Формирование эффективной системы управления мебельным предприятием на платформе 1С-БАЗИС: Производство

Павел Бунаков

Продолжение начатого в предыдущем номере цикла статей, посвященного новой разработке компании «Базис-Центр» — ERP-системе для мебельных предприятий 1С-БАЗИС: Производство. В данной публикации рассматриваются общие принципы организации работ по приему заказов и конструкторско-технологической подготовке производства.

Управление мебельным предприятием — это принятие решений в постоянно меняющихся внешних и внутренних условиях. В любой момент может возникнуть ситуация, способная повлиять на ход производственного процесса, — например непредвиденная техническая проблема, задержка с поставками материалов или потребность в перераспределении ресурсов. Это требует гибкой и динамичной системы управления, способной не только обеспечить руководство всех уровней актуальной информацией для принятия решений, но и в определенной мере «участвовать» в этом процессе, решая часть задач в автоматическом режиме. Добиться такого уровня автоматизации можно только в специализированных системах, ориентированных на конкретные отрасли производства.

Система 1С­БАЗИС: Производство разработана в качестве стратегического информационного ресурса мебельного предприятия. Она непосредственно «включается» в реализацию всех бизнес­задач, исключая вероятность рассогласованности в принятии решений. Функциональные возможности системы в точности соответствуют реальным потребностям мебельного производства, что позволило достичь оптимального соотношения стоимости и производительности. В совокупности с модульным построением это сделало ее доступной для любого мебельного предприятия.

Рассмотрим последовательность прохождения заказа на изготовление мебели в системе 1С­БАЗИС: Производство.

Информационные потоки

Общая схема информационных потоков на стадии оформления заказа в системе 1С­БАЗИС: Производство приведена на рис. 1. Основным источником сведений о комплектации заказа является спецификация материалов, созданная в конструкторских модулях системы БАЗИС на основе 3D­моделей изделий. На начальном этапе спецификация конвертируется в формат системы 1С­БАЗИС: Производство и используется для проверки наличия на складе необходимых материалов. В случае их недостатка формируется и согласуется с поставщиком соответствующая заявка. Поставщик выставляет счет, после оплаты которого планируется поездка. Доставленный на предприятие товар получают и приходуют на складе. Для информационной поддержки всех стадий работы с заказом используется специальное программное обеспечение — автоматизированные рабочие места (АРМ).

Рис 1. Общая схема обработки заказа

Создание заказа

Начальным этапом процесса изготовления мебельных изделий является прием заказа, информационное обеспечение которого осуществляет АРМ «Продажи». Интерфейс раздела «Заказы покупателей» показан на рис. 2. АРМ решает три основные задачи:

• регистрация заказа;
• выставление счета на оплату и прием оплаты;
• расчет сложных заказов и формирование коммерческого предложения.

Непосредственно операции с конкретным заказом выполняются в разделе создания заказа, показанном на рис. 3. Для создания нового заказа вводятся его параметры, основными из которых являются:

Рис. 2. Окно работы с заказами покупателей

Рис. 3. Окно создания нового заказа

•  тип заказа. Предусмотрено два типа заказов — внешний и внутренний. Под внешним заказом понимается обычный заказ на изготовление изделий для стороннего заказчика. В отличие от него внутренний заказ служит для обеспечения собственных потребностей предприятия или его сотрудников. Кроме того, через внутренние заказы оформляется производственный брак с целью учета затрат материалов и рабочего времени;
•  номер заказа. Он формируется автоматически. При необходимости номер заказа можно отредактировать в соответствующем поле;
•  дата приема заказа;
• данные о контрагенте и его заказе. Выбор контрагента производится из соответствующего справочника (рис. 4). Если в нем отсутствует нужная запись, то она может быть оперативно создана и добавлена в справочник (рис. 5). Аналогичным образом с помощью предварительно настроенных справочников вводится информация о договоре с контрагентом, месте приема заказа, условиях поставки и менеджере, работающем с данным контрагентом.

Рис. 4. Выбор контрагента

Рис. 5. Создание нового контрагента

Дата готовности заказа, график платежей и график прохождения этапов выполнения заказа определяются выбранными условиями поставки. В качестве примера на рис. 6 показано окно создания договора с контрагентом.

Рис. 6. Договор с контрагентом

Следующий шаг — добавление товаров в заказ. Они выбираются из списка товаров, которые были использованы недавно (рис. 7). При необходимости можно вызвать справочник номенклатуры и добавить позиции из него (рис. 8). Наконец, в том случае, если нужный товар отсутствует в справочнике, его можно оперативно добавить туда. Диалог добавления элемента номенклатуры показан на рис. 9.

Рис. 7. Окно наполнения заказа

Рис. 8. Окно номенклатуры продукции

Рис. 9. Создание нового товара

К формируемому заказу можно добавить дополнительные услуги (доставка, подъем на этаж, сборка и т.д.), которые аналогичным образом выбираются из справочника или создаются заново и добавляются в справочник.

Задание параметров выполнения заказа

Под параметрами выполнения заказов понимаются график платежей по заказу, график его реализации, основные материалы, а также различные уточняющие документы, которые необходимо прикрепить к заказу.

График платежей является частью условий поставки. Если условия поставки заданы, то график формируется автоматически (рис. 10). Для изменения параметров платежа необходимо активировать соответствующее поле и ввести в него новое значение. Если требуется ввести новый платеж, то следует нажать на кнопку Добавить и выполнить аналогичные действия.

Рис. 10. График платежей

График выполнения заказа также является частью условий поставки и строится автоматически в случае указания таких условий (рис. 11). В случае необходимости сроки выполнения отдельных этапов могут быть отредактированы.

Рис. 11. График выполнения заказа

Вкладка Основные материалы (рис. 12) позволяет назначить основные материалы заказа, необходимые для его выполнения. Под основными понимаются материалы, без которых невозможно начать работу по изготовлению изделий. Данная операция позволяет блокировать выполнение заказа, если основные материалы отсутствуют на складе.

Рис. 12. Назначение основных материалов

К создаваемому заказу можно прикрепить различные документы, например чертежи, модели, изображения, пояснительные записки и т.п.

После ввода всех параметров заказа автоматически формируется договор на его выполнение на основании предварительно разработанного шаблона в формате Microsoft Word. Все поля договора заполняются автоматически на основании введенных ранее реквизитов заказа.

Интеграция с конструкторскими модулями БАЗИС

Прием заказов в системе БАЗИС производится в модуле БАЗИС­Салон либо в одном из модулей конструирования: БАЗИС­Мебельщик или БАЗИС­Шкаф. В любом случае товару в заказе сопоставляется модель в формате системы БАЗИС. Оперативный расчет стоимости отдельных элементов заказа и заказа в целом производится в модуле БАЗИС­Смета в процессе работы с моделями, поэтому к моменту завершения работы над заказом можно быть уверенным, что все необходимые материалы и комплектующие присутствуют в базе данных материалов. В противном случае при любом обращении к модулю БАЗИС­Смета будет появляться диалог сопоставления материалов, отсутствующих в базе данных. Элементы модели, которые не изготавливаются на предприятии, а поставляются в готовом виде, должны быть оформлены в качестве специального структурного элемента — сборки.

Для передачи спецификации, сформированной в системе БАЗИС, в систему 1С­БАЗИС: Производство следует сохранить ее в формате XML (рис. 13). Чтобы завершить формирование заказа, необходимо в диалоге создания спецификации (рис. 14) нажать кнопку выбора спецификации CAD и в стандартном диалоге открытия файлов операционной системы выбрать имя файла, содержащего спецификацию. Наименования спецификаций в системе должны быть уникальными, причем уникальность проверяется автоматически.

Рис. 13. Формирование спецификации в системе БАЗИС

Рис. 14. Сопоставление спецификаций

Если в составе модели есть сборки, то они рассматриваются системой как элементы заказа, которые не изготавливаются на предприятии, а закупаются на стороне. В этом случае на экране появляется диалог Форма назначения сопоставлений (рис. 15).

Рис. 15. Назначение сопоставлений для сборок

Список наименований сборок формируется автоматически. Каждой из них необходимо сопоставить тот или иной объект номенклатуры. Это можно сделать в режиме многократного или разового использования. В первом случае объект сопоставления выбирается из списка номенклатуры, а во втором — добавляется вручную с возможностью включения в этот список. В процессе сопоставления выполняются алгоритмы автоматического контроля корректности операций, что гарантирует отсутствие возможных субъективных ошибок.

По завершении указанных действий в системе 1С­БАЗИС: Производство регистрируется спецификация, которая и будет служить основой инициации производственного процесса (рис. 16). Ее можно просматривать в любой момент и при необходимости вносить коррективы.

Рис. 16. Окно спецификации

Организация закупок

После того как к обрабатываемому заказу подключена спецификация, а основные материалы имеются на складе, можно инициировать процесс производства. Однако возможна ситуация, когда для изготовления изделий заказа в наличии не окажется необходимых материалов. В этом случае требуется организовать их закупку.

Рис. 17. Окно обеспечения заказа материалами

Рис. 18. Рабочий стол закупки

Обеспеченность заказа материалами и комплектующими можно посмотреть на вкладке Обеспечение заказов в разделе Закупки (рис. 17). Таблица вкладки содержит сведения о наличии на складе материалов, необходимых для выполнения заказа. Если какие­либо материалы отсутствуют, их требуется заказать, доставить и оприходовать на склад. Для этого необходимо сформировать заявки поставщикам на вкладке Рабочий стол закупок (рис. 18). На этой вкладке показаны сведения по всем заказам. Для удобства просмотра и работы предусмотрены различные способы сортировки и фильтрации информации. При формировании заявки в автоматическом режиме учитываются следующие факторы:

• остатки материалов на складах;
• текущие потребности в материалах;
• неснижаемые запасы материалов;
• нормы поставки.

Для ускорения формирования заявки можно использовать следующие опции:

• выбор поставщика с возможностью просмотра ранее закупленных у него товаров;
• формирование заявки на комплектацию всех заказов, находящихся в производстве, или только на некоторые из них;
• сортировка списка заказов по различным условиям;
• изменение положения элементов таблицы заказов простым перетаскиванием их мышью;
• отбор материалов по их типу;
• определение лимита суммы стоимости заказываемых материалов с фильтрацией их списка по этому критерию;
• задание максимального срока ожидания товара от поставщика с фильтрацией их списка по этому критерию;
• фильтрация списка товаров по критерию давальческого сырья;
• назначение поставщика по умолчанию для отдельных групп товаров;
• добавление в заявку произвольного товара.

Все сформированные заявки группируются по поставщикам. При необходимости они могут быть отредактированы вручную по номенклатуре, количеству и единице измерения товара. Кроме того, имеется возможность прикрепления к ним различных файлов, содержащих справочную или уточняющую информацию.

По завершении работы с заявками по заказу формируются отдельные заявки для каждого поставщика (рис. 19).

Рис. 19. Пример заявки на закупку товара

Сформированная заявка может быть отправлена поставщику непосредственно из системы 1С­БАЗИС: Производство по электронным каналам связи. Для этого должны быть заблаговременно выполнены необходимые настройки электронной почты.

Поставщик материалов выставляет счет на оплату заказанных товаров. Полученный счет необходимо зарегистрировать в системе. Это обеспечивает выполнение следующих функций:

• служит основанием для изменения статуса заказа в плане обеспеченности материалами и комплектующими;
• является основой для формирования графика поездок в АРМ Логиста (модуль планирования поездок за товарами) и графика поступления материалов на склад;
• определяет дату поступления материалов на склад компании на основании даты наличия их на складе поставщика и планового времени поставки каждой конкретной заказываемой позиции.

Планирование поездок

Составной частью системы 1С­БАЗИС: Производство является АРМ Логиста, задача которого заключается в планировании и контроле физического перемещения материальных ресурсов (рис. 20). Для разработки схемы доставки товаров от поставщиков необходимо учитывать ряд факторов:

• выбор определенного вида транспортных средств;
• синхронизация планируемых поездок с производственным и складским процессами;
• определение наиболее рациональных маршрутов доставки;
• обеспечение единства транспортно­складского процесса.

Рис. 20. Окно планирования поездок

Перед поездкой можно проверить наличие у выбранного поставщика необходимых товаров в соответствии с оплаченным счетом на дату поездки. Если доставка планируется заблаговременно, то за некоторое время до поездки можно запросить поставщика о фактическом наличии товаров. Если по каким­либо причинам не все товары доступны для вывоза, номенклатура доставляемых товаров может быть изменена. Соответствующим образом будет изменен счет, а для временно недостающего товара спланирована дополнительная поездка.

Приход товаров на склад

Завершающей операцией обеспечения заказа материалами и комплектующими является их оприходование — принятие на склад и оформление. Вкладка Поступление товаров и услуг, на которой выполняется оформление прихода товаров, показана на рис. 21. Поступление товаров можно оформить с помощью различных документов: накладной, счета или счета­фактуры, товарно­транспортной накладной. При использовании зарегистрированного в системе счета приходные позиции заполняются автоматически, поэтому специалисту остается только проконтролировать соответствие номенклатуры и количества заказанных и реально поступивших товаров.

Рис. 21. Окно поступления товаров на склад

На этом «предпроизводственная» стадия работы с заказом завершается, далее следует собственно производство. Функциональным возможностям MES­модуля системы 1С­БАЗИС: Производство и технологии работы с ним будет посвящена следующая публикация.