11 - 2020

Голосование: Lotsia PDM PLUS и жизнь коллектива

Дмитрий Садовников

Как показала практика, PDM/PLM­решение компании «Лоция Софтвэа» может быть применено для автоматизации самого широкого круга бизнес­процессов предприятия. В данной статье рассматривается пример использования подсистемы управления бизнес­процессами программы Lotsia PDM PLUS для решения неформальных задач.

Более 15 лет назад в Lotsia PDM PLUS получил существенное развитие функционал автоматизации документооборота и управления бизнес­процессами (Workflow), и тогда ему были посвящены многие публикации. В рамках этого функционала для задач были разработаны так называемые формы массивов и реализован событийный механизм, позволяющий в визуальном режиме привязывать к событиям действия.

Формы массивов могут быть настроены в табличном или свободном стиле и либо внедряться в форму задачи, становясь вложенной формой, либо открываться в отдельном окне. В настоящее время интерфейс и функциональность форм Workflow принимается в некоторых компаниях как основной рабочий инструмент, а мы в 2004 году применили новые возможности для необычного решения.

В нашей компании, как и в большинстве других, существует традиция совместного празднования дней рождения коллег и других всем известных праздников в нерабочее время. У большинства сотрудников на вечер, как правило, планируются семейные дела, поэтому вставал вопрос выбора удобного для всех дня. В форме обычной переписки всем рассылалось предложение, ответы затем анализировались, и эта переписка с утряской могла продолжаться достаточно долго.

В какой­то момент кто­то в шутку сказал, что вон, Workflow под рукой, функционала масса, массивы сделали, можем голосовать через свою же подсистему Workflow. Шутка­шуткой, а идея отложилась и постепенно, придумывая реализацию на ходу, один из сотрудников летом 2004 года настроил рабочий прототип процесса голосования. На это ушло не больше недели, в процессе были недоработки, но было и коллективное тестирование функционала, которое позволило внести улучшения в Lotsia PDM PLUS.

Недоработки оказались в основном в функционале обработки результатов голосования. Так и хочется пошутить, что эта тема актуальна не только в данном контексте.

Первая версия Workflow­процесса голосования выглядела, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Первая версия Workflow-процесса голосования, 2004 год

Рис. 1. Первая версия Workflow-процесса голосования, 2004 год

«Голосовалка», как мы ее называем, давала возможность инициатору ввести текст предложения, указать предельный срок ожидания голосующих и включить разрешение выбора видов напитков из небольшого списка. А если поводом был день рождения, то можно было даже указать желаемый подарок, что, безусловно, значительно облегчало коллективу подготовку к мероприятию (рис. 2).

Рис. 2. Форма инициатора голосования, 2004 год

Рис. 2. Форма инициатора голосования, 2004 год

Голосующие могли ответить «Смогу», «Не смогу» или «Не знаю», ввести особое мнение и выбрать вид напитка, если это было разрешено (рис. 3).

Рис. 3. Форма для голосования, 2004 год

Рис. 3. Форма для голосования, 2004 год

Если кто­то в означенный срок не смог проголосовать, его задача завершалась и голос не учитывался.

Инициатор получал результаты голосования (рис. 4) в виде списка, сгруппированного по напиткам, принимал решение и рассылал его.

Рис. 4. Форма с результатами голосования, 2004 год

Рис. 4. Форма с результатами голосования, 2004 год

Сам инициатор в голосовании не участвовал, но когда электронное голосование распространилось и на другие вопросы жизни компании, то сделали возможность участия и для него. Кроме того, было реализовано закрытое (тайное) голосование, когда участники не могли просмотреть ответы коллег.

Коллектив с удовольствием голосовал и шутя обсуждал результаты и особые мнения. При этом даже показалось, что окреп корпоративный дух.

В таком простом виде «голосовалка» просуществовала достаточно долго, до зимы 2008 года, когда технология голосования перестала устраивать — не хватало вариантов ответов. Эта ситуация известна всем, кто хотя бы иногда заполнял анкеты. Так родилась идея рейтингового голосования, и в скором времени она была реализована.

Рейтинговое голосование (рис. 5) позволяло инициатору формировать любое количество вариантов ответов. Голосующие оценивали приемлемость каждого варианта по шкале от одного до пяти (тот самый рейтинг). Для каждого варианта считалась средняя оценка. От выбора напитков отошли, поскольку это было больше для шутки.

Рис. 5. Форма с результатами рейтингового голосования, 2008 год

Рис. 5. Форма с результатами рейтингового голосования, 2008 год

Рейтинговое голосование просуществовало в таком виде достаточно долго, вносились только косметические правки. Его недостатком являлась форма представления результатов — вследствие возможности указания неограниченного количества вариантов ответов результаты можно было представить только в виде вертикальной таблицы. Вариант, набравший наибольший рейтинг, был виден сразу, с этим как раз проблем не было, но для просмотра всех ответов приходилось прокручивать узкую таблицу вниз — кросстаба в формах Workflow предусмотрено не было.

А сам Workflow­процесс второй версии голосования выглядел, как показано на рис. 6.

 Рис. 6. Вторая версия Workflow-процесса голосования, 2008 год

Рис. 6. Вторая версия Workflow-процесса голосования, 2008 год

Поводы для внутрикорпоративных голосований появлялись и в период дистанционного режима работы, введенного в Москве весной 2020 года для снижения риска распространения новой коронавирусной инфекции. Особенностью работы в данный период было изменение способов коммуникации — в дополнение к традиционному клиенту Lotsia PDM PLUS часть сотрудников применяла Lotsia Web.

Для использования в браузере «голосовалка» не была адаптирована, поэтому следующая ее версия была модернизирована как под работу с Lotsia Web, так и для более удобного отображения результатов. Адаптация для работы через сеть Интернет или VPN с применением Lotsia Web включала замену специфических управляющих элементов. А для удобства отображения результатов было решено ввести ограничение на количество вариантов ответов. На практике более четырех вариантов не встречалось, поэтому была реализована возможность указания пяти вариантов ответов. (Разумеется, если потребуется использовать большее количество вариантов ответов, настройку всегда можно модернизировать.) За счет этого таблицу с результатами развернули по ширине, и она стала гораздо удобнее для просмотра. Кстати, теперь этот вариант «голосовалки» входит в пример настройки «Проектная организация».

Как видно из рис. 7, Workflow­процесс третьей версии голосования практически не изменился.

Рис. 7. Третья версия Workflow-процесса голосования, 2020 год

Рис. 7. Третья версия Workflow-процесса голосования, 2020 год

Инициатор формирует текст вопроса и не более пяти вариантов ответов. Затем выбирает участников голосования и указывает предельный срок голосования. Отдельно отмечается необходимость указания особого мнения —          голосующий должен не только выбрать вариант ответа, но и высказаться по предмету голосования (рис. 8).

Рис. 8. Форма инициатора голосования, 2020 год

Рис. 8. Форма инициатора голосования, 2020 год

Способ формирования списка участников голосования простой, он хорошо подходит для не очень больших групп сотрудников. Адаптировать его для больших коллективов администратор может самостоятельно.

Во время тестирования новой «голосовалки» сотрудники стали просить «добавить к цифрам цвета». Поэтому выбор ответа реализован с использованием перехода цвета от красного при минимальном рейтинге до зеленого при максимальном (рис. 9).

Рис. 9. Форма для голосования, 2020 год

Рис. 9. Форма для голосования, 2020 год

Не использованные инициатором поля для вариантов ответов скрываются. Можно предложить, например, два варианта ответа, тогда остальные три пустых поля не будут показываться.

По окончании голосования инициатор получит результаты в удобном табличном виде и, если захочет, сможет ввести свое решение (в том числе альтернативное) и разослать результаты всем заинтересованным лицам.

Голосующие увидят результаты в такой же таблице, имена не проголосовавших сотрудников будут зачеркнуты (рис. 10).

Рис. 10. Форма с результатами голосования, 2020 год

Рис. 10. Форма с результатами голосования, 2020 год

Нынешняя реализация процесса голосования оказалась проще за счет отказа от неограниченного числа вариантов ответов. Если возникнет необходимость, можно легко добавить поля для большего числа вариантов и быстро применить к ним настройки. А вот с цветом придется пофантазировать самостоятельно.

Таким образом, этот пример показывает, что такое серьезное бизнес­приложение, как Lotsia PDM PLUS, может быть легко адаптировано для решения неформальных задач, возникающих в организации.

На этом мы завершаем публикацию и призываем смелее использовать Lotsia PDM PLUS для реализации необычных проектов и активнее применять при этом творческий подход.