12 - 2011

Единое информационное пространство (ЕИП) в проектной организации — роскошь или средство продвижения?

Артем Архипов
Артем Архипов
Инженер 2-й категории, ООО «НПК ­Проектводстрой»

Введение

Информация — ключевой продукт, который продает проектная организация. Этот продукт в первую очередь нематериальный, а потому требует особых подходов при его производстве. Например, если вы хотите производить, к примеру, трубы, то вам нужно построить трубный завод, где на каждом этапе производства понадобятся специальные станки, которые будут контролировать инженеры, — ведь вам и в голову не придет просто нагнать в цех инженеров, выдать им листы металла, сварочный аппарат и молотки. Почему же в проектных организациях очень часто складывается именно такая ситуация: наняли специалистов, поставили им компьютеры, принтеры, телефоны, подключили Интернет, сделали всем электронные почтовые ящики, закупили всем САПР по их специфике, — и всё, остается только договора подписывать, да работы в срок выполнять. Только вот со сроками не у всех получается — вроде и опыт в проектировании подобных объектов есть, а каждый раз всё те же ошибки, хорошо еще если текучки кадров нет, а так — ушел специалист и вместе с ним все его знания. К примеру, на заводе по производству изделий основными активами являются станки — ресурс материальный, необходимость в их приобретении и грамотной эксплуатации — вещи очевидные. А если мы имеем дело с нематериальным ресурсом — информацией, можем ли мы создать некое информационное пространство, которое будет постоянно пополняться за счет знаний сотрудников и позволит максимально быстро находить необходимую нам информацию, за счет чего в разы вырастет эффективность работы и не будет жесткой зависимости от кадров? Да, можем! Подобный инструмент в проектной организации можно назвать неким аналогом станка на заводе, и в современных условиях необходимость его создания очевидна. Имя этому инструменту — единое информационное пространство (ЕИП).

Определение ЕИП: этапы создания ЕИП в организации, проектирующей объекты ПГС

Создание ЕИП в проектной организации — это формирование стандартизованных информационных потоков и аккумулирование корпоративной базы знаний. Сам процесс создания ЕИП является многоуровневым и происходит не одномоментно — это именно процесс. Необходимо сразу отметить, что структура данного процесса зависит от отрасли проектирования объектов. Подробное описание различий принципов и терминологии в разных отраслях проектирования приведено в статье [1]. В данной статье излагается опыт создания ЕИП в организации, проектирующей объекты ПГС. Автор статьи условно разделяет процесс создания ЕИП на четыре этапа:

  • 1­й — выявление информационного потока;
  • 2­й — стандартизация информационного потока;
  • 3­й — анализ рынка существующих ПО в этой области;
  • 4­й — приобретение и внедрение выбранного ПО.

Этапы должны идти друг за другом последовательно, но в нашей российской действительности мы же хотим всё и сразу, руководители многих проектных организаций зачастую, даже минуя 3­й этап, сразу приобретают ПО, а потом только разбираются, как его применить и нужно ли оно вообще. А работа по первым двум этапам ложится на плечи компании­интегратора, которая охотно берется за дело, не всегда выполнимое (в тех случаях, когда выбранное ПО не походит под специфику данной организации, но деньги за его внедрение готовы выплачивать — не отговаривать же!). Даже если ПО выбрано верно, внедрить его так, чтобы оно использовалось на 100%, можно только при выявлении и стандартизации информационного потока в данном направлении — а это работа, которую необходимо делать постоянно и своими силами, ведь лучше вас самих вашу специфику не знает никто. А компания­интегратор будет проделывать эту работу, только пока она для них рентабельна, при этом далеко не всегда это рентабельно вам. В итоге — скупой платит дважды. Работу по первым трем этапам создания ЕИП, по глубокому убеждению автора, в условиях современной действительности  проектная организация должна выполнять самостоятельно и постоянно. Необходимо создать штатную единицу, которая будет выявлять и стандартизировать информационные потоки, — без такого подхода к структуре в проектной организации сегодня невозможно ее развитие в принципе. Очень важен обмен опытом по работе в данном направлении, ведь в перспективе стандартизация некоторых информационных потоков станет настолько важной, что может превратиться в отдельную дисциплину. Как это, к примеру, уже произошло в США, где развитие корпоративных стандартов чертежный документации привело к необходимости включения в штанное расписание проектной организации отдельной должности — CAD­manager. В обязанности такого сотрудника входит настройка систем автоматизированного проектирования (САПР) в соответствии с корпоративными стандартами организации, при этом на государственном уровне разработан документ United States National CAD Standard (NCS) [2] — в нем прописаны основные стандарты, которые необходимо соблюдать при проектировании с применением САПР.

На страницах журнала «САПР и графика» автор планирует опуб­ликовать ряд статей, где приведет конкретные примеры по созданию:

  • корпоративных настроек AutoCAD и стандарта предприятия на чертежную документацию;
  • корпоративной библиотеки типовой документации;
  • структуры папок проектов на общем сетевом диске;
  • корпоративной базы нормативной документации в NormaCS;
  • корпоративной базы расположения объектов в Google на планете;
  • корпоративной базы контактов заказчиков, подрядчиков и сотрудников.

В процессе создания вышеперечисленных корпоративных баз и настроек при работе с информацией автор руководствовался несколькими простыми принципами, которые изложил ниже.

Работа с хранилищем информации: игровая модель

Если вы не можете за десять минут объяснить шестилетнему ребенку, чем вы занимаетесь в жизни, то вы — шарлатан.

Курт Воннегут (американский писатель)

Представьте себе комнату, заполненную разноцветными шарами, к примеру, пяти цветов (рис. 1).

Так вот, вас и вашего приятеля запускают в эту комнату и предлагают поиграть. Первое задание — максимально быстро набрать 10 синих шаров. Кто быстрее это сделает, получает, к примеру, шоколадку. Если вы с приятелем не дальтоники и обладаете одинаковыми физическими данными, шансы урвать заветную шоколадку у вас одинаковы, поэтому с первым заданием справляется тот, кому улыбнется фортуна. Перед вторым заданием вас предупреждают, что через 5 минут вам назовут цвет и количество шаров, которые нужно будет быстро собрать, а пока у вас есть время на подготовку. В этом конкурсе, как несложно догадаться, победит тот, кто заранее рассортирует шары на маленькие группы по цветам и через 5 минут, услышав конкретное задание, прос­то отсчитает необходимое количество шаров из нужной группы.

Рис. 1. Неструктурированное хранилище информации

Рис. 1. Неструктурированное хранилище информации

Если представить, что шары в комнате — это информация, с которой вы работаете, то сразу становится понятно, что для максимально быстрого нахождения нужной вам информации ее в первую очередь необходимо структурировать (рис. 2). Итак, первый урок усвоен — дальше будет еще интересней.

Рис. 2. Хранилище информации, структурированное на основе выходных параметров

Рис. 2. Хранилище информации, структурированное на основе выходных параметров

Усложняем задачу. Теперь шаров в комнате будет не какое­то постоянное количество, которое вы уже успели рассортировать в группы по цветам, а постоянно рас­тущее: через входную дверь вам будут через равные промежутки времени подбрасывать  разное количество шаров различных цветов. Теперь вам нужно будет успевать сортировать по группам новые и всё так же выполнять задания по отбору различных цветов. Есть, правда, одна подсказка — подбрасывать шары будут по определенным правилам, то есть их цвета и количество не будут случайными. И вот, понаблюдав за поступающими партиями шаров, вы действительно отмечаете ряд закономерностей: среди них нет красных и зеленых, синие шары всегда выкатываются с левой стороны дверного проема, фиолетовые с правой, а желтые ровно посередине. Немного поразмыслив, вы размещаете отсортированные группы синих, фиолетовых и желтых шаров напротив входной двери так, чтобы новые шары поступали сразу в свою группу. Таким образом, вы можете полностью сконцентрироваться на выполнение запросов по шарам и не отвлекаться на их сортировку, она происходит у вас автоматически, — в отличие от вашего приятеля, который уже успел изрядно вспотеть, каждый раз вручную раскидывая поступающие шары по группам и одновременно умудряясь выполнять задание.

А всего­то стоило, выражаясь по­научному, провести анализ поступающей информации и при выявлении закономерностей сделать соответствующие изменения во внутренней структуре хранилища информации (рис. 3).

Рис. 3. Хранилище информации, реструктурированное на основе входных параметров

Рис. 3. Хранилище информации, реструктурированное на основе входных параметров

Итак, подведем итоги. При работе с большим количеством информации, необходимо:

  • проанализировать выходные параметры информации и по результатам анализа структурировать хранилище информации;
  • проанализировать входные параметры информации и на основе данного анализа реструктурировать хранилище информации, если это необходимо;
  • создать правила по работе с информацией в хранилище.

Заключение

Эти простые правила, по мнению автора, лежат в основе принципа создания ЕИП. Идеальное ЕИП в проектной организации позволит максимально быстро находить нужную вам информацию и будет постоянно пополняться знаниями ваших сотрудников. Так как знания сотрудников с каждым новым проектом будут расти, вы должны будете постоянно контролировать эти потоки информации и отражать их в ЕИП вашей организации. В условиях современного проектирования ЕИП — не роскошь, а необходимый шаг вперед в развитии. Создание ЕИП — это именно процесс, в котором основную работу вы должны будете выполнять сами, не дожидаясь готового решения извне. Уже сейчас вы должны и можете сделать очень много. Начинайте строить ЕИП сегодня, а не завтра, пока вас не обогнали ваши конкуренты.  

Литература

  1. Тучков А.А. Внедрение электронных архивов инженерной документации//CADmaster. 2008. № 3. С. 42­49.
  2. United States National CAD Standard (NCS)//Internet:http://www.buildingsmartalliance.org/index.php/ncs/.
  3. Воробьев А.М. и др. Сценарий и механизмы создания единого информационного пространства. Электронный архив технической документации как основа единого информационного пространства предприятий ракетно­космической промышленности//САПР и графика. 2010. № 12. С. 70­74.
  4. Точилов Л. CALS и ЕИП//Internet: http://rte.rte1.ru/technology/techmash/article/cals­erp.html.

САПР и графика 12`2011

Регистрация | Войти