Внедрение системы управления проектной и нормативной документацией на платформе «1С:Предприятие 8» в ООО «Стройгазконсалтинг»
Станислав Тимошин
Руководитель отдела по работе с клиентами, компания APPIUS
APPIUS (www.appius.ru) — инженерно-консалтинговая компания, системный интегратор в области разработки, поставки и внедрения PLM-решений на платформе «1С:Предприятие 8» — внедрила «Систему управления проектно-сметной документацией» в ООО «Стройгазконсалтинг».
Необходимость автоматизации в условиях конкурентной борьбы ни у кого не вызывает сомнений. Пришло и понимание того, что современные компании нуждаются в комплексном подходе к управлению документацией. Важно, чтобы каждый осознавал свою роль в функционировании всего предприятия как единого информационного комплекса.
Создание единой базы данных проектносметной документации и поддержание ее в актуальном состоянии является залогом эффективной работы для компании с большим количеством территориальных подразделений, удаленными объектами строительства и заказчиками.
Процессы управления и получения информации о документации должны охватывать руководителей и сотрудников почти всех подразделений предприятия. Рабочие места должны быть объединены в общую информационную сеть с доступом к функциям информационной системы согласно предоставленным пользователю полномочиям, в том числе и на удаленных объектах.
О предприятии
«Стройгазконсалтинг» (СГК) — это холдинг, объединивший управляющую компанию и производственные предприятия. К основным видам его деятельности относятся:
- строительство, ремонт и реконструкция объектов по обустройству месторождений, объектов транспорта нефти и газа, компрессорных станций, автомобильных дорог, объектов промышленного и гражданского назначения (рис. 1 и 2);
- материальнотехническая комплектация объектов;
- производство строительных материалов и оборудования.
В компании разработана и внедрена интегрированная система менеджмента по стандартам ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, OHSAS 18001 и СТО «Газпром» 90012006, обеспечивающая гарантированное качество строительства, капитального ремонта, реконструкции и технического перевооружения объектов топливноэнергетического комплекса.
Рис. 1
Рис. 2
Выбор системы
Для управления документацией, которая приходит и отправляется из СГК десятками ящиков ежедневно в различные регионы подрядным организациям, таблиц Excel стало недостаточно. В качестве основного критерия выбора системы управления проектносметной документацией на предприятии рассматривался опыт внедрения такой системы в компании с аналогичным видом деятельности.
Одной из компаний, использующих разработанную фирмой APPIUS «Систему управления проектносметной документацией», является ЗАО «Газпром инвест юг». Если кратко описать процесс управления проектносметной документацией (ПСД) на этом предприятии, то он выглядит следующим образом: получение документации и ее изменений, регистрация, рассмотрение, экспертиза, передача в производство работ подрядным организациям и в архив. Учитывая, что в ЗАО «Газпром инвест юг» данный процесс был доведен до логического конца — система ПСД введена в эксплуатацию с подключением 14 территориальных подразделений, — было принято решение о внедрении системы управления ПСД в СГК.
Свою роль при выборе системы также сыграли широкое распространение платформы «1С:Предприятие 8.2» и наличие в СГК лицензий на нее.
«Система управления проектносметной документацией» в СГК
Система обеспечивает комплексный подход к движению документации от заказчика к непосредственному исполнителю строительных работ по схеме, приведенной на рис. 3.
Рис. 3
Регистрация документации, поступающей от заказчика, проектных институтов и контрагентов, на входном контроле производится по сопроводительным документам (накладная, сопроводительное письмо). При регистрации заносятся указанные в штампе поля (наименование, обозначение, инвентарный номер, разработчик и т.д.), формируется накладная на получение, добавляются отсканированные сопроводительные документы. При этом формируется дерево объектов строительства (рис. 4).
Рис. 4
В системе регистрируются изменения документации и ее аннулирование. При получении электронной версии на CDдисках информация выкладывается на сервер предприятия с добавлением в систему ссылок на каталог.
После регистрации один экземпляр передается в архив, а на остальные готовятся сопроводительные документы на отправку в территориальные управления, субподрядчику, в технадзор и т.д. Архивный экземпляр со штампом «В производство работ» сканируется полистно и привязывается к комплекту. Этапы сканирования определяются согласно графику производства работ и заказа материалов (рис. 5).
Рис. 5
Все структурные подразделения (в том числе и территориальные) имеют возможность в режиме реального времени видеть все новые поступления и отслеживать все изменения, которые происходят в базе.
В системе есть модуль поиска документации по всевозможным критериям:
- строке поиска (наименование, обозначение и т.д.);
- дате (создание, редактирование, добавление файла и т.д.);
- накладным (номер и дата накладной, контрагент и т.д.);
- объекту, создателю, номеру изменения и т.д.
Для получения информации из системы достаточно выбрать объект строительства и сформировать один из многочисленных отчетов (рис. 6).
Рис. 6
Процесс рассмотрения документации структурными подразделениями реализован в системе с помощью механизма бизнеспроцессов. У каждого пользователя есть панель задач, отражающая входящие, исходящие и отправленные задачи. Каждая задача имеет наименование, содержание, срок выполнения и список вложений. Факт выдачи архивного экземпляра регистрируется в учетной карточке пользователя, что позволяет посмотреть историю работы с документом (рис. 7).
Рис. 7
После рассмотрения и получения документации от заказчика со штампом «В производство работ» меняется статус документа, формируется накладная на передачу субподрядчику, в технадзор и региональное подразделение.
При наличии сводной ведомости основных комплектов по объекту строительства модуль статистики системы производит анализ получения документации, в котором также отражается информация по привязанным файлам и отправке документации контрагентам (рис. 8).
Рис. 8
В итоге для эффективной работы данной системы используются следующие документы:
СВОК (сводная ведомость основных комплектов) или КВЧ (комплектовочная ведомость стройки) — по этим документам формируется дерево объектов строительства и отслеживается получение документации;
- график производства работ — позволяет приоритетно сканировать чертежи на различных этапах строительства;
- перечень первоочередных марок комплектов — используется для передачи электронных версий чертежей на заводыизготовители (ДМТО).
Для быстрой и отказоустойчивой работы системы применяется клиентсерверный вариант с размещением сервера баз данных (Microsoft SQL Server 2008) и «1С:Предприятие 8.2» на разных компьютерах. Для подключения пользователя через VPNсоединение используется канал связи со скоростью доступа в Интернет не менее 250 Кбайт/с.
Структурные подразделения СГК находятся в местах расположения заказчика. Для качественного формирования системы управления документацией необходимы сканеры А0 (GRAPHTEC) и А3 (документарный), МФУ для вывода бумажных копий и один сотрудник для работы на них.
В итоге
Сергей Белоусько, директор центра управления документацией ООО «Стройгазконсалтинг»: «Применение на предприятии “Системы управления проектносметной документацией” от компании APPIUS означает переход на современные технологии учета, хранения и использования документов в электронном представлении с разграничением прав доступа к информации. Внедрение системы позволило нам усовершенствовать сбор и обработку информации, оперативно принимать управленческие решения. А главное — формируется и актуализируется единый банк данных. Поддерживается работа с единой базой данных территориально распределенных подразделений с установкой доступа к информации из центрального офиса (рис. 9).
Рис. 9
Система находится в эксплуатации с июня 2010 года, и ею пользуются более 150 человек, часть из которых подключена к базе через VPNсоединение. В настоящий момент система хранит информацию о более чем ста стройках, состоящих из 80 тыс. комплектов документов, к которым привязано 75 тыс. файлов. Администратор системы имеет возможность отслеживать действия пользователей, например кто в данный момент работает в системе и какие операции выполняет (выгружает файлы, составляет отчеты, осуществляет поиск информации и т.д.)».
