Предпосылки внедрения
Наверное, не бывает двух одинаковых внедрений PLMсистем на предприятиях. Всегда вмешиваются индивидуальные особенности компании, которые невозможно не учитывать. У «Динамики» таких особенностей уж точно не меньше, чем у других.
Немного о компании: АО «ЦНТУ «Динамика» — ведущее российское предприятие в области разработки, производства и послепродажного обслуживания авиационных тренажеров. В компании реализовано более 120 проектов по их созданию, которые предназначены для военной и гражданской авиации. Численность работников компании превышает 500 человек, а площадь, на которой она расположена, превышает 17 000 м2.
«Динамика» является основным исполнителем гособоронзаказа на тренажеры для подготовки личного состава авиационных частей, непосредственно участвующего в выполнении боевых задач.
Любая динамично развивающаяся компания приходит к пониманию того, что для быстрого реагирования на потребности заказчиков и поддержания конкурентоспособности на рынке услуг нужна правильная организация и систематизация планирования работ подразделений. И наша компания — не исключение. Необходимость автоматизировать систему планирования стала для нас очевидной.
В 2012 году ЦНТУ «Динамика» предстояло выбрать подходящую компанию, которая смогла бы реализовать внедрение системы, позволяющей все разрозненные данные свести в единое информационное поле.
Конечно, одним из самых важных критериев при выборе автоматизированной системы является возможность расширения ее функциональности и интеграции с другими системами, уже имеющимися на предприятии. Из нескольких возможных вариантов была выбрана компания «Топ Системы», поскольку только она смогла предложить нам то, что мы искали, — возможность гибкой настройки системы под задачи предприятия.
Внедрение TFLEX DOCs в нашей компании началось в 2014 году, и в этой публикации нам хотелось бы осветить несколько самых интересных наработок, которые с успехом применяются сегодня в нашей компании.
Стартовая страница
Для упрощенного доступа ко всем разработанным и используемым модулям системы была создана стартовая страница. В АСУ «Динамика» (так называется TFLEX DOCs внутри компании) она выглядит сегодня так, как показано на рис. 1.
Рис. 1. Стартовая страница АСУ «Динамика»
На стартовой странице мы поместили корпоративный портал, где освещаются все важные события и новости нашей компании. Кроме того, на этой странице мы разместили несколько вкладок, каждая из которых включает несколько модулей.
Вкладка Динамика содержит в себе следующие модули:
- Оценка качества ведения планов в модуле Управление проектами (об этом модуле далее мы расскажем более подробно);
- Обращение в ITотдел
, где можно оставить заявку для ITспециалистов (кроме того, ярлык со ссылкой на данную функцию расположен на рабочем столе каждого пользователя); - Учет рабочего времени — позволяет отслеживать время присутствия, опозданий и переработок работника в виде отчетов.
Вкладка К исполнению содержит модули, в которых пользователь ведет работу:
- Контроль поручений;
- Управление проектами;
- Мои проектные задачи — модуль позволяет просматривать все работы, проекты, в которых пользователь назначен исполнителем;
- Решение противоречий;
- Почта — данный модуль выполняет все функции электронной почты, позволяет обмениваться информацией;
- Задания — является вспомогательным механизмом остальных модулей, в частности модуля Канцелярия.
Вкладка Документы содержит различные типы электронных документов:
- Канцелярия — представляет собой модуль, созданный для электронного учета различных типов документов, организации настраиваемого общего доступа к ним и удобного поиска по хранимой базе;
- Библиотека ОРД — представляет собой структурированное хранилище организационнораспорядительной документации;
- Входной контроль ПКИ — предназначен для хранения и отслеживания информации о поступающих комплектующих изделиях;
- Электронный документооборот — создан для организации движения документов в электронном виде;
- модуль Справочник ГОСТ — создан для хранения всех ГОСТов, необходимых для работы с проектами и конструкторской документацией;
- Командировки — данный модуль представляет собой рабочее место для формирования и отслеживания заявок на командировку;
- Организационная структура — представляет собой структурированный список работников компании.
Вкладка Конструкторская документация является пространством хранения электронных конструкторских документов:
Номенклатура — содержит электронную структуру изделий, отсортированную по папкам, в зависимости от типа тренажера;
Архив — это модуль, в котором хранятся все отсканированные архивные документы. Все они отсортированы по папкам: архив файлов прошлых лет, временная, извещение об изменении, оригиналы, подлинники.
Вкладка На подпись содержит список документов (проектные работы, служебные записки и т.д.), в которых сотруднику необходимо поставить подпись.
Вкладка Подписано содержит перечень подписанных пользователем документов.
Вкладка Мои документы содержит личные документы пользователя.
Система планирования
Пожалуй, самый большой интерес в плане разработок и внедрения представляет модуль Управление проектами, так как он является центральным в АСУ «Динамика» и именно «вокруг» него строится вся информационная база остальных модулей.
Рис. 2. Система трехуровневого планирования в ЦНТУ «Динамика»
В нашей компании используется проектный подход к планированию, и на данный момент система трехуровневого планирования в ЦНТУ «Динамика» выглядит таким образом (рис. 2):
- 1й уровень — это общий план предприятия, который создается на основе 2го уровня планирования (то есть детального плана проекта руководителя проекта (РП)) для контроля и отслеживания сроков выполнения всех этапов всех проектов;
- 2й уровень — это детальный проект плана РП, первоисточник всех данных. Здесь РП планирует сроки выполнения всех этапов и работ, назначает исполнителей, при необходимости вносит коррективы;
- 3й уровень планирования — это план работы подразделений (Производство, ОКБ). Данные планы проектов создаются на основе детального плана РП. В дальнейшем подразделения ведут свои работы в этом плане — распределяют работы между сотрудниками, проставляют процент выполнения работ, уточняют исполнителей до работника (так как РП чаще назначает исполнителем целый отдел); в дальнейшем вся информация передается в план РП (штатными и автоматическими способами).
Такая система планирования позволяет всесторонне отслеживать ход выполнения всех этапов проекта, своевременно реагируя на любые изменения и внесенные коррективы. При этом, за каждый план ответствен только один человек или структурное подразделение и права доступа на планы четко распределены.
В рамках данной статьи сложно описать все наши разработки, поэтому остановимся на наиболее используемых, интересных и наглядных.
Оценка качества ведения планов в модуле Управление проектами
Понимая всю важность качественного ведения проектов в модуле Управление проектами, мы разрабатываем нестандартные методы воздействия на руководителей проекта и подразделения. Так, нами была разработана оценка качества ведения планов в модуле Управление проектами (своеобразный рейтинг руководителей проектов) — рис. 3.
Рис. 3. Оценка качества ведения планов в модуле Управление проектами
Коэффициент рейтинга рассчитывается на основе количества просроченных работ и критических ошибок в плане. В данном случае соревновательный момент дает положительные результаты. За месяц ведения данного «рейтинга» наши руководители и подразделения существенно улучшили показатели ведения планов, ошибок в инспекторе проектов стало гораздо меньше и сейчас работников в красной зоне у нас не осталось.
Автоматизация рутинных операций
Несмотря на то, что можно работать и со штатным функционалом, в отдел автоматизации почти с первого дня внедрения начали поступать просьбы упростить рутинные процессы, которые выполняются в несколько шагов. Для этого было разработано дополнительное меню с наиболее используемыми действиями, которые вместо десятидвадцати кликов мышкой теперь занимали всего один (рис. 4).
Рис. 4. Автоматизация рутинных операций в модуле Управление проектами
Расскажем о самых интересных:
- команда Место в дереве позволяет восстановить иерархию состава в планах подразделений идентично плану руководителя проекта (в том случае, если по какимлибо причинам состав проекта в планах подразделения изменился);
- команды Получить список всех просроченных работ в планах подразделений/руководителя проекта, так же как кнопки Получить статистику о просроченных работах планов подразделений/планов руководителей проектов позволяют получать сформированные отчеты по конкретным запросам, что значительно сокращает время обработки по данным запросам (вместо поиска информации «вручную»);
- команда Проверить проект позволяет получить сформированный отчет по всем основным ошибкам и коллизиям, которые есть в проекте, и по времени занимает не больше 1 мин;
- команда Синхронизировать ресурсы и проценты с детализацией, и пересчитать проценты позволяет провести процесс синхронизации, затем пересчитать проценты максимально быстрым способом (выбором одной команды). Помимо данного метода мы разработали метод автоматической синхронизации, которую проводим ежедневно.
Контроль поручений
Следующий модуль, о котором хотелось рассказать, — Контроль поручений (рис. 5).
Рис. 5. Дополнительный модуль Контроль поручений
Этот модуль позволяет создавать поручения, контролировать полученные и выполненные поручения, вести сбор статистики по исполнению/неисполнению поручений, что значительно облегчает организацию рабочего процесса.
Схематично контроль поручений работает следующим образом:
- Руководитель (это может быть либо уполномоченное им лицо, либо сотрудник) формирует карточку поручения и заполняет все реквизиты (назначает руководителя, контролера, исполнителя).
- Исполнитель принимает поручения.
- В зависимости от хода выполнения поручения и его результата исполнитель нажимает кнопки Поручение выполнено/Требуется коррекция.
- В соответствии с присланным ответом Контролер и Руководитель принимают решения о выполнении.
- После выполнения поручения оно считается закрытым.
Модуль значительно облегчает контроль всех поставленных задач. Напоминания, которые приходят на почту всем участникам, помогают не сорвать поставленные сроки. Теперь не нужно искать все поставленные и полученные поручения в почте и на бумажных носителях — всё находится в одном месте. Дополнительно формируется отчет со статистикой.
Учет рабочего времени
Не менее интересный модуль, о котором хотелось бы рассказать, — это модуль Учет рабочего времени (рис. 6). Он позволяет отслеживать время присутствия, опозданий и переработок сотрудника в виде отчетов. Данные забираются и обрабатываются из базы данных охранной системы.
Рис. 6. Дополнительный модуль Учет рабочего времени
Автоматически созданный отчет доступен для просмотра и печати. Отчет формируется у каждого работника индивидуально, начальнику отдела доступны данные всех его подчиненных.
Удобный инструмент для начальников отдела (можно просмотреть информацию о переработках и опозданиях своих подчиненных, например при начислении премии).
Входной контроль покупных изделий
Для хранения и отслеживания информации о поступающих комплектующих изделиях был разработан модуль Входной контроль ПКИ (рис. 7), наличие которого помогло увеличить своевременность и оперативность оповещения заинтересованных лиц о поступлении покупных изделий на предприятие.
Рис. 7. Модуль Входной контроль ПКИ для хранения и отслеживания информации о поступающих комплектующих изделиях
Благодаря этому модулю можно получить полную информацию о каждом изделии из единого источника, а также узнать о прохождении проверки изделия ОТК.
Автоматические оповещения модуля позволяют подписчикам получать актуальную информацию о поступивших покупных комплектующих изделиях.
Модуль прост и удобен в использовании.
Страница с отображением списка невыполненных работ в плане подразделения
Мы поддерживаем обратную связь со всеми отделами нашей организации и по мере возможности стараемся реализовывать все пожелания. Именно так, по запросам пользователей, было создано немало рабочих страниц, позволяющих упростить организацию рабочего процесса.
Например, для удобства работы с планом ОКБ была создана рабочая страница «Мои невыполненные работы в плане ОКБ» (рис. 8).
Рис. 8. Рабочая страница «Мои невыполненные работы в плане ОКБ»
Данная страница отображает все работы, на которые работник назначен исполнителем и процент выполнения которых не равен 100%.
Помимо этого отображаются все работы, которые должны начаться в ближайшую неделю.
Модуль очень удобен и прост в использовании, работник видит только информацию, интересующую именно его.
Библиотека организационнораспорядительной документации (ОРД)
Для просмотра всех организационнораспорядительных документов в одном месте был разработан модуль Библиотека ОРД (рис. 9).
Рис. 9. Модуль Библиотека ОРД — структурированное хранилище организационно-распорядительной документации
Данный модуль представляет собой структурированное хранилище организационнораспорядительной документации.
Схематично это выглядит так: в левом поле модуля отображается список ОРД, в правом — информация о документе и его содержание.
Для удобства все документы можно разбить на категории, нажав на верхней панели кнопку Категории.
Справочная система «Как это работает»
Помимо того, что у нас к каждому модулю есть инструкция, которая доступна любому пользователю, мы разработали инструмент навигации (вкладка «Как это работает»). В данной вкладке (рис. 10) вся информация о модулях разделена на определенные вопросы, что позволяет пользователю сразу получить ответ на интересующий вопрос, не перечитывая всю инструкцию. Необходимо лишь выбрать модуль и интересующий по нему вопрос.
Рис. 10. Навигационный инструмент «Как это работает»
Теперь мы планируем к разработанной системе подключить TFLEX CAD и организовать безбумажный электронный конструкторский документооборот. Мы стараемся ежедневно улучшать систему и делать ее всё более дружелюбной для наших пользователей. Отдельную благодарность выражаем компании «Топ Системы» за оперативную реакцию на все наши запросы и предложения. Мы уверенно идем вперед, зная, что на эту компанию всегда можно положиться.
