8 - 2017

Инструменты согласования документации в системе Pilot-ICE

Ольга Гришко, маркетинг-менеджер строительного направления АСКОН
Ольга Гришко, маркетинг-менеджер строительного направления АСКОН

С появлением электронного документооборота меняются привычки и методики работы с документами. Для коллективной работы с электронными документами не нужно плодить несколько копий, дублировать процессы работы с бумажными документами... Электронный документооборот дает много преимуществ, но чтобы получить их, необходимо научиться извлекать максимум пользы из применения технологии и оптимизировать привычные бизнес-процессы. В этой статье мы рассмотрим инструменты и процессы согласования документации в системе управления проектной организацией Pilot-ICE.

Инструменты Pilot­ICE для электронного согласования

Для работы с документацией в Pilot­ICE необходимо настроить права доступа для участников проекта. Защита данных в системе реализована в виде нескольких уровней прав доступа: на просмотр объектов или создание новых объектов, на изменение документов (создание новых версий, редактирование файлов, удаление).

Появились и новые виды прав доступа. Например, уровень «Согласование» можно назначить участнику проекта, которому понадобится только создавать замечания к документам и подписывать их.

В Pilot­ICE процедуру согласования можно запустить с помощью соответствующего задания с применением электронной подписи. Оно позволяет направить документ для одновременной параллельной проверки его несколькими участниками, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Это особенно актуально для руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и поставили свои подписи (рис. 1).

Рис. 1. Поэтапный процесс согласования

Рис. 1. Поэтапный процесс согласования

Если в ходе согласования возникнут замечания, то в системе есть инструменты для проставления как текстовых, так и графических (выделить цветным карандашом) аннотаций. Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям, видеть весь перечень замечаний к каждой версии электронного документа. Также есть возможность копирования замечаний из предыдущих версий в текущую, если работа по ним еще ведется. Коллективное обсуждение особенно актуально при проведении совещаний в офисе или на строительной площадке либо когда работа над одним проектом ведется в территориально­распределенной среде (рис. 2).

Рис. 2. Работа с замечаниями

Рис. 2. Работа с замечаниями

При внесении изменений формируется новая версия документа, в которой указывается причина ее создания. Для каждого документа ведется история всех версий с указанием даты и автора и с возможностью дальнейшего поиска по указанной причине.

При согласовании возникает необходимость проверить, были ли устранены замечания, и сравнить версии документов. При работе с насыщенными чертежами для многих эта задача оказывается весьма трудоемкой. С переходом на проверку документов с мониторов процесс усложняется — многие пока еще не привыкли, поэтому высока вероятность пропуска ошибки. В Pilot­ICE реализован автоматический механизм отображения различий в версиях документа для контроля изменений, произошедших в новой версии после отработки замечаний. Сравнение происходит как по тексту, таблицам, так и по геометрии.

Для специалистов, проводящих нормоконтроль и экспертизу проектной документации, разработаны инструменты измерения длины и площади в просмотрщике документов для быстрой проверки указанных на чертежах значений (рис. 3).

Рис. 3. Инструменты измерения длины и площади

Рис. 3. Инструменты измерения длины и площади

Одной из важных новинок стало появление функционала для быстрого формирования пояснительных записок из документов различных форматов — XPS, DWFx или изображений в форматах JPEG, TIFF, PNG и BMP, с расстановкой закладок. Таким образом, проектная документация, разработанная и сформированная в системе Pilot­ICE, соответствует требованиям, предъявляемым для проведения экспертизы в электронном виде (рис. 4).

Рис. 4. Компоновка пояснительной записки

Рис. 4. Компоновка пояснительной записки

После проверки документации участники согласования с разделением ролей (разработал, утвердил, согласовал) подписывают электронные документы с применением электронной подписи.

Система Pilot­ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом «Об электронной подписи» № 63­ФЗ и применять сертификаты квалифицированных электронных подписей.

Для тех, кто еще не использует электронные подписи и хочет видеть отображение собственноручной подписи, есть возможность размещения на документе факсимиле.

Чтобы проверить, все ли документы в проекте согласованы и подписаны, прежде чем отдавать проект заказчику, можно воспользоваться отчетом «Контроль подписания документов по проекту».

После того как проект согласован и работа по нему завершена, с помощью команды Заморозка можно защитить проект от внесения изменений. Эта команда отменяет ранее выданные права на редактирование.

Систему Pilot­ICE уже применяют в холдинговых структурах предприятий для проведения внутренней экспертизы проектов в электронном виде, для организации электронного документооборота проектных организаций с подрядчиками и заказчиками. Это решение также могут использовать государственные и негосударственные службы для проведения экспертизы проектной документации в электронном виде.

Применение системы Pilot­ICE в АО «Эталон ЛенСпецСМУ»

«Эталон ЛенСпецСМУ» входит в Группу «Эталон» — одну из крупнейших и старейших корпораций в сфере девелопмента и строительства в России.

АО «Эталон ЛенСпецСМУ» осуществляет полный комплекс услуг, связанных с девелопментом, строительством и реализацией крупных инвестиционных проектов на рынке недвижимости Санкт­Петербурга.

Являясь пионером в строительной отрасли, «Эталон ЛенСпецСМУ» стало первой компанией, возводящей дома по кирпично­монолитной технологии и применяющей комплексный подход в освоении территории (рис. 5 и 6).

Рис. 5. ЖК «Живой родник»

Рис. 5. ЖК «Живой родник»

Рис. 6. ЖК «Золотая Гавань»

Рис. 6. ЖК «Золотая Гавань»

Главной причиной перехода Группы «Эталон» на электронный документооборот была необходимость повысить эффективность не только взаимодействия структурных подразделений АО «Эталон ЛенСпецСМУ», но и взаимодействия с проектными и подрядными организациями при проверке и согласовании проектной документации. Заказчик нуждался в снижении трудоемкости работы с проектной документацией за счет перевода процессов в электронный вид и обеспечения удобного и быстрого доступа сотрудников компании к актуальной проектной документации.

Будущий инструмент управления проектной документацией должен был соответствовать ряду критериев:

  • поддержка всех используемых форматов;
  • версионность файлов, история изменений, доступность для сравнения;
  • структурированная в соответствии с внутренними стандартами система хранения файлов;
  • локальный файловый сервер;
  • поиск по атрибутной информации файлов;
  • карточка документов содержит все необходимые поля для поиска.

Корпоративная система управления проектной организацией и процессами информационного моделирования Pilot­ICE Enterprise этим требованиям соответствовала. Первый эффект от использования системы стал заметен достаточно быстро: ускорилось согласование документации, была проведена синхронизация замечаний от разных специалистов. Удалось даже отказаться от промежуточных бумажных версий документов. Этого удалось достичь благодаря тесному сотрудничеству с разработчиком системы, в системе оперативно появился необходимый функционал по ведению переписки по замечаниям.

В ближайшее время холдинг намерен масштабировать использование системы на своих предприятиях. В планах — перевод заказчика на электронный документооборот, включение всех генеральных проектировщиков в корпоративную систему управления проектной организацией Pilot­ICE Enterprise и подключение к ней генподрядных организаций для отслеживания статуса документов.