Управление проектной организацией: пять задач для Pilot-ICE

Ольга Гришко, маркетинг-менеджер строительного направления АСКОН

Принимая решение о внедрении новой информационной системы, каждый руководитель оценивает, какой эффект она принесет, какие проблемы устранит. На примере заказчиков, использующих Pilot­ICE или ее Enterprise­редакцию, мы выделили пять основных задач, которые решает система управления проектной организацией и другими участниками строительных проектов.

Сокращение времени на выполнение проектов

Внедрение новых технологий и методик проектирования, в том числе технологии сквозного проектирования, позволяет компании сократить время на разработку документации, уменьшить количество коллизий, организовать коллективную работу специалистов над проектом.
В системе Pilot­ICE это реализовано следующим образом. Работа с файлами ведется на диске Pilot­Storage, который вобрал в себя все лучшее от облачных сервисов для совместной работы (Google Drive, Яндекс.Диск) и от привычных пользователю локальных дисков.

Теперь вся работа с данными переносится на виртуальный диск, содержимое которого автоматически синхронизируется с сервером. При этом сам диск работает автономно и не зависит от наличия сети и доступности сервера. Для пользователя работа выглядит так же, как с обычным локальным диском или флэш­картой. Любыми созданными файлами можно моментально поделиться с другими пользователями без копирования и создания сетевых папок. Для руководителей и сотрудников будут также доступны файлы других пользователей, с которыми можно работать даже в отсутствие сети и доступа к серверу. Pilot­ICE позволяет организовать безопасную коллективную работу за счет разделения прав доступа, автоматического версионирования файлов. Уведомления проинформируют вас об изменении важных файлов, а удаленные файлы будут располагаться в корзине с возможностью восстановления (рис. 1).

Рис. 1. Работа на диске Pilot-Storage

Если предприятие озадачится внедрением BIM, то с помощью Pilot­ICE сможет создать «среду общих данных», которая определена британским BIM­стандартом BS1192:2007. Под такой средой понимается «структурированное хранилище, обеспечивающее сбор, хранение и предоставление всей информации по проекту для всех участников процесса проектирования. Среда общих данных является основным источником достоверной и согласованной информации для всех участников проекта».

Сохранение интеллектуальной собственности

Актуальной задачей для каждого предприятия становится сохранение его интеллектуальной собственности. Организация единого информационного пространства проектной организации на диске Pilot­Storage позволяет решить эту задачу. Безопасная коллективная работа не представляется возможной без настройки необходимых прав доступа к данным. Обмен между пользователями осуществляется ссылками, а не файлами, что позволяет снизить количество коллизий.

В системе ведутся версии файлов и документов (электронных подлинников). По умолчанию всегда открывается актуальная версия файла или документа, при этом есть возможность вернуться к предыдущим версиям. Сохраняется связь документа с исходным файлом, из которого он получен.

По такому электронному архиву очень удобно осуществлять навигацию и поиск необходимых электронных документов. Наработанную базу проектов можно использовать в качестве прототипа для создания новых проектов, что позволит сократит время проектирования и выбрать более подходящее техническое решение.

Контроль своевременности выполнения задач

Руководителям организаций важно отслеживать текущее состояние проектов, выполнение задач и отклонение от утвержденных сроков. Система Pilot­ICE наделена аналитическими способностями, позволяющими построить отчеты по имеющейся в системе информации. Достаточно воспользоваться комплектом базовых отчетов, идущих вместе с дистрибутивом системы, а дополнительные пользователь сможет реализовать сам в редакторе отчетов.

Экономические выгоды

• Низкая стоимость приобретения владения из­за отсутствия скрытых расходов на покупку и администрирование СУБД (приобретаются только лицензии на Pilot­ICE);
• минимальная нагрузка на сервер, возможность работать на имеющихся серверах в организации (без приобретения новых), установка возможна на Windows­Server или Linux;
• бесплатная коммерческая полнофункциональная версия системы Pilot­ICE для двух пользователей (установка на Windows­Server) и для пяти пользователей (на сервер с ОС Linux) на неограниченное время;
• высокая производительность и масштабирование — работа большого числа пользователей в едином информационном пространстве с огромным количеством данных;
• доступ в систему по любым каналам связи — распределенная работа в сети предприятия и удаленная работа через Интернет.

Организации получают систему документооборота по рекордно низкой стоимости владения из­за отсутствия скрытых расходов на покупку и администрирование СУБД (приобретаются только лицензии на Pilot­ICE). Причем система может работать на имеющихся серверах в организации, не требуя приобретения новых, так как вся работа клиентской части системы ведется с локальным кэшем, который синхронизируется с сервером. Поэтому нагрузка на сервер минимальна, установка возможна на Windows­Server или Linux.

Для организации системы электронного документооборота доступна бесплатная коммерческая версия системы Pilot­ICE для двух пользователей, которые получат всю мощь функционала на неограниченное время.

При установке Pilot­ICE на сервер с ОС Linux предприятия легко смогут организовать работу небольшой проектной команды из пяти пользователей, причем тоже бесплатно.

В Pilot­ICE процедуру разработки и согласования документации можно упростить и ускорить, сделать ее более управляемой и прозрачной с помощью заданий. Руководитель в любой момент сможет узнать, в каком состоянии находится выданное им задание, и быть уверенным в том, что оно не потерялось. Функционал согласования дает возможность организовать параллельную проверку и подписание документа, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно (рис. 2).

Рис. 2. Поэтапный процесс согласования

Это особенно полезно для руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и внесли свои замечания. Причем проставлять аннотации можно как текстовые, так и графические. Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям без перезагрузки документа. Это особенно удобно для работы с фрилансерами, привлечение которых распространено при выполнении проектов.

При выдаче задания на согласование автоматически создается запрос на электронную подпись с разделением ролей участников процесса. Система документооборота Pilot­ICE позволяет разработать шаблоны заданий и использовать их для сокращения количества рутинных действий (рис. 3).

Рис. 3. Создание задания по шаблону

Каждый пользователь Pilot­ICE может самостоятельно описать свои типовые бизнес­процессы, например, по выдаче заданий смежным отделам или по выдаче заданий поэтапного согласования документов, что помогает быстро адаптировать систему под требования организации.

Ведение межорганизационного, юридически значимого электронного документооборота между участниками строительного проекта

Система Pilot­ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом «Об электронной подписи»
№ 63­ФЗ. На практике существует два способа получения сертификатов электронной подписи. Для внутреннего документооборота можно развернуть центр сертификации на сервере предприятия и использовать бесплатные простые электронные подписи, что позволит значительно сэкономить. А для внешнего, юридически значимого документооборота с контрагентами необходимо применять квалифицированные электронные подписи.

Хотя переход с бумажного документооборота на электронный и стал повсеместным, для многих организаций использование электронной подписи на документе все еще непривычно — им не хватает отображения собственноручной подписи. Поэтому к системе был разработан модуль расширения, позволяющий автоматически, при подписании документа электронной подписью, размещать на нем факсимильную подпись.

Для того чтобы проверить, исправлены ли все замечания к документу и не внесены ли какие­то дополнительные изменения, на помощь придет функционал автоматического сравнения версий документа по графике и тексту. Поиск различий осуществляется быстро, а главное, сокращается вероятность возникновения ошибок из­за снижения влияния человеческого фактора.

Технические преимущества

• Простота установки — высокая степень готовности и быстрая установка компонентов системы;
• легкость настройки — отсутствие дополнительной нагрузки на ИТ­персонал за счет встроенной системы управления базами данных (СУБД), которая готова к эксплуатации сразу после установки и не требует дополнительной настройки;
• легкая интеграция в программную среду предприятия — быстрая готовность к работе с применением различных графических и текстовых редакторов;
• быстрое освоение и простота использования — интуитивно понятный и максимально оптимизированный интерфейс пользователя;
• защита данных за счет хранения на локальном сервере предприятия и управления правами доступа;
• полноценная коллективная работа в ненадежной сетевой инфраструктуре, слабых каналах публичного доступа вплоть до офлайн;
• возможность расширения функционала для решения различных прикладных задач с помощью программного интерфейса приложений (API) системы;
• автоматическое обновление всех компонентов Pilot­ICE: загрузка обновлений с сервера приложений Pilot­ICE через сеть Интернет, автоматическая установка обновлений клиентских приложений при подключении к серверу.

С помощью Pilot­ICE все, кто ранее отказывался от использования систем управления данными из­за нехватки ресурсов, смогут получить сохранность данных от потерь, прозрачность при разработке чертежей, инструменты для сквозного проектирования, уменьшение коллизий, ускорение сроков согласования и процесса передачи готового проекта заказчику. А достигается это в Pilot­ICE за счет применения новейших технологий, позволяющих быстро установить и настроить систему, произвести бесшовную интеграцию в любую существующую ИТ­инфраструктуру.

При необходимости настройки системы под требования своей организации, а также для разработки дополнительного функционала Pilot­ICE можно воспользоваться бесплатно распространяемыми инструментами SDK. Средства разработки позволяют самостоятельно подготовить модули расширения к системе либо реализовать интеграцию с другими информационными системами.

Бесплатные лицензии системы позволят реализовать межорганизационный документооборот между участниками строительного проекта («проектировщик — заказчик», «проектировщик — застройщик» и др.), который обеспечивает удобное согласование или проведение экспертизы проектов. Благодаря функционалу экспорта/импорта проектов станет гораздо быстрее и удобнее обмениваться документацией с контрагентами, осуществлять юридически значимый электронный документооборот с применением электронной подписи в соответствии с № 63­ФЗ (рис. 4).

Рис. 4. Взаимодействие проектной организации с контрагентами

Существует и отдельная программа Pilot­XPS для просмотра файлов форматов фиксированной разметки XPS и DWFx, растровых форматов JPEG, PNG и TIFF, которая имеет больше возможностей для работы с документами по сравнению с Adobe Reader и встроенным просмотрщиком ОС Windows. В ней поддерживается просмотр и внесение в документ замечаний, ведение переписки по замечаниям, просмотр и подписание электронной подписью. Поддерживаются хорошее качество и скорость рендеринга, профессиональные опции печати. С помощью Pilot­XPS проектная организация сможет вести документооборот с контрагентами (подрядчиками, заказчиками) «на одном языке» — использование Pilot­XPS для всех сторон остается совершенно бесплатным, при этом нет необходимости обеспечивать всех участников системой Pilot­ICE (рис. 5).

Рис. 5. Работа с замечаниями в Pilot-XPS

Взаимодействие со службами экспертизы

Система обеспечивает формирование документации для сдачи в службы экспертизы в электронном виде. Комплект документации соответствует требованиям, предъявляемым приказом Министерства строительства и жилищно­коммунального хозяйства Российской Федерации (Минстрой России) от 21 ноября 2014 г.
№ 728/пр г.Москва «Об утверждении требований к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий».

Подготовка документации для сдачи в экспертизу:

• обеспечение хранения и экспорта документации в папках:
  • проектная документация,
  • результаты инженерных изысканий,
  • исходно­разрешительная документация,
  • перечень и краткое содержание изменений;
• формирование, согласование, хранение и экспорт электронных документов (текст с возможностью копирования);
• экспорт документов в формате, принимаемом службой экспертизы;
• формирование, согласование, хранение и экспорт информационно­удостоверяющего листа;
• формирование пояснительных записок из документов, хранящихся в системе;
• формирование закладок по оглавлению и перечню содержащихся в документе таблиц