7 - 2010

Создание электронного архива на базе PDM-системы

Леонид Гунин, Алексей Кашенков, Михаил Новиков

Одним из важных элементов организации ИПИ-технологий на предприятии является электронный документооборот, который невозможен без использования архива конструкторской документации (КД). Поэтому первоочередная проблема большинства крупных промышленных предприятий — организация электронного архива КД на основе имеющегося бумажного архива подлинников.

Для организации электронного архива предприятия следует выбрать идеологию его создания и провести сканирование большого объема бумажной КД. В качестве базы для архива необходимо использовать систему для хранения электронной документации, принимающую во внимание специфику учета КД. Система для архива может быть или собственной разработкой предприятия, или покупной системой. Приложение собственной разработки создается в соответствии с потребностями предприятия и обеспечивает возможность его модернизации. Покупная система требует мер по внедрению и конфигурированию под задачи предприятия, однако предоставляет большую гибкость, масштабируемость, надежность, и, что немаловажно, уже имеется опыт ее реального промышленного применения.

Карточка учета документа

Карточка учета документа

Система управления инженерными данными SolidWokrs Enterprise PDM (SWE-PDM) позволяет решать задачи управления большими объемами документации любого типа. Компания SolidWorks Russia адаптировала конфигурацию хранилища SWE-PDM для ведения электронного архива КД, чтобы она гибко настраивалась под особенности ведения и учета документации на предприятии. Адаптированная конфигурация позволяет хранить и вести учет документации в соответствии с текущими требованиями российских стандартов.

В соответствии со стандартом на каждый конструкторский документ заводится карточка учета, содержащая общие сведения о документе, такие как обозначение и наименование, а также специализированные архивные данные: инвентарный номер, список созданных учтенных копий и их держателей, данные о применяемости документа и проведенных коррекциях и т.д. Очевидно, что система должна позволять хранить такие карточки в электронном виде с привязкой их к учитываемой документации.

Редактор специализированных полей карточки учета

Редактор специализированных полей карточки учета

При регистрации комплекта документации в хранилище SWE-PDM создаются файлы документов, размещаемые в иерархической структуре папок, соответствующей структуре изделия. При помещении документов в хранилище система отслеживает уникальность обозначений, имен файлов и других атрибутов документов, предотвращая возможную их несогласованность в дальнейшем.

Значительно упрощается регистрация большого числа документов, снижается вероятность ошибок, предусмотрены специализированные шаблоны, а также возможность автоматизированного присвоения инвентарных номеров и значений каких­либо атрибутов документов. Ускорить ввод данных для комплекта документации позволяет редактор, применяемый для заполнения специализированных архивных полей карточки учета: учет копий, применяемость и др.

Поступающие в архив документы регистрируются в одной из инвентарных книг. SWE-PDM позволяет вести несколько гибко настраиваемых книг учета документов. Записи об учтенных документах вносятся в инвентарные книги автоматизированно, на основе заполненных карточек. В книге можно осуществлять поиск и выборку документов на основе их атрибутов, сохранять выборку в файл одного из стандартных форматов, например подборку документации, зарегистрированной за предыдущий месяц.

Состав документации на изделие

Состав документации на изделие

Во время перевода архива на электронный документооборот и хранение отсканированной документации возникает необходимость в дублировании данных на электронных и бумажных носителях. В SWE-PDM карточка учета документа, инвентарная книга или ее часть может быть легко преобразована в удобный для печати формат.

Регистрируемые комплекты представляют собой иерархически связанные наборы документов, в связи с чем возникает необходимость вести составы документов изделий в электронном виде. К составу документов изделия относятся все конструкторские документы по нему.

SWE-PDM позволяет устанавливать взаимосвязи между документами любых типов, создавая дерево документов любой сложности, и отслеживать изменения в нем. Все документы, относящиеся к изделию, в том числе используемые в изделии заимствованные документы, связываются друг с другом в дерево документов изделия. Ссылки между документами, определяя входимость документов, позволяют поддерживать актуальными состав документации на изделие и применяемость документов.

Печатный формат карточки учета

Печатный формат карточки учета

Как и любые другие документы, помещенные в архив документы имеют собственный жизненный цикл, состоящий из нескольких стадий: проверка, регистрация, архивное хранение, корректировка и др. Встроенная подсистема документооборота SWE-PDM позволяет настроить схему жизненного цикла как набор статусов и переходов бизнес-процесса. Роль участника документооборота и статус документа определяют доступность документа для просмотра и редактирования, возможность совершать последующие переходы. При движении документа по бизнес-процессу можно автоматически выполнять связанные с переходом задачи: рассылать оповещения, запускать приложения и т.п.

Для архивных документов применяются специализированные потоки работы, позволяющие упорядочить совместную работу архивного отдела и его взаимодействие с другими отделами, отслеживать проведение изменений. Отслеживание проведения изменений осуществляется благодаря созданию в хранилище файла для каждого извещения и использованию для них отдельного бизнес-процесса. Все извещения об изменениях связываются с изменяемыми документами и регистрируются в книге регистрации извещений.

Инвентарная книга

Инвентарная книга

Хранение электронной документации в хранилище SWE-PDM по описанной схеме предоставляет пользователям системы ряд преимуществ. Благодаря расширенным возможностям SWE-PDM в плане совместной работы с общими документами реализуется просмотр КД в электронном виде на рабочих местах при разработке и коррекции документации, при ее обработке в плановом, планово­диспетчерском отделах, в отделе материально­технического снабжения и комплектации и т.д. Это позволяет отказаться от выпуска бумажной копии КД и хранения ее в структурных подразделениях предприятия.

Хранение в архиве отсканированной документации снижает трудоемкость проведения ее коррекции, которую можно осуществлять с использованием специализированных программ редактирования растровых изображений. Благодаря мощным возможностям поисковой подсистемы SWE-PDM, позволяющей осуществлять поиск документов по различным критериям: атрибутам, именам, статусу документов и др., а также связывание документов в дерево документов изделия, можно быстро подбирать и распечатывать комплект документации на изделие или его части. Подсистема отчетов позволяет формировать сводные отчеты по документации, выпущенной каким­либо отделом за определенный период или относящейся к какому-нибудь изделию.

Печатный формат инвентарной книги

Печатный формат инвентарной книги

В связи с переходом на электронное хранение документации возникает потребность в переводе имеющегося архива КД в хранилище SWE-PDM. Эту работу можно условно разделить на четыре этапа:

  • приведение имеющихся данных об изделиях и документации на них к обобщенном виду;
  • создание в хранилище структуры связанных файлов и папок, соответствующих составам изделий;
  • заполнение атрибутов файлов и папок на основе карточек учета документов;
  • помещение отсканированной документации в хранилище.

На российских предприятиях, в силу их специфики, долгое время складывалась ситуация, при которой информационными технологиями (ИТ) были обеспечены лишь отдельные стадии жизненного цикла изделия. Благодаря развитию ИТ, тенденция лоскутной автоматизации начала меняться в сторону объединения источников данных о выпускаемых предприятием изделиях. Как шаг к такому объединению, система SolidWorks Enterprise PDM обеспечивает управление всеми данными об изделии и информационными процессами жизненного цикла изделия, в том числе организацию архивного учета и хранения утвержденной конструкторской документации при максимальной доступности для пользователей.


Леонид Гунин

Главный конструктор ФГУП «ННИПИ «Кварц».

Алексей Кашенков

Инженер 1-й категории ФГУП «ННИПИ «Кварц».

Михаил Новиков

Технический специалист компании SolidWorks Russia.

В начало В начало

САПР и графика 7`2010