9 - 2008

Кадры решают всё, или Кому нужен эффективный кадровый учет на предприятии

Галина Смирнова

Учет кадров — один из актуальных вопросов, возникающих на большинстве развивающихся предприятий, и чем предприятие крупнее, тем больше проблем, связанных с учетом кадров. В современных условиях персонал является едва ли не основным ресурсом предприятия. Рынок динамично растет, и потребность в квалифицированных кадрах становится все более ощутимой. Да и демографический провал 1990-х годов делает лозунг «Кадры решают все!» еще более актуальным. Как понять, кто выполняет больший объем работ, как стимулировать хороших работников и выявить нерадивых, как оценить возможность выполнения тех или иных заказов, исходя из текущей и перспективной загрузки, как найти перегруженные участки? Эти и многие другие вопросы ежедневно возникают у управленцев и плановиков компаний. Помочь найти ответы на них должны системы автоматизации. В настоящей статье мы расскажем, чем именно они могут помочь, почему так важно организовать на предприятии эффективный и максимально информативный кадровый учет и учет рабочего времени, как это влияет на работу других подразделений и какие возможности для этого получает предприятие, используя систему Lotsia ERP.

Для каких подразделений важен хорошо поставленный кадровый учет? Он имеет огромное значение для бухгалтерии, для планово-финансовых подразделений и администрации предприятия. Не забудем и отдел кадров. Многие считают, что, кроме кадровой отчетности, учет кадров и рабочего времени необходим в основном для быстрого расчета заработной платы, «зарплатных» налогов и т.п. Это, безусловно, очень важный и сложный вопрос, с которым в первую очередь сталкивается большинство предприятий при внедрении новой системы. Но по мере развития компании выясняется, что ответы на многие не менее важные вопросы не могут быть найдены без связи кадровой системы с другими системами автоматизации компании.

Обозначим некоторые задачи, связанные с учетом кадров, а затем рассмотрим причины их возникновения и предложим пути их решения в комплексной системе автоматизации Lotsia ERP :

  • собственно кадровый учет;
  • ведение табелей рабочего времени;
  • расчет зарплаты (с учетом больничных, отпусков, совместительства и пр.);
  • загрузка сотрудника, подразделения;
  • выполняемый сотрудником объем работ;
  • учет работы сотрудника при занятости в нескольких организациях;
  • возможность замены сотрудника в рамках проекта;
  • возможность выполнения заказа имеющимися ресурсами, в том числе кадровыми;
  • расчет себестоимости изделий с учетом затрат по работам исполнителей;
  • бюджетирование и анализ показателей по конкретным сотрудникам.

Хорошо поставленный кадровый учет — это еще и возможность планирования (как финансов, так и ресурсов), и возможность всестороннего анализа деятельности предприятия (как в целом по организации, так и по подразделениям), и возможность расчета себестоимости продукции, заказов (проектов). Даже если в бухгалтерском учете ведется так называемый котловой метод учета затрат производства, интерес к разбиению «зарплатных начислений» на продукцию, заказы (проекты), в разрезе затрат на зарплату подразделений (отделов, цехов и т.д.), может быть вызван ведением и управленческого учета, и учета расчетов между подразделениями. Нельзя также сбрасывать со счетов, что сейчас именно ведение управленческого учета и получение более детальной информации о деятельности предприятия по сравнению с той, которой было бы достаточно бухгалтерии, в самых разных аналитических плоскостях вызывает все большую заинтересованность у пользователей Lotsia ERP и тех, кто только выбирает систему. Именно поэтому мы и говорим о том, как важен для предприятия хорошо отлаженный кадровый учет.

Итак, мы определили основные причины, почему, на наш взгляд, так важен кадровый учет на предприятии и почему в системе Lotsia ERP ему уделяется достаточно большое внимание. Теперь рассмотрим, с какими проблемами на практике сталкиваются предприятия и как использование системы Lotsia ERP помогает в их решении и позволяет облегчить ведение кадрового учета.

Перечисленные задачи решаются и с помощью других систем. Но, как правило, какая-то одна система не в состоянии справиться со всем комплексом задач. Например, зарплата и кадры ведутся в одной системе, бюджетирование — в другой, управленческий учет и производство (проектирование) — в третьей. Получается, что реально используется несколько не связанных между собой справочников сотрудников и получить дополнительную информацию (например, о кадровых приказах, больничных, отпусках) другие системы не в состоянии. Поэтому наладить учет в разрезе персонала крайне сложно. Информация между системами передается неоперативно или вообще не передается.

Lotsia ERP — это единая система. И именно этим объясняется ее основное преимущество: все данные хранятся в одном месте и логически связаны между собой. Данные вводятся единожды и становятся доступны всем заинтересованным службам предприятия сразу после внесения в базу. Lotsia ERP, с одной стороны, обеспечивает возможность использования единых справочников (подразделения, должности, справочник сотрудников, статьи доходов/расходов, ЦФУ и т.д.) и документов предприятия (например, приказов), а с другой — позволяет гибко настраивать эти справочники и документы для конкретных пользователей или групп пользователей, то есть отображать для каждого пользователя ту информацию, которая представляет интерес именно для него. Все это, естественно, относится к работе любого модуля системы, будь то складской учет, бюджетирование, ведение договоров и т.д., но и для кадрового учета это тоже актуально.

Рис. 1. Личная карточка сотрудника в системе Lotsia ERP

Рис. 1. Личная карточка сотрудника в системе Lotsia ERP

Наиболее простым и понятным примером в данном случае может служить карточка сотрудника (рис. 1). В ней представлено большое количество информации, необходимой как для ведения непосредственно кадрового учета, так и для расчета заработной платы. Столь внушительный перечень данных о сотруднике вполне устроит (в большинстве случаев) представителей этих двух служб, однако будет избыточен (а иногда и недостаточен) для прочих служб, предположим для службы планирования производства (например, привязка сотрудника к конкретному оборудованию). Как быть в такой ситуации? Зачастую в систему вводят более простой справочник, учитывающий либо требуемый минимум информации, либо те данные, которых нет в основном справочнике. Но… это уже разные справочники сотрудников! И получить данные из одного справочника с привязкой к другому не получится. Применяя же механизм настройки окон в системе и права доступа, можно для различных групп пользователей или отдельных пользователей выводить на экран только требуемые им данные. Если же предприятие использует комплексное решение Lotsia PLM, то, применяя механизм синхронизации, данные о сотрудниках в необходимом объеме могут передаваться из одной системы (Lotsia ERP) в другую (Lotsia PDM PLUS) — в результате формируется справочник сотрудников и для организации документооборота. При этом вид карточки сотрудника у пользователей Lotsia PDM PLUS может быть (и, скорее всего, будет) совершенно иной (рис. 2), чем в Lotsia ERP.

Рис. 2. Пример возможной настройки личной карточки сотрудника в системе Lotsia PDM PLUS

Рис. 2. Пример возможной настройки личной карточки сотрудника в системе Lotsia PDM PLUS

 

Немаловажным этапом работы при ведении кадрового учета является работа со штатным расписанием — его формирование, внесение изменений, анализ «наполняемости» штатного расписания. Обеспечить выполнение всех этих задач в системе призваны и сервисные функции, например группового пересчета выбранных позиций штатного расписания исходя из заданного коэффициента, и наличие большого количества отчетов, которые позволяют оперативно получать информацию о кадрах в различных аналитических плоскостях. Это и данные о вакансиях, расстановке кадров, отклонениях от штатного расписания, и сравнение проектов штатного расписания, и контроль дат временных приказов, и возможность проанализировать количество принятых и уволенных сотрудников за определенный период как по конкретным подразделениям, так и по организации в целом и т.д. Ну, а получение всей этой аналитической информации невозможно без формирования в системе всего спектра кадровых приказов. Здесь и приказы о приеме, увольнении, переводе на другую должность (в другое подразделение), и изменение условий труда, и временное замещение, и внутреннее и внешнее совместительство, и приказы об отпуске (с заполнением соответствующей записки-расчета) и отзыве из отпуска, направлении в командировку и т.д. При этом система хранит не только текущий вариант приказов, но и историю их изменений. Система хранит приказы «утвержденные», но впоследствии «аннулированные», что нередко может быть полезно при администрировании работы системы.

Следующей сложной и одной из наиболее трудоемких задач, с которой сталкиваются предприятия, является работа с табелем учета рабочего времени. Как показывает практика, в результате внедрения системы происходит существенное сокращение как времени формирования табелей, так и количества ошибок при их заполнении. Наверное, не найдется ни одного предприятия, где не возникали бы проблемы при формировании табеля — то приказ об отпуске забыли отразить, то приказ о переводе затерялся, то больничный не в те «клеточки» поставили… При работе же в единой системе и автоматическом формировании табеля на основании всех видов приказов: отпусков, отзывов из отпусков, командировок, переводов и т.д., больничных (которые вводятся именно как документ с указанием дат, и причины больничного, что в дальнейшем может повлиять на то, как больничный будет рассчитываться) — практически полностью исключена возможность ситуации «неотражения» документа в табеле. Следовательно, в ручном режиме в табель вводятся только отклонения от графиков работы; но и в данной ситуации могут помочь функции группового редактирования полей табеля. Конечно, мы не говорим о случаях, когда приказы планируется оформлять «задним» числом, вводить больничные уже после формирования табеля, — тогда уже никакая автоматизация не поможет. Хотя и здесь кое-что можно сделать — в табеле предусмотрено дополнительное поле Необработанные документы, которое позволяет отследить, что уже после формирования табеля того или иного сотрудника появились новые документы (приказы или больничные), не учтенные при формировании табеля, но относящиеся к данному периоду (рис. 3). Но это скорее помощь пользователям в начале работы, когда еще нет скоординированности в действиях служб и люди только привыкают к системе, по-новому перераспределяются обязанности и т.д., нежели поощрение несвоевременного ввода документов.

Рис. 3. Работа с табелем: отображение необработанных документов

Рис. 3. Работа с табелем: отображение необработанных документов

Нельзя не упомянуть о предусмотренном разделении прав доступа к табелю между сотрудниками кадрового отдела и бухгалтерии. Автоматизация автоматизацией, но обязательность бумажного табеля еще никто не отменял, что, кстати говоря, относится и к ранее упомянутым приказам (хотя кто знает, что будет через год-другой?..). Чтобы избежать нередко встречающейся на практике ситуации, когда после того, как табель распечатан и передан в бухгалтерию, отдел кадров без ведома бухгалтерии вносит изменения в электронный вариант табеля, в системе предусмотрено несколько статусов табеля. Как только бухгалтер установил в табеле статус Принят, кадровик без ведома бухгалтера никакие правки в табель внести не сможет, что позволит контролировать соответствие бумажного и электронного экземпляров табеля и, по возможности, избежать выполнения лишний работы.

Помимо основного вида табеля (по итогам месяца), для удобства работы в системе предусмотрена возможность формирования промежуточных табелей — для расчета авансов, расчетов с отпускниками и уволенными. Это также существенно облегчает и ускоряет работу, сокращает количество ручных расчетов и отделу кадров, и бухгалтерии, поскольку автоматически заполняются кадровая и бухгалтерские части записок-расчетов, рассчитывается количество дней неиспользованного отпуска и т.д.

Особенностью кадровой подсистемы Lotsia ERP является то, что справочник сотрудников, как и подавляющее большинство других ее справочников, одновременно может являться и аналитическим разрезом для документов системы. То есть если у вас есть документы, в которых сотрудники явно не указаны, но вы захотели вести анализ по сотрудникам, то это легко сделать настройками системы. Можно вести анализ в разрезе договоров, накладных, бюджетов, планов и т.д. Сейчас такой анализ, как правило, ведется в разрезе подразделений, но все чаще возникает необходимость увеличить детализацию. Это легко реализуется в системе Lotsia ERP.

Итак, мы кратко рассмотрели основные преимущества, которые обеспечивает ведение максимально полного, информативного и, насколько это возможно, автоматизированного кадрового учета в системе Lotsia ERP, данные которого, в свою очередь, позволяют облегчить и ускорить работу при расчете заработной платы и предоставляют широкие возможности для управленческого и административного анализа деятельности предприятия.

В начало В начало

САПР и графика 9`2008