Внедрение системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» в компании «РУСПЕТРО»

Валерия Мартышова,
ведущий специалист по документообороту компании «РУСПЕТРО», руководитель проекта внедрения со стороны заказчика

Станислав Тимошин,
руководитель проекта внедрения ГК APPIUS

Цели проекта

Внедрение электронного документооборота с помощью универсальной EDMS­системы (Electronic Document Management System) со следующими основными функциями:

• контроль поступления и движения проектно­технической документации по проектам разработки месторождений;
• прозрачный процесс согласования документации между различными подразделениями компании;
• удобное хранение документации в электронном виде;
• связь с твердой копией архивных данных.

Выбор EDMS­системы

При выборе будущей EDMS­системы «РУСПЕТРО» рассмотрел множество систем, представленных на рынке. На финальной стадии сравнивался функционал двух отобранных систем:

• система «Appius­PLM Управление проектно­сметной документацией» (далее «Appius­PLM УПСД») компании APPIUS.

Данный вариант является оригинальной конфигурацией, работающей на платформе «1С:Предприятие 8.3» в режиме тонкого клиента. Система предназначена для автоматизации инженерного (технического) документооборота, связанного с разработкой, хранением, согласованием и поиском документации в проектных организациях, у заказчиков и подрядчиков строительства;

• EDMS­система американского производителя.

Специалистами «РУСПЕТРО» был разработан опросный лист с основными требованиями и ожиданиями от системы (см. таблицу). На основе данных, полученных от компаний — производителей программных решений в области учета и электронного документооборота, была сформирована сравнительная таблица и проведен детальный анализ функциональных возможностей двух основных выбранных систем.

Несмотря на то что система «Appius­PLM УПСД» на момент выбора отвечала предъявленным требованиям только на 70%, она обладала чрезвычайно гибкими возможностями кастомизации, поэтому возможно было осуществить необходимые модификации и в кратчайшие сроки довести существующую систему до 95­процентного функционала, необходимого заказчику.

Еще одним ключевым моментом в выборе программного решения оказалась стоимость EDMS­системы. В этом вопросе лидирующую позицию заняла отечественная программа, так как стоимость конкурирующего решения семикратно превысила цену системы «Appius­PLM УПСД».

Таким образом, в результате всестороннего анализа функциональных возможностей программ, а также принимая во внимание важную финансовую составляющую вопроса, для дальнейшей работы и внедрения руководством компании «РУСПЕТРО» была выбрана система «Appius­PLM УПСД» с учетом доработки ее функционала в соответствии с требованиями заказчика.

Подготовительный этап

На основе выявленных данных о том, что требуется доработать в системе «Appius­PLM УПСД», руководителем проекта внедрения EDMS­системы со стороны заказчика было разработано подробное техническое задание на доработку необходимого функционала. На основе данного документа разработчики компании APPIUS начали работу по усовершенствованию программы и расширению ее функциональных возможностей, которые учитывали все пожелания и требования заказчика.

Основные направления оптимизации и доработки программы:

• настройка свойств, представления, проверки уникальности и связей элементов дерева проектов;
• автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) с отслеживанием ошибок в названиях файлов и составе документации;
• настройка бизнес­процесса рассмотрения документации и формирование листа замечаний на каждый документ после завершения БП;
• формирование отчета по проекту в виде главного реестра документации (MDR — master document register) — графика выпуска документов;
• настройка печатной формы накладной на передачу документации;
• автоматическая выгрузка на FTP файлов документов и накладной.

В своей работе специалисты компании APPIUS ориентировались на схему проведения согласования и утверждения проектной документации, принятой на предприятии­заказчике, а также на жизненный цикл рассмотрения документации согласно международным нормам.

Так, в соответствии с нормами РФ, а также учитывая опыт других компаний в сфере проектного документооборота, заказчиком была принята западно­ориентированная система ревизий для рассмотрения документации до ее финального утверждения. Гибкость программы «Appius­PLM УПСД» позволила быстро воплотить в жизнь данную систему ревизий.

Ревизионная связь в рассмотрении проектно­технической документации очень важна, так как является наиболее действенной формой последующего контроля и позволяет максимально точно отследить выпуск каждого документа с целью проверки выполнения выданных к документу замечаний. Кроме того, ревизия является основным средством вскрытия и предупреждения различных нарушений выпуска документа.

Опросный лист с основными критериями выбора EDMS-системы

Внедрение

В любом внедрении очень важен первый успешный результат, получаемый в достаточно короткий срок. Причина в том, что успешный проект создает для руководства основу для последующего расширения на функциональном и архитектурном уровне.

Успешное внедрение системы (Appius­PLM УПСД) определялось следующими факторами:

• быстрый ввод системы в опытную и промышленную эксплуатацию за счет отказа от программирования в пользу настройки системы (рис. 1). Тем не менее исходные коды открыты и доступны в конфигураторе «1С:Предприятие»;
• способность организации обучений, консультаций (в том числе через удаленные подключения) и предоставление проверенных методик, полученных на основании передового опыта в сфере ИТ­технологий;
• возможность расширения на уровне платформы в функциональном (конечный пользователь) и нефункциональном (техническая архитектура) смысле.

Рис. 1. Общий обзор настроек

Этап 1. Обучение

Первый шаг, который был сделан на этапе внедрения, — это обучение сотрудников «РУСПЕТРО» работе в системе на примере данных заказчика. Специалистами APPIUS была проанализирована структура проекта заказчика, на базе которой были настроены свойства и подчинение элементов, а также введен состав проекта (рис. 2).

Рис. 2. Состав проекта и свойства элемента (комплекта)

Часть специалистов заказчика присутствовала на обучении очно, для территориально удаленных сотрудников была организована дистанционная демонстрация экрана и подключено устройство громкой связи. На примере демонстрационной версии программы специалистами компании APPIUS были показаны основные функции. В ходе обучения поддерживался активный диалог с представителями заказчика в режиме «вопрос — ответ», а также была осуществлена видеозапись всего курса для дальнейшего самостоятельного повторения материала.

Этап 2. Опытная эксплуатация

В процессе опытной эксплуатации производились уточнения по настройке свойств проекта, комплектов и его листов, а также корректировалась настройка проверки уникальности элементов. Была настроена связь рабочей конструкторской документации с оборудованием, опросными листами и составом проекта без каких­либо программных доработок (рис. 3).

Рис. 3. Состав проекта и список файлов документа

Для отслеживания местонахождения в любой момент времени подлинника документа (в случае его наличия) в системе «Appius­PLM УПСД» для документа были добавлены свойства «Индекс хранения» и «Инвентарный номер», которые присваивает архивариус при фактическом поступлении документа в архив. Система позволяет регистрировать информацию по движению (выдаче/возврату) подлинника документа с указанием ответственных лиц и периодов его использования, при этом отображается вся история. Столь простое решение обеспечивает быстрое отслеживание местонахождения подлинников документов в любой момент времени.

Рабочий процесс организации подразумевает ежедневное тесное взаимодействие различных подразделений, целью которых является выполнение одной общей задачи — сдачи объекта строительства в полном объеме в обозначенный срок. В данных обстоятельствах быстрый и эффективный обмен информацией имеет для успеха любой компании первостепенное значение.

Система «Appius­PLM УПСД» позволила автоматизировать процесс рассмотрения документации. У каждого документа имеется параметр «Состояние рассмотрения», который может иметь следующие значения: «не рассматривался», «отправлен на рассмотрение», «рассмотрен с замечаниями», «рассмотрен без замечаний» и «утвержден». Изменение значения данного параметра происходит автоматически на основе выполнения бизнес­процесса.

Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия: «Куратор», «Рецензент» и «Руководитель» (рис. 4).

Рис. 4. Карта маршрута бизнес-процесса рассмотрения документации

Куратор — сотрудник компании, чей функциональный профиль в большей степени имеет отношение к содержанию документа и который отвечает за рассмотрение документа, качество собственных комментариев и комментариев, представленных рецензентами.

Куратор может:

• добавлять свои замечания;
• редактировать замечания других рецензентов;
• направить документ рецензентам на повторное рассмотрение (доработку);
• добавлять новых рецензентов;
• завершить процесс рассмотрения принудительно.

Рецензенты — это сотрудники компании, представители дисциплин, чьи направления затронуты в документе. Рецензенты рассматривают и своевременно выдают замечания к документам.

Рецензент может:

• просматривать свойства и файлы документов;
• просматривать комментарии, оставленные другими рецензентами;
• добавлять свои замечания к документам.

Руководитель — сотрудник компании, участвующий в процессе рассмотрения документации и отвечающий за утверждение листа замечаний перед его отправкой подрядчику.

Руководитель может:

• просматривать свойства и файлы документов;
• просматривать комментарии, оставленные другими рецензентами;
• утверждать результаты рассмотрения;
• отклонять согласование замечаний, тем самым возвращать выбранные документы на повторное рассмотрение с возможностью корректировки перечня согласующих лиц.

Участники рассмотрения получают уведомления на почту о наличии задач рассмотрения (рис. 5).

Рис. 5. Окно оформления замечаний

В начале процесса активного использования программы со стороны пользователей возникали различные вопросы, связанные с вводом данных, работой бизнес­процессов и панелью задач пользователя, выгрузкой файлов документов, работой с аннулированными документами и др. Все проблемные ситуации были оперативно разрешены сотрудниками компании APPIUS.

Этап 3. Доработки

В соответствии с техническим заданием, полученным от заказчика, в процессе опытной эксплуатации «Appius­PLM УПСД» были разработаны «плагины», которые расширили ее функциональные возможности.

Автоматическая загрузка документов

Первоначально данная функция автоматической загрузки документов по накладной отсутствовала и была разработана полностью с нуля по техническому заданию заказчика.

При получении документов от подрядчика по накладной пользователь выбирает в системе пункт меню «Импорт документации» и указывает каталог, где лежит накладная в формате Excel и файлы документов. Программа «прочитывает» накладную и автоматически формирует весь комплект полученных документов в системе в активном проекте по марке в соответствии с наименованиями документов в накладной (все марки проектов зафиксированы ГОСТом и одинаковы у документов одного комплекта). При загрузке у каждого документа автоматически заполняется ревизия, статус, дата, название, формат, стадия, то есть все данные по полученному комплекту документации. Электронные документы в исходном и PDF­формате также подгружаются в автоматическом режиме. Накладная может содержать любое количество комплектов документов, и все они будут автоматически загружены в соответствующие проекты в системе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка документации и файлов на основе накладных

До момента внедрения данной функции ввод документации осуществлялся вручную, и процесс загрузки 10­15 комплектов документов занимал у сотрудника компании до пяти часов рабочего времени. В результате использования нового функционала программы загрузка аналогичного количества комплектов стала занимать всего несколько минут. Данная доработка существенно экономит время специалистов по документообороту, исключает человеческий фактор и позволяет оперативно приступить к рассмотрению содержательной части документации. В рамках всей компании функция автоматической загрузки документации значительно оптимизирует рабочий процесс, так как данный этап является отправной точкой для дальнейшего взаимодействия различных специалистов и подразделений, задействованных в проекте.

Функция автоматической загрузки в данной реализации уникальна, так как позволяет автоматически загружать документ в его исходном формате (а также все языковые версии документа) наряду с PDF­версией без необходимости указывать данные документы в сопроводительной ведомости. Во многих других системах каждый формат документа, так же как и все языковые версии, необходимо указывать в сопроводительной ведомости, так как только в этом случае система подгружает соответствующий файл.

Формирование главного реестра документации (ГРД)

Согласно процедуре взаимодействия между компанией­заказчиком и проектным институтом ГРД (MDR) на всех проектах готовит проектный институт, но в рассматриваемом случае заказчик принял решение формировать его дополнительно из системы. Документ представляет собой плановый и фактический график поставки документации, где перечислены все документы и их стадии, каждому документу присвоен вес и указан еще ряд критериев, необходимых для анализа готовности документации.

Функция формирования главного реестра документации также была реализована в соответствии с техническими требованиями заказчика (рис. 7).

Рис. 7. Отчет «Главный реестр документации»

Ошибка в информации при формировании ГРД (MDR) исключена, так как данные представляют собой сводную таблицу из уже имеющихся в системе сведений по проекту и генерируются автоматически.

На российском рынке программное обеспечение с реализованной функцией автоматической выгрузки ГРД (MDR) может заинтересовать западно­ориентированные компании, которые имеют зарубежные объекты строительства и работают с иностранными подрядчиками, так как формирование данного документа является обязательным.

Формирование листа замечаний

После завершения процесса рассмотрения документации стояла задача формирования отчета в приложении MS Word на основании оформленных замечаний куратора и согласующих лиц. При формировании отчета его необходимо добавить к документу для последующей передачи результатов согласования подрядчику (рис. 8 и 9).

Рис. 8. Формирование листов замечаний и их добавление к документам

Рис. 9. Лист замечаний документа

Выгрузка документов на FTP­сервер

При выгрузке документов на FTP­сервер необходимо было предусмотреть отправку двух видов файлов (рис. 10):

• исходные данные — отправляются какие­либо данные подрядчику или поставщику;
• лист замечаний — отправляется отдельно на этапе рассмотрения документации без дополнительных файлов.

Также была реализована функция автоматической отправки уведомления на e­mail подрядчика о том, что файлы документов выгружены. Шаблон письма можно подготовить заранее и сохранить в системе.

Рис. 10. Выгрузка документов на FTP-сервер

Рис. 11. Журнал накладных

Формирование печатных форм накладных

В соответствии с отправкой двух видов документов существует два вида сопроводительных накладных, по которым документация передается подрядчикам (рис. 11). Это передача каких­либо данных контрагенту и отправка результата рассмотрения документации (фактически это листы замечаний).

Для корректного формирования необходимого сопроводительного документа в системе «Appius­PLM УПСД» была предусмотрена соответствующая возможность выбора из двух указанных вариантов и разработаны печатные формы (рис. 12). Дополнительно возможно использовать функцию электронной подписи при отправке файлов.

Рис. 12. Печатная форма накладной

Ведение проекта: состав команды, роли, обязанности и ресурсы

Со стороны исполнителя в реализации проекта участвовали четыре человека: руководитель проекта, инженер отдела технической поддержки, два ведущих программиста.

Со стороны заказчика в реализации проекта участвовал ведущий специалист по документообороту, отвечающий за внедрение EDMS­системы для контроля проектно­технической документации на всем предприятии. Опосредованно также в процессе внедрения системы в рамках всей компании «РУСПЕТРО» была задействована группа специалистов различного профиля, входящих в группу управления проектами. Руководитель группы управления проектами утверждал матрицу рассылки документации, в соответствии с которой происходила рассылка документов на рассмотрение и утверждение. Специалисты компании рассматривали документы каждый в своей, также смежной зоне ответственности: трубопроводы, КИП, электрика, пожарная безопасность и т.д. Все сотрудники проектной команды имели одинаковые права доступа к любым проектно­техническим документам, которые так или иначе могли понадобиться для их работы.

На текущий момент система принята в промышленную эксплуатацию. Сегодня в системе работает 25 человек.

Полученные выгоды от проекта

• Качественная организация труда специалистов компании;
• оптимизация бизнес­процессов по рассмотрению и согласованию проектно­технической документации;
• исключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов (в том числе отчета ГРД);
• экономия временных и финансовых ресурсов;
• эффективная организация электронного документооборота в части проектно­технической документации.

Следующие шаги по автоматизации процессов компании

В настоящий момент в компании «РУСПЕТРО» находится в работе восемь проектов (объектов строительства), и все они занесены в систему «Appius­PLM УПСД». В системе хранится проектная, рабочая, рабочая конструкторская и организационная документация.

В дальнейшие планы по автоматизации бизнес­процессов компании «РУСПЕТРО» входит добавление в программу работы с исполнительной документацией. В настоящее время специалисты компании занимаются разработкой процедуры взаимодействия с данным видом документов, определяется состав участников и этапы их сотрудничества.

Вторым шагом по расширению функционала системы, по мнению специалистов «РУСПЕТРО», должно быть добавление в программу процедуры рассмотрения запросов на изменения, которые возникают уже в процессе строительства. Это технические запросы, оформленные по определенным стандартам, которые формирует подрядчик в процессе стройки и указывает, какие изменения необходимо внести в проектную документацию на том или ином этапе строительства.

Обратная связь

По итогам внедрения системы «Appius­PLM УПСД» можно отметить удобство программы в использовании, простой и интуитивно понятный интерфейс, логичную структуру системы. Эти критерии позволили уменьшить срок освоения системы и быстро перейти к работе.

Сразу после заключения договора заказчику была установлена базовая версия программы, которая сразу была использована для внесения и хранения данных. Дальнейшая доработка системы, отладка и ее внедрение в полнофункциональной версии по факту заняла два месяца. Данный период значительно опережает срок внедрения аналогичной программы западного разработчика, который в среднем составляет четыре­пять месяцев с момента заключения контракта.

САПР и графика 6`2016