Построение корпоративной информационной системы предприятия
Начнем с самого начала. Что же такое корпоративная информационная система (КИС) предприятия? Ответ на этот вопрос несколько сложнее, чем кажется. На первый взгляд главная проблема состоит в том, что множество самой разнообразной и разнородной информации, порождаемой и потребляемой различными подразделениями предприятия, представляет собой вполне связанный и логически организованный комплекс. А вторая часть этой проблемы лежит уже за пределами представления об информации. Это бизнес-процессы, в которые вовлечены почти все сотрудники предприятия и которые не только создают новую или используют наработанную ранее информацию, но и становятся инициаторами новых процессов на основе полученной информации. Именно с проблем, появляющихся при реализации этих бизнес-процессов, мы и начнем сегодняшний разговор.
В идеале всё совсем не сложно. Надо разобраться с информацией, которой мы пользуемся, структурировать ее, организовать соответствующие структуры данных и описать права и доступы пользователей к этим данным. Это непросто. Иногда очень непросто. Но все же данная работа вполне может быть сделана. Да, это отнимет время, потребует много сил и разумного четкого планирования и руководства, но это возможно. А проще всего — опереться на какиенибудь готовые решения. Ведь в мире так много всевозможных хороших программ, которые обязательно помогут решить те или иные специализированные задачи. А это означает, что организацию данных, а заодно и процессов работы с этими данными можно начинать не на пустом месте. Разработчики программ уже позаботились о довольно существенном объеме работы. Сделали нужные структуры, обеспечили гибкость их настройки, спроектировали относительно удобный интерфейс…
В результате мы совершенно уверенно собираем на своем предприятии несколько таких удобных и современных программ, способных с успехом решать задачи определенного круга. И вот наступает пора сделать следующий шаг. Все основные данные уже организованы в электронные хранилища, программы установлены на рабочие места, а сотрудники пусть и со скрипом, но уже научились ими пользоваться. А значит, самое время сделать, как говорится, последний шаг — описать основные бизнес-процессы и организовать сквозное взаимодействие всех так замечательно собранных и упорядоченных данных.
Организация единого хранилища данных
И тут мир вдруг начинает рушиться. Неожиданно выясняется, что ничего общего между используемыми вами программами нет. Хранилища данных закрыты и могут «отдать» эти самые данные только путем написания специализированного кода на API тех систем, которые эти хранилища организовали. Некоторые программы оказались настолько самодостаточными, что взаимодействие с ними извне просто не предполагается. Зарубежные системы проектирования (CAD) с очень громкими и широко известными названиями оказались совершенно не приспособлены для работы «в команде» с другими программами. А системы финансового учета не имеют средств для работы с данными, хранящимися за пределами этих систем. И через некоторое время вы уже забываете, что хотели организовать какойто единый красивый механизм описания бизнес-процессов, который будет простым, гибким и увяжет между собой все службы и подразделения вашего предприятия. Вместо этого вы вступаете в неравный бой с многочисленными утилитами экспорта и импорта данных, пытаясь обеспечить хотя бы видимость взаимодействия. Пишете тонны инструкций, в соответствии с которыми сотрудники, после того как ими сделана определенная работа, не должны забывать конвертировать данные и передать их тем, кто отвечает за следующий этап. Постепенно данные начинают множиться, дублироваться и теряться. Вы начинаете создавать утилиты по их синхронизации, автоматизировать вызовы утилит экспорта… В общем объем работы стремительно растет, результат по-прежнему плох, начальство и сотрудники недовольны процессом и друг другом. Потом на фоне этого недовольства ктонибудь обязательно изрекает мудрую мысль: «Мы не правильно работаем! Нам нужно всё организовать иначе», и вы понимаете, что на деле это означает лишь одно — всё придется начинать сначала. Что же не так? Какая принципиальная ошибка была допущена при проектировании единой информационной системы?
Теперь вы уже точно знаете ответ: мы всё сделали наоборот. Вместо проектирования и постройки единой системы мы сначала неосторожно расплодили множество мелких систем, а потом бросились настраивать всевозможные «коннекторы», которые должны были, по нашему мнению, сшить это многоцветное лоскутное одеяло. Отлично! Раз проблема понятна, то и решение не за горами. И самое простое из них — найти одну программу, которая позволит решить все наши задачи. Однако чудес, увы, не бывает. Мы с вами взрослые люди, живущие в реальном мире, и должны понимать, что таких программ нет и вероятность их появления в ближайшие годы равна нулю.
В такой момент многие совершают довольно распространенную ошибку: решают, что в качестве единой корпоративной системы должен выступать некий портал. Сказано — сделано. Довольно быстро на базе вебтехнологий создается внутренний корпоративный сайт, который заполняется всевозможными окошками, закладками и кнопочками, отображающими или позволяющими оперативно редактировать различные хранящиеся у вас данные. Однако это самообман. Проблемы организации единой корпоративной системы не решены. Единство отображения данных не означает правильного их взаимодействия. Это заметание мусора под ковер — и чище не станет, и силы потратятся. Корпоративный портал может стать хорошим подспорьем, но лишь тогда, когда принципиальные проблемы организации корпоративной информационной системы уже решены.
Верный путь существует, и в ваших силах отыскать разумный компромисс между некой гипотетической единой всеобъемлющей системой и «сшиванием лоскутного одеяла». Самый первый вопрос: с чего начать? А начинать в данной ситуации надо с того компонента нашей системы, который позволит изначально решить целый ряд базовых задач и сможет выполнять функции ядра. Необходимо выбрать систему, которая способна правильно и гибко организовать всё пространство наших данных и обеспечить функционирование всех основных бизнес-процессов нашего предприятия. Ничего, если это «покрывало», которое мы мысленно накинем на все решаемые задачи, поначалу будет с прорехами. Это неизбежно и совершенно не страшно. Ведь всем понятно, что никакая информационная система не обеспечит ваших конструкторов удобным и полнофункциональным средством проектирования и в то же время не станет для бухгалтера специализированной программой бухгалтерского учета. Это не беда — «дыры» мы легко залатаем. Главное — построить удобный и надежный фундамент нашей будущей системы. Создать пространство данных, которые активно участвуют во всех бизнес-процессах, отладить и запустить эти самые бизнес-процессы... А уж потом можно спокойно приступить к подбору всевозможных специализированных решений. Ведь у вас к этому моменту уже будет самое главное — четкая спецификация и набор требований, которым должны удовлетворять все компоненты вашей корпоративной системы. Потому что в тот момент ваша корпоративная система фактически уже будет существовать! Вам останется лишь подобрать недостающие кусочки уже почти собранной мозаики. А это уже и гораздо проще, и результат вполне можно прогнозировать.Что же именно нам предстоит сделать и что выбрать в качестве ядра? Тут тоже есть над чем подумать...
Работа с журналами регистрации документов
Первое, что необходимо решить, — какие данные для нашего предприятия являются первичными. В большинстве случаев первым ответом будет — финансовые. А и в самом деле, что может быть важнее учетной и финансовой информации? Вопрос риторический. Да и связаны эти данные между собой предельно четко и наглядно. Учет склада, расходы и доходы… Ведь это потом, после заключения соответствующих договоров, начнутся все конструкторские работы. После них к работе подключатся технологи, но для того, чтобы их работа была эффективной, мы уже должны иметь все сведения о применяемости материалов, а для организации производства необходимо также знать о наличии этих материалов на складе. И так далее. Но… это ошибка.
Перетягивание одеяла на сторону учетных данных и отношение к PDM-системам лишь как к средству разовой поставки данных о составе изделия — путь тупиковый. Подобный подход, скорее всего, лишит вашу систему необходимой гибкости, а со временем и вовсе ее погубит. Нам необходим четкий баланс. Не имеет значения, какие данные появляются первыми. Важно лишь, какая информация является базовой, а какая — опирается на нее. В рамках любого предприятия необходимо выдерживать четкий баланс данных и одновременно учитывать интересы нескольких классов систем. Это финансовоучетные системы (ERP), системы конструкторско-технологической подготовки производства (PDM, CAD, CAM, CAE и CAPP), аналитические системы и различные вспомогательные решения, вплоть до, например, приложения для автоматизации проходной. Все эти системы для нормальной работы и однократного ввода информации требуют постоянного обмена данными друг с другом и при неправильной последовательности внедрения или отсутствии комплексного подхода могут доставить массу хлопот.
Работа с РКК
После того как логика построения данных вашей корпоративной системы определена и все основные принципы взаимодействия описаны, пора принимать решение о том, какую же именно систему следует выбрать в качестве ядра будущей корпоративной информационной системы. По этому вопросу тоже есть некоторые предварительные соображения, которые следует учитывать. Сегодня на рынке предлагается довольно много различных систем, претендующих на ту роль, кандидата на которую мы как раз подыскиваем. И здесь принципиально важным становится не только то, что именно предлагается производителем, но и то, как создавалось предлагаемое решение. Я говорю о том, из чего «выросла» предлагаемая система. И тут оказывается, что большинство корпоративных информационных систем родом из области офисного, учетного и организационно-распорядительного документооборота. То есть для них конструкторская и технологическая информация, во-первых, вторична, во-вторых, процедуры и особенности технического документооборота знакомы им лишь в общих чертах. Скорее всего, решение на базе таких систем получится однобоким и не будет учитывать целый пласт задач, которые принято называть техническим документооборотом.
Хочу немного остановиться на этом различии, чтобы всем стало понятно, почему я уделяю этому столько внимания. Дело в том, что организационно-распорядительный документооборот, или, как его часто называют, канцелярский, по своей сути однонаправленный. Издан приказ, создана резолюция, исполнители получают задания, задания исполняются, отправляются уведомления, резолюция закрывается, и документы списываются в дела. Если не говорить о всевозможных контрольно-управленческих мероприятиях, которые происходят в рамках любого документооборота, то это всё. То есть работа была сформулирована, поручена, выполнена и закончена. Грубо говоря, самым главным в канцелярском документообороте является собственно процесс. И все средства его организации в первую очередь направлены на то, чтобы четко и своевременно задокументировать все шаги, предпринимаемые участниками процесса в ходе его выполнения. Это очень важно, поскольку непосредственно связано с такими понятиями, как управляемость предприятия. Важно, но… относительно просто. А теперь взглянем на то, что принято называть техническим документооборотом. Тут мы сразу же видим совершенно другую картину. Весь процесс направлен на получение новых данных. В качестве результата обычно выступают такие данные, как структура разработанного изделия, описания технологических процессов, программы для станков с ЧПУ и многое другое. Все эти данные жестко взаимосвязаны между собой. Их создание — это многоходовой и поэтапный процесс, в который вовлечены десятки, а иногда и сотни людей. И вся их деятельность направлена на модернизацию и улучшение выходных данных. Всё это осложняется еще и тем, что процесс может содержать десятки циклов. То есть конструктор, разработавший деталь и передавший ее на утверждение в составе крупного узла, не прощается с нею навсегда. Возможно, ему предстоит еще не раз возвращаться к доработкам или изменению этой детали. Это может произойти завтра или через год. Данный процесс совершенно не похож, например, на ответы на обращения граждан в канцелярском документообороте, когда написанный ответ, по сути, завершает процесс. Ведь если ответ кого-то не устроил, то человек напишет еще одно письмо, а это уже другой, следующий процесс… Иначе говоря, технический документооборот базируется на данных и весь крутится вокруг них, в то время как канцелярский документооборот во главу угла ставит все же процесс. В связи с этим можно уверенно сказать, что технический документооборот логически и технически более сложен. Отсюда и вывод: если выбирать систему, которая ляжет в основу корпоративной информационной системы промышленного предприятия, то стоит предпочесть ту, которая имеет в своей основе полноценную PDM-систему, расширенную до масштабов универсальной системы документооборота. Если же воспользоваться системой, изначально построенной для решения финансовоучетных задач, то трудности на пути организации полноценного технического документооборота могут оказаться труднопреодолимыми.
Резолюция
Пожалуй, пришла пора поговорить о том, на базе какой же именно системы можно построить настоящую корпоративную информационную систему промышленного предприятия. Странно, но сегодня на российском рынке немного таких систем. И одной из ведущих является, конечно, программный комплекс T-FLEX. Речь идет, в частности, о новой версии системы управления инженерными данными T-FLEX DOCs 2010. Изначально созданная как классическая PDM-система, T-FLEX DOCs шаг за шагом поднималась на всё новые и новые рубежи и в настоящий момент уже вполне может претендовать на уровень полноценной системы ECM (Enterprise Content Management). Да, это именно так. Сегодняшний T-FLEX DOCs — это полный комплекс, отвечающий всем классическим требованиям к системам подобного уровня. Огромное внимание разработчики уделили различным инструментам работы с данными, которые, помимо традиционных для канцелярского документооборота средств, имеют множество полнофункциональных инструментов работы с конструкторско-технологическими данными.
Следующий по значимости механизм системы T-FLEX DOCs — хранение данных. Тут уже можно говорить не только о наличии полноценного масштабируемого хранилища промышленного уровня, но и о наборе уникальных инструментов по управлению структурами и логикой взаимодействия данных. Об уровне доступных пользователю инструментов можно судить уже и по тому, что пользовательский интерфейс всех компонентов системы T-FLEX DOCs 2010 спроектирован при помощи входящих в стандартную поставку инструментальных средств настройки. То есть изменение и корректировка любых структур данных, как и их логики взаимодействия, могут быть проведены «по месту» в процессе внедрения системы.
Отдельная тема — типизация данных в T-FLEX DOCs. Все без исключения объекты, с которыми работает система, типизированы, что существенно упрощает работу с ними и позволяет вводить такие понятия, как общие свойства типа объекта, и унифицировать пользовательский интерфейс и пр.
Работа с большими массивами данных, разумеется, немыслима без развитой поисковой системы. В T-FLEX DOCs 2010 механизмы поиска позволяют не только оперативно отфильтровывать информацию, но и осуществлять быстрый подбор объектов при формировании структур изделий и работе с номенклатурным справочником предприятия.
Отдельная тема — средства отображения данных, реализованные в T-FLEX DOCs 2010. Их лучше увидеть, поскольку если начать перечислять, какие средства и возможности представления данных доступны пользователям, то формат статьи этого просто не выдержит. Кроме того, новые средства отображения данных существенно облегчают и упрощают развитые средства коллективной работы. Еще один обязательный атрибут любой ECM-системы — механизмы управления доступом. Это традиционно сильный элемент T-FLEX DOCs, который в новой версии получил свое дальнейшее развитие — теперь он распространяется на все без исключения данные и функции. Говоря о работе с данными, невозможно не упомянуть и об отчетной подсистеме. Она очень проста в эксплуатации и позволяет формировать и описывать новые виды отчетов, не прибегая при этом к сложным средствам программирования.
И последнее (по порядку, но не по важности) — это средства управления бизнес-процессами. T-FLEX DOCs 2010 не только имеет полноценные инструменты для формирования, описания и выполнения бизнес-процессов практически любой сложности, но и позволяет осуществлять полноценное управление проектами. Данная функциональность окажет существенную помощь руководителям в организации любых работ в соответствии с традиционно принятыми на предприятиях методиками. Механизм управления проектами не просто позволит пользователю объединить в единую цепь множество бизнес-процессов, затрагивающих деятельность всех подразделений предприятия, но и даст нам возможность оперативно проводить анализ текущей ситуации. Кроме того, на этапе подготовки проекта в распоряжении руководителя всегда имеется набор инструментов, позволяющий быстро провести предварительную оценку будущего проекта: оценить потребности в ресурсах, правильно распределить все работы по срокам и главное — проанализировать расходы на выполнение данного проекта как в целом по проекту, так и по отдельным статьям. Итак перед вами довольно развитая ECM-система с полноценными PDM-возможностями. А это нам и нужно!
Несмотря на то что традиционно сильнейшим козырем T-FLEX DOCs являются его инструментальные средства, позволяющие использовать этот комплекс программ в качестве базовой платформы для построения корпоративной информационной системы, T-FLEX DOCs 2010 предоставляет своим пользователям довольно существенный набор уже готовых решений. Современный подход компании «Топ Системы» к разработке программного обеспечения позволяет покупателю не просто получить комплект сложных и многофункциональных инструментов, но практически сразу приступить к эксплуатации уже готовых к работе систем. И дальше, уже в процессе использования, производить доводку и расширение возможностей базовой функциональности. Это не просто значительно облегчает процесс внедрения, но и существенно удешевляет его.
Работа с договорами
За счет применения в качества базовой платформы для построения информационной системы вашего предприятия программного комплекса T-FLEX вы сможете уже с первых недель его эксплуатации получить целый ряд готовых решений. Они имеются как в области традиционного конструкторско-технологического и организационно-распорядительного документооборота, так и среди средств CRM (управления взаимоотношениями с заказчиком), работы с договорами, автоматизации служб системы менеджмента качества (СМК) и т.д. При этом в рамках единой системы мы получаем наиболее исчерпывающий результат и полную картину происходящего на предприятии, что не только обеспечивает более эффективное управление и высокое качество выпускаемых изделий, но и предоставляет каждому сотруднику инструмент, повышающий эффективность его работы.
Следует немного остановиться и на новых модулях T-FLEX DOCs 2010, появившихся вследствие столь стремительного развития системы в направлении ECM. Это организационно-распорядительный документооборот. Для подобных целей в поставку системы T-FLEX DOCs 2010 входит полнофункциональное решение, включающее все необходимые структуры данных и готовые бизнес-процессы. Это и справочник, в котором происходит создание и заполнение регистрационно-контрольных карточек (РКК), и перечень журналов регистрации, с которыми связан готовый к использованию и гибко настраиваемый механизм по формированию регистрационных номеров, и номенклатура дел, и рубрикатор. И еще целый ряд различных вспомогательных справочников. Очень важно и то, что все они полностью настроены и готовы к работе. Регистрационные формы всех основных документов составлены исходя из реального практического опыта сотрудников служб документационного обеспечения управления. Это позволяет свести к минимуму сроки подготовки и внедрения данного программного комплекса в качестве системы организационно-распорядительного документооборота. Но еще более важна полная взаимосвязь этих данных с документами и составами изделий, проектирование которых ведется при помощи PDM-подсистемы T-FLEX DOCs 2010.
Система позволяет организовать многоуровневый контроль исполнительской дисциплины. T-FLEX DOCs 2010 имеет все необходимые для этого инструменты: традиционно принятые простые и иерархические резолюции, автоматические оповещения исполнителей и руководителей обо всех этапах выполнения работ, контроль сроков и назначения контролеров, обеспеченных полнофункциональным интерфейсом, помогающим быстро выполнять все необходимые контрольные процедуры, и многое другое. Максимально упрощенный и очень гибко настраиваемый пользовательский интерфейс системы позволит организовать рабочие места любых пользователей таким образом, чтобы обеспечить максимальную эффективность их работы. Существенную помощь в этом оказывает простой и удобный механизм формирования отчетных форм, среди которых имеются всевозможные сводки по исполнению поручений и документов, а также статистические отчеты. Исполнители получили современный и эффективный интерфейс по работе с поручениями, в котором хорошо просматривается вся необходимая для контроля исполнения информация. Вообще девиз модуля канцелярии в системе T-FLEX DOCs 2010: «Ничего лишнего и всё под рукой!».
В завершение можно сказать, что построение корпоративной информационной системы на базе мощного и современного ядра T-FLEX DOCs 2010 — это не просто решение нескольких конкретных задач по управлению конструкторско-технологическими данными или канцелярией… Это создание полноценной единой платформы для организации всей корпоративной информации в единое информационное пространство, в котором больше нет какихлибо разрозненных или обособленных сведений. Все данные всех без исключения подразделений предприятия оказываются просто и органично взаимосвязанными. И эта взаимосвязь проявляется не только на уровне данных. Она распространяется на все бизнес-процессы, увязывая в единую цепочку все поручения, документы, приказы, проектируемые сборочные узлы и технологические процессы, извещения об изменениях и сведения о потребностях производства. И многое-многое другое. Это полный и очень гибкий комплекс, открытый для расширения и наполнения его любыми специальными данными и задачами. Подробнее о новых возможностях системы T-FLEX DOCs 2010 можно прочитать на сайте компании «Топ Системы»: www.tflex.ru.
