Lotsia PDM PLUS — недорогое решение дорогостоящих задач
Данная публикация продолжает цикл статей о программном продукте Lotsia PDM PLUS, выбранном более чем 600 предприятиями, в том числе многими архитектурно-строительными и проектно-изыскательскими организациями, для автоматизации своего документооборота и организации электронного архива. В настоящее время серьезный интерес к Lotsia PDM PLUS проявлен еще несколькими десятками проектных (и не только) организаций.
Мы предлагаем уважаемым руководителям ознакомиться с данной публикацией и рассмотреть вместе с нами сценарий недорогого и эффективного стартового внедрения, закладывающего основы неуклонного повышения качества работы организации.
Lotsia PDM PLUS, как уже говорилось, является программным продуктом, автоматизирующим следующие задачи управления информацией:
- организация и поддержка постоянного роста базы знаний, обеспечивающей преемственность опыта более знающих сотрудников;
- организация и управление электронным архивом документов всех типов;
- организация удобного и быстрого поиска информации;
- обеспечение безопасного хранения данных и ранжирование прав доступа;
- поддержка типового проектирования;
- организация электронного документооборота и официального согласования и одобрения документов;
- организация действенного контроля исполнения и системы напоминаний;
- управление проектами, их структурами и сроками исполнения;
- предоставление полной аналитической информации по состоянию дел в различных разрезах для руководителей разных уровней;
- генерация выходных форм различного содержания;
- обеспечение полной поддержки требований стандартов серии ISO 9000:2001 и др.
Почему мы предлагаем рассмотреть вариант внедрения собственными силами? Во-первых, это гораздо дешевле, поскольку применяются имеющиеся внутренние ресурсы, а Lotsia PDM PLUS не требует программирования как такового. Во-вторых, в процесс внедрения в этом случае будут почти сразу вовлечены конечные исполнители. Это очень важно, поскольку адаптация системы под исполнителей и привыкание исполнителей к ней идет в спокойной обстановке, что обеспечивает более быстрое внедрение, чем в условиях вечного цейтнота.
Свободное сообщение в Lotsia PDM PLUS
Когда этап опытной эксплуатации будет уже завершен, база данных начнет наполняться информацией, которой, что самое главное, можно будет пользоваться! То есть пойдет реальная отдача, которая, в свою очередь, приведет к подъему энтузиазма сотрудников и повышению как имиджа руководства, так и внедряемой по его инициативе системы.
Какие же возможности Lotsia PDM PLUS лучше и проще использовать при «мягком» внедрении своими силами? Абсолютно точно можно утверждать, что пока идет обсуждение и настройка модели данных (структуры проектов), можно включить всех пользователей в подсистему документооборота в контур обмена свободными (проходящими не по жестко заданному маршруту) сообщениями.
Для внутренней переписки и привыкания к программе это очень удобно. Огромное (не побоимся этого слова) удобство заключается в том, что Lotsia PDM PLUS отлично ведет историю переписки. (В качестве примера можно указать, что около 70% внутренней переписки между сотрудниками компании «Лоция Софт» основано на свободных сообщениях.) Очень легко найти нужное сообщение, просто работать с вложениями, и совершенно четко видна вся история переписки, то есть все ответы, ответы на ответы и т.д. Секрет прост: переписка фиксируется в базе данных и письма между собой жестко связаны. Можно в ответе поменять тему и все остальное, но Lotsia PDM PLUS в любом случае покажет измененное сообщение в истории переписки. Во внешних почтовых клиентах такое вряд ли возможно.
История переписки в Lotsia PDM PLUS
Также очень удобно использовать функцию просмотра отчета о доставке. Всем известно, что отчеты о доставке и прочтении сообщения есть и во внешних почтовых клиентах. Но, как известно, с целью уменьшения трафика многие серверы игнорируют отправку отчетов о доставке. Даже если отчет о доставке придет, то это будет означать, что письмо дошло до сервера, а не до адресата. А уж отправка отчета о прочтении сообщения — это в большинстве случаев вообще добровольная операция. В Lotsia PDM PLUS все сообщения однозначно доставляются, поэтому отчета о доставке в привычном понимании нет, но четко видно, когда и в какое время получатель прочитал сообщение и прочитал ли вообще.
Отчет о доставке. Сообщение не прочитано
Пересылка файлов друг другу в Lotsia PDM PLUS тоже очень удобна. Поддерживается автоматическая передача ссылок на сетевые файлы, физическая пересылка файлов с одного рабочего места на другое, передача ссылок на документы электронного архива.
Немаловажно и такое удобство, как возможность интеграции с внешними почтовыми клиентами.
Таким образом, закладывается основа для перехода на маршрутизируемый документооборот. Сотрудники привыкают к интерфейсу подсистемы документооборота Lotsia PDM PLUS, и переход к обмену заданиями с применением предопределенной маршрутизации и централизованному контролю исполнения может произойти безболезненно и с должным пониманием необходимости этого шага. Кстати, возможность обмена свободными сообщениями в любом случае остается.
Отчет о доставке. Сообщение прочитано
Как только происходит переход к предопределенной маршрутизации заданий и работ, сразу же автоматически улучшается контролируемость процессов. Сроки, назначенные для исполнения заданий (этапов работ), можно контролировать уже автоматически — в Lotsia PDM PLUS можно организовать систему автоматических напоминаний, как говорится, на любой вкус. Можно производить напоминание исполнителю, а можно одновременно отсылать информационное сообщение непосредственному руководителю (контролеру) или кому-то еще.
Здесь мы бы порекомендовали минимизировать количество сложных настроек, акцентировав внимание на выявлении такой последовательности прохождения заданий (этапов работ), которая была бы наиболее устойчивой. Добавить более сложную функциональность можно в любой момент, просто это потребует дополнительных затрат времени, а на начальном этапе вполне можно обойтись и без «наворотов».
К началу введения в действие документооборота с использованием предопределенной маршрутизации наверняка уже будет согласована модель данных (структура проекта) и реализованы процедуры ее наполнения. Одновременно c этим автоматически реализуется подсистема электронного архива. В совокупности с документооборотом уже прорисовывается полнофункциональная автоматизированная система управления документацией.
Пример маршрута прохождения чертежа
Что мы понимаем под структурой проекта, и зачем она нужна? Структура проекта — это в конечном счете многоуровневое, визуализированное в виде дерева хранилище карточек документов, которым сопоставлены файлы архива. Каждый уровень представляет собой терминологическую сущность, связанную с реальным проектом. Например, строительная площадка, объект генплана, раздел проекта, марка чертежей, чертеж, смета, пояснительная записка, задание, договор, календарный план, план-график, книга, том и т.д. Любой не упомянутый нами тип документа или элемента проекта точно так же может быть учтен в структуре проекта.
Реализуя структуру проекта, следует изначально стремиться к упрощению процедур ввода и редактирования данных. Усложнить можно будет и позже, добавив больше функциональности. Как показывает опыт, изначально всю функциональность предусмотреть невозможно, да и не нужно. Тем более что Lotsia PDM PLUS позволяет наращивать функциональность поэтапно.
Итак, настроенная структура проекта представляет собой некую древовидную структуру, уникальную для каждой организации. На каждом уровне находятся информационные объекты, у которых есть соответствующая атрибутика (характеристики), например номер проекта, базовый шифр, обозначение, заказчик, объект проектирования, номер договора и т.д. Атрибутивная информация отображается в удобно настроенных формах. Пользователь выделяет интересующий его уровень в проекте и сразу видит всю информацию по нему. Форма настраивается таким образом, что в ней будут кнопки, которые пользователь может применять для выполнения своих функций в Lotsia PDM PLUS. Для разных пользователей формы могут иметь разный вид и различную функциональность.
Пример структуры проекта и экранной формы
Очень мощный редактор действий пользователя в Lotsia PDM PLUS позволяет организовать удобные диалоги для работы с данными. В редакторе действий есть доступ практически ко всей функциональности программы и к стандартным скриптовым языкам. Реализованную с помощью редактора действий функциональность можно представить пользователю в виде удобных страниц диалога.
Если нужно ограничить доступ пользователя к какой-либо информации, то гибко управляемая система прав доступа в Lotsia PDM PLUS позволяет регулировать уровень доступа к информации любого типа — атрибутивной, объектной или файловой. Здесь очень важно учитывать, что гибкость назначения прав доступа в первую очередь проявляется в возможности динамического и прозрачного управления правами по ходу движения документов, потоков работ и выполнения пользователями своих функций. Другими словами, в Lotsia PDM PLUS отсутствует встроенная догматическая привязка прав доступа к статусам. При необходимости такую привязку в любой момент можно сделать, предварительно продумав собственную идеологию. Однако многолетний опыт внедрения и общения с нашими пользователями показывает, что заниматься назначением прав доступа на начальных стадиях не имеет смысла, так как это вопрос далеко не однозначный и его надо решать постепенно.
Пример страницы диалога пользователя
Пожалуй, главное — это работа конечных пользователей с файлами документов. Ведь внедрение системы в конечном счете затевается для того, чтобы результаты работы, которые передаются заказчикам и за которые, собственно, и платят деньги, были в сохранности, идентифицированы и доступны. Здесь вообще требуется минимум настроек, поскольку структура проекта как место хранения документов уже разработана, модули интеграции Lotsia PDM PLUS с различными САПР и офисными приложениями существуют. Пользователь прямо из приложения сохраняет файл напрямую в архив Lotsia PDM PLUS. Таким образом поддерживается и коллективная работа над проектами, и ссылочная целостность файлов, и единство фундаментальных документов проекта — файлов геоподосновы, исходных данных и пр.
Lotsia PDM PLUS включает инструментарий для интеграции с имеющейся программной средой организации. Имеются возможности по интеграции с Microsoft Active Directory, пакетному импорту файлов документов, интеграции со сканерами, импорту информации из внешних баз данных и текстовых файлов. А для любителей программировать в комплект базовой поставки входит интерфейс прикладного программирования, а также его подробное описание.
Разумеется, Lotsia PDM PLUS имеет средства интеграции и с САПР, используемыми в архитектурно-строительном проектировании, и с популярными офисными приложениями.
Итак, мы попытались в упрощенной форме описать минимум функциональности Lotsia PDM PLUS применительно к недорогой технологии внедрения собственными силами.
Вообще говоря, возможностей у программы гораздо больше, и она активно используется для решения задач, смежных с задачами основной деятельности, — автоматизации управленческого документооборота, канцелярии, прохождения заявок и служебных записок и т.д. Таким образом, Lotsia PDM PLUS реально становится программной основой единой информационной среды предприятия.
