ИПС NormaCS. Оптимизация процесса управления нормативной документацией с применением информационно-поисковой системы

Татьяна Софронова
Генеральный директор ООО «НормаИнформ»

Необходимость применения нормативно­технической документации (НТД) в работе любой организации не вызывает сомнений. Таковы и требования российского законодательства, сформулированные в законах РФ «О техническом регулировании», «О защите прав потребителей» и других нормативных актах.

Нормативно­технический фонд организации формируется из документов внешнего и внутреннего происхождения. К нормативно­технической документации внешнего происхождения относится документация, разработанная сторонними организациями и принятая для работы внутри предприятия (ГОСТы, ОСТы, СНиПы и др.). НТД внешнего происхождения необходима предприятию для обеспечения всех стадий жизненного цикла продукции: на этапах разработки, подготовки к производству, изготовления и реализации, а также при использовании, хранении, транспортировке и утилизации.

Кроме того, фонд каждого предприятия содержит нормативные документы внутреннего происхождения: СТО, ТУ, различные инструкции, рекомендации и др. Они могут разрабатываться на продукцию и процессы, применяемые внутри организации, предоставляемые услуги, а также на создаваемую продукцию, которая поставляется на внутренний и внешний рынок; работы или услуги, осуществляемые в соответствии с заключенными договорами (контрактами); услуги, предоставляемые сторонним заказчикам.

Процедура управления нормативной документацией как внутреннего, так и внешнего происхождения обычно прописана в стандарте предприятия с указанием сроков выполнения основных действий.

Процесс управления внешней нормативно­технической документацией чаще всего ведется по так называемой классической схеме, которая заключается в формировании и ведении фонда НТД — по большей части на бумажных носителях информации (БНИ).

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 1.15­2009 «Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования» фонд НТД должна вести служба стандартизации предприятия. Этим может заниматься и иное структурное подразделение (СП) — например, отдел менеджмента качества, метрологическая служба, служба нормоконтроля, научно­исследовательское или инновационное подразделения.

Для формирования фонда НТД служба должна приобретать документы через поставщиков НД — организации, являющиеся официальными держателями или разработчиками документации. Одновременно следует вести учет применяемых нормативных документов, соблюдаемых технических регламентов, обеспечить хранение контрольных экземпляров документов, входящих в фонд, и предоставлять заинтересованным структурным подразделениям необходимое количество экземпляров документов или их копий.

При ведении фонда служба стандартизации должна осуществлять следующие работы:

• абонентный учет документов фонда (их копий), находящихся в других структурных подразделениях;
• своевременное обновление фонда и приобретение необходимых для этого документов;
• своевременная актуализация документов фонда и их копий, находящихся в других структурных подразделениях, с соблюдением правил, установленных в организации. Внесение принятых (утвержденных) изменений, дополнений и поправок во все учтенные в организации экземпляры документов (их копии);
• удаление отмененных документов (их копий) и их замена на документы, введенные в действие.

Процесс формирования и ведения фонда НТД на БНИ в организации представлен на схеме. Как показывает практика, в большинстве случаев эта схема управления НТД малоэффективна.

Сроки предоставления НТД структурным подразделениям зачастую не соответствуют времени, установленному стандартом предприятия для выполнения заявок. В первую очередь это касается ситуаций, когда трудно найти разработчика документов. Кроме того, не всегда в оговоренный стандартом срок происходит оплата заказанных документов (в зависимости от цены и количества приобретаемого), что также затрудняет своевременную поставку НТД конечному пользователю.

Невозможность своевременного выполнения заявок на документацию приводит к тому, что специалистам приходится использовать данные из непроверенных источников, Интернета или различных справочных пособий устаревшей редакции. Актуальность содержащейся в них информации сомнительна.

Иногда специалисту СП надо просто просмотреть нормативные документы для ознакомления с текстом. Зная, что в стандарте по управлению документацией фразы «Мне только посмотреть» не существует, он оказывается перед выбором: использовать сомнительные источники, находящиеся в свободном доступе, или оформить заявку на получение необходимых сведений в официальном порядке, отправить ее в соответствующий отдел и ждать. Сколько — вопрос времени и финансовых возможностей организации.

Использование ненадежных путей получения информации не позволяет отследить источники получения НТД, авторство и время создания, а значит, не гарантирует применения актуальных редакций НТД.

Кроме того, нет возможности своевременно, в строгом соответствии со стандартом актуализировать обширные фонды документации, используемые структурными подразделениями организации. Прежде всего сказывается человеческий фактор. Не будем забывать: человек — не машина. Ведь кроме работы по формированию и ведению фонда НТД у одного и того же специалиста может быть множество других обязанностей. Помимо этого он должен самостоятельно запрашивать и вносить все появляющиеся дополнения или изменения к приобретенным справочникам и стандартам. А приобретение изменений или дополнений сопряжено с дополнительными финансовыми затратами и не всегда происходит своевременно.

Выводы неутешительны: при классической схеме управления НТД целый ряд факторов снижает экономическую и производственную эффективность предприятия:

• неэффективность использования рабочего времени — большая часть времени уходит на рутинные и неэффективные операции: поиск документов, оформление журналов, служебных записок, регистрацию заявок, поступивших документов и изменений в них, актуализацию НТД на БНИ;
• несоответствие требованиям стандарта по управлению документацией;

- несвоевременное обеспечение структурных подразделений требуемой НТД,

- НТД, находящаяся в обращении, не всегда актуальна,

- возможность получения НТД из непроверенных источников и использования такой документации в структурных подразделениях;

• неоправданно высокие затраты:

- на приобретение копий НТД и ее актуализацию,

- на расходные материалы.

Современный уровень развития программного обеспечения дает организациям возможность оптимизировать процесс управления нормативно­технической документацией. Для этого необходимо внести ряд изменений в стандарт по управлению НД, определить круг источников получения и актуализации документации, сделав упор на современные информационно­поисковые системы. Необходимым требованиям к работе с НТД отвечает, в частности, программный комплекс NormaCS.

Продуманный интерфейс и удобный механизм ИПС NormaCS, а также постоянное наполнение и актуализация базы позволяют:

• максимально снизить трудозатраты на выполнение рутинных операций:

- сократить время, затрачиваемое на поиск и заказ НТД,

- уменьшить время, связанное с обработкой бумажных документов,

- сократить время на актуализацию НТД,

- уменьшить время реагирования на запросы о получении информации,

- сделать информацию легкодоступной для специалистов;

• обеспечить соответствие требованиям внутреннего стандарта по управлению нормативно­технической документацией:

- своевременно снабжать структурные подразделения необходимой НТД,

- оперативно обеспечивать специалистов информацией об утвержденных стандартах и изменениях к ним, а также о других нормативно­технических документах, находящихся в обращении предприятия,

- снизить риск использования документов в неактуальной редакции;

• сократить затраты на приобретение и актуализацию НТД:

- снизить расходы на комплектующие и материалы,

- уменьшить затраты на покупку и актуализацию НТД.

Кроме того, применение программного модуля NormaCS Pro — инструмента для создания и ведения баз данных — позволит создать собственный фонд НД. Предприятие получит единую базу документов, находящихся в NormaCS, разработанных самим предприятием, а также нормативных документов ограниченного распространения, являющихся авторскими разработками, которые не могут быть включены в тиражные информационно­поисковые системы.

САПР и графика 12`2010