2 - 2020

Работа с изменениями рабочей документации в Тюменском филиале ООО «Газпром проектирование»

Ирина Осокина, 
ведущий инженер-программист отдела локальных информационно-управляющих систем Тюменского филиала ООО «Газпром проектирование»
Ирина Осокина,
ведущий инженер-программист отдела локальных информационно-управляющих систем Тюменского филиала ООО «Газпром проектирование»

ООО «Газпром проектирование» — дочернее общество ПАО «Газпром», сочетающее в себе передовые технологии и более чем 80­летний опыт, накопленный ведущими институтами Группы «Газпром» в сфере проектирования для нефтегазовой отрасли России.

Тюменский филиал ООО «Газпром проектирование» — проектный институт с более чем 50­летней историей. Разрабатываемые филиалом проектные решения по обустройству месторождений соответствуют самому высокому техническому уровню и экономической эффективности при неизменно обязательном выполнении норм промышленной безопасности.

Основной частью информационных потоков любого проектного института является проектно­сметная документация (далее — ПСД). Используемые на всех этапах проектирования объемы ПСД настолько велики, что достичь существенного повышения эффективности без организации простого и удобного доступа сотрудников к этой информации очень сложно.

В Тюменском филиале ООО «Газпром проектирование» в качестве основной системы технического архива и документооборота уже 17 лет используется «Автоматизированная система управления производственной деятельностью» (АСУ ПД), созданная собственными силами на базе платформы Lotsia PDM PLUS российской компании «Лоция Софтвэа». АСУ ПД, в свою очередь, тесно интегрирована с корпоративной системой управления проектами, реализованной на платформе MS Project Server. Внедрение этих двух систем дало возможность на качественно новом уровне организовать скоординированную и объединенную в рамках единого информационного пространства работу всех подразделений предприятия.

Комплекты рабочих чертежей, книги, тома и части проекта стали одними из первых объектов, работа с которыми была автоматизирована в системе управления проектными данными. Однако организация внесения изменений в проектно­сметную документацию была реализована в рамках системы далеко не сразу. Внушительный объем вносимых изменений в проектно­сметную документацию и четкая регламентированность этого процесса государственными стандартами и внутренними регламентами ООО «Газпром проектирование» явились причиной автоматизации этих процедур.

 Давайте рассмотрим процесс работы над изменениями в ПСД, каким он был до его автоматизации в АСУ ПД.

Оформление и подписание разрешения на выдачу подлинников ПД и регистрация в журнале изменений

При необходимости внесения изменения в рабочую или проектную документацию инженер прежде всего должен оформить и подписать разрешение на внесение изменений (рис. 1).

Рис. 1. Разрешение на выдачу подлинников ПД

Рис. 1. Разрешение на выдачу подлинников ПД

Разрешение на внесение изменений — это внутренний документ, являющийся основанием для получения в архиве организации подлинников документов, в которые необходимо внести изменения, и содержащий сведения, необходимые для внесения изменений в эти подлинники, их замены или аннулирования. Разрешение должно быть зарегистрировано в техническом архиве (далее — Архив) в журнале регистрации разрешений на внесение изменений. При регистрации разрешению присваивается обозначение, состоящее из порядкового номера по журналу и года, указанного двумя последними цифрами через дефис. Разрешение является внутренним документом и не подлежит обязательной отправке заказчику.

Во внутреннем регламенте предприятия указано, что допустимо оформление разрешений на изменения и ведение журнала регистрации разрешений автоматизированным способом в системе электронного документооборота.

Создание комплектов РЧ

Получив одобрение на внесение изменений и номер разрешения, сотрудник проектного подразделения должен был создать марку в изменение в дереве проектов путем указания порядкового номера изменения с помощью стандартных кнопок. Далее он работал с маркой в изменение, как с обычным комплектом рабочих чертежей.

Хранение листов в комплекте в изменение могло быть реализовано двумя способами. Первый способ заключался в том, что комплект в изменение содержал только те листы, которые изменились. На рис. 2 можно увидеть, что в Изм.1 поменялись листы л.01­л.03, ОЛ1, СО1 и СО2. В Изм. 2 поменялись только л.01, СО1 и СО2. С одной стороны, такое представление удобно — сразу видно, с какими листами работают в текущем изменении. Однако есть существенный минус: неизменные листы приходилось искать по всей позиции в предыдущих изменениях (в тех случаях, когда изменений много, поиск неизменных листов мог занять достаточно длительное время).

Рис. 2. Организация хранения листов в комплекте 
в изменение (1-й способ)

Рис. 2. Организация хранения листов в комплекте в изменение (1-й способ)

Рис. 3. Организация хранения листов в комплекте 
в изменение (2-й способ)

Рис. 3. Организация хранения листов в комплекте в изменение (2-й способ)

Некоторые подразделения организовывали заполнение комплектов по другому принципу (рис. 3): комплект в изменение включает все актуальные листы комплекта.

Однако при такой организации хранения листов комплекта сложно визуально определить, какие листы изменились в текущем изменении. Кроме того, на согласование комплекта отправляются все листы, а значит, согласующим приходится проверять, какие листы изменились, а какие нет.

До недавнего времени процесс запроса разрешения на изменение проходил без каких­либо автоматизированных средств, а комплект в изменение можно было отличить от обычного комплекта только по названию. И хотя автоматизированная работа с рабочей документацией в АСУ ПД ведется давно, требовалось качественно изменить процедуру запроса номера разрешения, создания комплектов в изменения и заполнение их листами.

Работа с изменениями сейчас

Первое, с чего мы начали процесс перевода работы над изменениями в АСУПД, — автоматизированный запрос разрешения на изменение.

В тот момент, когда инженер понимает, что комплект рабочих чертежей будет изменен, нажатием соответствующей кнопки он вызывает интерфейс для заполнения запроса разрешения на внесение изменений (рис. 4). По сути, форма запроса на изменение является аналогом формы разрешения на выдачу подлинников, представленной на рис. 1.

Рис. 4. Форма запроса разрешения на изменение в АСУ ПД

Рис. 4. Форма запроса разрешения на изменение в АСУ ПД

Все поля формы обязательны к заполнению:

  • код причины выбирается из классификатора, составленного по регламенту;
  • основанием обычно является письмо; письма можно выбрать поиском по одному из параметров (входящий номер, период регистрации письма, поступивший номер);
  • если изменения повлияют на работу других отделов, то следует выбрать отделы из списка;
  • если на одном основании требуется внести изменения в несколько комплектов шифра, то к запросу можно добавить дополнительные комплекты.

Как только пользователь нажимает кнопку Выполнить, в системе создается объект Разрешение на изменение. Оно содержит все атрибуты, которые ранее указывал пользователь в запросе, а также подписи и даты подписей лиц, давших согласие на внесение изменений.

Рис. 5. Процесс согласования разрешения на изменение

Рис. 5. Процесс согласования разрешения на изменение

Процесс согласования разрешения на внесение изменения представлен на рис. 5. Можно выделить три основных блока процесса:

  1. Согласование запроса.
  2. Выбор плана­графика для запрашиваемых комплектов и подготовка данных о новых объектах для добавления в план­график MS Project.
  3. Получение номера разрешения, создание нового объекта в изменение.

Все разрешения на изменения в АСУ ПД хранятся в архиве разрешений на изменения. Для работников Архива предоставлена возможность сформировать журнал в виде отчета за определенный период в соответствии с выбранными параметрами.

Итак, после успешного завершения процесса получения разрешения на изменение в дереве проектов появились запрашиваемые изменения (комплект АПТ Изм. 2 на рис. 6). На вкладке Изменение комплекта уже заполнены атрибуты из запроса: номер разрешения, код причины изменения, состав и основание изменения. Если основанием является письмо (или несколько писем), то они тоже привязаны к комплекту и видны в нижней части вкладки Изменение.

Рис. 6. Вкладка Изменение

Рис. 6. Вкладка Изменение

Рис. 7. Окно формирования листов в изменение

Рис. 7. Окно формирования листов в изменение

Теперь комплект нужно заполнить листами. По кнопке Создать чертежи появляется окно с актуальными листами марки (рис. 7).

Необходимо выбрать тип изменений у каждого листа (можно и добавить новый лист, а также оставить лист неизменным), заполнить содержание изменений. После нажатия Сформировать комплект по списку неизменные листы фактически копируются из основного комплекта вместе с документами, а новые листы и изменяемые листы создаются вновь — на работу с ними у исполнителя есть полные права. Аннулированные листы не попадают в дерево проектов комплекта в ИЗМ (однако их можно увидеть на вкладке Документы со статусом «Аннул.»). Теперь достаточно беглого взгляда на комплект чертежей, чтобы понять, какие из листов были изменены в текущем изменении, а какие остались неизменными: иконки измененных листов яркие, а неизменных — полупрозрачные (см. рис. 6).

На рис. 8 показано, как может выглядеть вкладка Документы. Здесь можно получить краткую информацию о листах комплекта. В колонке «Примечание» можно посмотреть историю изменений листа — в каких изменениях был изменен лист; в колонке «Файл» расположены кнопки для открытия файлов соответствующих листов комплектов.

Рис. 8. Вкладка комплекта РЧ Документы

Рис. 8. Вкладка комплекта РЧ Документы

Рис. 9. Вкладка листа Предыдущие версии

Рис. 9. Вкладка листа Предыдущие версии

Находясь на листе, можно перейти во вкладку Предыдущие версии, где можно «пробежаться» по его предыдущим версиям, в том числе открыть документы предыдущих версий, не выходя из этой вкладки (рис. 9).

В составе любого комплекта в изменение есть лист РИ — разрешение на изменение. Благодаря данным, вносимым ранее в процессе запроса на изменение, а также при добавлении листов комплекта, его теперь можно формировать автоматически (рис. 10).

Рис. 10. Лист РИ, сформированный в АСУ ПД

Рис. 10. Лист РИ, сформированный в АСУ ПД

Часть информации об изменениях листов также используется при автоматическом формировании листа общих данных в ведомостях рабочих чертежей основного комплекта и ссылочных и прилагаемых документов. Кроме того, такая подробная детализация процесса работы с изменениями позволяет получать отчеты по изменениям проектов в различных видах.

В рамках автоматизированной системы управления производственной деятельностью для всех комплектов существуют механизмы согласования внутри системы: внутреннее согласование внутри отдела; окончательное согласование, включающее проверку в нормоконтроле, утверждение комплекта ГИПом, а также процесс подготовки документов к отправке заказчику. В согласовании комплектов в изменение участвуют только те листы, которые были изменены. В результате исключается путаница для согласующих и проверяющих лиц с актуальными листами комплекта.

Благодаря проделанным действиям нам удалось сделать работу над изменениями ПСД максимально комфортной; весь процесс изменения проектно­сметной документации от запроса разрешения на изменения до окончания согласования комплектов максимально оптимизирован; время, затрачиваемое работниками на формирование листов комплектов в изменение, значительно сократилось. Удалось полностью освободить архив от ведения вручную «Журнала регистрации изменений». В бумажном виде «Журнала регистрации изменений» больше не существует, так как в нем теперь нет необходимости — вся история изменений фиксируется в системе и может быть просмотрена в любой момент из дерева проектов.