCs предназначен особый тип отчетов — отчеты на основе макросов. Наравне с ведомостями и спецификациями, они являются специальными отчетами на основе шаблона. Их генератором также служит T-FLEX CAD.

Отчеты на основе макросов — самые трудоемкие и требуют значительной предварительной подготовки по созданию файла T-FLEX CAD и написанию кода макроса. Затем в T-FLEX DOCs создается шаблон отчета, в котором указывается вызываемый метод макроса и имя grb-файла, содержащего код. Все эти действия выполняются администратором в модуле «T-FLEX Администратор». При вызове пользователем команды создания отчета указанный в шаблоне метод вызывается из файла шаблона и макрос запускается на выполнение.

Однако, несмотря на сложности, в создании таких отчетов есть масса преимуществ. Поскольку написание макросов является творческим процессом, возможности создания документов с их использованием практически не ограничены. Это означает, что данный механизм позволяет автоматизировать получение практически любого документа, созданного как в T-FLEX CAD, так и в другом приложении (рис. 6).

Рис. 6. Вид отчета, полученного на основе макроса

Рис. 6. Вид отчета, полученного на основе макроса

В начало В начало

Отчеты по данным текущего окна

T-FLEX DOCs позволяет предоставлять отображаемую в окне информацию в виде отчетов по данным текущего окна в табличной или произвольной форме и выводить ее на печать. По сути, отчеты по данным активного окна не являются специальным видом отчета, это лишь частный случай простого отчета. Тем не менее они представляют собой еще один удобный сервис по группировке данных и предоставлению их в требуемой форме.

Отчетам по данным активного окна присущи следующие особенности:

  • по умолчанию в отчеты по данным активного окна попадают только те параметры, которые видны в окне, однако список включаемых параметров может быть изменен непосредственно перед генерацией;
  • отчет может быть получен для всех отображаемых в окнах объектов;
  • по данным текущего окна могут создаваться как простые отчеты, так и отчеты, сгенерированные по шаблону;
  • отчеты по данным окна задач также могут выводиться на печать;
  • для окон, поддерживающих древовидность, простые отчеты генерируются по данным объектов выбранного уровня вложенности.

Частным случаем отчетов по данным текущего окна являются отчеты по результатам поиска (рис. 7). Для создания отчета на основе данных, полученных в результате поиска по определенному условию, команда создания отчета должна быть вызвана из области результатов поиска окна поиска. Отчеты по результатам поиска могут использоваться для предоставления информации по одному объекту или по их списку. Такие отчеты могут быть получены в стандартной табличной форме или по шаблону.

Рис. 7. Отчет по объектам справочника, полученным в результате поиска

Рис. 7. Отчет по объектам справочника, полученным в результате поиска

 

Рис. 8. Отчет по данным окна задач

Рис. 8. Отчет по данным окна задач

Особым образом создаются отчеты в окне задач, данные которого могут только выводиться на печать (рис. 8). Способ представления информации о сообщениях и задачах в таком отчете аналогичен окну задач, а набор включаемых данных — его фильтрам.

В любом случае что-либо оценить можно, только попробовав на практике. Разработчики компании «Топ Системы» надеются, что обновленный механизм отчетов позволит воплотить в жизнь ваши идеи и значительно расширить возможности автоматизации конструкторско-технологического документооборота.

Если у вас возникли вопросы или вы заинтересовались данными решениями, обращайтесь за дополнительной информацией на сайт компании «Топ Системы»: www.topsystems.ru.

В начало В начало

САПР и графика 6`2007