Vitro-CAD помогает «Белдорсвязи» упорядочить работу с проектной документацией
«Белдорсвязь» — крупное белорусское республиканское унитарное предприятие, созданное в 2001 году в качестве единого оператора технологической связи для дорожной отрасли, которая необходима для того, чтобы обеспечить дорожные организации современными средствами оперативного управления и информирования.
Предпосылки автоматизации
За время существования предприятия сделано немало. Так, с нуля создана и функционирует сеть ведомственной радиотелефонной связи департамента «Белавтодор», создана развитая сеть дорожных измерительных станций, позволяющая принимать оперативные управленческие решения исходя из получаемой информации о метеоусловиях. Значительно увеличена протяженность сети кабельных сооружений, поэтапно ведется замена устаревшего аналогового оборудования на современное цифровое.
С течением времени проекты «Белдорсвязи» стали более сложными и масштабными, а их количество увеличилось. В связи с этим руководство предприятия пришло к выводу, что без автоматизации работы над проектами и организации электронного архива не обойтись. Чтобы усовершенствовать и стандартизировать процессы проектирования, сделать их более прозрачными и повысить скорость проектных работ, было решено внедрить в проектносметном отделе систему технического документооборота.
Анализ ссылок
Выбор ПО
Как объяснил Николай Николаевич Анисимов, начальник проектносметного управления «Белдорсвязи», требовался программный продукт для технического электронного документооборота, который был бы простым для конечных пользователей, учитывал специфику работы проектировщиков, помогал им решать их повседневные проблемы и содержал набор инструментов для их непосредственных руководителей, позволяющий формировать отчеты о состоянии как отдельных текущих проектов, так и проектных работ в целом. Важным критерием являлось внедрение. Нужен был такой продукт, который можно гарантированно внедрить, причем в кратчайшие сроки.
По словам Николая Николаевича Анисимова, в результате анализа предложений была выбрана система VitroCAD, как наиболее удовлетворяющая данным критериям. При этом одними из главных были следующие характеристики:
- дружественный и прозрачный интерфейс для конечного пользователя (поддерживается всё применяемое предприятием ПО плюс плагины в них, а это значит, что не меняются технологии работы и нет предпосылок к саботажу);
- совместная работа специалистов с разделением прав доступа, поддержкой внешних ссылок и версионности;
- функции «шаблоны проектных структур» и «библиотека шаблонных элементов», помогающая тиражировать лучшие проектные решения;
- удобный импорт уже существующих проектов;
- наличие отчетов по состоянию оперативного документооборота и архива;
- интеграция с системой планирования Microsoft Project Professional, обеспечивающая текущий контроль состояния выпуска проектов всего проектносметного управления в целом.
Таким образом, руководство «Белдорсвязи» пришло к выводу, что VitroCAD подходит по своим возможностям, а поскольку в той же ценовой категории других систем, сравнимых по функционалу, времени внедрения и стоимости работ, на рынке не оказалось, то было решено внедрять именно ее.
Внедрение
Предпроектное обследование и анализ
Предприятие хотело добиться стандартизации, то есть сделать так, чтобы производственные процессы приближались к стандарту СПДС, а проектная структура и регламентные действия сотрудников соответствовали нормативам, принятым в Белоруссии. В результате обследования были выявлены проблемные места в процессах предприятия, найдены способы их решения и определены преимущества в случае внедрения системы.
Карточка пректа
Для этого в ходе обследования была построена модель работы предприятия, которая была апробирована сотрудниками, чтобы убедиться, что предложенный вариант и настройки системы удовлетворяют целям автоматизации. Со стороны «Белдорсвязи» были задействованы два сотрудника, а от внедренцев — один человек. Совместными усилиями они построили основу внедряемой модели технического документооборота.
Планирование
Старт внедрения и начало заполнения архива
Работы начались в марте текущего года, а в апреле состоялся ее запуск. При этом параллельно проходило обучение сотрудников, которое было разбито на два этапа. Сначала подготовку прошли люди, которые должны были заниматься первоначальным заполнением системы существующими проектами. Поскольку система VitroCAD проста для конечного пользователя, обучение первой группы заключалось в кратком инструктаже.
Пройдя обучение, первая группа сотрудников в кратчайшие сроки (за полторы недели) перенесла в систему все текущие проекты. Для начала было решено не заниматься архивами, а завести в системе только проекты, стартовавшие в текущем году. К этому времени в работе находилось 2530 проектов. Некоторые из них были «горящими», и если бы система не была оснащена функционалом, позволяющим быстро импортировать технические документы и связанные с ними документы, могли бы возникнуть сложности, способные привести к задержкам производства и отторжению системы со стороны пользователей.
Предпросмотр
Обучение пользователей
Основная группа пользователей была обучена всего за несколько дней. При этом команда внедрения показала им на примерах из их повседневной работы, что новая система позволяет избежать многих проблем. Для этого были смоделированы типичные ошибочные ситуации, изза которых терялось рабочее время, и показано, что при работе в системе подобные проблемы вообще невозможны. После этого у проектировщиков не возникало вопросов о том, зачем нужна система, так как им стало понятно, какие плюсы они получат в своей повседневной работе.
Период адаптации
Несмотря на то что проектировщики не являются ИТпрофессионалами, они быстро разобрались в новинке и освоили ее функционал. Этому способствовало то, что система проста и во внедрении, и в использовании. У VitroCAD есть широкие возможности, которые позволили быстро превратить ее в привычный для проектировщиков инструмент. Неслучайно Vitro переводится с латыни как «прозрачный». Система не мешает работе людей, а просто помогает организовать ее удобным для них образом. Это позволило избежать сопротивления сотрудников, которое нередко осложняет внедрение нового ПО.
«Понадобилось всего несколько месяцев совместной работы экспертов службы внедрения системы “VitroCAD” и наших специалистов, чтобы система прочно вошла в технологический процесс разработки проектносметной документации, — заявил Николай Николаевич Анисимов. — Следует особо отметить, что в процессе внедрения системы проектировщики не прекращали работы над текущими проектами».
Текущая ситуация
Все запланированные рабочие места автоматизированы, в системе создано более 70 проектов, над которыми идет активная совместная работа. При этом автоматизация документооборота позволила предприятию усовершенствовать работу не только рядовых проектировщиков, но и руководителей предприятия, которые могут использовать VitroCAD, чтобы видеть, как загружены люди, и осуществлять контроль за состоянием проектов. Для этого в системе предусмотрены средства мониторинга, календарноресурсного планирования и подготовки отчетов о ходе реализации отдельных проектов и всей проектной работы в целом.
После внедрения VitroCAD и обучения сотрудники «Белдорсвязи» могут полностью контролировать систему и все происходящие процессы, что позволяет обойтись без расходов на консалтинг.
«Ожидания от внедрения “VitroCAD” оправдались, — отметил Николай Николаевич Анисимов. — В настоящее время мы осваиваем дополнительные возможности системы: совместное планирование и контроль за работой исполнителей руководителем подразделения и главными инженерами проектов, контроль загрузки исполнителей, получение объективных отчетов о текущей загрузке подразделения. Последний документ оказывается особенно полезным, когда от руководства поступают распоряжения о сокращении сроков выпуска проектной документации или изменении планов сдачи объектов в эксплуатацию».
Планы на будущее
Теперь предприятие ставит перед системой новые задачи. Так, активно прорабатывается стадия выпуска проектной документации и архивирование проектов, а кроме того, планируется последовательно увеличить число пользователей в связи с расширением количества сотрудников проектносметного отдела и подключить к системе ряд других подразделений «Белдорсвязи», которым необходимо получать актуальную и архивную информацию от проектносметного подразделения.
В целях конфиденциальности данные, приведенные в иллюстрациях, изменены.
