Автоматизация технического документооборота с помощью PLM IPS. Часть 1

Анна Фадеева,
компания ИНТЕРМЕХ

Сегодня автоматизация документооборота на предприятиях является одним из самых востребованных направлений автоматизации. И это отнюдь не дань моде, а обязательная составляющая для успешного развития любого бизнеса в условиях конкурентной борьбы. От эффективности процессов документооборота напрямую зависит эффективность управления предприятием. Выбор подходящей системы автоматизации — это довольно сложная задача, так как каждая организация имеет индивидуальные особенности своей деятельности. Кроме того, различные подразделения и службы на одном предприятии предъявляют разный набор требований к системам автоматизации, что определяется как самим набором документов, с которыми работает конкретное подразделение, так и специфическими процессами создания, согласования и проведения изменений в документы.

Специфика работы с техническими документами не позволяет эффективно использовать для автоматизации универсальные системы электронного документооборота (СЭД). Простановка графических замечаний на чертежах и текстовых документах в процессе согласования документации, проведение изменений с помощью извещений об изменениях, поиск документации на изделие, выпуск удостоверяющих листов и различных форм отчетов, постановка документов на учет в ОТД и контроль рассылки копий документов — вот лишь часть дополнительных функций, которыми должна обладать СЭД для работы с конструкторскими и технологическими документами. В этом случае на помощь приходят современные системы управления жизненным циклом изделий (PLM­системы), в составе которых имеются специальные модули для автоматизации технического документооборота на предприятиях. В данной статье мы рассмотрим автоматизацию процессов согласования технических и канцелярских документов в процессе конструкторско­технологической подготовки производства с помощью PLM­системы IPS компании ИНТЕРМЕХ.

Базовый функционал PLM IPS позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ может состоять из нескольких файлов (например, многолистовые чертежи), а кроме того, в его состав могут быть включены другие документы (например, 3D­модели сборочных единиц). Документы в IPS являются версионными, а для каждой версии можно выпустить произвольное количество итераций документа. Каждая версия документа обладает собственным набором атрибутов, файлов, подписей, своим набором прав доступа и т.д.

В зависимости от типа документа IPS предоставляет разный уровень автоматизации операций создания, редактирования, рецензирования, обмена атрибутивной и прочей информацией между файлами документа и информационной моделью данных в базе IPS (рис. 1).

Рис. 1. Навигатор PLM-системы IPS

Для всех типов документов в IPS обеспечивается следующий функционал:

• создание файла документа по шаблону или прототипу;
• ввод вручную атрибутивной информации в карточку документа;
• вызов внешних приложений для редактирования, просмотра и печати документа;
• поиск документов по значениям атрибутов;
• подписание документа простыми или квалифицированными электронными подписями;
• участие документа в маршрутах документооборота;
• постановка документа на учет в ОТД;
• рецензирование документа с помощью внешних систем рецензирования или универсального редактора замечаний «Красный карандаш»;
• выгрузка документа на диск, в портфель либо его публикация в базу данных IPS WebPortal.

Некоторые из этих возможностей далее будут рассмотрены более подробно.

Для большого количества форматов документов в PLM IPS предусмотрены специализированные интеграторы, которые значительно повышают степень автоматизации различных операций с документами. Условно интеграторы можно разделить на следующие группы:

•  модули индексации содержимого документов — предназначены для извлечения текстовой информации из документов различных форматов для формирования поискового индекса по содержимому файлов документов. Индексаторы, входящие в базовый комплект поставки IPS, позволяют производить поиск по содержимому документов MS Office, файлов PDF и RTF, чертежей AutoCAD и BricsCAD, а также всех встроенных в IPS редакторов документов;
•  интеграторы с офисными документами предоставляют доступ к командам IPS непосредственно из редакторов документов MS Office, а также автоматизируют запись и чтение различной информации в файлы офисных документов;
•  интеграторы с системами трехмерного моделирования обеспечивают совместную работу коллектива разработчиков над моделированием изделий и предоставляют доступ к функциям PLM IPS непосредственно из системы 3D­моделирования. Интеграторы автоматизируют двунаправленный обмен атрибутивной информацией между файлами моделей и информационными объектами в базе данных IPS, а также позволяют автоматически формировать электронный состав изделий в IPS на основании данных из файлов моделей. В настоящее время для IPS реализованы интеграторы с КОМПАС 3D, Autodesk Inventor, Creo, NX, SOLIDWORKS и Solid Edge, Catia (рис. 2);
•  интеграторы с системами 2D­проектирования — при наличии САПР Cadmech для соответствующей CAD­системы эти интеграторы обеспечивают двунаправленный обмен атрибутами между чертежами и информационными объектами в базе данных, автоматическое формирование электронного состава изделий по сборочным чертежам, взаимосвязь с базой НСИ и т.д. Более упрощенный вариант интеграции обеспечивает автоматическое считывание штампов чертежей, а также извлечение из файла чертежа ссылок на другие файлы и документы. Данный вариант интеграции реализован для AutoCAD, BricsCAD и nanoCAD;
•  интеграторы с ECAD­системами — данный тип интеграторов позволяет автоматизировать процесс обмена информацией между IPS и системами проектирования радиоэлектронных средств, а также обеспечить автоматическое формирование конструкторских документов (конструкторских спецификаций, перечней элементов и т.п.) на основании электрических схем, разработанных в ECAD­системах компаний Altium или Mentor Graphics.

Наибольшую степень автоматизации при работе с электронными документами обеспечивает встроенный в IPS редактор структурированных текстовых документов. Данный редактор позволяет унифицировать создание, хранение и обработку любой текстовой конструкторско­технологической документации и отказаться от использования для этих целей сторонних офисных пакетов типа MS Office. При этом все документы хранятся в универсальном формате XML, что также расширяет возможности обмена информацией с другими информационными системами предприятия. На основе данного редактора в IPS реализован целый ряд специализированных редакторов (редактор конструкторских спецификаций и ведомостей, редактор перечней элементов, редактор различных извещений об изменениях), а также несколько систем автоматической генерации документов, ведомостей и отчетов — от самых простых табличных форм до сложных комплектов технологической документации (рис. 3).

Рис. 2. Интеграция команд IPS в SOLIDWORKS

Рис. 3. Редактор текстовых конструкторских документов IPS AVS

Наличие встроенного в систему IPS редактора документов позволило реализовать проведение изменений в конструкторскую и технологическую документацию с помощью извещений об изменениях, редактор которых входит в комплект поставки IPS. Данный редактор предназначен для создания любых видов извещений (извещения об изменении, предварительные извещения, предложения об изменениях, дополнительные извещения) в соответствии с ГОСТ 2.503­2013. В процессе редактирования извещения пользователь сразу видит документ таким, каким он будет выведен на печать. Редактором поддерживается множество сервисных функций по оформлению документа: вставка графики, формул, автоматическое заполнение различных граф, сортировка изменений и т.п. Специальная панель с деревом изменений предоставляет доступ к упрощенной структуре извещения для быстрого перехода к нужному изменению или документу (рис. 4).

Рис. 4. Извещение об изменении с графическими элементами

Помимо собственно редактора извещений, модуль проведения изменений в техническую документацию предоставляет следующий функционал:

• объединение извещений в комплекты согласно ГОСТ 2.503­2013;
• упрощенное проведение изменений в документы на основании журнала изменений;
• автоматическое включение в извещение новых версий документов, находящихся на соответствующих шагах жизненного цикла;
• автоматический перевод документов, включенных в извещение, на соответствующие шаги жизненного цикла в момент актуализации извещения;
• гашение предварительного извещения с автоматическим выпуском извещения об изменении на его основе;
• аннулирование документов с помощью извещений об изменениях и т.п.

Автоматизация документооборота необходима для любого промышленного предприятия, вследствие чего работа в этом направлении стала одной из обычных задач для IT­специалистов. Это обусловлено тем, что документы являются самым распространенным средством, участвующим в реализации бизнес­процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес­процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников одного предприятия или холдинговой компании. Независимо от метода работы, в рамках которой будут использованы свои или сторонние силы, необходимо владеть механизмом, который предоставит все возможности для полного контроля запущенного процесса, а также прозрачность каждого его этапа для всех участников.

Управление всеми бизнес­процессами и потоками документооборота на промышленном предприятии или между его филиалами, а также работу холдинговых компаний обеспечивает модуль маршрутизации документов и объектов IPS, с помощью которого предоставляется возможность запустить любой бизнес­процесс по ранее разработанному шаблону маршрута. Шаблон представляет собой графическую схему в виде набора действий и связей, которые определяют направление и порядок перехода документов и задач от одного действия к другому. Шаблоны бизнес­процессов могут оперировать системными и пользовательскими переменными, содержать условные переходы, учитывать время выполнения заданий, механизмы проверки подписей, изменение статусов документов, размещение документов в архивах и т.д. Рассылка документов может производиться как последовательно, от пользователя к пользователю, так и несколькими пользователями одновременно с возможностью ожидания выполнения всех параллельных веток процесса. Для управления процессом пользователями предусмотрена возможность создания специальных пользовательских форм ввода значений переменных. Поддерживается создание дополнительных настроек шаблонов процессов с помощью написания собственных сценариев на языке программирования C# (рис. 5).

Рис. 5. Редактор шаблонов процессов

При наличии на предприятии портала для обмена информационными объектами и документами IPS WebPortal администратор может использовать в шаблонах документооборота специальное действие «Удаленный процесс». Данное действие позволяет указать узел информационной системы, в котором должен выполниться удаленный процесс. Портал автоматически обеспечивает:

• передачу данных процесса на удаленный узел;
• вызов на нем соответствующего подпроцесса;
• ожидание его завершения и передачу результирующей информации обратно в инициировавший вызов процесс.

Эта технология позволяет автоматизировать обмен документами и данными между различными промышленными предприятиями и их филиалами, на которых установлена система IPS, ускоряя процессы разработки, согласования и изменения документации.

Согласование и утверждение документов является наиболее распространенным вариантом применения подсистемы маршрутизации документов и объектов IPS Workflow. А в процессе согласования не обойтись без удобных средств рецензирования и простановки замечаний на документах, а также без средств создания электронных подписей для фиксации факта утверждения документа и обеспечения целостности утвержденных данных.

PLM IPS предоставляет широкие возможности рецензирования текстовой и графической документации. Система комплектуется целым набором специализированных программ, оптимизированных для рецензирования тех или иных видов документов. Удобный интерфейс редакторов позволяет проверить документ, создать замечание или отследить его авторство и статус, а также узнать, на каком этапе действия бизнес­процесса находился рецензируемый документ. В зависимости от редактора, созданные замечания могут храниться в виде отдельных файлов замечаний, прикрепленных к рецензируемому документу, а также как самостоятельный объект в базе данных IPS.

Для рецензирования документов, отображаемых на закладке «Просмотр» в клиентском приложении IPS, используется встроенный в эту закладку редактор замечаний (рис. 6). Он позволяет рецензировать все типы документов, созданных на основе собственного редактора документов IPS, а также большое количество растровых и векторных графических форматов: DWG, TIFF, JPG, BMP, GIF, PNG и пр. Следует отметить, что при рецензировании текстовых документов IPS замечания привязываются к конкретным элементам документа (ячейкам таблиц, формулам, текстовым меткам и т.п.), поэтому дальнейшее редактирование документа (даже вставка строк или страниц перед замечанием) не приводит к сдвигу замечаний относительно фрагментов документа, для которых они были сделаны.

Рис. 6. Встроенный редактор замечаний

Для создания замечаний к графическим документам произвольных форматов в базовый комплект поставки IPS входит внешний редактор замечаний «Красный карандаш». Это самостоятельный модуль, позволяющий создавать графические и текстовые замечания поверх скриншотов с изображением рецензируемого документа. Скриншоты с выделенной областью документа создаются одной из утилит данного редактора.

И внутренний и внешний редакторы замечаний IPS создают авторизованные замечания, получая информацию об авторе из клиентской сессии IPS. Это позволяет в дальнейшем регулировать права доступа к замечаниям, давая возможность вносить изменения или присваивать соответствующие статусы только авторам замечаний. При этом автор документа может изменять только статусы замечаний на значения «Исправлено» или «Отклонено» с возможностью указания комментариев к данному действию.

Специально для рецензирования документов MS Office IPS разработан еще один модуль расширения, который позволяет использовать для этих целей возможности самих редакторов MS Word и MS Excel. Для этого в начале процесса рецензирования модуль создает копию документа, в которую рецензент вносит необходимые правки и замечания с помощью встроенных в редактор средств рецензирования. Оригинальная исходная версия документа при этом остается неизменной, также остаются действительными все подписи, которые документ получил до этого. Модуль рецензирования предоставляет функции раздельного или совместного просмотра всех рецензий на документ, замены исходного файла документа копией с внесенными правками, выпуска новой версии документа на основе файла с рецензиями и т.д.

В заключение темы рецензирования документов отметим, что IPS дает возможность подключать внешние системы создания замечаний, если они позволяют сохранять замечания в отдельный файл, отличающийся от файла документа другим расширением или расположенный в подкаталоге относительно файла документа. Система отслеживает изменения, производимые в таких файлах замечаний, и автоматически сохраняет их в базу данных IPS. В дальнейшем файл замечаний извлекается на диск совместно с файлом документа при операциях просмотра или редактирования документа.

Во второй части статьи мы рассмотрим модуль для работы с электронными подписями, расскажем о возможностях системы по автоматизации работы отдела технической документации (ОТД), а также затронем тему автоматизации канцелярского документооборота с помощью PLM IPS и удаленного доступа к документам из веб­браузера.