nanoTDMS Корадо — альтернатива дорогим и сложным системам управления информационными потоками
Выход на рынок новой разработки компании «Нанософт» — nanoTDMS Корадо (Коллективная работа с документами) — сразу стал заметным событием на российском рынке. Разработчики получили колоссальное количество откликов начиная с первого же дня выхода продукта. Люди не верили, что такое возможно, отмечая, что по значимости появление системы nanoTDMS, которая может масштабироваться до серьезного документооборота, сравнимо с выходом бесплатной платформы nanoCAD.
Зачем нужен nanoTDMS
Проблема
Осознавая необходимость повышения доступности и качества информации, многие предприятия вступили на путь внедрения различных систем управления и автоматизации производственной деятельности. Однако существует ряд факторов, препятствующих принятию решения о выборе информационной системы:
- чем меньше организация, тем выше стоимость внедрения информационной системы в пересчете на одно рабочее место. Даже выбор системы сопряжен с серьезными затратами. Нужно иметь веские основания, чтобы принять решение об автоматизации;
- многие, даже достаточно крупные предприятия не обладают подготовленным персоналом в области информационных технологий и не в состоянии самостоятельно сформулировать требования к информационной системе;
- ряд предприятий имеет негативный опыт автоматизации и подходит к проблеме выбора с большой осторожностью.
Столкнувшись с вышеназванными трудностями, многие компании вынуждены либо отказываться от автоматизации, либо сознательно снижать требования к информационной системе. Компания «Нанософт» предлагает один из реальных путей решения этой проблемы.
Что такое nanoTDMS
nanoTDMS — это платформа, в среде которой работают специализированные приложения, ориентированные на решение задач управления информационными потоками конкретных подразделений предприятий и организаций — аналитических, конструкторских, проектных, научно-технических, планово-экономических и др.
Благодаря гибкой архитектуре решения, построенные на платформе nanoTDMS, могут объединять разнородные информационные сущности и использоваться как в административно-распорядительном документообороте, так и в работе с техническими данными и создаваемыми на их основе чертежами, планами, схемами и др.
Из аналогичных решений платформу nanoTDMS выгодно выделяют несколько ключевых особенностей:
- нулевая стоимость развертывания. Вы имеете уникальную возможность начать легально использовать современное многопользовательское программное обеспечение бесплатно. Приложения, построенные на платформе nanoTDMS, доступны для скачивания, они бесплатны и прекрасно работают на бесплатных версиях серверов баз данных от Microsoft и Oracle;
- для сокращения затрат на внедрение системы на вашем предприятии разработчики nanoTDMS приложили максимум усилий и сделали систему простой в освоении и использовании. Платформа nanoTDMS унаследовала простой, удобный и настраиваемый интерфейс пользователя. Он позволяет пользователю любого уровня подготовки быстро начать работу с системой;
- несмотря на бурное развитие информационных технологий, основой работы с неструктурированной информацией по-прежнему остаются файлы. Возможности системы по работе с файлами являются ключевыми факторами при выборе ее в качестве альтернативы файловым менеджерам операционных систем. nanoTDMS предоставляет удобные средства для работы с файлами произвольных форматов за счет неограниченного количества встраиваемых инструментов просмотра и прямых интерфейсов с популярными приложениями;
- для обеспечения безопасности информации платформа nanoTDMS использует комплекс средств, включающий поддержку современных СУБД, разделение уровней прав доступа пользователей вплоть до видимости информации, ограничение доступа к информационным объектам в зависимости от этапа их разработки, ведение журнала действий пользователей;
- встроенный почтовый модуль обеспечивает безопасную передачу различных системных сообщений, а также передачу сообщений от одного сотрудника другому в результате маршрутизации документов;
- платформа nanoTDMS обладает уникальным набором средств поиска, включающим контекстный поиск в адресной строке, мастер запросов, фильтр событий, поиск почтовых сообщений, полнотекстовый поиск, сохраненные запросы-выборки;
- платформа nanoTDMS легко интегрируется с внешними источниками данных, в качестве которых могут выступать системы финансового учета, планово-экономические, технической подготовки производства, внешней электронной почты и т.д. Интеграция с внешними приложениями позволяет использовать nanoTDMS как часть корпоративной информационной системы;
- архитектура nanoTDMS позволяет безболезненно хранить в оперативном хранилище миллионы единиц документов. В любой момент вы можете расширить возможности ваших приложений, перейдя на полнофункциональные платные версии серверов баз данных и платную версию платформы и получить практически безграничные возможности по расширению списка решаемых вашей системой задач.
Платформа nanoTDMS рассчитана в первую очередь на предприятия малого и среднего бизнеса, работающие с различными видами информационного сопровождения проектно-ориентированной деятельности. Решения, разрабатываемые на основе nanoTDMS, позволяют управлять договорной и распорядительной документацией, вести деловую переписку, хранить данные по заказчикам и субподрядчикам, вести коллективную разработку технической и сопроводительной документации.
Приложение nanoTDMS Корадо
Первое приложение, реализованное на платформе nanoTDMS, — система коллективной работы с документами Корадо — автоматизированное средство информационной поддержки создания, коллективной разработки, хранения и повторного использования документов.
nanoTDMS Корадо обеспечивает:
- централизованный учет и хранение документов и связанной с ними информации в произвольной иерархии разделов;
- коллективную разработку документов;
- создание комментариев к документам в текстовом и графическом видах;
- атрибутивный, контекстный, классификационный поиск документов;
- оперативный обмен документами и оповещениями о ходе разработки;
- nanoTDMS Корадо может использоваться как инструмент коллективной разработки документов и организации архива предприятия в различных предметных областях. Корадо обеспечивает оперативное управление и долгосрочное хранение нормативно-правовой, проектно-сметной, конструкторской, административно-распорядительной, договорной и иной документацией и информацией.
Интерфейс
Платформа nanoTDMS, на которой построена система Корадо, обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом пользователя, что позволяет быстро начать работу с системой пользователю любого уровня подготовки.
Главное окно системы Корадо поделено на несколько панелей. В левой части главного окна Корадо расположена панель дерева объектов, которая содержит разделы «Рабочий стол», «Объекты», «Классификаторы», «Почта» и «Пользователи». Справа вверху находится панель состава, на которой линейным списком отображаются объекты, системные элементы, почтовые сообщения, а также результаты поисковых запросов. Правую нижнюю часть занимает многоцелевая панель свойств, используемая для контекстной помощи, просмотра свойств объектов и быстрого просмотра файлов. Пользователь может также включить панель быстрой навигации для удобного перемещения по разделам дерева объектов (рис. 1).
Рис. 1. Общий вид интерфейса nanoTDMS
Централизованный учет и хранение документов
Наиболее распространенным способом хранения информации является иерархическая структура. Самый известный пример такой структуры — папки файловой системы. Корадо использует схожий способ структурирования информации и предоставляет возможность создавать произвольную иерархию разделов.
Так же как в папки файловой системы входят другие папки и файлы, в состав разделов Корадо могут входить другие разделы и документы. Документ является более объемным понятием, чем файл. Документ может содержать произвольное количество файлов произвольного формата, а также обладает такими свойствами, как статус (состояние), хранит историю разработки, ссылки на связанные документы и др.
Важнейшим отличием Корадо от обычной файловой системы является способ размещения информации. Корадо хранит свои данные в базе данных. Централизованное хранение информации в единой БД обеспечивает целостность данных, упрощает резервное копирование, существенно ускоряет поиск информации и предоставляет регламентированный многопользовательский доступ при одновременной работе с документами.
Современные системы управления базами данных гарантируют надежную круглосуточную бесперебойную работу без необходимости вмешательства администратора, а также обладают встроенными средствами резервного копирования и мониторинга данных. Кроме повышения надежности хранения информации, размещение документов в БД повышает уровень безопасности и обеспечивает функции контроля над использованием информации.
Система Корадо обладает развитыми функциями защиты информации от несанкционированного доступа. Это гарантирует невозможность получения данных в обход системы — доступ к ним строго регламентирован и предоставляется только авторизованным пользователям системы. Любое обращение к документу с целью изменения или просмотра регистрируется системой, что дает возможность однозначно определить, кто, когда и с какого компьютера выполнял над информацией ту или иную операцию.
Коллективная разработка документов
Система Корадо предназначена для коллективной работы и имеет развитые функции адаптации рабочего места пользователя и управления правами доступа в целях разделения полномочий, уровней ответственности и защиты информации от несанкционированного доступа.
Работая в Корадо, пользователи обладают регламентированными возможностями по работе с информацией, определяемыми базовым набором функций и сервисов, предоставляемыми платформой, различными настройками системы и правами доступа.
Каждый пользователь системы может осуществлять навигацию по разделам дерева объектов и другим панелям системы, принимать и отправлять почту, заниматься поиском информации, а также производить настройку интерфейса, личных данных и средств просмотра файлов. Корадо обеспечивает коллективную работу с документами.
Каждый этап разработки документа имеет свое название. Для обеспечения цикла разработки и утверждения документа в системе Корадо предусмотрено четыре статуса документа: «В разработке», «Разработан», «Утвержден», «Аннулирован». В зависимости от того, на каком этапе разработки находится документ, на него могут налагаться различные ограничения по правам доступа, а также применяться различные команды маршрутизации. Например, вновь разработанный документ нельзя продолжать редактировать, а возможными переходами будут команды «Вернуть в разработку» или «Утвердить» (рис. 2).
Рис. 2. Схема статусов документа
В Корадо права доступа могут быть назначены на каждый документ системы. Пользователи, работающие с документами, обладают тремя основными видами доступа (рис. 3):
- разработчик — пользователь имеет право редактировать документ;
- утверждающий — пользователь осуществляет назначение разработчиков и утверждает разработанный документ;
- просмотр — пользователь видит документ в системе и может просматривать информацию, которая в нем содержится.
Работа над документом начинается с того, что руководитель разрабатывает корневую структуру хранения документов (например, создает новый раздел, который будет содержать разрабатываемый комплект документов). Далее руководитель может либо назначить ответственного за ведение раздела, который получит право создавать в нем документы, либо самостоятельно создавать документы и назначать на них разработчиков.
Рис. 3. Права доступа (роли) к документу
Получив доступ, разработчик редактирует документ. Завершая разработку документа, он переводит документ в статус «Разработан». При этом руководитель, утверждающий данный документ, получает по внутренней почте оповещение и документ для утверждения. Документ может быть утвержден или отклонен руководителем с указанием причины.
Утвержденные документы, утратившие актуальность, могут быть переведены руководителем в статус «Аннулирован» с указанием причины аннулирования документа.
Создание комментариев к документам
Процесс коллективной разработки документа тесно связан с его рецензированием. Для упрощения процесса рецензирования в системе Корадо предусмотрена возможность создания комментариев к документу.
Комментирование обеспечивает функции добавления примечаний и правки документа, чертежа и иного информационного объекта при отсутствии прав на его редактирование. В Корадо комментарии являются такими же полноправными информационными объектами, как и документы, они имеют свой жизненный цикл и правила поведения:
- исходный (комментируемый) документ остается неприкосновенным, права доступа на него не изменяются в результате создания комментария. Эта особенность является главной в подходе к комментированию в Корадо;
- для одного исходного документа может быть создано сколь угодно много комментариев. Разработчик может отослать на проверку документ сразу нескольким специалистам — они создадут разные комментарии и будут независимо вносить правки;
- комментарии обладают собственным набором прав доступа: только разработчик комментария обладает на него всеми правами;
- комментарии можно создавать для любых типов файлов, используя любой удобный редактор для осуществления функции «красного карандаша».
Поиск документов
Корадо поддерживает несколько различных средств поиска, которые подразделяются по виду искомой информации и способу ее нахождения. Корадо обладает средствами поиска по сообщениям встроенной почты, пользователям системы, журналу событий. Но основным поиском в Корадо является поиск документов, который может быть осуществлен следующими способами:
- поиск по атрибутам документа и связанной информации осуществляется средствами специального мастера; критерии поиска вводятся в те же формы, что и при заполнении свойств документа, что позволяет даже неподготовленному пользователю успешно производить поиск;
- произвольный поиск позволяет найти документы по атрибутам, пользователям, датам, статусам, содержанию файлов и другим параметрам; важное отличие редактора запросов nanoTDMS Корадо от аналогичных средств СУБД заключается в том, что для составления запроса используются привычные термины и понятия системы, а не специальный язык запросов или мудреные имена полей таблиц базы данных;
- фильтры позволяют быстро сузить объем найденной информации;
- выборки представляют собой полученные в табличном редакторе сохраненные запросы, которые обеспечивают динамическое накопление документов, удовлетворяющих условиям поиска; уникальная особенность выборок nanoTDMS заключается в возможности помещать их непосредственно в дерево объектов, что позволяет пользователям самостоятельно размещать в своих разделах сохраненные запросы, созданные администратором системы; выборки могут производить поиск по всей базе данных или только в составе того раздела, куда они вставлены; выборки могут быть вложенными; выборки имеют параметры, которые задаются по умолчанию или изменяются пользователем;
- полнотекстовый поиск средствами СУБД SQL Server и Oracle позволяет находить файлы документов по тексту, который в них содержится; SQL Server и Oracle поддерживают значительный список форматов файлов (офисные форматы Microsoft, HTML, XML, ASCII и др.).
Более подробную информацию о новой разработке ЗАО «Нанософт» — nanoTDMS Корадо — вы можете получить на сайте www.nanocad.ru.
