Внедрение системы электронного документооборота. Что лежит на поверхности?

Дмитрий Садовников

В настоящее время многие руководители предприятий стали более осторожно рассматривать варианты внедрения корпоративного программного обеспечения. Обусловлено это в первую очередь экономической ситуацией, и важной составляющей здесь является боязнь погрязнуть в процессе «внедрения невнедряемого». Все признают необходимость внедрения, но никто не хочет становиться «дойной коровой» ни для своих, ни, тем более, для внешних внедренцев. Знаете, как оно бывает, — то «нюанс образовался», то форма оказалась не та, то сервер слабый, то еще что­то… И пошло вытягивание денег…

Компания «Лоция Софт» почти два десятка лет работает в тесном контакте со своими российскими пользователями. Мы с пониманием относимся к такой сдержанной позиции руководителей и применяем политику абсолютной честности по отношению к потенциальным пользователям. В связи с этим хочется отметить, что несмотря на то, что Lotsia PDM PLUS рассматривают в первую очередь как программу для организации технического документооборота, ее богатые возможности и полезность могут проявить себя быстрее в случае использования для автоматизации управленческого документооборота. Это лежит на поверхности, ближе руководству, вроде бы даже проще и не затрагивает напрямую производственную деятельность, что может стать отправной точкой для признания старта внедрения успешным и расширения применения Lotsia PDM PLUS для решения других задач.

Рис. 1. Меню пользователя, группировка по операциям

Тем не менее, мы были вынуждены принять во внимание и такой момент, что большинство руководителей считают управленческий документооборот типовым. Сами мы так не считаем, но и здесь, исходя из того, что клиент всегда прав, решили пойти у него на поводу. В результате мы выпустили новую версию типовой настройки по управлению корреспонденцией и организационно­распорядительной документацией (ОРД), которая абсолютно бесплатно будет входить в комплект поставки Lotsia PDM PLUS. Более того, любая организация — пользователь Lotsia PDM PLUS может запросить и бесплатно получить данную настройку для изучения и применения. Так что для пользователей это прямая экономия времени и денег. Времени — за счет типичности, денег — за счет готовности настройки к внедрению собственными силами и с минимальными затратами.

Что же именно включает в себя новая версия настройки Lotsia PDM PLUS по управлению корреспонденцией и организационно­распорядительной документацией? Если просто перечислить то, что входит в состав настройки, ничего особенного не обнаружится. Да его и нет. Вопрос в реализации и, внимание (!), в затратах на сопровождение. Поэтому было бы правильнее прокомментировать некоторые функции.

Начнем с самого начала — меню пользователя. Мы реализовали меню пользователя укрупненно — в двух вариантах. Возможно, пользователю будет удобно сначала выбрать операцию: открыть, найти, зарегистрировать, посмотреть тип документа (рис. 1). А может быть, ему захочется сразу обратиться к типу документа и выполнить операцию с выбранным типом (рис. 2).

Рис. 2. Меню пользователя, группировка по типам документов

Меню привязывается к профилю пользователя, и не исключено, что кому­то из пользователей будет удобнее одно меню, а кому­то — другое. Пожалуйста, используйте оба меню.

Но наш пример настройки меню может предполагать и более детальное профилирование пользователей. К примеру, регистрацией документов будут заниматься лишь один­два человека. Тогда соответствующие пункты «уйдут» из общего меню и останутся в меню сотрудников­регистраторов.

Есть и более интересные варианты. Если присмотреться к копиям экранов меню, приведенным на рисунках, то можно увидеть такие пункты, как «Журнал регистрации…». Это отчеты. Отчеты в Lotsia PDM PLUS формируются по тем данным, которые в систему уже введены. Способ построения отчетов с точки зрения содержания и оформления может быть различным — это определяется при настройке отчета во встроенном генераторе отчетов (рис. 3).

Рис. 3. Пример отчета «Журнал регистрации входящих документов»

Но для конечного пользователя наиболее важной является возможность быстро сориентироваться в отображаемых данных. Для этого в свое время был разработан уникальный механизм быстрой фильтрации. Он основан на известных почти всем автофильтрах. Но мы пошли дальше и реализовали возможность мгновенно отфильтровывать форму по указанным значениям полей: достаточно лишь нажать клавишу Alt и щелкнуть по значению одного или нескольких полей. Это обеспечивает небывалую по скорости и удобству визуальную фильтрацию данных. К примеру, пользователь хочет просмотреть все входящие письма от АО «Лютик». Он нажимает Alt и щелкает по слову «Лютик». Хочет дофильтровать еще по какому­нибудь полю — дополнительно нажимает Ctrl. Хочет сбросить фильтр — нажимает Esc. Возвращаясь к автофильтрам, отметим, что пользователи, которые не любят работать с клавиатурой, могут пользоваться традиционным способом пометки мышью фильтруемых значений в выпадающем списке. Просто с клавиатурой быстрее и удобнее, можно даже добавить — профессиональнее.

Так вот, некоторые пользователи, узнав о возможности быстрой фильтрации, говорят, что им больше ничего и не нужно: утром отчет открыл, и весь день останется только фильтровать, получая нужную информацию.

Это действительно удобно, учитывая возможность построения гигантского разнообразия форм отчетов. В то же время все отчеты позволяют получать более детальную информацию. Двойной щелчок по строке покажет пользователю полную версию карточки документа. Кроме того, несложно реализовать и редактирование данных прямо в отчетах.

Что же касается ввода данных, то, применительно к рассматриваемой тематике, важно обеспечить скорость. Речь в первую очередь идет о регистрации документов: входящих и исходящих писем, приказов, распоряжений, служебных записок, во вторую — о комментариях исполнителей. Ключевые моменты здесь следующие:

• кнопка вызова окна регистрации документа должна быть всегда «под рукой», в меню, в панели инструментов;
• вводимая информация должна быть сохранена максимально быстро. Это особенно актуально при регистрации, например, телефонограмм;
• пользователь должен быть максимально избавлен от ручного ввода.

При разработке настройки по управлению корреспонденцией и ОРД в Lotsia PDM PLUS должное внимание было уделено скорости ввода и достоверности данных. Что это значит? Поясним на примере приведенных выше ключевых моментов:

• кнопка вызова окна регистрации документа всегда доступна, в каком бы окне Lotsia PDM PLUS пользователь ни работал. Более того, можно вызвать окно регистрации документа ярлыком с рабочего стола или из другой папки, или из панели задач;
• скорость ввода информации обеспечивается за счет всего двух обязательных полей. Достаточно выбрать отправителя и ввести тему. Отправитель выбирается из справочника, но справочник может быть пополнен «на лету», в процессе регистрации входящего документа. При разработке процедуры пополнения справочника использовался тот же принцип скорости ввода;
• чем меньше пользователь допустит ошибок при вводе, тем целостней впоследствии будет информация в отчетах и выше скорость поиска. Для минимизации ошибок ввода используются любые возможности, позволяющие избежать ввода с клавиатуры, — флажки, переключатели, выпадающие списки, окна выбора, справочники.

Файлы входящего письма (рис. 4) могут быть получены как обычным способом, так и со сканера или из сообщения электронной почты. Lotsia PDM PLUS интегрирована с TWAIN­сканерами, а клиент электронной почты входит в базовую поставку.

Рис. 4. Форма регистрации входящего документа

Рис. 5. Форма регистрации исходящего документа

Здесь важно заметить, что файлы всех документов хранятся в защищенных хранилищах и доступ к ним для редактирования или просмотра возможен только согласно настройкам системы безопасности Lotsia PDM PLUS. Без всяких исключений. Ведется история доступа к каждому файлу документа. А все операции пользователей в системе, включая вход в нее, журналируются подробнейшим образом.

Исходящие документы могут регистрироваться (рис. 5) либо как инициативные, либо как ответ на входящие. Точно так же и входящие письма могут регистрироваться как ответы на исходящие. В таких случаях автоматически ведется история переписки — вся цепочка писем выстраивается в хронологической последовательности. При этом если письмо изначально было отправлено нескольким получателям, то ответы от каждого из них регистрируются и автоматически попадают в историю переписки.

Без сомнения, очень востребованной окажется возможность автоматизированного формирования оформленных документов с «синими» подписями и интеграция с офисными приложениями, позволяющая напрямую работать и обмениваться информацией с Lotsia PDM PLUS, а также автоматически формировать и сохранять в Lotsia PDM PLUS PDF­файлы.

Рис. 6. Резолюция и комментарий в структуре документа

Рис. 7. Отчет по ходу исполнения документа

На входящие письма могут налагаться резолюции, выдаваться поручения и назначаться ответственный исполнитель и соисполнители. Резолюция и все поручения отображаются в структуре документа (рис. 6).

Встроенный генератор отчетов и выходных форм обеспечивает формирование журналов регистрации входящих и исходящих документов за выбранный период, а отчет «Ход исполнения документа» (рис. 7) показывает всю историю резолюций и поручений, сроки их получения, исполнения и комментарии исполнителей. Опять же, дважды щелкнув по строке отчета, пользователь, как минимум, получает возможность просмотреть детализацию данных. Других вариантов обработки двойного и одинарного щелчка по строке или по конкретному полю много, поэтому подробно здесь расписывать их не имеет смысла. Ограничимся только следующим тезисом: все в руках администратора. Своего, не внешнего. Это ли не показатель?

Что же касается работы с организационно­распорядительной документацией: приказами, распоряжениями, служебными записками, то здесь технология работы похожая, только экранные формы другие, соответствующие типу документа (рис. 8­10).

Рис. 8. Форма регистрации приказа

Рис. 9. Форма регистрации распоряжения

Рис. 10. Форма регистрации служебной записки

Здесь можно отметить, что для приказов в блоке документооборота предусмотрена процедура согласования.

Кроме того, все документы ОРД могут быть связаны с другими документами ОРД и корреспонденцией — в качестве как основания, так и результата (рис. 11).

Во исполнение приказа могут выпускаться распоряжения, поэтому данная возможность обеспечивается прямо с формы приказа, при этом распоряжение автоматически связывается с приказом как последующий документ (рис. 12).

Рис. 11. Связывание документов

Рис. 12. Пример формы приказа со связанными документами

Все связанные документы сразу же отображаются в форме и позволяют по двойному щелчку просмотреть детальную информацию.

Документооборот в Lotsia PDM PLUS — это целая система возможностей. Здесь и невероятная гибкость, достижимая без программирования, и безграничное разветвление по исполнителям, и прозрачные для пользователей механизмы назначений прав доступа, статусов и прочих атрибутов информационных объектов.

В базовой настройке по управлению корреспонденцией и ОРД мы предлагаем универсальную схему­маршрут, которая позволяет согласовывать любые документы (рис. 13).

Рис. 13. Пример универсального маршрута согласования документа

Особенность этого маршрута в том, что любой список согласующих лиц в нужной последовательности определяется перед отправкой на согласование, каждый согласующий может согласовать документ или выдать любое количество замечаний. При этом система автоматически контролирует срок согласования каждым участником и через заданное количество рабочих дней после поступления документа на согласование напоминает об истечении срока.

В системе напоминаний в данном случае задействован производственный календарь предприятия, который ежегодно формируется в Lotsia PDM PLUS.

Таким образом, новая бесплатная настройка Lotsia PDM PLUS по управлению корреспонденцией и ОРД создана на принципах максимизации скорости ввода данных, контроля исполнения и ведения списка текущих задач для пользователей. При этом сама настройка открыта для совершенствования собственными силами, что существенно снижает затраты на внедрение и без того недорогой системы.

И, пожалуйста, помните, что управление корреспонденцией и ОРД — это только начало большого и интересного пути, который компания «Лоция Софт» всегда поможет вам пройти по кратчайшему маршруту, чтобы быстрее перейти к эффективной реализации задач по управлению техническим документооборотом и данными о продукции.

САПР и графика 4`2016