Автоматизация технического документооборота с помощью PLM IPS. Часть 2

Анна Фадеева,
компания ИНТЕРМЕХ

В первой части статьи («САПР и графика» № 9, стр. 24­28) мы познакомили читателей с современной системой управления жизненным циклом изделия PLM IPS (разработка компании ИНТЕРМЕХ) и, в частности, со специализированными модулями для автоматизации технического документооборота на предприятиях. Данные модули позволяют автоматизировать процесс согласования технических и канцелярских документов в процессе конструкторско­технологической подготовки производства. Из предыдущей статьи читатель узнал о базовых командах IPS для работы с документами, а также о нескольких функциональных модулях, предназначенных для автоматизации технического документооборота:

• встроенный в IPS редактор структурированных текстовых документов;
• редактор различных типов извещений об изменениях;
• редактор текстовых конструкторских документов (спецификаций, перечней элементов, различных видов конструкторских ведомостей и пр.);
• модуль маршрутизации документов и объектов IPS;
• встроенный в систему модуль рецензирования документов;
• внешний редактор замечаний «Красный карандаш», необходимый для создания замечаний к графическим документам произвольных форматов.

В комплект поставки IPS, предназначенный для организации технического документооборота на предприятии, входит модуль для работы с электронными подписями. Электронная подпись — это реквизит электронного документа, который позволяет зафиксировать факт заверки документа тем или иным должностным лицом, а также проверить отсутствие изменений в документе с момента формирования электронной подписи.

Каждому пользователю в IPS может быть назначена одна или несколько должностей, а должностям — возможность подписывать те или иные типы документов и объектов в определенных графах. Любое вмешательство в документ, заверенный электронной подписью, всегда можно установить. Таким образом, наличие электронной подписи у документа сводит на нет возможность его подделки.

Модуль электронных подписей в IPS обеспечивает следующий функционал:

• проверка неизменности содержимого подписанных документов;
• установление лиц, заверивших электронный документ;
• подтверждение факта подписания — пользователь, подписавший информационный объект, впоследствии не сможет отказаться от своей подписи;
• контроль наличия у документа заданного набора подписей при перемещении документа в архив подлинников или на определенный шаг жизненного цикла;
• внедрение в файлы документов информации о наличии подписей при просмотре, печати, выгрузке файлов на диск, а также при формировании аутентичных файлов документов;
• формирование удостоверяющих листов к документам по ГОСТ 2.051­2013.

В системе IPS доступно два варианта исполнения электронной подписи — простые и усиленные квалифицированные. Простая подпись использует встроенные в IPS алгоритмы защиты данных и может применяться на предприятиях, не предъявляющих повышенных требований к безопасности информации. Простые подписи используются в системе по умолчанию.

Усиленная квалифицированная подпись — это подпись, которая выполнена с применением специальных сертифицированных средств защиты информации и имеет подтверждающий сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра. Модуль работы с электронными подписями IPS позволяет подключать внешние криптографические системы (так называемые криптопровайдеры) для создания и проверки квалифицированных электронных подписей документов. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (рис. 1).

Рис. 1. Карточка подписанного конструкторского документа

На сегодняшний момент автоматизация распределенного документооборота необходима для большинства промышленных предприятий, которые имеют свои филиалы или тесно сотрудничают с холдинговыми компаниями, предлагающими разнообразные услуги, начиная с разработки конструкторско­технологической документации и реализации процесса ее согласования и заканчивая предоставлением услуг контроля на соответствие разработанной КТД различным отечественным и международным стандартам.

Система IPS предоставляет возможность выгрузки пакета документов на диск для дальнейшей передачи их сторонним организациям. Команда пакетной выгрузки файлов документов выполняет запись на диск файлов, прикрепленных не только к выбранному объекту, но и ко всем дочерним объектам, входящим в его состав, тем самым упрощая процесс выгрузки полного комплекта документации на сборочную единицу. Специальный диалог позволяет управлять фильтрацией выгружаемых файлов по типам объектов и связей, задавать формат выгрузки файлов встроенного редактора документов IPS (XML, PDF или WMF), а также переключать различные режимы именования выгружаемых файлов.

Передача пакета документации доступна с ранее созданными квалифицированными подписями, а при необходимости вместе с файлами электронных подписей будут сформированы и выгружены на диск сопроводительные документы — информационно­удостоверяющие листы (УЛ) по ГОСТ 2.051­2013. Простой и удобный интерфейс поможет сформировать УЛ как для основных, так и для аутентичных файлов документов, а параметр «Контрольная сумма» предоставляет возможность выбрать метод, по которому будет произведен расчет контрольных сумм выгружаемых файлов (рис. 2).

Рис. 2. Информационно-удостоверяющий лист

Еще одним способом организации распределенного документооборота между различными предприятиями или филиалами одного предприятия является использование службы IPS WebPortal. Данная служба представляет собой web­сервис, предназначенный для публикации общей информации с последующей передачей ее в другие базы данных IPS или иные информационные системы удаленных предприятий.

IPS WebPortal позволяет решать следующие задачи:

• обмен информационными объектами между различными предприятиями или удаленными филиалами предприятия;
• обмен информационными объектами между базами данных с различным уровнем доступа (например, передача общедоступной информации в базу данных с секретными проектами);
• обмен информационными объектами между различными информационными системами предприятий;
• распределенный документооборот между различными базами данных одного или нескольких предприятий;
• управление проектами, распределенными между несколькими базами данных одного или нескольких предприятий.

Система поддерживает как непосредственную публикацию документов на портал с возможностью их поиска по атрибутивной информации и загрузкой в удаленную базу данных, так и передачу документов через портал посредством модуля маршрутизации IPS Workflow. В последнем случае работа с порталом максимально упрощается для пользователей, так как все настройки по передаче данных между удаленными базами делаются администраторами в процессе создания шаблонов документооборота, а конечные пользователи просто получают письма с заданиями и документами в свои почтовые ящики IPS. Следует также отметить, что передача информации между порталом и базами данных может осуществляться в нерабочее время, что позволяет более равномерно распределять нагрузку на каналы связи между удаленными предприятиями (рис. 3).

Рис. 3. Схема взаимодействия PLM-систем посредством IPS WebPortal

Успешность бизнеса современной компании зачастую определяется уровнем мобильности ее сотрудников. Поэтому достаточно важно при возникновении неотложных вопросов иметь возможность подключаться к системе IPS, быть участником процессов либо оперативно получать необходимую информацию, находясь за пределами предприятия. Разработчики компании ИНТЕРМЕХ предоставили такую возможность — это специальный модуль для web­сервера IPS WebInterface, который позволяет пользователю работать с базой данных IPS из web­браузера, а не из клиента IPS. Такая работа не требует установки клиента системы IPS, а подключиться к базе данных можно с различных мобильных устройств (смартфоны, планшеты, нетбуки и пр.), работающих под управлением различных операционных систем — Linux, Windows, Android и iOS.

В настоящее время функционал web­версии IPS предоставляет пользователю возможности поиска, просмотра и подписания информационных объектов и документов непосредственно из web­браузера. Для просмотра документов на любой операционной системе перед загрузкой на клиентское устройство документы внутреннего формата IPS могут быть сконвертированы в открытый формат PDF. Также пользователи получают доступ к почтовому ящику IPS, что позволяет им оставаться участниками бизнес­процессов предприятия независимо от своего текущего местоположения (рис. 4).

Рис. 4. Входящие письма и задачи в IPS WebInterface

Команды меню приложения IPS WebInterface обеспечивают быстрый и легкий доступ к электронной почте IPS со всей перепиской и системными сообщениями. Элементы управления почтой позволяют не только проверить и отсортировать сообщения, но и запустить бизнес­процесс по доступному шаблону. Через web­приложение доступен и прозрачен любой этап маршрута уже запущенного процесса. Управление возможностями IPS WebInterface осуществляется системным администратором в специализированном редакторе, с помощью которого можно создать дополнительные закладки в карточке для поиска состава и применяемости объектов и документов, настраивать условия для поиска информации и т.д.

Следующим хотелось бы рассмотреть еще один модуль PLM IPS для автоматизации технического документооборота — «Управление архивами». Данный модуль позволяет организовать размещение документов в электронных архивах. Помимо упрощения процедуры поиска документов такой метод хранения облегчает управление правами доступа к документам, поскольку права можно назначать не на каждый документ в отдельности, а на все документы того или иного архива. Кроме того, на архивы утвержденных документов можно назначать контроль наличия определенного набора подписей, которыми должны обладать документы для того, чтобы они могли быть зарегистрированы в таком архиве. Также любому архиву можно назначить набор атрибутов, которые автоматически будут добавляться документам, регистрируемым в этом архиве. Сам процесс регистрации документов в архивах также может быть автоматизирован как с помощью настроек авторазмещения документов, так и посредством бизнес­процессов IPS Workflow (рис. 5).

Рис. 5. Рабочая область одного из архивов с функциональными закладками

Помимо функционала для организации доступа к документам посредством архивов, с помощью данного модуля осуществляется автоматизация работы отдела технической документации (ОТД) предприятия. Основными функциями ОТД является прием, постановка на учет и контроль рассылки актуальных версий конструкторско­технологической и другой технической документации на предприятии.

Главным атрибутом, который получает документ при постановке на учет в ОТД, является его инвентарный номер ОТД. Функционал модуля позволяет автоматизировать процесс присвоения инвентарного номера ОТД. Для этого администратор системы может назначить каждому типу документа индивидуальную формулу формирования инвентарного номера ОТД. Также для этой цели можно использовать классификаторы, которые, помимо присвоения значений атрибутам документов, предоставляют удобный механизм поиска классифицированных документов и информационных объектов.

Модуль «Управление архивами» позволяет осуществлять учет копий документов с полным описанием их характеристик: вид копии (твердая или электронная), статус копии (новая, разослана, возвращена), в какую организацию или подразделение была отправлена копия, кто ее получил или вернул, даты высылки и возврата копии, количество листов и т.п. Нужное количество копий может быть создано автоматически на основании листа рассылки документа. Лист рассылки также может быть сформирован автоматически на основании типа документа, расцеховочного маршрута изделия, для которого выпущен документ, и т.п. Специальные фильтры в списках документов позволяют отбирать документацию в зависимости от факта регистрации в ОТД, а также наличия новых невысланных копий либо невозвращенных устаревших копий. Данный функционал позволяет отследить своевременную передачу актуальной версии документации и изъятие устаревших копий документов (рис. 6).

Рис. 6. Перечень копий документа, созданных для учета рассылки документа в подразделения предприятия

С помощью дополнительных настроек модуль позволяет организовать рассылку уведомлений о постановке на учет в ОТД новых версий документов, а также об отправке копий документов. Уведомления рассылаются абонентам, которые указаны в листе рассылки документа или в атрибутах копии документа. Рассылка уведомлений может осуществляться по e­mail либо по внутренней почте IPS.

Помимо эффективного решения задач технического документооборота PLM, IPS позволяет организовать работу с канцелярскими и организационно­распорядительными документами. Для этого в комплект поставки системы входит модуль расширения «Канцелярский документооборот». Данный модуль имеет ряд специализированных настроек и функций, благодаря которым пользователи получают все необходимые инструменты для регистрации и хранения канцелярских документов: договоров, заявлений, служебных записок, протоколов совещаний и т.п. Также данный модуль обеспечивает процессы создания, рассылки и контроля исполнения поручений.

Одной из самых полезных возможностей, которую предоставляет модуль канцелярского документооборота IPS, является функция интеграции внутренней почты IPS с внешней электронной почтой. Пользователь может простой командой преобразовать любой канцелярский документ в письмо с дальнейшей отправкой его на внешнюю электронную почту и, наоборот, — преобразовать вложения электронных писем в документы, размещенные в базе данных IPS. Преимущество данной функции в том, что все эти операции выполняются пользователем из рабочей области Навигатора IPS, минуя различные почтовые клиенты, что позволяет быстро и эффективно осуществлять работу с входящими и исходящими организационно­распорядительными документами.

Тесная интеграция канцелярского документооборота с IPS Workflow позволяет использовать механизмы маршрутизации для рассылки и контроля поручений, автоматического оповещения исполнителей, руководителей и контролеров обо всех этапах выполнения работ по высланным поручениям, обеспечивая организацию многоуровневого контроля исполнительской дисциплины. Также данный модуль дает возможность организовать переписку между производственными подразделениями предприятия в виде дерева взаимосвязанных документов (рис. 7).

Рис. 7. Мастер создания поручения

В данной статье раскрыты основные возможности автоматизации технического документооборота, которые предоставляет PLM­система IPS компании ИНТЕРМЕХ. Цель публикации — познакомить читателей с различными инструментами, которые позволяют превратить повседневную работу с техническими документами в организованный и оптимизированный рабочий процесс. Также мы затронули тему автоматизации организационно­технического документооборота предприятия. Однако автоматизация работы с документами является лишь небольшой частью функциональных возможностей PLM IPS, которые непрерывно совершенствуются и расширяются. В следующей статье мы рассмотрим новые модули расширения и функции, которые появятся в IPS версии 6.0.