10 - 2011

Управляем проектными данными в ЛОЦМАН:ПГС

Нина Золотова
Нина Золотова
Специалист по направлению «Промышленное и гражданское строительство» компании АСКОН-КР (Украина). Окончила Киевский национальный университет строительства и архитектуры  по специальности «Системы автоматизации проектирования», принимала участие в проектах автоматизации Енакиевского металлургического завода, Крымского содового завода, Севастопольского морского порта.

Еще несколько лет назад системы управления проектными данными, специализированные системы электронного документооборота для проектных и строительных организаций на рынке программного обеспечения встречались довольно редко и считались экзотикой. В проектных организациях далеко не все знали о их существовании, не говоря уже о том, чтобы попробовать внедрить подобную систему у себя. Такая ситуация в первую очередь объяснялась тем, что все PDM­системы работали не с проектами, а с данными. Для внедрения необходимо было внести в стандартную систему большое количество доработок, и при значительных затратах в итоге получить довольно слабый функционал. Кроме того, существовал стереотип, что системы управления инженерными данными — это «дорого, сложно и требует длительного обследования, внедрения, обучения».

Прогресс не стоит на месте и за относительно короткое время не только разнообразнейшие САПР прочно заняли свое законное место в проектных отделах, вытеснив кульманы, но и функционал PDM­систем стал востребован. Сейчас можно с уверенностью утверждать, что о выгодах и преимуществах использования таких систем знают практически все. Впрочем, нелишним будет еще раз подчеркнуть их:

  • организация единого информационного пространства организации (совокупности данных, технологий их ведения и использования);
  • непрерывное движение документа в системе, поэтому в каждый момент его жизненного цикла можно установить, в каком он состоянии сейчас находится и кто из сотрудников за него отвечает в текущий момент;
  • регламентированный доступ к документам, что позволяет установить и отследить роль пользователя над каким­либо документом;
  • надежное хранение документов организации и защита от несанкционированного доступа;
  • технологии безбумажного оборота информации и документов, что позволяет организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов (электронный архив). Хранимые документы легко систематизируются, так как они упорядочены в виде иерархической структуры;
  • быстрый поиск любого документа в архиве — всего за несколько секунд.

Из вышесказанного легко сделать вывод, что применение систем электронного документооборота приносит организациям ощутимую пользу и значительную материальную выгоду. Возникает вполне закономерный вопрос: если PDM­системы настолько хороши, то почему же они до сих пор не используются повсеместно? Почему многие проектные организации предпочитают работать «по старинке», совершенно неупорядоченно храня всю документацию на локальных рабочих местах? Передают документы друг другу по почте или переносят на flash­дисках с одного компьютера на другой?

Возможно, некоторую роль в этом играет сложившееся представление о PDM­системах, как о тяжеловесных «монстрах», внедрение которых требует серьезных материальных и временных затрат и больших усилий, а также боязнь, что работу организации придется перестраивать заново. Особенно осторожничают на тех предприятиях, где уже имеется негативный опыт внедрения PDM (к сожалению, бывают и такие случаи).

Действительно, на рынке программного обеспечения сейчас существует более десятка универсальных тяжелых PDM­систем, не способных работать без постоянной поддержки со стороны компании­интегратора, требующих долгой и тщательной доработки для нужд каждого конкретного потребителя.

Изучив все эти вопросы, компания АСКОН, разработчик системы ЛОЦМАН:ПГС, о которой пойдет речь далее, решила разработать простой во внедрении и использовании программный продукт, который при этом будет эффективным и быстро принесет вполне ощутимый результат сразу после внедрения — прежде всего за счет отказа от универсального подхода. Каждая область проектирования должна получить тот инструмент, который соответствует ее потребностям и сложившимся принципам работы.

Что нового появилось в ЛОЦМАН:ПГС в 2011 году

Визуальное сравнение версий документа в режиме полноэкранного просмотра

Визуальное сравнение версий документа в режиме полноэкранного просмотра

Год назад PDM­система ЛОЦМАН:ПГС вышла на рынок и сразу зарекомендовала себя как эффективное решение, быстро приносящее реальную отдачу. За этот год разработка системы не прекращалась и ее возможности значительно расширились:

  • системы ЛОЦМАН:ПГС и ЛОЦМАН:ОРД имеют возможность предоставлять пользователям новый функционал через механизм автообновления (через интернет­соединение);
  • XPS­Редактор — редактирование электронных подлинников. Программный модуль, назначение которого — облегчить труд и сократить время, затрачиваемое, например, главными инженерами проектов (ГИП) и ведущими специалистами при решении задач по компоновке пояснительных записок и других текстовых и графических материалов путем автоматизированной компоновки нескольких разрозненных XPS­файлов в единый документ. В функционал программного модуля входит возможность изменения ориентации отдельных листов документа, проставление сквозной нумерации листов, а также удаления примененных листов и добавления новых;
  • полноэкранный просмотр документов, в котором доступны просмотр и создание ЭЦП/замечаний, быстрый переход к другим документам, визуальное сравнение версий в режиме полноэкранного просмотра (см. рисунок).
  • возможность вставки URL­ссылок на документы в текст сообщения, текст задания, в переписку по заданию;
  • новый механизм внесения замечаний для текста и др.

В основу разработки ЛОЦМАН:ПГС лег реальный опыт, накопленный специалистами АСКОН в течение нескольких предыдущих лет в результате внедрения на предприятиях универсальной системы ЛОЦМАН:PLM, и на единой платформе ЛОЦМАН:PLM родился ряд решений для разных отраслей промышленности (рис. 1). Также разработчики учли рекомендации и пожелания пользователей — проектных организаций. Благодаря этому на выходе мы получили систему ЛОЦМАН:ПГС — легкий, быстрый и изящный инструмент. Не останавливаясь на достигнутом и зная, что проект сопровождается большим количеством переписки, компанией АСКОН реализована идея системы по управлению организационно­распорядительным документооборотом — ЛОЦМАН:ОРД, работающая в связке с системой управления проектными данными. ЛОЦМАН:ПГС и ЛОЦМАН:ОРД способны решать поставленные задачи любой проектной организации.

Рис. 1. Интерфейс системы ЛОЦМАН:ПГС. Просмотр документа

Рис. 1. Интерфейс системы ЛОЦМАН:ПГС. Просмотр документа

Что такое ЛОЦМАН:ПГС

Как следует из названия, ЛОЦМАН:ПГС — это специализированная система, предназначенная для применения в области промышленного и гражданского строительства. Ее главная задача — управление инженерным документооборотом в проектных организациях, чьим основным производственным процессом является выпуск проектно­сметной документации.

Чтобы понять, чем конкретно ЛОЦМАН:ПГС может быть полезен в проектной организации, давайте вспомним, с какими проблемами сталкиваются сотрудники.

Во­первых, всё еще очень часто встречается ситуация, когда  проектировщик хранит часть документации по проекту, над которой работает, на своем локальном рабочем месте. В результате многие документы могут дублироваться, храниться в разных версиях, и сам автор затрудняется установить, какая из них является актуальной. Документы могут просто теряться в архиве папок, могут в силу разных причин не передаваться вовремя другим участникам процесса проектирования. Таким образом, процесс сбора комплектов проектной документации для выдачи заказчику становится более трудоемким.

К актуальным проблемам можно отнести разные стили оформления чертежей (без единого шаблона), а также разные версии программного обеспечения, что мешает качественно и полноценно передавать наработанную информацию.

Использование системы ЛОЦМАН:ПГС помогает решить большую часть этих проблем и перейти на новый уровень работы над проектом. И первым из инструментов, которые позволяют это реализовать, является централизованный электронный архив.

Централизованный электронный архив в ЛОЦМАН:ПГС

Основная задача электронного архива организации — обеспечить длительное хранение документов без потери их качества и оперативный доступ к ним по мере необходимости. Система ЛОЦМАН:ПГС предлагает хранить документы по проекту в виде иерархической структуры, которая формируется в процессе создания документов и их публикации в нередактируемый формат. Таким образом, совершенно не затрачивается время на то, чтобы собрать готовые документы, упорядочить их и перенести в архив — они туда попадают сами и постоянно хранятся только там, что исключает возможность их случайной потери. Состав проекта, соответствующий стандартам, пользователь формирует уже во время публикации документов, поэтому не придется тратить время на то, чтобы каждый раз заводить многочисленные папки разных уровней вложенности (как это происходит, если не использовать специальное ПО, а лишь стандартные средства Windows).

Рис. 2. Панель файлов. Просмотр свойств файлов и папок

Рис. 2. Панель файлов. Просмотр свойств файлов и папок

Кроме того, в ЛОЦМАН:ПГС автоматически ведется история изменения документов (рис. 2). Старые версии не теряются, к ним можно вернуться в любой момент, причем история изменений отображается в графическом виде для удобства поиска. При создании новой версии обязательно фиксируется автор версии и дата документа. Если подписанный документ претерпел изменения, то система сохранит историю, причину изменения, а также исполнителя.

Когда речь идет о необходимости создания электронного архива, то возникают сомнения — ведь согласно стандарту СПДС «Правила учета и хранения оригиналов проектной документации» в организации все равно существует бумажный архив и завести вместо него электронный — лишняя работа. Действительно, сегодня стандарты предусматривают обязательное наличие бумажного архива в организации. Создание электронного архива принесет ощутимые результаты в силу нескольких простых причин:

  • бумажные чертежи при хранении рано или поздно портятся: «стареют», выцветают, становятся совершенно нечитабельными. С информацией, хранящейся в электронном виде, такого произойти не может. Если информация хранится в нередактируемом формате, то отсутствует зависимость от версий программного обеспечения — посмотреть чертеж можно будет и через 20 лет;
  • документ, выданный из архива для временного пользования, может безвозвратно потеряться. Неупорядоченная электронная информация также может быть потеряна или уничтожена. Централизованный электронный архив, организованный в ЛОЦМАН:ПГС, предотвратит такие потери информации;
  • к каждому файлу, хранящемуся в ЛОЦМАН:ПГС, система автоматически определяет соответствующие права доступа (чтение, запись, администрирование). Следовательно, документы надежно защищены от несанкционированного доступа и каких­либо нежелательных изменений (рис. 3).

Документы в базе ЛОЦМАН:ПГС хранятся в двух видах: редактируемые (в формате программы, в которой они были созданы) — файлы и нередактируемые электронные подлинники — документы, о которых стоит рассказать более подробно.

Рис. 3. Назначение прав доступа для вложений непосредственно в задании

Рис. 3. Назначение прав доступа для вложений непосредственно в задании

Формат XPS для хранения электронных подлинников

Как уже упоминалось выше, попытки хранить документы организации в собственном формате приложений практически всегда безуспешны, поскольку требуют, чтобы на всех рабочих местах в организации был установлен совершенно одинаковый комплект ПО (желательно одинаковых версий, поскольку даже в рамках нескольких версий одной и той же программы могут возникать проблемы с корректным открытием и сохранением документов).

Использование ЛОЦМАН:ПГС позволяет решить и эту проблему. Для хранения электронных подлинников (это те документы, которые участвуют в процессах согласования, утверждения и выдачи заказчику, сдачи в архив, проведения изменений) применяется формат фиксированной разметки — XPS.

В сущности, документ XPS — это представление содержимого документа в том виде, в котором обычно он отправляется на печать. Формат XPS безукоризненно точно воспроизводит первоисточник и все ресурсы, необходимые для его отображения, такие как шрифты и рисунки. Его легко просмотреть и распечатать (причем для этого не требуется наличие на рабочем месте приложения, в котором был создан документ, — он открывается прямо в окне ЛОЦМАН:ПГС), в котором можно осуществлять полнотекстовый поиск и который можно надежно защитить с помощью технологии управления правами и цифровых подписей.

Помимо работы с документами в XPS­формате система ЛОЦМАН:ПГС обладает таким ноу­хау, как коллективная работа над проектом.

Коллективная работа над проектом и управление процессом проектирования

Перечень функций ЛОЦМАН:ПГС не ограничивается лишь одним хранением готовых данных. Он способен обеспечить полноценный процесс коллективной работы над проектом с поддержкой технологии сквозного проектирования: данные и результаты текущего этапа проектирования доступны всем участникам проекта и передаются сразу на все последующие этапы. По аналогии с процессом сквозного проектирования, который поддерживают CAD­системы, ЛОЦМАН:ПГС  поддерживает ссылочную целостность, отслеживает изменения файлов в реальном времени и дает возможность участникам процесса проектирования контролировать как собственные изменения файлов, так и изменения, сделанные другими участниками.

Еще одним важным для проектной организации процессом является согласование и подписание документации по проекту, и для него в ЛОЦМАН:ПГС тоже предусмотрены специальные инструменты. Например, согласование может вестись у всех участников процесса одновременно (параллельное согласование), что значительно уменьшает затраты времени. На документы ставится электронно­цифровая подпись с обязательным указанием роли подписавшего (нормоконтроль, проверил, утвердил и т.д., при необходимости пользователи системы могут добавлять в перечень ролей собственные наименования).

Пакет документов для выдачи заказчику теперь можно собрать нажатием одной кнопки, причем сформируется не россыпь файлов, а удобная интерактивная оболочка с электронными подлинниками, которые можно просмотреть прямо в окне браузера (без специальных инструментов).

Рис. 4. Работа с вкладкой Задания. Отображение основных параметров для контроля выполнения работ по заданиям

Рис. 4. Работа с вкладкой Задания. Отображение основных параметров для контроля выполнения работ по заданиям

Рис. 5. Функционал для выгрузки файлов

Рис. 5. Функционал для выгрузки файлов и создания письма с вложением

Независимо от того, небольшой ли это отдел или крупный проектный институт, ЛОЦМАН:ПГС предоставляет удобный инструментарий для выдачи и контроля исполнения заданий (рис. 4), элементарного планирования, обмена сообщениями по текущей работе (рис. 5), совместной работы над документами.

К неоспоримым достоинствам системы можно также отнести удобный, интуитивно понятный интерфейс, простоту внедрения, освоения и применения, а также возможность интеграции с любыми САПР, офисными приложениями и другими программами, которые используются на предприятии. ЛОЦМАН полностью интегрируется в информационное пространство предприятия и объединяет его.

Совет от автора

Без лишних слов понятно, что никакие, даже самые подробные, описания не дадут полного представления о работе системы, и ее обязательно надо самостоятельно попробовать в работе. Запрашивайте демонстрацию системы ЛОЦМАН:ПГС в офисах и у партнеров компании АСКОН.

САПР и графика 10`2011