1 - 2015

Новое время — новые подходы. «ИНФАРС» рекомендует Lement Pro

Прописная истина «время — деньги» в последнее время переворачивается с ног на голову — время все чаще становится буквально дороже денег. Этот специфический ресурс хоть и занимает одно из ключевых мест наряду с основными фондами, средствами и сырьем, но имеет одно неприятное свойство — время необратимо.

Компания «Элемент» примет участие в Строительном конгрессе «Применение BIM-технологии сегодня: Управление жизненным циклом инвестиционно-строительного объекта», организатором которого выступает ГК «ИНФАРС». Мероприятие пройдет 7 апреля 2015 года в конференц-центре отеля «Балчуг Кемпински» в Москве.

У большинства современных руководителей рабочий график настолько уплотнен (огромное количество электронной и обычной почты, десятки совещаний в день), что, как правило, намеченные дела не удается завершить к сроку. Справиться с чувством беспомощности перед лавиной задач призваны новые программные решения, которые позволяют сократить издержки, сэкономить время, помогают координировать действия персонала и оптимизировать бизнес­процессы. Одно из таких решений — система Lement Pro.

Группа компаний «ИНФАРС» и разработчик специализированных программных продуктов ООО «Элемент» уже начали сотрудничество по продвижению и распространению системы Lement Pro. О развитии сотрудничества и об особенностях системы беседуют директор по маркетингу ГК «ИНФАРС» Наталья Худякова и директор по развитию ООО «Элемент» Алексей Абрамов.

Наталья Худякова: Как можно охарактеризовать Lement Pro в двух словах? Можно ли сказать, что это новая система электронного документооборота?

Алексей Абрамов: Электронный документооборот — это лишь одна из возможностей комплексного решения. Современные средства автоматизации предприятий должны охватывать как можно больше процессов. Это значит, что независимо от рода деятельности компании возможности подобной системы автоматически должны выходить за пределы документооборота.

Поясню ключевые моменты, характеризующие систему не в плане конкретного функционала, а с точки зрения именно ее возможностей. Lement Pro помогает руководителю не просто проследить выполнение подчиненным каждого поручения и/или документа, но и понять реальное состояние дел по конкретному проекту или по всей компании в целом. При этом он увидит не статичный отчет, который делается по запросу раз в неделю, а информацию в различных срезах, подобранную на основе реальных данных и в любой момент времени. Мы называем это «принципом одного окна».

Если правильно структурировать работу в Lement Pro, менеджер всегда будет видеть всю деятельность компании изнутри — именно это и поможет сократить количество длительных совещаний, бесконечной электронной переписки и  пр. Кроме того, система упрощает процесс согласования, хранения и поиска электронных документов, структурирует накопленную информацию в любых разрезах: по проектам, ответственным исполнителям, по целям, статусам документов и т.д.

Если определить суть Lement Pro в двух словах, то это комплексная система управления компанией.

Н.Х.: Многие компании уже используют сегодня какую­либо систему автоматизации. Даже если она не совсем их устраивает, зачастую просто жаль менять одно на другое…

А.А.: Как говорится, возможны варианты. Допустим, в компании уже есть система электронного документооборота (СЭД). Но ни для кого не секрет, что многие корпоративные СЭД имеют слабые места — контроль исполнения поручений, поддержка бизнес­процессов, не связанных с документооборотом, организация работы над проектом и т.п. Другими словами, вроде бы средство автоматизации в компании есть, но состояние текущих  дел отражается им не в полной мере. В этом случае можно интегрировать Lement Pro с СЭД или заменить существующую СЭД на Lement Pro (в том числе силами сотрудников ООО «Элемент» и ГК «ИНФАРС»), получив при этом массу дополнительных возможностей.

Другой пример. Допустим, в компании уже используется некий инструмент для разработки планов и распределения ресурсов по задачам. Но такие решения не могут надлежащим образом проконтролировать ход исполнения поручений, проследить переписку, организовать обмен файлами, связать задачи с документооборотом и пр. А Lement Pro способно прекрасно справиться с этим и станет отличным дополнением к используемому решению (рис. 1).

Рис. 1. Связь с другими решениями (например, Google Apps, LaTeX или «1С»)

Рис. 1. Связь с другими решениями (например, Google Apps, LaTeX или «1С»)
позволяет сокращать издержки и минимизировать хаос в работе

Еще один пример. Даже если кажется, что весь фронт корпоративного ПО закрыт, все равно выясняется, что для переписки и координации по задачам и проектам в 95% случаев используется корпоративная электронная почта. А на больших и/или сложных проектах переписка зачастую превращается в хаос. Именно здесь может очень помочь Lement Pro.

Н.Х.: В чем преимущества Lement Pro для рядового исполнителя?

А.А.: Lement Pro экономит время: организует удобное взаимодействие по проектам и поручениям между департаментами, отделами, рабочими группами, подрядчиками, партнерами. Кроме того, система упрощает процесс согласования, хранения и поиска электронных документов, структурирует накопленную информацию в любых разрезах — по проектам, ответственным исполнителям, по целям, статусам документов и т.д. (рис. 2).

Рис. 2. Все задачи и поручения могут быть отображены в различных видах

Рис. 2. Все задачи и поручения могут быть отображены в различных видах

Внедрение системы Lement Pro обеспечит четкую фиксацию поручений — со сроками и возможным планом работ. Разночтения просто невозможны. Кроме того, удобно, что Lement Pro позволяет современным специалистам видеть и понимать работу своей компании не только в офисе, но и за его пределами. И в этом тоже есть масса плюсов для исполнителя — не нужно пытаться дозвониться, «поймать» руководителя в офисе, писать письма. С помощью системы все понимают: «вот задача, вот процесс, а вот результат». И это видно всем, кто должен это видеть (рис. 3).

Рис. 3. Простой и понятный интерфейс позволяет вести работу

Рис. 3. Простой и понятный интерфейс позволяет вести работу
не только с ПК, но и с планшетов, а также минимизировать время «привыкания» пользователей к системе

Могу сказать, что при общении с некоторыми заказчиками конечные исполнители иногда проявляют даже больший интерес, чем топ­менеджмент, так как первые видят проблемы структурирования работы изнутри. Они понимают, что на совещания, почту и отчетность тратят слишком много времени, а это напрямую влияет на эффективность. Те, кто хочет развиваться, стремятся эту эффективность повышать.

Н.Х.: А если посмотреть глобально и остановиться подробнее на снижении издержек?

А.А.: Для каждой компании ведутся свои расчеты, но в целом экономия обеспечивается за счет оперативного получения информации (а это может сократить количество совещаний), сокращения времени на подготовку отчетов, на поиск и актуализацию данных, на согласование и подписание документов, на поиск нужной корпоративной информации.

Например, за счет оперативного получения информации и сокращения количества совещаний экономия рабочего времени может составлять 10­30% для топ­менеджеров и менеджеров среднего звена. Но самое главное — руководитель всегда в курсе проблемы заранее, а не по факту. Стандартный функционал позволяет показать проблемные места: просроченные события, поручения, причем с привязкой к проекту или всей деятельности компании.

За счет предоставления отчетности через Lement Pro с привязкой к поручениям, проектам и документам время на подготовку информации о проделанной работе также может быть сокращено на 10­30%. Отчеты о выполненной работе сотрудники предоставляют без отрыва от основной деятельности, по собственным структурированным поручениям и документам в Lement Pro. Как я уже упоминал, руководство имеет доступ к информации в любое время, в том числе удаленно.

Н.Х.: Насколько известно, система Lement Pro предлагает отраслевые решения?

А.А.: Да, мы прорабатываем различные варианты. Если говорить о базовых возможностях, то схожие проблемы есть во всех отраслях: просроченные поручения, сорванные сроки проектов и т.п. Несомненно, каждой отрасли присуща своя специфика, но основной функционал Lement Pro остается неизменным: поручения и возможность работы по проектам, электронный документооборот, архив документов, библиотека знаний, новостная лента, система поиска и т.д.

Конечно же, для компаний, занимающихся проектированием и строительством, немаловажной функцией является взаимодействие с системами управления проектами, а также интеграция Lement Pro с BIM, позволяющая «привязать» к системе информационную модель объекта и, таким образом, повысить эффективность контроля над исполнением поручений. В такой связке система позволяет глубоко систематизировать и автоматизировать задачи управления процессами проектирования, строительства, авторского и технического надзора и пр. Возможна интеграция с САПР. То есть для строительных компаний Lement Pro может быть полезна в решении следующих вопросов: организации строительных работ, выпуске проектной документации, взаимодействии с подрядчиками и поставщиками, взаимодействии со специалистами на объектах и т.д., работе с корреспонденцией и договорной работе (согласование и исполнение), организации архива договоров (рис. 4).

Рис. 4. Связь с BIM позволяет повысить эффективность контроля над исполнением поручений

Рис. 4. Связь с BIM позволяет повысить эффективность контроля над исполнением поручений
как на этапе проектирования, так и на этапе строительства или эксплуатации

Н.Х.: Каковы конкурентные преимущества Lement Pro перед другими решениями?

А.А.: Прежде всего, Lement Pro выгодно отличается от российских и зарубежных аналогов простотой настройки — большинство возможностей может использоваться без дополнительных знаний. При этом для применения и настройки системы достаточно браузера — Lement Pro работает как с помощью стандартных ПК, так и с мобильных устройств (iPad, планшеты на базе Android). Простота интерфейса — также наше преимущество. При минимуме кнопок сотруднику проще разобраться и влиться в работу (рис. 5).

Рис. 5. Процессы в Lement Pro могут быть настроены с помощью графического редактора

Рис. 5. Процессы в Lement Pro могут быть настроены с помощью графического редактора

Вопрос цены сейчас также немаловажен, и можно сказать, что стоимость Lement Pro — еще одно ее конкурентное преимущество. При этом пилотный проект может быть отработан на небольшом числе участников при минимальных вложениях — не обязательно сразу охватывать всю деятельность компании. Другое существенное преимущество Lement Pro перед аналогичными системами и решениями — это минимальные сроки внедрения. Под быстрым внедрением мы подразумеваем дни и недели (в зависимости от размера компании), а не месяцы и годы.

Н.Х.: Стоит отметить, что эксперты Группы компаний «ИНФАРС» и разработчики Lement Pro уже запланировали общие мероприятия в рамках сотрудничества. Взаимодействие с ООО «Элемент» позволит ГК «ИНФАРС» расширить линейку программных продуктов за счет комплексной системы управления бизнесом Lement Pro. Специалисты компаний в настоящий момент уже разрабатывают индивидуальные предложения для заказчиков. Обсуждается серия вебинаров, на которых будут представлены возможности и продемонстрированы преимущества системы не только в плане функционала, но и с точки зрения сокращения издержек, оптимизации процессов и других полезных изменений. 

САПР и графика 1`2015