Разработка и внедрение системы управления проектными данными в ЗАО «ВНИИ Галургии»
Статья посвящена задачам управления проектными данными и методам их решения с помощью программного обеспечения TDMS. Описано успешное внедрение системы управления проектными данными на платформе TDMS в АО «ВНИИ Галургии». В статье также рассматриваются новые перспективные задачи, такие как календарно-сетевое планирование (КСП) и автоматизация расчета премиальной части заработной платы. Приведены основные проектные решения по реализации данных задач в рамках развития существующей системы на платформе TDMS, в тесной интеграции с электронным архивом, управлением заданиями на проектирование.
Введение
АО «ВНИИ Галургии» является комплексным институтом, занимающимся научными разработками и проектированием в калийной, соляной и сопутствующих отраслях промышленности. Институт ведет проектирование предприятий по добыче и переработке горнохимического сырья: сульфата натрия, фосфоритного, магнийсодержащего сырья, природных солей. По проектам АО «ВНИИ Галургии» построены и успешно эксплуатируются все рассоло и солепромыслы на территории бывшего Советского Союза, выполнены научноисследовательские и проектные работы для зарубежных партнеров. По научнотехническим разработкам института построены и действуют крупнейшие в мире калийные и соляные предприятия на Урале, Украине и Белоруссии, а также крупные предприятия горной химии [1].
В условиях возрастающей конкуренции на рынке проектных и инжиниринговых услуг одной из основных задач АО «ВНИИ Галургии» стала трансформация бизнеса с целью лучшего удовлетворения потребностей своих заказчиков. Для реализации поставленных задач необходимо снизить стоимость и сократить сроки выпуска проектов, а также повысить их качество.
Совершенствование процессов управления проектами и контроля над ними является одним из путей решения поставленной задачи.
Факторы, препятствующие повышению эффективности процессов управления
Программные инструментальные средства, которые использовались в институте ранее, не позволяли в полной мере решать поставленные задачи.
Одним из препятствий для повышения качества управления проектами и контроля их выполнения являлось отсутствие инструментов, позволяющих автоматизировать обмен заданиями между отделами. Специалистам плановофинансового отдела при проведении оперативного контроля было непросто отследить задания, у которых подходит или прошел установленный срок выдачи. Им приходилось выполнять множество ручных действий, таких как:
- объединение вручную всех графиков в сводную таблицу Excel;
- сортировка заданий по дате выдачи;
- извлечение списка заданий, срок выдачи которых наступает в ближайшую неделю;
- группировка полученного списка по ответственным исполнителям;
- напоминание руководителям групп, начальникам отделов о сроках, получение письменного подтверждения об их выполнении.
Другой проблемой являлось отсутствие автоматизации в работе с сопроводительными документами проекта. Она выражалась в несовершенстве доступа к общему хранилищу документации и поддержанию ее в актуальном состоянии.
Также существовали определенные сложности с ведением архива электронных документов и поиском их актуальных версий после внесения в них изменений.
Постановка задачи
Решение вышеизложенных проблем потребовало разработки и внедрения более совершенных методов и инструментальных программных средств, призванных повысить эффективность управления проектными данными.
Руководством АО «ВНИИ Галургии» было принято решение о приобретении и внедрении программного обеспечения, которое должно было обладать следующими функциями:
- оперативное слежение за ходом выполнения проектов;
- анализ отклонений сроков работ;
- обеспечение регламентированной деятельности всех участников процесса проектирования;
- организация командной работы и единого информационного пространства при работе над проектом;
- ведение электронного архива проектносметных документов.
Решение задачи
Проанализировав рынок программного обеспечения, специалисты АО «ВНИИ Галургии» сделали вывод о том, что в данном сегменте отсутствуют готовые к использованию программные средства, поэтому было принято решение о собственной разработке Системы управления проектными данными (СУПД) на существующей платформе. «Качественные, но дорогие продукты иностранных производителей оказались на тот момент неподъемными для российских предприятий по одному из ключевых требований — совокупной стоимости владения. Помимо немалой стартовой цены все большие системы сложны в адаптации и, как правило, требуют для своей поддержки и развития наличия высокооплачиваемых специалистов [2]. В качестве инструментальных средств выбор был сделан в пользу отечественного программного комплекса TDMS от компании CSoft Development.
В процессе поиска подходящего программного продукта было найдено несколько публикаций о TDMS и примеров его внедрения [3, 4, 5].
«TDMS (Technical Data Management System) — это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.п. Основой системы TDMS является объектноориентированное ядро, позволяющее гибко настроить среду разработки объектов проектирования (проектов, изделий, сооружений) и связать в единое информационное пространство разнородные электронные документы, внешнюю и внутреннюю почту, систему управления, отслеживание хода выполнения работ и обеспечение интеграции с прикладными программами, установленными на предприятии заказчика» [6].
Разработку и внедрение данной системы, оказание технической поддержки выполняла компания НИПИнформатика — разработчик и поставщик программного обеспечения для промышленного и гражданского строительства и машиностроения [7].
Внедрение осуществлялось совместными силами специалистов обеих компаний в несколько этапов:
- Разработка и согласование технического проекта на разработку конфигурации СУПД.
- Разработка программного обеспечения конфигурации. Разработка организационнометодических документов согласно техническому проекту.
- Проведение опытной эксплуатации.
- Внесение изменений по результатам опытной эксплуатации в конфигурацию и документацию.
- Ввод в промышленную эксплуатацию, оказание консультационнометодических услуг для конечных пользователей конфигурации.
Результаты и выводы
В процессе внедрения СУПД на платформе TDMS были решены следующие задачи:
- реализована система обмена заданиями;
- организована система управления сопутствующей документацией;
- разработана система электронного архива.
Реализованный функционал СУПД в АО «ВНИИ Галургии» представлен на рис. 1.
Остановимся более подробно на каждой задаче.
Рис. 1. Функционал СУПД в АО «ВНИИ Галургии»
Рис. 2. Интерактивный календарь
Двумя наиболее важными составляющими системы обмена заданиями являются инструменты контроля и управления и организованная передача файлов заданий.
При осуществлении контроля и управления с помощью СУПД сотрудники АО «ВНИИ Галургии» получили следующие преимущества:
- загрузка в СУПД графиков, составленных главными инженерами проектов (ГИП) в MS Excel, производится с помощью удобного модуля импорта заданий, разработанного компанией НИПИнформатика;
- руководители и специалисты имеют актуальную информацию по текущим и просроченным заданиям и принимают управленческие решения;
- начальники отделов пользуются выборками заданий по своему отделу;
- ГИПы располагают выборками, извлекающими список заданий по всем своим проектам;
- специалисты плановофинансового отдела получают всю требуемую информацию по текущим и просроченным заданиям, используя выборки по всем проектам;
- процесс выдачи задания проходит через согласование задания ГИПом;
- файлы всех разработанных документов размещаются в системе. После выдачи задания их невозможно случайно либо намеренно удалить и подправить.
Кроме того, в системе реализован механизм еженедельных уведомлений по корпоративной почте о просроченных заданиях и текущей работе. Уведомления производятся по корпоративной почте. Администратор системы имеет возможность настройки содержания, оформления писем и периодичности рассылки.
Что касается организованной передачи файлов и заданий, то после внедрения TDMS появилась возможность находить файлы выданного задания, определять дату передачи и другую атрибутивную информацию, тогда как раньше файлы передавались через почту и сервер.
Для визуализации загрузки отделов был разработан интерактивный элемент управления Календарь. Благодаря ему сотрудники имеют возможность просмотреть нагрузки за любой период на ближайший год, что позволяет предвидеть критические ситуации. На рис. 2 представлена загрузка механикотехнологического отдела.
Данный элемент управления может выводить информацию по нагрузкам в печатной форме (например, за день, за неделю, за месяц), что позволяет воспользоваться распечатанными документами в качестве раздаточного материала (рис. 3).
Рис. 3. Печатная форма планов на определенный день
Система управления сопутствующей документацией также была усовершенствована. При использовании TDMS файлы отсканированных документов договоров, технических заданий, исходные данные, переписка с заказчиком и прочее распределяются по специальным каталогам, относящимся к определенному проекту, и хранятся в одном месте. Это позволяет заинтересованным лицам, с одной стороны, получить доступ ко всем нужным документам и ограничить права доступа для остальных — с другой.
Перспективы развития СУПД
После оценки результатов внедрения СУПД было решено расширить ее функционал, и в настоящее время специалистами компании НИПИнформатика ведется разработка двух подсистем: системы календарносетевого планирования на базе TDMS и Primavera P6 и системы мотивации персонала.
Primavera P6 — это программное обеспечение для планирования и управления проектами производства компании Oracle. Продукт Primavera предназначен для помощи заказчикам в управлении жизненным циклом ассортимента продуктов всего проекта [8].
Система календарносетевого планирования предназначена для:
- разработки, актуализации, мониторинга и контроля календарносетевых графиков проектов;
- получения оперативной периодической отчетности;
- получения прогноза выполнения проектов;
- планирования работ и оценки загруженности подразделений.
Для обеспечения поставленных задач между системами СУПД на платформе TDMS и Primavera P6 производится обмен данными. Из Primavera P6 в СУПД экспортируются разработанные детальные графики проектирования со списком работ и запланированными датами выдачи заданий. Из TDMS в Primavera P6 регулярно передаются фактические данные о выдаче заданий: даты выдачи, процент выполнения работ. На рис. 4 приведена схема календарносетевого планирования.
Другой подсистемой, разрабатываемой специалистами компании НИПИнформатика, является система мотивации персонала (СМП). Она предназначена для повышения мотивации сотрудников путем автоматизации расчета премиальной части заработной платы. СМП в качестве исходных данных использует календарные планы и графики выдачи заданий. Одной из наиболее востребованных функций является предупреждение простоев и перегрузки сотрудников, групп и отделов. Архитектура системы представлена на рис. 5.
Рис. 4. Схема календарно-сетевого планирования
Рис. 5. Архитектура системы
«В настоящее время разработано техническое задание с привлечением специалистов плановофинансового отдела, сектора проектного менеджмента и отдела труда и заработной платы, — отмечает начальник отдела технических средств АО «ВНИИ Галургии». — Перспективой является не только внедрение СКСП и СМП, но и дальнейшее совершенствование СУПД, которое будет направлено на совершенствование интерфейса, повышение продуктивности и упрощение использования системы. Таким образом, успешное внедрение СУПД говорит о том, что выбранный путь, ориентированный на дополнение функционала TDMS, оказался правильным, хотя и не таким простым, как представлялось в начале внедрения. Разработанная система является устойчивой, надежной, многофункциональной и удовлетворяет требованиям, предъявляемым пользователями».
Библиографический список:
- ?www.vniigalurgy.ru [Электронный ресурс]: официальный сайт АО «ВНИИ Галургии», 20132015.
- ?www.csoft.ru [Электронный ресурс]: официальный сайт группы компаний CSoft, 2015.
- НижневартовскНИПИнефть: ИГРАЕМ ПО ПРАВИЛАМ. CADmaster. 2008. № 5. С. 5860.
- 10 причин отказаться от проводника Windows. CADmaster. 2010. № 4. С. 6064.
- ?www.tdms.ru [Электронный ресурс]: официальный сайт, посвященный программному продукту TDMS, 2013.
- ?www.csdev.ru [Электронный ресурс]: официальный сайт компании CSoft Development.
- ?www.nipinfor.ru [Электронный ресурс]: официальный сайт компании НИПИнформатика, 19952015.
- ?www.oracle.com [Электронный ресурс]: официальный сайт компании Oracle: 2015.
