Использование программного комплекса Search-СПДС в ЗАО «Востсибтранспроект»
ЗАО «Востсибтранспроект» — одно из ведущих проектноизыскательских предприятий Сибири и Дальнего Востока. ЗАО «Востсибтранспроект» выполняет инженерные изыскания для строительства и реконструкции железных и автомобильных дорог, трубопроводов, ЛЭП, железнодорожных станций, промышленных и гражданских сооружений; проектирует железные и автомобильные дороги, путепроводы, мосты, новые железнодорожные станции, инженерные сети, здания и сооружения промышленного, жилого и общественного назначения, устройства переездной, заградительной и тоннельной сигнализации, диспетчерского контроля, пожарноохранной сигнализации, волоконнооптических линий связи.
История ЗАО «Востсибтранспроект» началась в 1970 году со строительства БайкалоАмурской магистрали. За прошедшие десятилетия предприятие принимало участие в реализации многих важнейших проектов, которые в корне изменили инфраструктуру регионов России.
Специалисты предприятия всегда уделяли и уделяют сегодня много внимания вопросам внедрения и использования новых технологий в проектировании и инженерных изысканиях. ЗАО «Востсибтранспроект» оснащен современными лабораторными комплексами, компьютерной техникой и программным обеспечением, редакционноиздательским оборудованием. Проектирование выполняется с использованием трехмерных моделей. Полевые подразделения предприятия активно используют электронные цифровые приборы и инструменты, портативные компьютеры, программноаппаратные комплексы GPS, спутниковые телефоны и спутниковые модемы. Массив данных, документов и чертежей, формирующийся в процессе работы над проектом, накапливается в структурированном виде в электронном архиве проектносметной документации ЗАО «Востсибтранспроект».
Электронный архив проектносметной документации создан на базе программного комплекса Search (ПК Search), разработчиком которого является компания «ИНТЕРМЕХ» (г. Минск). ПК Search зарекомендовал себя как эффективный инструмент построения сетевого иерархического архива предприятия. Программный комплекс Search является системой корпоративного уровня с богатыми функциональными возможностями и удобным интерфейсом, предназначенной для решения следующих задач:
- управление данными об изделиях (PDM — Product Data Management);
- управление жизненным циклом изделия (PLM — Product Lifecycle Management);
- ведение электронного архива технической документации (TDM — Technical Data Management);
- управление техническим и канцелярским документооборотом предприятия (Workflow);
- управление проектами (Project Management);
- автоматизация функций отдела технической документации.
ПК Search построен на трехуровневой архитектуре «клиентсервер», в которой в качестве сервера базы данных может использоваться одна из СУБД промышленного класса. Это обеспечивает необходимую надежность, производительность и масштабируемость системы, одновременную работу десятков пользователей с технической документацией.
Внедрение ПК Search в ЗАО «Востсибтранспроект» выполнялось отделом автоматизированных систем и выпуска проектов (АСиВП) при всесторонней поддержке руководства предприятия и активной технической поддержке компании «ИНТЕРМЕХ». С первых шагов создания электронного архива подчеркивалось, что он должен хранить как конечные, готовые к передаче заказчику, так и находящиеся в разработке документы — материалы инженерных изысканий и проектносметную документацию, при этом чертежи должны храниться в векторных, а не в растровых форматах. Использование программного комплекса Search в качестве неотъемлемой части технологии проектноизыскательских работ (ПИР), с описанием соответствующих процедур, было закреплено в документах системы менеджмента качества организации.
Благодаря использованию программного комплекса Search в ЗАО «Востсибтранспроект» руководители, главные инженеры проектов, главные и ведущие специалисты получили в свое распоряжение средство контроля над выполнением работ по текущим проектам, а исполнители — единую среду для надежного структурированного хранения и быстрого доступа к проектносметной документации. Кроме того, использование сотрудниками организации процессов модуля документооборота ПК Search гарантирует соблюдение технологических процедур ПИР, изложенных в документах системы менеджмента качества предприятия.
В настоящее время в ЗАО «Востсибтранспроект» развернуто 200 рабочих мест ПК Search, приобретено 175 лицензий программного комплекса.
ПК Search применяется сотрудниками предприятия на всех этапах проектирования:
- Перед началом работ ГИП размещает в программном комплексе график выполнения ПИР по объекту, которым впоследствии будут руководствоваться все задействованные в проекте подразделения предприятия. Этот же график они будут использовать для отчета о выполнении поставленных перед ними задач.
- С помощью функции «Дерево состава» в ПК Search создается состав текущего проекта (рис. 1). Состав проекта поддерживается в актуальном состоянии на всем протяжении работы над объектом.
- В программном комплексе Search регистрируются и хранятся исходные данные, которые будут использоваться в процессе проектноизыскательских работ над проектом, а также организуется доступ к ним.
- Непосредственно на этапе разработки проектносметной документации файлы регистрируются и хранятся в ПК Search в соответствии с составом текущего проекта. Доступ к содержимому разделов проекта и поиск необходимых электронных документов организуется также с помощью программного комплекса.
Каждый чертеж в организации имеет уникальный штрихкод и стандартизированный штамп. При регистрации чертежа штрихкод и информация из штампа считываются и записываются в базу данных программного комплекса, а затем используются при поиске документов, в том числе и с помощью лазерных сканеров. Для обмена файлами и сообщениями сотрудники организации используют процессы модуля документооборота. - Находящиеся в программном комплексе Search документы, в соответствии с регламентами системы менеджмента качества, проходят нормоконтроль и проверяются соответствующими должностными лицами на предмет наличия ошибок. Проверенные документы подписываются электронноцифровыми подписями.
- Формирование бумажной версии проектносметной документации, а также запись проектносметной документации на электронные носители информации осуществляется только из файлов, хранящихся в ПК Search с помощью процессов модуля документооборота (рис. 2). Данный подход обеспечивает синхронизацию всех видов проектносметной документации (ПСД) между собой.
- По завершении всех работ над проектом и поступлении бумажного комплекта проектносметной документации в технический архив ЗАО «Востсибтранспроект» доступ к ее электронному аналогу, хранящемуся в ПК Search, ограничивается. После проверки электронная ПСД приобретает статус архивной и становится доступной только для просмотра. В дальнейшем она может быть использована в качестве базы данных проектных решений для применения на объектаханалогах.
Рис. 1. Состав проекта
Рис. 2. Процесс формирования бумажной версии проектно-сметной документации
При необходимости внесения изменений в архивные электронные документы доступ к ним предоставляется по согласованию с техническим архивом предприятия, тем самым обеспечивается контролируемое изменение утвержденной архивной электронной ПСД и ее синхронизация с бумажной версией проектносметной документации.
Наряду с использованием ПК Search в качестве инструмента для управления электронным техническим архивом и техническим документооборотом ЗАО «Востсибтранспроект» активно применяет ПК Search при решении следующих задач канцелярского документооборота:
- регистрация, хранение и предоставление доступа к исходящим документам. Причем регистрацию в ПК Search исходящего письма пользователь выполняет непосредственно из Microsoft Word;
- регистрация, хранение и предоставление доступа к входящим документам (рис. 3). Сразу после регистрации входящего документа в ПК Search сотруднику, назначенному его исполнителем, с помощью процесса модуля документооборота автоматически высылаются зарегистрированный документ и соответствующее SMSуведомление на сотовый телефон, а также устанавливается контроль над своевременной подготовкой ответа. Для реализации данной функциональности было разработано соответствующее приложение, которое взаимодействует с программным комплексом Search;
- регистрация, хранение и предоставление доступа к производственным приказам и распоряжениям, протоколам производственных совещаний и их рассылка с помощью процессов модуля документооборота;
- формирование поручений и контроль их исполнения к указанной дате;
- структурированное хранение и предоставление доступа к документам системы менеджмента качества ЗАО «Востсибтранспроект»;
- осуществление информационных рассылок.
Также сотрудники предприятия используют в своей работе разработанные отделом АСиВП ЗАО «Востсибтранспроект» различные отчеты о документах, зарегистрированных в электронном архиве. Например, отчет «Реестр проектносметной документации», представляющий собой таблицу Microsoft Excel, создаваемую на основе данных о документах, хранящихся в БД программного комплекса (рис. 4).
Рис. 3. Регистрация входящих документов
Активное использование ПК Search на всех этапах проектирования, управление с его помощью техническим и канцелярским документооборотом предприятия, накопленная в БД программного комплекса информация дали возможность сделать следующий шаг — перейти к автоматизированному формированию сводных отчетов о ходе работ. В настоящее время разработано несколько сводных отчетов, одним из которых является «Журнал регистрации выдаваемой проектносметной документации».
Журнал регистрации выдаваемой проектносметной документации реализован в виде двух взаимосвязанных частей:
- процесса модуля документооборота, который помимо своего прямого назначения — уведомить главного инженера проекта о выдаваемой ПСД, записывает необходимую атрибутивную информацию в базу данных программного комплекса;
- приложения, формирующего на основе данных БД ПК Search сводный отчет о выданной ПСД с привязкой к проектируемому объекту и ответственного за проектносметную документацию сотрудникам (рис. 5).
Рис. 5. Сводный отчет «Журнал регистрации выдаваемой
проектно-сметной документации»
В дальнейшем специалисты отдела АСиВП ЗАО «Востсибтранспроект» планируют продолжить работу по разработке сводных отчетов. Поскольку все отчеты привязываются к объектам и сотрудникам предприятия, в перспективе возможно создание аналитического инструмента, с помощью которого можно будет получать общую картину о ходе работ по всем проектируемым объектам.
