Ольга Гришко, маркетинг-менеджер строительного направления АСКОН
С появлением электронного документооборота меняются привычки и методики работы с документами. Для коллективной работы с электронными документами не нужно плодить несколько копий, дублировать процессы работы с бумажными документами... Электронный документооборот дает много преимуществ, но чтобы получить их, необходимо научиться извлекать максимум пользы из применения технологии и оптимизировать привычные бизнес-процессы. В этой статье мы рассмотрим инструменты и процессы согласования документации в системе управления проектной организацией Pilot-ICE.
Инструменты PilotICE для электронного согласования
Для работы с документацией в PilotICE необходимо настроить права доступа для участников проекта. Защита данных в системе реализована в виде нескольких уровней прав доступа: на просмотр объектов или создание новых объектов, на изменение документов (создание новых версий, редактирование файлов, удаление).
Появились и новые виды прав доступа. Например, уровень «Согласование» можно назначить участнику проекта, которому понадобится только создавать замечания к документам и подписывать их.
В PilotICE процедуру согласования можно запустить с помощью соответствующего задания с применением электронной подписи. Оно позволяет направить документ для одновременной параллельной проверки его несколькими участниками, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Это особенно актуально для руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и поставили свои подписи (рис. 1).
Рис. 1. Поэтапный процесс согласования
Если в ходе согласования возникнут замечания, то в системе есть инструменты для проставления как текстовых, так и графических (выделить цветным карандашом) аннотаций. Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям, видеть весь перечень замечаний к каждой версии электронного документа. Также есть возможность копирования замечаний из предыдущих версий в текущую, если работа по ним еще ведется. Коллективное обсуждение особенно актуально при проведении совещаний в офисе или на строительной площадке либо когда работа над одним проектом ведется в территориальнораспределенной среде (рис. 2).
Рис. 2. Работа с замечаниями
При внесении изменений формируется новая версия документа, в которой указывается причина ее создания. Для каждого документа ведется история всех версий с указанием даты и автора и с возможностью дальнейшего поиска по указанной причине.
При согласовании возникает необходимость проверить, были ли устранены замечания, и сравнить версии документов. При работе с насыщенными чертежами для многих эта задача оказывается весьма трудоемкой. С переходом на проверку документов с мониторов процесс усложняется — многие пока еще не привыкли, поэтому высока вероятность пропуска ошибки. В PilotICE реализован автоматический механизм отображения различий в версиях документа для контроля изменений, произошедших в новой версии после отработки замечаний. Сравнение происходит как по тексту, таблицам, так и по геометрии.
Для специалистов, проводящих нормоконтроль и экспертизу проектной документации, разработаны инструменты измерения длины и площади в просмотрщике документов для быстрой проверки указанных на чертежах значений (рис. 3).
Рис. 3. Инструменты измерения длины и площади
Одной из важных новинок стало появление функционала для быстрого формирования пояснительных записок из документов различных форматов — XPS, DWFx или изображений в форматах JPEG, TIFF, PNG и BMP, с расстановкой закладок. Таким образом, проектная документация, разработанная и сформированная в системе PilotICE, соответствует требованиям, предъявляемым для проведения экспертизы в электронном виде (рис. 4).
Рис. 4. Компоновка пояснительной записки
После проверки документации участники согласования с разделением ролей (разработал, утвердил, согласовал) подписывают электронные документы с применением электронной подписи.
Система PilotICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом «Об электронной подписи» № 63ФЗ и применять сертификаты квалифицированных электронных подписей.
Для тех, кто еще не использует электронные подписи и хочет видеть отображение собственноручной подписи, есть возможность размещения на документе факсимиле.
Чтобы проверить, все ли документы в проекте согласованы и подписаны, прежде чем отдавать проект заказчику, можно воспользоваться отчетом «Контроль подписания документов по проекту».
После того как проект согласован и работа по нему завершена, с помощью команды Заморозка можно защитить проект от внесения изменений. Эта команда отменяет ранее выданные права на редактирование.
Систему PilotICE уже применяют в холдинговых структурах предприятий для проведения внутренней экспертизы проектов в электронном виде, для организации электронного документооборота проектных организаций с подрядчиками и заказчиками. Это решение также могут использовать государственные и негосударственные службы для проведения экспертизы проектной документации в электронном виде.
Применение системы PilotICE в АО «Эталон ЛенСпецСМУ»
«Эталон ЛенСпецСМУ» входит в Группу «Эталон» — одну из крупнейших и старейших корпораций в сфере девелопмента и строительства в России.
АО «Эталон ЛенСпецСМУ» осуществляет полный комплекс услуг, связанных с девелопментом, строительством и реализацией крупных инвестиционных проектов на рынке недвижимости СанктПетербурга.
Являясь пионером в строительной отрасли, «Эталон ЛенСпецСМУ» стало первой компанией, возводящей дома по кирпичномонолитной технологии и применяющей комплексный подход в освоении территории (рис. 5 и 6).
Рис. 5. ЖК «Живой родник»
Рис. 6. ЖК «Золотая Гавань»
Главной причиной перехода Группы «Эталон» на электронный документооборот была необходимость повысить эффективность не только взаимодействия структурных подразделений АО «Эталон ЛенСпецСМУ», но и взаимодействия с проектными и подрядными организациями при проверке и согласовании проектной документации. Заказчик нуждался в снижении трудоемкости работы с проектной документацией за счет перевода процессов в электронный вид и обеспечения удобного и быстрого доступа сотрудников компании к актуальной проектной документации.
Будущий инструмент управления проектной документацией должен был соответствовать ряду критериев:
- поддержка всех используемых форматов;
- версионность файлов, история изменений, доступность для сравнения;
- структурированная в соответствии с внутренними стандартами система хранения файлов;
- локальный файловый сервер;
- поиск по атрибутной информации файлов;
- карточка документов содержит все необходимые поля для поиска.
Корпоративная система управления проектной организацией и процессами информационного моделирования PilotICE Enterprise этим требованиям соответствовала. Первый эффект от использования системы стал заметен достаточно быстро: ускорилось согласование документации, была проведена синхронизация замечаний от разных специалистов. Удалось даже отказаться от промежуточных бумажных версий документов. Этого удалось достичь благодаря тесному сотрудничеству с разработчиком системы, в системе оперативно появился необходимый функционал по ведению переписки по замечаниям.
В ближайшее время холдинг намерен масштабировать использование системы на своих предприятиях. В планах — перевод заказчика на электронный документооборот, включение всех генеральных проектировщиков в корпоративную систему управления проектной организацией PilotICE Enterprise и подключение к ней генподрядных организаций для отслеживания статуса документов.
