Внедрение системы электронного архива: быстро и эффективно

Михаил Жеребин

Основные возможности и особенности решения для формирования СЭА в проектной организации

Заключение

Необходимость внедрения системы электронного архива (СЭА) в проектно­ориентированных организациях с их огромными и постоянно увеличивающимися бумажными архивами становится все более очевидной. Бумажный архив — это накопленный годами опыт поколений проектировщиков, база знаний, используемая при работе над проектом. Тем не менее при всей ценности бумажного архива он имеет очевидные недостатки:

• многие документы существуют в единственном экземпляре. Пока один сотрудник знакомится с документом, другие вынуждены ждать. Кроме того, если с этим экземпляром что­нибудь случится, документ будет безвозвратно утрачен;
• часть документов пришла в негодность. Бумага со временем выцветает, появляются потертости, так что с какого­то момента пользоваться документом становится невозможно;
• доступ к документам ограничен. Получить их можно только у архивариуса, и если по какой­то причине он отсутствует на работе — архив недоступен;
• сложность поиска документов. Даже при наличии картотеки поиск может растянуться на долгие часы;
• высокая стоимость содержания бумажного архива — для хранения бумажных документов необходим определенный микроклимат, а кроме того, он занимает большие площади.

Попытка изменить ситуацию путем организации файл­сервера приводит к появлению новых проблем. Это простое и относительно дешевое решение тоже не лишено существенных минусов:

• информация на файл­сервере размещается согласно утвержденной структуре, имена файлов назначаются системно. При накоплении информации количество папок значительно увеличивается, уровни вложенности множатся, поэтому поиск опять превращается в очень длительный процесс;
• не автоматизирована система учета документов;
• отсутствует процесс утверждения (согласования) документов в электронном виде;
• не формируется информация об истории создания и утверждения документа.

Все эти проблемы решает система электронного архива (СЭА), хотя внедрить такую систему в проектной организации сложнее, чем в архивах предприятий другого профиля. Чтобы быть эффективной, СЭА проектной организации должна включать элементы документооборота и служить не только местом хранения информации, но и средой разработки новых документов. Следовательно, должны отслеживаться стадийность проекта и жизненный цикл документа. Должна быть предусмотрена возможность возврата к предыдущему этапу разработки — например в случаях, когда проект не утвержден нормоконтролем или требуется внесение существенных изменений. Вопреки распространенному мнению, что разнообразие традиций проектирования и различия в структуре проектных организаций не позволяют создать типовую СЭА, специалисты ЗАО «СиСофт» (www.csoft.ru), обобщив собственный опыт создания и внедрения подобных систем в проектных организациях, смогли предложить именно типовой вариант.

Решение разработано на основе TDMS (Technical Data Management System; www.tdms.ru) — системы, предназначенной для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.п.

Предлагаемое решение позволяет проектно­ориентированному предприятию создать единую среду разработки, учета и хранения документов, причем форматы разрабатываемых документов могут быть самыми разными — от документов MS Office до форматов сложных CAD­систем.

Наряду с оригиналами в архиве могут храниться отсканированные копии разрабатываемых и архивных документов (проекты и нормативно­справочная информация). ЗАО «СиСофт» предлагает успешно внедренную во многих организациях технологию перевода бумажного архива в электронный вид.

Основные возможности и особенности решения для формирования СЭА в проектной организации

Что обеспечивает СЭА

• Возможность создания состава проекта: номер договора (контракта) или шифр объекта строительства, стадия проекта, комплекс, площадка, номер здания или сооружения по генеральному плану, отдел­разработчик (рис. 1);
• возможность создания новых документов на основе шаблонов, хранящихся в СЭА, что обеспечивает единообразие выпускаемой документации;
• регистрация документов, созданных вне СЭА. Это могут быть документы, разработанные субподрядными организациями, отсканированные оригиналы из бумажного архива и т.д.;
• поддержка статусов разработки документов;
• поддержка версионности документов и управление изменениями;
• хранение истории разработки документов;
• возможность поиска по структуре хранения данных, а также по различным свойствам документов. Часто используемые поисковые запросы можно объединить в наборы для поиска (выборки) и сохранить;
• возможность комплектовать в тома согласно ГОСТ 21.101­97 проектную документацию, предназначенную для утверждения (рис. 2).

Рис. 1. Структура разрабатываемого проекта

Работа с архивом

После утверждения документу присваиваются статус «В архиве» и инвентарный номер. В результате:

• документ, помещенный в архив, недоступен для изменения;
• для редактирования документа, имеющего статус «В архиве», требуется сделать запрос архивариусу — запросить разрешение на внесение изменений;
• по результатам поиска документа отображается его актуальная версия (последняя из утвержденных и получивших статус «В архиве»). При необходимости можно просмотреть историю внесения изменений в документ;
• результат поиска архивного документа зависит не только от его наличия в хранилище, но и от уровня прав, предоставленных пользователю;
• документу, удаленному из архива, присваивается статус «Аннулирован», но физически этот документ остается в СЭА.

Контроль за ходом выполнения проектов

• Отчеты по ходу выполнения проекта (рис. 3);
• отчеты об активности (участии в проекте) сотрудников;
• формирование ведомости основного комплекта чертежей и т.д.

Рис. 3. Отчеты

Особенности решения

• Простота интерфейса (рис. 4).
• открытость системы для внесения дополнений силами пользователя;
• отсутствие ограничений по количеству хранимых документов;
• масштабируемость (возможно расширение структуры и увеличение числа пользователей системы).

Рис. 4. Интерфейс

Время выполнения операций при разной организации архива

Заключение

Разрабатывая решение для формирования СЭА в проектной организации, мы не пытались создать что­то абсолютно новое, кардинально меняющее процесс проектирования. Мы создали систему для ускорения и совершенствования реально существующих процессов. Внедряя СЭА, организация повышает надежность хранения документации, увеличивает скорость ее разработки, руководство получает инструменты эффективного управления проектной деятельностью. Применение типового решения позволит сократить сроки и снизить стоимость внедрения СЭА, а следовательно, увеличить эффективность от внедрения системы электронного архива.

ЗАО «СиСофт» поставляет открытое решение с возможностью создания новых функций, настройки новых форм отчетов, хранения и разработки не только проектной, но и офисной (письма, приказы) документации и т.д. В дальнейшем на основе типового решения можно сформировать полнофункциональную систему инженерного и офисного документооборота.

Традиционный процесс внедрения обычно занимает не меньше полугода. Типовое решение сокращает этот срок до 1­2 месяцев. Внедрять систему организация может собственными силами (для этого потребуется создать группу внедрения), а специалисты ЗАО «СиСофт» в короткие сроки обучат сотрудников организации работе с СЭА и, если потребуется, основам ее модернизации. Они же и внедрят систему, если формировать собственную группу предприятие сочтет нецелесообразным.

Наш опыт позволяет утверждать, что освоение решения, предлагаемого ЗАО «СиСофт», позволит проектному предприятию более эффективно использовать систему электронного архива, а значит и быстрее окупить вложенные средства.

САПР и графика 7`2009