Автоматизированная система управления данными. Подсистема выдачи, приема и контроля исполнения заданий. Электронная отчетность

Юлия Моторина

ООО «ТюменНИИгипрогаз», образованное в 1966 году дочернее предприятие ОАО «Газпром», представляет собой уникальный высокотехнологичный научно­проектно­производственный комплекс, включающий 30 научно­исследовательских и 13 проектно­изыскательских подразделений, а также опытное производство и экспериментальный завод, имеющих отлаженную систему взаимодействия и сбалансированную структуру.

Юлия Моторина, инженер-программист ООО «ТюменНИИгипрогаз»

В ООО «ТюменНИИгипрогаз» разработана и эксплуатируется автоматизированная система управления проектными данными (АСУ ПД). Она относится к классу PDM­систем (Product Data Management). В ее основе лежит программный комплекс Lotsia PDM Plus, разработанный отечественной компанией «Лоция Софт».

В направлении проектно­изыскательских работ, постоянно развиваясь и совершенствуясь, система успешно функционирует на протяжении уже шести лет. В 2007 году руководство поставило задачу масштабирования АСУ ПД на направления «Разработки нефтяных, газоконденсатных и газовых месторождений» с целью включения сотрудников направления в единую информационную среду общества.

Электронная отчетность по заданиям

На данный момент АСУ «Разработка» обеспечивает:

• единое информационное пространство для всех проектов разработки месторождений, интегрированное с информационными ресурсами направлений «Геология», «Бурение скважин» и ПИР;
• контроль жизненного цикла договора для проектов разработки месторождений;
• возможность корректной диспетчеризации разработки проектов;
• предопределенную и свободную маршрутизацию документов;
• защиту информации и контроль информационного обмена;
• контроль готовности документов проектов разработки месторождений и проекта в целом;
• возможность выдачи и контроля исполнения поручений;
• работу с информационными массивами: с рабочими и нормативными документами, классификаторами и справочниками.

В 2009 году в АСУ «Разработка» была реализована возможность выдачи, контроля и исполнения заданий, а также работы с отчетностью по заданиям и плану­графику.

Все задания делятся на задания смежным отделам и внутренние задания. Задание смежникам выдается ГИПом руководителям смежных производственных подразделений (ПП). Внутреннее задание выдается руководителями ПП своим подчиненным. Таким образом, внутреннее задание является вложенным заданием для задания ГИПа. В итоге вся информация о ходе выполнения задания и его исполнителях в форме отчета видна не только начальнику ПП, но и ГИПу, который выдал задание руководителю ПП. Помимо этого ГИП, являясь руководителем структурного подразделения, видит информацию о внутренних заданиях своих подчиненных, выданных по заданию от другого ГИПа. Вся отчетность по внутренним заданиям ГИПа в смежные подразделения и заданиям исполнителю (внутри подразделения), а также сводный отчет по всем заданиям формируются в АСУ ПД и экспортируются в MS Excel.

Схема маршрута прохождения задания ГИПа

Кроме того, ГИПу, руководителям производственных подразделений (ПП) и вышестоящему руководству доступна вся информация о ходе выполнения задания, статусе задания (прочитано/не прочитано), исполнителях, у которых в данный момент находится задание. В зависимости от прав доступа, руководство и ГИПы имеют возможность просматривать отчеты по всем заданиям с подробной информацией обо всех плановых и фактических сроках выполнения задания, а также шифр задания по конкретному договору, наименование комплекса проектирования и заказчика. Все задания в соответствии с определенным алгоритмом проходят по заданному шаблону. Пересылка ведется в рамках встроенной почтовой системы, в которой очередность этапов и их исполнители строго определены, кроме того, у всех участников процесса есть возможность отслеживать прохождение заданий и документов между этапами.

Редактор шаблонов и встроенная почтовая система

Данный функционал реализован с помощью мощного редактора шаблонов предопределенных маршрутов бизнес­процессов с возможностью организации параллельного и последовательного выполнения работ.

В разработанном шаблоне представлены различные формы задач, из которых, собственно, и состоит бизнес­процесс, заданы переменные, выставлены переходы между задачами, настроены связи, а также создан пользовательский интерфейс.

Пользователь работает с интуитивно понятным интерфейсом и почтовой системой, не касаясь непосредственно шаблонов, что значительно повышает эффективность его работы.

Пользовательский интерфейс

В АСУ ПД также визуализирован план­график по заданиям.

Отчетность по плану­графику с информацией по всем этапам выбранного договора и заданиям формируется в АСУ ПД и экспортируется в MS Excel. На вкладке «Задания» ГИПом определяются плановые даты прохождения нормоконтроля, сдачи документации в электронный и научный архивы, а также заказчику. Соответствующие фактические даты автоматически фиксируются системой, нормоконтролером или работником архива в процессе прохождения документов между этапами.

Представление шаблона

Отчет по плану­графику по конкретному договору содержит данные о шифре, наименовании договора, а также о ГИПе по договору. В теле отчета отображается информация о номерах этапов и подэтапов договора, наименовании этапа и сроков его выполнения. По каждому этапу отображаются существующие задания с датами передачи научно­проектной документации (НПД) на нормоконтроль, на рассмотрение НТС общества, на утверждение руководством общества, с датой сдачи в электронный и научный архивы. Каждое задание имеет название, состав и исполнителя по заданию, а также плановые и фактические сроки выполнения задания.

Сводный отчет по плану­графику отображает всю информацию по всем договорам и всем ГИПам с выданными внутренними заданиями и этапами. В зависимости от прав доступа, например для руководства и диспетчера, результаты отчета видны по всем ГИПам и всем договорам направления, для ГИПов результаты отчета видны по всем договорам этого ГИПа.

Отчеты по плану-графику

Таким образом, внедрение автоматизированной системы управления данными позволило значительно сократить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций и организации электронного технического документооборота:

• автоматизация функций пользователя;
• организация электронного документооборота;
• сокращение времени на поиск документов;
• оперативный поиск и использование аналогов;
• минимизация ошибок при работе над проектами;
• повышение надежности хранения документов;
• контроль готовности проектной документации.

Кроме того, деятельность сотрудников и состояние проектов разработки стали более прозрачными для руководства за счет возможности получения отчетов на основе информации, актуальной на момент запроса. 

САПР и графика 3`2011