«Лоция». Доступ к информации определяет результат
Фактически проектная организация — это производство, которое выпускает бумагу с нанесенной на нее информацией. На входе мы имеем исходные данные, которые после обработки с учетом опыта и знаний инженеров и в соответствии с нормативными документами на выходе приобретают вид готовых рабочих чертежей, пояснительных записок, спецификаций и т.п. Внутри организации тоже происходит движение. Один проектный отдел выдает задание другому, приказы и распоряжения доводятся до работников, инженеры для работы берут чертежи в архиве, чтобы по аналогии спроектировать новые объекты, передаются служебные записки и т.д.
В принципе так же строится и работа каждого отдельно взятого сотрудника проектной организации. Человек получает информацию, обрабатывает ее и выдает результат, который, в свою очередь, может служить исходными данными для другого сотрудника или подразделения. Информация, с которой приходится работать, не всегда есть под рукой, и, как следствие, достаточно много рабочего времени уходит именно на поиск и подбор нужных данных.
Для решения обозначенной проблемы многими организациями создаются простые базы данных. Но это не всегда дает практический результат, потому что информация в них находится в статичном состоянии и не учитывается такая ее составляющая, как динамика. Вот здесь на помощь и приходят такие системы, как Lotsia, где не только хранятся жизненно важные для организации данные, но и учитываются потоки и маршруты прохождения информации. Это, в свою очередь, обеспечивает адресность доставки и возможность контроля за получением и использованием информации.
Перейдем от теории к практике. В начале 2007 года перед департаментом информационных технологий была поставлена задача — создать систему электронного архива проектной документации. После пристального изучения рынка выбор пал на Lotsia PDM PLUS как на достаточно гибкую систему, которая уже применяется на некоторых предприятиях.
С помощью специалистов компании «Ребис РАША» был проведен анализ структуры нашей организации. В ходе этой работы, помимо создания электронного архива, было выявлено еще несколько направлений, автоматизацию которых можно было реализовать в «Лоции». Это и внутренний документооборот, и работа договорного отдела, и процесс проектирования, а также взаимодействие подразделений друг с другом и с департаментом ИТ.
Не будем углубляться в системные вопросы. Отмечу лишь, что система поддерживает работу с разными СУБД, в частности у нас используется SQL - Server . Единственное неудобство — это отсутствие интеграции с Active Directory . Поэтому администрирование большой организации потребует дополнительных усилий со стороны системного администратора.
Также необходим специалист, непосредственно администрирующий систему, иначе могут возникнуть трудности при внедрении. Почти на каждом этапе внедрения приходится вносить какие-то дополнения и изменения для наибольшей адаптации под существующие задачи, которые просто невозможно описать на этапе составления технического задания.
Но даже при наличии специалиста все же необходимо провести обучение всего персонала компании. И желательно сделать это уже после того, как будет готова конфигурация системы для отдельных групп, выполняющих схожие операции. Такой подход позволит наиболее качественно и быстро внедрить систему и будет способствовать взаимодействию и взаимопомощи внутри групп в разрешении вопросов по освоению системы.
Совместно с сотрудниками компании «Ребис РАША» была разработана структура электронного архива проектной документации нашей фирмы. На рис. 1 представлены основные ветви структуры. Рассмотрим подробнее каждую из них.
Рис. 1
Структура корпорации. Отражает структуру организации. Дает возможность посмотреть данные сотрудника — должность и фотографию. Не участвует в документообороте, используется как справочник.
Документооборот. Состоит из четырех ветвей: входящая документация, исходящая документация, внутренняя документация, а также приказы и распоряжения. Данный раздел получил наибольшую популярность и незамедлительно начал использоваться работниками организации. Ведет этот раздел секретарь, который по мере появления новых документов заносит их в соответствующие разделы.
Любой документ имеет адрес для доставки — это может быть один человек или группа, при этом важно знать, дошел документ до адресата или нет. Поэтому в системе была реализована функция ознакомления с документом, где в соответствии с резолюцией руководителя формируется лист ознакомления, в котором фиксируется факт открытия документа конечным пользователем системы и генерируется оповещение для инициатора ознакомления. Таким образом, со временем у каждого пользователя, участвующего в этом процессе, формируется подборка определенных документов, используемых в работе и всегда находящихся под рукой.
Помимо этого каждый документ можно прикрепить к конкретному объекту проектирования или договору. В соответствии с этой функцией формируется папка переписки по объекту, где всегда можно найти относящееся к нему необходимое письмо. До внедрения системы для этого приходилось посещать архив, долго рыться в папках, снимать копию, возвращать письмо в архив, а в итоге копия могла затеряться среди бумаг на столе. Сейчас все эти документы упорядочены и доступны в любой момент.
Нельзя не сказать о доступности ознакомления с документами. Естественно, не все документы должны быть доступны для просмотра, а тем более для редактирования. «Лоция» поддерживает распределение прав доступа. Эта возможность может быть реализована в автоматическом режиме, то есть в любые действия с данными, которые выполняются в системе, можно добавлять функции по распределению прав доступа к объектам системы.
Договорные работы. Данная ветка создана специально для договорного отдела. На рис. 2 показана структура этого раздела.
Рис. 2
Здесь можно хранить все данные, касающиеся работы договорного отдела, и генерировать различные отчеты за разные периоды времени. В этом разделе стоит отметить папку переписки, которая формируется в предыдущем разделе «Документооборот» и показывает взаимосвязь данных. После подписания договора и размещения данных в Lotsia назначается ГИП по данному договору, который создает проектную работу в разделе «Проектные работы».
Все эти действия автоматизированы, поэтому после нажатия кнопки «Создать работу» остается лишь ввести сооружения по данному объекту, а последующая работа уже проводится начальниками отделов и руководителями групп, которые, в свою очередь, добавляют специальности, марки и узлы. И уже в созданной структуре проектировщики исполняют свои чертежи.
Проектные работы. На рис. 3 представлена структура раздела «Проектные работы».
Рис. 3
В перечень таких работ включаются:
- «Договор» — в этом разделе дублируются все необходимые данные по договору с распределением прав, при этом они доступны только для отдельных пользователей, например для ГИПа или руководства;
- «Задания» — здесь хранятся все задания по данному объекту, включая график проектирования, комплексное задание, задание ГИПа, задания от отдела к отделу и задания внутри отдела. Каждое задание после подготовки проходит процедуру согласования всех участвующих сторон и утверждается ответственным лицом, которым может быть технический директор или ГИП;
- перечень чертежей — содержит непосредственно перечень чертежей по конкретной работе. Этот раздел статичен и используется как справочный материал;
- проектная и рабочая документация — в данных разделах непосредственно содержатся чертежи, спецификации и пояснительные записки. Каждый объект системы имеет карточку со своими атрибутами и хранилище, где находится рабочий файл, который, в свою очередь, может иметь несколько версий.
На рис. 4 представлена карточка чертежа. Как и задания, чертежи проходят согласование. То есть исполнитель, закончив работу с электронной версией чертежа, отправляет его на согласование проверяющим, которые должны поставить подписи в штампе на бумажном чертеже. Проверив электронную версию документа, проверяющий либо соглашается, либо делает замечания и отправляет чертеж на доработку. Этот механизм позволяет существенно сократить время на согласование и ресурсы множительной и копировальной техники.
Рис. 4
Но здесь есть и подводные камни. Дело в том, что многие проверяющие с трудом работают с электронными версиями, поэтому пока приходится дублировать этот процесс на бумаге, от чего со временем можно будет избавиться.
Помимо оперативного доступа к данным эта конфигурация позволяет осуществлять контроль за процессом проектирования. И здесь на помощь приходят следующие формы, представленные на рис. 5. По каждому узлу можно посмотреть ход выполнения работы, плановую дату, резерв времени, а также исполнителя. Кроме того, планируется реализовать собственными силами индикатор статуса выполнения чертежа, где исполнитель ежедневно будет проставлять процент выполнения отдельно взятого чертежа, что немаловажно и наглядно для начальника отдела, осуществляющего планирование и ведущего отчетность.
Рис. 5
Архив. После завершения всех работ по определенному договору ГИП переводит проектную работу в архивное состояние. Эта процедура подразумевает перемещение работы из проектных работ в архив и изменение прав доступа к ней.
Департамент ИТ. В данном разделе пользователи корпоративной компьютерной сети могут создавать заявки на техническую поддержку. Эти заявки приходят на руководителя департамента, который распределяет работу между сотрудниками департамента и контролирует ее исполнение.
Административные объекты, справочники и шаблоны. В данных разделах собраны все справочные материалы, необходимые в работе проектировщика. Это и номенклатура марок и узлов, и бланки документов, используемых в организации, — письма, служебные записки, приказы, командировочные удостоверения и т.п., и шаблоны чертежей со штампами организации, и документы СМК, и нормативная документация, и многое другое.
***
Как видите, данная система позволяет автоматизировать различные области деятельности достаточно крупной организации. При этом разные направления могут как существовать отдельно, так и быть взаимосвязанными и взаимозависимыми. При постоянно изменяющихся условиях гибкость системы позволяет дорабатывать и улучшать конфигурацию, что, в свою очередь, увеличивает производительность труда и обеспечивает результат от внедрения. С каждым новым шагом происходит сокращение времени на поиск и обработку информации, оптимизируются информационные потоки — ведь совершенству нет предела!
 |
|
