Управление документами канцелярии с помощью T-FLEX DOCs на ОАО «БелЗАН»
На предприятии ОАО «Белебеевский завод «Автонормаль» (ОАО «БелЗАН») документооборот до недавнего времени осуществлялся в бумажной форме. Документы, издаваемые внутри предприятия (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки), поступали в канцелярию из структурных подразделений для их дальнейшей регистрации, рассылки и хранения. Рассылка в срок большого количества документов по подразделениям предприятия требовала от сотрудников канцелярии больших «ножных» ресурсов. Процесс рассылки документов занимал много времени, поскольку инспектору канцелярии необходимо было разнести документы по всем подразделениям завода, расположенным на достаточно большой территории. Все документы имеют свой срок исполнения, поэтому они должны быть переданы в подразделения для работы незамедлительно. В связи с этим рассылка документов производилась несколько раз в день, по мере их поступления в канцелярию.
Сегодня очевидна негативная сторона бумажного документооборота — документы в подразделениях зачастую хранятся не должным образом, что часто приводит к их утере и, как следствие, — к невыполнению того или иного приказа или поручения. Для ликвидации бумажного документооборота и «ножного» труда перед службой канцелярии и отделом информационных технологий предприятия «БелЗАН» встала задача автоматизации процесса работы канцелярии.
Для решения этой задачи был составлен план поэтапного внедрения электронного документооборота. На первом этапе были взяты в работу, согласно номенклатуре канцелярии, следующие документы: приказы генерального директора ОАО «БелЗАН» по основной деятельности, приказы директоров служб ОАО «БелЗАН» по производственным вопросам, приказы главного инженера, приказы ТС по административнохозяйственным вопросам, распоряжения руководителей ОАО «БелЗАН» по производственным вопросам.
Управление организационнораспорядительными документами в масштабах предприятия — задача весьма важная и требует четкого решения. Целью внедрения системы для управления организационнораспорядительными документами и автоматизации рабочего места специалиста канцелярии служит упрощение процесса рассылки документов на ознакомление и/или исполнение в подразделения предприятия и, как следствие, сокращение общего времени от выхода документа до его получения службамиисполнителями на ознакомление или исполнение.
Учитывая то, что с системой планировалась работа более 80 структурных подразделений предприятия, а валовой документооборот составляет более 20 документов в день, простота и удобство — это то, что должно выгодно отличать проектируемую систему от ее аналогов. А, как всем известно, именно «простые вещи» — работают! Интерфейс главного окна системы можно видеть на рис. 1.
Рис. 1. Интерфейс главного окна системы
Предприятие «БелЗАН» выдвинуло следующие требования к внедряемой системе:
- простота и удобство, и в то же время многофункциональность;
- интуитивнопонятный и дружественный интерфейс;
- быстродействие системы в целом.
В качестве платформы для реализации системы управления документами канцелярии была выбрана используемая на предприятии PLMсистема TFLEX DOCs компании «Топ Системы», поскольку сегодня эта система объединяет практически все подразделения предприятия. Задача для группы внедрения «Топ Систем» оказалась довольно интересной, учитывая гибкость TFLEX DOCs и уровень мастерства группы внедрения компании. Так что сложности в реализации данная задача не представляла. Время, потраченное от постановки задачи до ее внедрения, составило не более трех месяцев.
Исходя из передового опыта и принципа реализации подобных систем других вендоров, а главное, опираясь на реальные задачи, поставленные пред группой внедрения компании «Топ Системы», можно выделить основные функциональноорганизационные моменты:
- рабочая страница пользователя помогает конечному пользователю комфортно и удобно чувствовать себя в системе и предоставляет только те документы, которые были адресованы непосредственно в данное структурное подразделение, пользователь которого входит в систему;
- документ отправляется автоматически после того, как специалист канцелярии в электронном реестре пометит галочками подразделения для рассылки;
- подразделениеполучатель после получения документа устанавливает в электронном реестре электронную цифровую подпись о получении;
- система ожидает, когда все подразделения ознакомятся с документом, после чего специальным способом помечает документ, тем самым извещая специалиста канцелярии, что данный документ можно закрывать и отправлять в дело;
- система формирует следующие отчеты: «Карточка регистрации приказов и распоряжений» и «Реестр»;
- для удобства восприятия система распределяет документы по папкам: в разрезе времени и по стадиям жизненного цикла;
- для удобства последующего поиска документа в системе с бумажного носителя предусмотрено его штрихкодирование.
Функционально задачу по внедрению данной системы можно разделить на два этапа.
Первый этап — это рассылка документов по подразделениямполучателям. На этом этапе специалист канцелярии сканирует подписанный всеми лицами документ и регистрирует его, поместив в систему. После чего, согласно требованиям по рассылке документа, специалист канцелярии в электронном реестре помечает «галочкой» те подразделения, куда необходимо направить тот или иной документ. Система автоматически формирует текстовое сообщение каждому из подразделенийполучателей и подключает к нему данный документ. На рассылку документа, основанную на базовом функционале TFLEX DOCs «Почта и задания», уходит не более двух минут. Интерфейс рассылки документа согласно электронному реестру показан на рис. 2.
Рис. 2. Интерфейс электронного реестра
Рис. 3. Электронная подпись о получении документа
Второй этап — получение документа. После того как документ оказался на стороне подразделенийполучателей, заведующие приемной этих подразделений должны выполнить следующие процедуры:
- Распечатка документа.
- Установка электронной подписи в электронном реестре.
- Ознакомление необходимого числа специалистов подразделения с документом. Большая часть документов запрещена к размещению в открытом доступе и недоступна для большинства специалистов предприятия, поскольку, как правило, содержит конфиденциальную информацию. Это достигается одним из двух способов:
- путем использования «умной» рабочей страницы. Документация будет отображаться только тем подразделениямполучателям, которые были отмечены в электронном реестре;
- трехуровневой системой доступа к документу:
- первый уровень доступа — определяет открытый доступ к документу всем без исключения пользователям системы;
- второй уровень доступа — определяет исключительный доступ к документу для руководителей структурных подразделений;
- третий уровень доступа — определяет исключительный доступ к документу для директоров служб.
Интерфейс по установке электронной подписи о получении документа показан на рис. 3.
Итак, автоматизация процесса работы канцелярии обеспечила предприятию следующие преимущества:
- упрощение процесса рассылки документов канцелярии на предприятии;
- резкое сокращение времени от рассылки документа до его получения;
- ликвидация «ножного труда»;
- повышение исполнительной дисциплины;
- ведение единой базы документов канцелярии предприятия.
Отчетная документация, а именно — «Карточка регистрации приказов» и «Реестр» — представлены на рис. 4 и 5 соответственно.
Рис. 4. Отчет «Карточка регистрации приказов»
Рис. 5. Отчет «Реестр»
Хочется добавить, что данная задача по внедрению была очень интересна и своевременна, а масштаб проделанных работ говорит сам за себя. Интерес и поддержка во всех без исключения подразделениях были столь высокими, что это позволило группе внедрения компании «Топ Системы» выполнить задачу за три месяца. Из всех проектов по внедрению данный проект был самым результативным, потому как каждая сторона занималась непосредственно своей задачей. А именно: заказчик — служба канцелярии — оперативно решала все организационные вопросы, а для группы внедрения компании «Топ Системы» основной задачей было решение технической и методической стороны вопроса. Это еще раз подтверждает тезис: «Вместе мы сможем все!»
