2 - 2012

Внедрение системы управления проектной и нормативной документацией на платформе «1С:Предприятие 8» в ООО «Стройгазконсалтинг»

Станислав Тимошин
Станислав Тимошин
Руководитель отдела по работе с клиентами, компания APPIUS

APPIUS (www.appius.ru) — инженерно-консалтинговая компания, системный интегратор в области разработки, поставки и внедрения PLM-решений на платформе «1С:Предприятие 8» — внедрила «Систему управления проектно-сметной документацией» в ООО «Стройгазконсалтинг».

Необходимость автоматизации в условиях конкурентной борьбы ни у кого не вызывает сомнений. Пришло и понимание того, что современные компании нуждаются в комплексном подходе к управлению документацией. Важно, чтобы каждый осознавал свою роль в функционировании всего предприятия как единого информационного комплекса.

Создание единой базы данных проектно­сметной документации и поддержание ее в актуальном состоянии является залогом эффективной работы для компании с большим количеством территориальных подразделений, удаленными объектами строительства и заказчиками.

Процессы управления и получения информации о документации должны охватывать руководителей и сотрудников почти всех подразделений предприятия. Рабочие места должны быть объединены в общую информационную сеть с  доступом к функциям информационной системы согласно предоставленным пользователю полномочиям, в том числе и на удаленных объектах.

О предприятии

«Стройгазконсалтинг» (СГК) — это холдинг, объединивший управляющую компанию и производственные предприятия. К основным видам его деятельности относятся:

  • строительство, ремонт и реконструкция объектов по обустройству месторождений, объектов транспорта нефти и газа, компрессорных станций, автомобильных дорог, объектов промышленного и гражданского назначения (рис. 1 и 2);
  • материально­техническая комплектация объектов;
  • производство строительных материалов и оборудования.

В компании разработана и внедрена интегрированная система менеджмента по стандартам ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, OHSAS 18001 и СТО «Газпром» 9001­2006, обеспечивающая гарантированное качество строительства, капитального ремонта, реконструкции и технического перевооружения объектов топливно­энергетического комплекса.

Рис. 1

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 2

Выбор системы

Для управления документацией, которая приходит и отправляется из СГК десятками ящиков ежедневно в различные регионы подрядным организациям, таблиц Excel стало недостаточно. В качестве основного критерия выбора системы управления проектно­сметной документацией на предприятии рассматривался опыт внедрения такой системы в компании с аналогичным видом деятельности.

Одной из компаний, использующих разработанную фирмой APPIUS «Систему управления проектно­сметной документацией», является ЗАО «Газпром инвест юг». Если кратко описать процесс управления проектно­сметной документацией (ПСД) на этом предприятии, то он выглядит следующим образом: получение документации и ее изменений, регистрация, рассмотрение, экспертиза, передача в производство работ подрядным организациям и в архив. Учитывая, что в ЗАО «Газпром инвест юг» данный процесс был доведен до логического конца — система ПСД введена в эксплуатацию с подключением 14 территориальных подразделений, — было принято решение о внедрении системы управления ПСД в СГК.

Свою роль при выборе системы также сыграли широкое распространение платформы «1С:Предприятие 8.2» и наличие в СГК лицензий на нее.

«Система управления проектно­сметной документацией» в СГК

Система обеспечивает комплексный подход к движению документации от заказчика к непосредственному исполнителю строительных работ по схеме, приведенной на рис. 3.

Рис. 3

Рис. 3

Регистрация документации, поступающей от заказчика, проектных институтов и контрагентов, на входном контроле производится по сопроводительным документам (накладная, сопроводительное письмо). При регистрации заносятся указанные в штампе поля (наименование, обозначение, инвентарный номер, разработчик и т.д.), формируется накладная на получение, добавляются отсканированные сопроводительные документы. При этом формируется дерево объектов строительства (рис. 4).

Рис. 4

Рис. 4

В системе регистрируются изменения документации и ее аннулирование. При получении электронной версии на CD­дисках информация выкладывается на сервер предприятия с добавлением в систему ссылок на каталог.

 После регистрации один экземпляр передается в архив, а на остальные готовятся сопроводительные документы на отправку в территориальные управления, субподрядчику, в технадзор и т.д. Архивный экземпляр со штампом «В производство работ» сканируется полистно и привязывается к комплекту.  Этапы сканирования определяются согласно графику производства работ и заказа материалов (рис. 5).

Рис. 5

Рис. 5

Все структурные подразделения (в том числе и территориальные) имеют возможность в режиме реального времени видеть все новые поступления и отслеживать все изменения, которые происходят в базе.

В системе есть модуль поиска документации по всевозможным критериям:

  • строке поиска (наименование, обозначение и т.д.);
  • дате (создание, редактирование, добавление файла и т.д.);
  • накладным (номер и дата накладной, контрагент и т.д.);
  • объекту, создателю, номеру изменения и т.д.

Для получения информации из системы достаточно выбрать объект строительства и сформировать один из многочисленных отчетов (рис. 6).

Рис. 6

Рис. 6

Процесс рассмотрения документации структурными подразделениями реализован в системе с помощью механизма бизнес­процессов. У каждого пользователя есть панель задач, отражающая входящие, исходящие и отправленные задачи. Каждая задача имеет наименование, содержание, срок выполнения и список вложений. Факт выдачи архивного экземпляра регистрируется в учетной карточке пользователя, что позволяет посмотреть историю работы с документом (рис. 7).

Рис. 7

Рис. 7

После рассмотрения и получения документации от заказчика со штампом «В производство работ» меняется статус документа, формируется накладная на передачу субподрядчику, в технадзор и региональное подразделение.

При наличии сводной ведомости основных комплектов по объекту строительства модуль статистики системы производит анализ получения документации, в котором также отражается информация по привязанным файлам и отправке документации контрагентам (рис. 8).

Рис. 8

Рис. 8

В итоге для эффективной работы данной системы используются следующие документы:

СВОК (сводная ведомость основных комплектов) или КВЧ (комплектовочная ведомость стройки) — по этим документам формируется дерево объектов строительства и отслеживается получение документации;

  • график производства работ — позволяет приоритетно сканировать чертежи на различных этапах  строительства;
  • перечень первоочередных марок комплектов — используется для передачи электронных версий чертежей на заводы­изготовители (ДМТО).

Для быстрой и отказоустойчивой работы системы применяется клиент­серверный вариант с размещением сервера баз данных (Microsoft SQL Server 2008) и «1С:Предприятие 8.2» на разных компьютерах. Для подключения пользователя через VPN­соединение используется канал связи со скоростью доступа в Интернет не менее 250 Кбайт/с.

Структурные подразделения СГК находятся в местах расположения заказчика. Для качественного формирования системы управления документацией необходимы сканеры А0 (GRAPHTEC) и А3 (документарный), МФУ для вывода бумажных копий и один сотрудник для работы на них.

В итоге

Сергей Белоусько, директор центра управления документацией ООО «Стройгазконсалтинг»: «Применение на предприятии “Системы управления проектно­сметной документацией” от компании APPIUS означает переход на современные технологии учета, хранения и использования документов в электронном представлении с разграничением прав доступа к информации. Внедрение системы позволило нам усовершенствовать сбор и обработку информации, оперативно принимать управленческие решения. А главное — формируется  и актуализируется единый банк данных. Поддерживается работа с единой базой данных территориально распределенных подразделений с установкой доступа к информации из центрального офиса (рис. 9).

Рис. 9

Рис. 9

Система находится в эксплуатации с июня 2010 года, и ею пользуются более 150 человек, часть из которых подключена к базе через VPN­соединение. В настоящий момент система хранит информацию о более чем ста стройках, состоящих из 80 тыс. комплектов документов, к которым привязано 75 тыс. файлов. Администратор системы имеет возможность отслеживать действия пользователей, например кто в данный момент работает в системе и какие операции выполняет (выгружает файлы, составляет отчеты, осуществляет поиск информации и т.д.)». 

САПР и графика 2`2012