Единое информационное пространство (ЕИП) в проектной организации — роскошь или средство продвижения?

Артем Архипов
Инженер 2-й категории, ООО «НПК ­Проектводстрой»

Введение

Информация — ключевой продукт, который продает проектная организация. Этот продукт в первую очередь нематериальный, а потому требует особых подходов при его производстве. Например, если вы хотите производить, к примеру, трубы, то вам нужно построить трубный завод, где на каждом этапе производства понадобятся специальные станки, которые будут контролировать инженеры, — ведь вам и в голову не придет просто нагнать в цех инженеров, выдать им листы металла, сварочный аппарат и молотки. Почему же в проектных организациях очень часто складывается именно такая ситуация: наняли специалистов, поставили им компьютеры, принтеры, телефоны, подключили Интернет, сделали всем электронные почтовые ящики, закупили всем САПР по их специфике, — и всё, остается только договора подписывать, да работы в срок выполнять. Только вот со сроками не у всех получается — вроде и опыт в проектировании подобных объектов есть, а каждый раз всё те же ошибки, хорошо еще если текучки кадров нет, а так — ушел специалист и вместе с ним все его знания. К примеру, на заводе по производству изделий основными активами являются станки — ресурс материальный, необходимость в их приобретении и грамотной эксплуатации — вещи очевидные. А если мы имеем дело с нематериальным ресурсом — информацией, можем ли мы создать некое информационное пространство, которое будет постоянно пополняться за счет знаний сотрудников и позволит максимально быстро находить необходимую нам информацию, за счет чего в разы вырастет эффективность работы и не будет жесткой зависимости от кадров? Да, можем! Подобный инструмент в проектной организации можно назвать неким аналогом станка на заводе, и в современных условиях необходимость его создания очевидна. Имя этому инструменту — единое информационное пространство (ЕИП).

Определение ЕИП: этапы создания ЕИП в организации, проектирующей объекты ПГС

Создание ЕИП в проектной организации — это формирование стандартизованных информационных потоков и аккумулирование корпоративной базы знаний. Сам процесс создания ЕИП является многоуровневым и происходит не одномоментно — это именно процесс. Необходимо сразу отметить, что структура данного процесса зависит от отрасли проектирования объектов. Подробное описание различий принципов и терминологии в разных отраслях проектирования приведено в статье [1]. В данной статье излагается опыт создания ЕИП в организации, проектирующей объекты ПГС. Автор статьи условно разделяет процесс создания ЕИП на четыре этапа:

• 1­й — выявление информационного потока;
• 2­й — стандартизация информационного потока;
• 3­й — анализ рынка существующих ПО в этой области;
• 4­й — приобретение и внедрение выбранного ПО.

Этапы должны идти друг за другом последовательно, но в нашей российской действительности мы же хотим всё и сразу, руководители многих проектных организаций зачастую, даже минуя 3­й этап, сразу приобретают ПО, а потом только разбираются, как его применить и нужно ли оно вообще. А работа по первым двум этапам ложится на плечи компании­интегратора, которая охотно берется за дело, не всегда выполнимое (в тех случаях, когда выбранное ПО не походит под специфику данной организации, но деньги за его внедрение готовы выплачивать — не отговаривать же!). Даже если ПО выбрано верно, внедрить его так, чтобы оно использовалось на 100%, можно только при выявлении и стандартизации информационного потока в данном направлении — а это работа, которую необходимо делать постоянно и своими силами, ведь лучше вас самих вашу специфику не знает никто. А компания­интегратор будет проделывать эту работу, только пока она для них рентабельна, при этом далеко не всегда это рентабельно вам. В итоге — скупой платит дважды. Работу по первым трем этапам создания ЕИП, по глубокому убеждению автора, в условиях современной действительности  проектная организация должна выполнять самостоятельно и постоянно. Необходимо создать штатную единицу, которая будет выявлять и стандартизировать информационные потоки, — без такого подхода к структуре в проектной организации сегодня невозможно ее развитие в принципе. Очень важен обмен опытом по работе в данном направлении, ведь в перспективе стандартизация некоторых информационных потоков станет настолько важной, что может превратиться в отдельную дисциплину. Как это, к примеру, уже произошло в США, где развитие корпоративных стандартов чертежный документации привело к необходимости включения в штанное расписание проектной организации отдельной должности — CAD­manager. В обязанности такого сотрудника входит настройка систем автоматизированного проектирования (САПР) в соответствии с корпоративными стандартами организации, при этом на государственном уровне разработан документ United States National CAD Standard (NCS) [2] — в нем прописаны основные стандарты, которые необходимо соблюдать при проектировании с применением САПР.

На страницах журнала «САПР и графика» автор планирует опуб­ликовать ряд статей, где приведет конкретные примеры по созданию:

• корпоративных настроек AutoCAD и стандарта предприятия на чертежную документацию;
• корпоративной библиотеки типовой документации;
• структуры папок проектов на общем сетевом диске;
• корпоративной базы нормативной документации в NormaCS;
• корпоративной базы расположения объектов в Google на планете;
• корпоративной базы контактов заказчиков, подрядчиков и сотрудников.

В процессе создания вышеперечисленных корпоративных баз и настроек при работе с информацией автор руководствовался несколькими простыми принципами, которые изложил ниже.

Работа с хранилищем информации: игровая модель

Если вы не можете за десять минут объяснить шестилетнему ребенку, чем вы занимаетесь в жизни, то вы — шарлатан.

Курт Воннегут (американский писатель)

Представьте себе комнату, заполненную разноцветными шарами, к примеру, пяти цветов (рис. 1).

Так вот, вас и вашего приятеля запускают в эту комнату и предлагают поиграть. Первое задание — максимально быстро набрать 10 синих шаров. Кто быстрее это сделает, получает, к примеру, шоколадку. Если вы с приятелем не дальтоники и обладаете одинаковыми физическими данными, шансы урвать заветную шоколадку у вас одинаковы, поэтому с первым заданием справляется тот, кому улыбнется фортуна. Перед вторым заданием вас предупреждают, что через 5 минут вам назовут цвет и количество шаров, которые нужно будет быстро собрать, а пока у вас есть время на подготовку. В этом конкурсе, как несложно догадаться, победит тот, кто заранее рассортирует шары на маленькие группы по цветам и через 5 минут, услышав конкретное задание, прос­то отсчитает необходимое количество шаров из нужной группы.

Рис. 1. Неструктурированное хранилище информации

Если представить, что шары в комнате — это информация, с которой вы работаете, то сразу становится понятно, что для максимально быстрого нахождения нужной вам информации ее в первую очередь необходимо структурировать (рис. 2). Итак, первый урок усвоен — дальше будет еще интересней.

Рис. 2. Хранилище информации, структурированное на основе выходных параметров

Усложняем задачу. Теперь шаров в комнате будет не какое­то постоянное количество, которое вы уже успели рассортировать в группы по цветам, а постоянно рас­тущее: через входную дверь вам будут через равные промежутки времени подбрасывать  разное количество шаров различных цветов. Теперь вам нужно будет успевать сортировать по группам новые и всё так же выполнять задания по отбору различных цветов. Есть, правда, одна подсказка — подбрасывать шары будут по определенным правилам, то есть их цвета и количество не будут случайными. И вот, понаблюдав за поступающими партиями шаров, вы действительно отмечаете ряд закономерностей: среди них нет красных и зеленых, синие шары всегда выкатываются с левой стороны дверного проема, фиолетовые с правой, а желтые ровно посередине. Немного поразмыслив, вы размещаете отсортированные группы синих, фиолетовых и желтых шаров напротив входной двери так, чтобы новые шары поступали сразу в свою группу. Таким образом, вы можете полностью сконцентрироваться на выполнение запросов по шарам и не отвлекаться на их сортировку, она происходит у вас автоматически, — в отличие от вашего приятеля, который уже успел изрядно вспотеть, каждый раз вручную раскидывая поступающие шары по группам и одновременно умудряясь выполнять задание.

А всего­то стоило, выражаясь по­научному, провести анализ поступающей информации и при выявлении закономерностей сделать соответствующие изменения во внутренней структуре хранилища информации (рис. 3).

Рис. 3. Хранилище информации, реструктурированное на основе входных параметров

Итак, подведем итоги. При работе с большим количеством информации, необходимо:

• проанализировать выходные параметры информации и по результатам анализа структурировать хранилище информации;
• проанализировать входные параметры информации и на основе данного анализа реструктурировать хранилище информации, если это необходимо;
• создать правила по работе с информацией в хранилище.

Заключение

Эти простые правила, по мнению автора, лежат в основе принципа создания ЕИП. Идеальное ЕИП в проектной организации позволит максимально быстро находить нужную вам информацию и будет постоянно пополняться знаниями ваших сотрудников. Так как знания сотрудников с каждым новым проектом будут расти, вы должны будете постоянно контролировать эти потоки информации и отражать их в ЕИП вашей организации. В условиях современного проектирования ЕИП — не роскошь, а необходимый шаг вперед в развитии. Создание ЕИП — это именно процесс, в котором основную работу вы должны будете выполнять сами, не дожидаясь готового решения извне. Уже сейчас вы должны и можете сделать очень много. Начинайте строить ЕИП сегодня, а не завтра, пока вас не обогнали ваши конкуренты.  

Литература

1. Тучков А.А. Внедрение электронных архивов инженерной документации//CADmaster. 2008. № 3. С. 42­49.
2. United States National CAD Standard (NCS)//Internet:http://www.buildingsmartalliance.org/index.php/ncs/.
3. Воробьев А.М. и др. Сценарий и механизмы создания единого информационного пространства. Электронный архив технической документации как основа единого информационного пространства предприятий ракетно­космической промышленности//САПР и графика. 2010. № 12. С. 70­74.
4. Точилов Л. CALS и ЕИП//Internet: http://rte.rte1.ru/technology/techmash/article/cals­erp.html.

САПР и графика 12`2011