4 - 2016

Документооборот на базе ПО T-FLEX DOCs как инструмент по повышению качества управления документами предприятия

Игорь Петров Заместитель начальника отдела 021 АО «ВНИИРТ». Евгений Климин Ведущий инженер отдела 021 АО «ВНИИРТ». Ольга Моцная Начальник группы ­электронного документо­обеспечения АО «ВНИИРТ».

В реалиях динамичного и современного рынка каждому предприятию приходится приспосабливаться к изменениям, затрагивающим все сферы и направления деятельности. Управление документами является своеобразной нервной системой предприятия. Именно через документы проходят сигналы от руководителей топ-уровня в подразделения для координации действий, а в обратную сторону поступают сигналы о выполнении или отставании от сроков исполнения. И именно с должной организации документооборота начинается качество.

Цели и задачи

Задачей информационной системы является возможность централизованного ввода всех видов поступающих на предприятие документов и оперативного доведения уже электронных документов до руководителей  подразделений. После этого именно система должна взять на себя функции по учету выданных руководителями поручений, резолюций и проведению рассылки этих документов до исполнителей и обратной передачи информации о ходе работ. В результате большое количество специалистов предприятия освободится от «ножного труда», а руководители — от запоминания оперативной информации о ходе того или иного поручения. Кроме того, необходимо было учитывать, что техническое решение должно отвечать следующим критериям: оно должно быть простым, понятным и надежным.

Все механизмы составления документа хорошо формализованы, а виды документов — систематизированы, поэтому, на первый взгляд, достаточно просто автоматизируются. Дело остается за малым — определиться с программным обеспечением, которого на современном рынке более чем достаточно. Зачастую руководитель организации выбирает данное ПО по принципу «лишь бы было», не задумываясь о нюансах, которые в дальнейшем могут возникнуть в ходе внедрения программы. К вам приезжает представитель фирмы, говорит, что у них есть готовое решение, показывает очень красивую и эффектную презентацию своего товара, попутно рассказывает о простоте и легкости работы с данным продуктом, а уж цену для этого ПО предлагает просто удивительную, ну и, конечно, бонусы и скидки. На этом всё хорошее заканчивается, и руководитель сталкивается с целым рядом проблем.

В нашем случае ситуация была немного иная. Имея на вооружении предприятия довольно гибкую PLM­систему T­FLEX DOCs, опытную команду внедрения систем подобного уровня и четкого заказчика в лице отдела документооборота, оставалось просто охватить еще одно направление — электронное управление документами в рамках основной концепции — «единое информационное пространство должно быть по­настоящему единым».

Внедрение

В процессе внедрения СЭД на первое место выходит проблема заинтересованности заказчика. Если автоматизация процессов подготовки и согласования документов действительно необходима руководителю организации, а существующая система документационного обеспечения управления ведется на должном уровне, то это уже 50% успеха. Основываясь на опыте внедрения СЭД в АО «ВНИИРТ», следует отметить, что грамотное и оперативно разработанное техническое задание позволило быстро приступить к разработке функционала ПО.

Проблематика внедрения

Во­первых, на предприятии более ста подразделений, каждое из которых в результате своей деятельности ежедневно сталкивается с обработкой документации разного вида. Ответственные за делопроизводство в подразделениях не подчиняются начальнику отдела документационного обеспечения, что обусловливает организационные проблемы.

Во­вторых, все предполагаемые участники процесса автоматизации документооборота имеют разную степень компьютерной грамотности и работы с оргтехникой. Такая ситуация усложняет задачу для команды внедрения по разработке интерфейса. Поскольку СЭД должна быть понятна на интуитивном уровне для каждого сотрудника организации, следовало разработать интерфейс программы с минимальным количеством «кнопок» и «окон».

В­третьих, такая организация, как АО «ВНИИРТ», имеет большой объем обрабатываемой документации, и для оперативного исполнения документов необходим отдельный блок «Контроль исполнения документов».

Рис. 1. Создание прототипов

Рис. 1. Создание прототипов

Что получилось

Всё начинается в отделе документационного обеспечения (ОДО). Здесь всё по стандартной схеме: нужно создать регистрационно­контрольную карточку, заполнить необходимые поля и прикрепить файл. Вроде бы всё просто, но на деле оказывается достаточно трудоемким. Как же облегчить труд специалиста ОДО? Начнем с малого:

  • создаем прототипы для каждого типа документа (рис. 1);
  • максимум данных подбирается из справочников;
  • автоматизируем процесс сканирования и прикрепления файла к карточке, с автоматическим присвоением имени файла, которое содержит регистрационные данные (рис. 2);
  • создаем удобный интерфейс для мониторинга жизненного цикла документа (рис. 3).

Далее документ попадает руководству на рассмотрение. Как известно, у руководителей всегда большой дефицит рабочего времени, а следовательно, интерфейс рабочего места руководителя должен быть очень простым и понятным, а добавление его резолюции к документу не должно занимать много времени и не требовать наличия специальных навыков (рис. 4). В результате руководитель должен без труда научиться отслеживать выполнение поручений в режиме онлайн (рис. 5).

Рис. 2. Сканирование и прикрепление файла к карточке

Рис. 2. Сканирование и прикрепление файла к карточке

Рис. 3. Мониторинг жизненного цикла документа

Рис. 3. Мониторинг жизненного цикла документа

Рис. 4. Наложение резолюции

Рис. 4. Наложение резолюции

Для всего этого созданы соответствующие интерфейсы и виды.

После рассмотрения руководством и в соответствии с резолюцией документ отправляется в подразделения­исполнители (там его принимает ответственный за делопроизводство подразделения).

На этом этапе существует два пути развития событий:

  • после отметки о приеме документа ставится отметка о выполнении (если решение уже готово, дан ответ и пр.);
  • документ отправляется конкретному ответственному исполнителю для дальнейшей работы (рис. 6).

Итак, документ проходит полный «жизненный» цикл, то есть легко можно отследить, кто, когда и кому направил документ для исполнения, кто его принял, кто исполнил и когда, количество дней до срока исполнения.

Отработанный (исполненный) документ списывается в дело уже в подразделениях. Интерфейс рабочего места ответственного за делопроизводство в подразделении отображает лишь те документы, которые относятся к его подразделению (рис. 7).

Рис. 5. Мониторинг выполнения поручений

Рис. 5. Мониторинг выполнения поручений

Рис. 6. Создание резолюции руководителем подразделения

Рис. 6. Создание резолюции руководителем подразделения

Рис. 7. Списание в дело

Рис. 7. Списание в дело

Выводы

Главным плюсом для предприятия, конечно же, является финансовая сторона вопроса внедрения СЭД. В данном случае организация не понесла материальных затрат на приобретение нового программного обеспечения и его сопровождения, а временные затраты оказались минимальными.

У предприятия появился современный инструмент по управлению документами, который качественно отличается от бумажного подхода.

Повышение исполнительской дисциплины не может радовать руководителей  любого уровня.

Пользователи системы потратили минимум времени на изучение данного функционала.

Специалисты предприятия получили больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей благодаря отсутствию необходимости в перемещении документов вручную.

Для команды внедрения это еще один проект в общей копилке. 

САПР и графика 4`2016