Практические аспекты использования Workflow в PLM-решениях

Дмитрий Садовников, Николай Ширяев

В настоящее время невозможно представить серьезную PDM/PLM­систему, которая не имела бы в своем составе средств автоматизации бизнес­процессов и документооборота — Workflow. Но, к сожалению, в ряде случаев при внедрении PDM/PLM­решения происходит недооценка значения этой подсистемы, и Workflow используется в лучшем случае как простая система внутренней электронной почты предприятия. В данной статье мы постарались дать читателям более полное представление о возможностях подсистемы Workflow на примере соответствующей подсистемы решения Lotsia PDM PLUS.

Что такое Workflow

Прежде всего давайте разберемся с терминологией. Международная организация Workflow Management Coalition (WfMC) определяет термин Workflow следующим образом: это «автоматизация бизнес­процесса, полная или частичная, при которой документы, информация или задачи передаются от одних участников другим для выполнения действий в соответствии с набором методологических (процедурных) правил». То есть речь идет об автоматизации не только документооборота, но и бизнес­процессов. При этом под бизнес­процессом понимается совокупность взаимосвязанных процедур или мероприятий, которые реализуют бизнес­задачу или цель бизнес­политики, как правило, в контексте организационной структуры предприятия с заданными ролями и отношениями между персоналом. Данное определение представляется нам более корректным и понятным, чем используемое в публикациях ряда отечественных авторов словосочетание «поток работ», представляющее собой прямую кальку с английского.

Фактическая реализация автоматизации бизнес­процессов ложится на системы класса Workflow Management System, которые описывают, создают и управляют выполнением бизнес­процессов через использование программного обеспечения, применяющего один или более инструментов для обработки бизнес­процессов. Данные инструменты интерпретируют описание бизнес­процесса, взаимодействуют с его участниками и, где это требуется, используют программные инструменты и приложения.

Отличия систем Workflow от систем электронной почты

Люди, не знакомые с системами Workflow, часто спрашивают, зачем им система Workflow, если у них уже есть программа электронной почты.

Основные различия между ними следующие:

• полная контролируемость состояния процесса в любой момент времени. Электронную почту можно сравнить с рогаткой, из которой вы «выстреливаете» свое сообщение и далее его уже не контролируете. Получатель может переадресовать ваше сообщение кому­то еще, и вы об этом не узнаете. В системах Workflow вы в любой момент можете посмотреть, где именно находится ваше сообщение и какие действия с ним производились;
• возможность автоматизировать сложные бизнес­процессы. Системы Workflow позволяют не только обмениваться сообщениями и пересылать файлы, но и выполнять различные действия (например, запускать скрипт, изменять права доступа к документам и т.п.) в автоматическом режиме в зависимости от заданных при описании бизнес­процесса условий. Также большинство систем Workflow поддерживает механизм транзакций;
• визуальное описание бизнес­процессов. В большинстве систем Workflow присутствуют графические редакторы, позволяющие строить сложные схемы бизнес­процессов;
• устойчивая повторяемость бизнес­процессов в Workflow достигается за сет использования предварительно настроенных шаблонов;
• существенно большие возможности по анализу процессов в Workflow благодаря хранению информации по процессам в единой базе данных.

Назначение подсистемы Workflow систем PDM/PLM

В системах PDM/PLM подсистема Workflow используется, как правило, для решения следующих задач:

• управление процессами поддержки жизненного цикла продукции;
• управление маршрутизацией документов;
• управление процессом утверждения документации и проведением изменений;
• управление организационно­техническими мероприятиями;
• управление маршрутизацией форм;
• организация информационных рассылок.

Разумеется, этот перечень может варьироваться в зависимости от специфики предприятия и не является исчерпывающим.

Основные функциональные возможности подсистемы Workflow систем PDM/PLM

Применительно к реализации в системах PDM/PLM подсистема Workflow обычно обладает следующими функциональными возможностями:

• графическое описание шаблонов бизнес­процессов;
• последовательная маршрутизация;
• параллельная маршрутизация (в том числе с динамическим распараллеливанием работ);
• комбинированная маршрутизация;
• построение сложных бизнес­процессов с вложенными подпроцессами;
• изменение маршрутов «на лету»;
• автоматизация присвоения и изменения атрибутов объектов;
• автоматизация изменения прав доступа к объектам и документам;
• поддержка голосований и подготовки совещаний;
• перенаправление заданий (замена исполнителей);
• нотификация;
• интеграция с системами электронной почты.

Данные функциональные возможности позволяют решать широкий перечень практических задач. Давайте рассмотрим, как это может применяться на практике.

Описание бизнес­процессов

Важной задачей для успешного перехода к электронному документообороту является представление бизнес­процессов в форме, которая поддерживает автоматизированную обработку. При внедрении сложных информационных систем сейчас часто применяют системы реинжиниринга бизнес­процессов (BPR). Описание бизнес­процесса в них состоит из совокупности мероприятий и их взаимоотношений, критериев для обозначения начала и окончания процесса и информации об отдельных мероприятиях, например участниках, связанных программных приложениях и данных и т.п., описанных с использованием определенной методологии и нотации.

Графическое представление шаблона бизнес-процесса

Современные системы Workflow в ряде случаев успешно справляются с задачами описания бизнес­процессов (Process Definition) практически любого уровня сложности, включая вложенные подпроцессы (sub­processes). В подсистеме Workflow программы Lotsia PDM PLUS для описания шаблонов бизнес­процессов служит визуальный редактор, позволяющий строить описание процессов в режиме drag­and­drop. При этом описание процесса может включать как неавтоматизированные, так и автоматизированные мероприятия, а также идентифицирует различные мероприятия (activities), методологические правила и связанную управляющую информацию для управления последовательностью действий во время выполнения процесса.

Создание вложенных шаблонов бизнес-процессов

Может применяться как последовательная, так и параллельная или комбинированная маршрутизация. А широкое использование возможностей по выбору данных из различных справочников и классификаторов минимизирует возможные ошибки, связанные с ручным вводом информации и избавляет пользователей системы от рутинных процедур.

На основании построенных шаблонов бизнес­процессов в дальнейшем исполняются отдельные экземпляры процессов, с каждым из которых связан специфический набор данных, относящихся к этому отдельному экземпляру процесса (Workflow Case).

Такое формализованное описание бизнес­процессов удовлетворяет требованиям стандартов менеджмента качества серии ISO 9000 в части устойчивой повторяемости процессов.

Экранные формы с контекстными подсказками

При описании бизнес­процесса в системе Workflow сразу же создаются экранные формы и контекстная справка для пользователей системы.

Типичными примерами шаблонов бизнес­процессов применительно к использованию в PDM/PLM­системах являются:

процесс разработки и утверждения проектной, конструкторской или технологической документации по ЕСКД/СПДС (в том числе с многократным представлением документов на утверждение);

• процесс проведения изменений по ЕСКД;
• процесс обмена информацией с контрагентами и смежными подразделениями;
• процесс выдачи задания.

Конечно же, формальное описание бизнес­процесса не отменяет возможность свободной маршрутизации и обмена сообщениями, которые также применяются в системах Workflow.

Условия переходов между этапами бизнес-процесса

Проверка бизнес­процесса

Важным моментом при моделировании бизнес­процессов является проверка валидности созданного процесса. При этом процесс проверяется на отсутствие необходимых экранных форм, заданных исполнителей и условий перехода между задачами (этапами), наличие незавершенных действий и т.п. Редактор Workflow системы Lotsia PDM PLUS включает средства автоматической проверки шаблонов бизнес­процессов, что значительно облегчает процедуру их создания и контроля.

Проверка шаблона бизнес-процесса

Окно «Задания и сообщения» подсистемы Workflow

Запуск экземпляра процесса

После того как шаблон бизнес­процесса создан, по нему может быть запущено на исполнение неограниченное количество экземпляров бизнес­процесса. На данном этапе работы системы переменные из шаблона бизнес­процесса заменяются специфическими для этого экземпляра процесса значениями.

Для сложных шаблонов бизнес­процессов, имеющих различные варианты работы с ними исполнителей, могут применяться динамическое распараллеливание работ и условные переходы. Также могут быть проведены динамическое назначение исполнителей, замена исполнителя, переадресация работы и т.д.

При этом у участвующего в процессе исполнителя при передаче ему задания (перехода процесса на этап, в котором участвует данный пользователь) в его личном окне заданий и сообщений появляется соответствующее сообщение, которое может дублироваться специальным уведомлением, срабатывающим даже в том случае, если система Lotsia PDM PLUS не запущена на его компьютере.

Нотификация и дополнительное оповещение с помощью модуля BeInFlow

Контроль состояния бизнес­процесса

Одним из неоспоримых достоинств Workflow является возможность как проконтролировать в любое время состояние исполняющегося процесса, так и получить сводный отчет по выполнению всех процессов.

Lotsia PDM PLUS позволяет визуально определить состояние любого процесса на карте, а также получить отчет по контролю исполнения.

Также администратор системы может настроить специализированные отчеты по контролю за исполнением интересующих его бизнес­процессов.

Для всех карт бизнес­процессов и свободных сообщений автоматически ведется история переписки, по которой в любой момент можно просмотреть, например, всю цепочку движения интересующего вас документа, включая информацию о времени получения и прочтения соответствующих сообщений.

Все эти возможности существенно облегчают выполнение организацией требований стандартов серии ISO 9000 в части протоколирования действий пользователей и контроля исполнения.

Использование специализированных функций

Помимо возможностей, стандартных для профессиональных систем Workflow (таких как информационные рассылки, управление правами доступа и т.п.), Lotsia PDM PLUS включает ряд настраиваемых специализированных функций. Одной из них является возможность организации электронных голосований. При этом участники голосования могут голосовать по нескольким вопросам в рамках одного голосования, высказывать особое мнение и делать комментарии. Итоги голосования могут обрабатываться различным образом и отображаться в наглядной форме.

Дополнительно к голосованиям подсистема Workflow системы Lotsia PDM PLUS имеет механизм пользовательских календарей, позволяющий быстро и удобно назначать персональные события.

Просмотр текущего состояния карты бизнес-процесса

Встроенный контроль исполнения бизнес-процесса в Lotsia PDM PLUS

Встроенный клиент электронной почты и интеграция со средствами ввода информации

Одним из преимуществ Workflow системы Lotsia PDM PLUS является наличие встроенного почтового клиента. На практике это означает поддержку протоколов POP3 и SMTP. Для каждого пользователя в Lotsia PDM PLUS может быть настроено несколько учетных записей внешней электронной почты. Таким образом, и внутренняя и внешняя переписка хранится в одной базе данных и ведется совершенно прозрачно. Наиболее ценным здесь представляется автоматическое увязывание внутренней и внешней переписки по определенному вопросу в сквозную цепочку истории переписки. Типичный пример: внешнее сообщение пересылается внутреннему адресату, его ответ пересылается обратно внешнему адресату, внешний адресат вновь отвечает и т.д. и т.п. В данной ситуации Lotsia PDM PLUS автоматически свяжет все эти сообщения между собой и наглядно отобразит всю цепочку писем в истории переписки.

В то же время очень удобна возможность использования встроенного диспетчера входящих писем. Благодаря ему пользователь может сам выбрать, какие внешние письма следует поместить в базу данных Lotsia PDM PLUS.

Отчет по текущему состоянию бизнес-процессов

Принятые в Lotsia PDM PLUS внешние сообщения могут маршрутизироваться точно так же, как и сообщения внутренних адресатов.

Интеграция со средствами ввода информации дает возможность сразу же поместить в систему отсканированный документ и задействовать его в бизнес­процессе (или отправить по предварительно заданному маршруту).

Данные функции делают удобным обмен информацией с организациями, не имеющими систем PDM/PLM.

Workflow и реинжиниринг бизнес­процессов

В работе любого предприятия наступает момент, когда его бизнес­процессы требуют пересмотра и модернизации. Использование Workflow также может помочь на стадии реинжиниринга бизнес­процессов.

Для анализа и оптимизации бизнес­процессов можно воспользоваться накопленной статистикой по выполненным процессам. Данные по процессам при этом, с целью снижения нагрузки на рабочий сервер системы PDM/PLM, имеет смысл выгрузить в отдельную базу данных и анализировать с помощью специальных средств (OLAP и т.п.). Но первичный анализ можно проводить и с помощью входящего в состав решения Lotsia PDM PLUS генератора отчетов.

На основании полученных данных можно определить критические точки (критические задачи, подразделения, исполнителей и т.п.) процессов и далее изменить шаблоны бизнес­процессов в целях их оптимизации.

Дерево истории переписки

Данные возможности подсистемы Workflow облегчают поддержку требований стандартов серии ISO 9000 в части аудита бизнес­процессов.

П оложительный опыт внедрения Workflow

Как показывает опыт внедрения подсистемы Workflow решения Lotsia PDM PLUS, производительность труда за счет внедрения автоматизации бизнес­процессов возрастает в среднем в несколько раз, а для отдельных задач (например, выдача заданий смежным подразделениям в проектных организациях) — в десятки раз.

К сожалению, формат журнальной статьи не дает возможности подробно рассказать обо всех полезных функциях подсистемы Workflow, желающие более подробно ознакомиться с ними могут сделать это на регулярно проводимых группой компаний «Лоция Софт» бесплатных семинарах.

САПР и графика 12`2010