Осенью 2023 года состоялся очередной международный конкурс «Опыт применения Lotsia PLM»[1]. В настоящей статье кратко рассматривается представленный на конкурс проект решения прикладных задач с помощью системы Lotsia PDM PLUS на одном из лидирующих отечественных предприятий приборостроения.

Lotsia PDM PLUS на предприятии приборостроения: важная роль в повышении качества выпускаемой продукции

В этом году специалистами АО «ЭЛАРА» (г.Чебоксары), которое уже много лет использует корпоративную систему электронного архива, документооборота и управления информацией об изделии на основе Lotsia PDM PLUS, были представлены на конкурс два решения: проект по автоматизации документационного обеспечения управления внутренними аудитами системы менеджмента и проект по автоматизации документационного обеспечения управления рационализаторской деятельностью. Проекты были реализованы под руководством начальника ОАИД Наталии Витальевны Даниловой.

Акционерное общество «Научно-производственный комплекс «ЭЛАРА» им. Г.А. Ильенко: профиль предприятия АО «ЭЛАРА» занимает лидирующую позицию среди отечественных производителей электроники, включено в перечень системообразующих предприятий российской экономики. Изделия АО «ЭЛАРА» широко представлены на рынке гражданской продукции. Приоритетными направлениями являются железнодорожная техника, автомобильная электроника, контрактное производство электроники. Заказчиками наукоемкой продукции выступают такие крупные организации, как ОАО «РЖД», «Группа ГАЗ», ПАО «КАМАЗ», НИЦ «Курчатовский институт», высоко оценивающие стабильность и качество производства АО «ЭЛАРА». Особое внимание уделено техническому перевооружению. Ежегодно на приобретение нового оборудования для переоснащения производства выделяется более 100 млн руб. Это позволяет предприятию применять самые современные технологии и выпускать исключительно качественную продукцию. Высокий уровень производства АО «ЭЛАРА» подтвержден сертификатами ISO 9001:2015, IATF 16949:2016 и ISO/TS 22163:2017.

С 2007 года в АО «ЭЛАРА» — одном из ведущих отечественных приборостроительных предприятий — развернута корпоративная система электронного архива, документооборота и управления информацией об изделии на основе Lotsia PDM PLUS, которая включает:

• электронные архивы конструкторской, технологической, нормативной документации;
• систему управления организацией подготовки производства;
• базу данных дефектов и несоответствий изделий в производстве, эксплуатации;
• систему управления техническим обслуживанием и ремонтом оборудования (ТОиР);
• блок документационного обеспечения управления (ДОУ) и ряд других модулей.

Документационное обеспечение управления внутренними аудитами системы менеджмента

В настоящей статье рассматривается проект по документационному обеспечению управления внутренними аудитами системы менеджмента (ДОУ СМ) бизнеса/качества [2], реализованный в АО «ЭЛАРА».

В компании уделяется большое внимание постоянному повышению качества выпускаемой продукции и управления, что уже было продемонстрировано в рамках конкурсов прошлых лет [3] и чему служит очередным наглядным подтверждением реализация данного проекта.

Функциональность проекта

Проект ДОУ СМ имеет следующую функциональность:

• ведение справочников «Процессы СМ», «Объекты аудита СМ»;
• ведение справочных баз данных (далее — БД) соответствующих стандартов СМ (ISO, IATF, ГОСТ РВ и пр.);
• подготовка графика аудитов на календарный год;
• формирование плана аудита;
• проведение аудита и формирование листов несоответствия по выявленным нарушениям;
• установление причин и определение корректирующих мероприятий для устранения несоответствия;
• подготовка аудитором отчета о проверке;
• подготовка отчета по аудиту;
• выполнение и контроль мероприятий по устранению несоответствий.

Действующие лица и исполнители проекта

В работах над проектом ДОУ СМ принимал участие широкий круг сотрудников АО «ЭЛАРА», включая представителей директорского корпуса компании:

• директор по качеству;
• аудиторы СМ;
• специалисты отдела менеджмента качества (ОМК);
• руководители процессов СМ;
• руководители структурных подразделений (объектов аудита);
• ответственные за СМ в каждом подразделении;
• ответственные за сопровождение процесса СМ;
• другие сотрудники предприятия.

Таким образом, проект охватывает практически все заинтересованные подразделения предприятия.

Инфраструктура проекта. Хранение данных

Для реализации проекта была разработана специальная структура данных (рис. 1).

Рис. 1. Структура хранения данных, реализованная в рамках проекта ДОУ СМ

Она включает:

• папки проекта по годам;
• вспомогательные справочные объекты;
• шаблоны документов;
• документы:
  • график проведения аудитов,
  • план аудита,
  • лист несоответствия,
  • отчет о проверке,
  • отчет по аудиту.

Созданная структура позволяет полно и гибко организовывать представление информации, связанной с ДОУ СМ.

Справочные базы данных

Справочники (рис. 2) являются одним из важных элементов системы и позволяют унифицировать и быстро выбирать необходимые данные.

Рис. 2. Работа со справочными базами данных

Справочные БД включают данные по стандартам (ISO, ГОСТ Р и др.), процессам СМ, объектам внутреннего аудита системы менеджмента качества (СМК) и т.п.

За ведение справочных БД отвечает специалист отдела менеджмента качества (ОМК).

Данные соответствуют указаниям руководств по качеству и описаниям процессов.

Формирование графика аудита

ОМК ежегодно формирует график внутренних аудитов (рис. 3) на следующий календарный год.

Рис. 3. Годовой график проведения внутренних аудитов СМ

При этом указываются цели, объемы, области, критерии аудита, исполнители и другая необходимая информация.

Области аудита в привязке к критериям выбираются из справочных БД, функция специалиста — распределить их по периодам в течение года.

Формирование плана аудита на один период

План аудита формирует руководитель группы аудиторов на основе записей утвержденного графика (рис. 4).

Рис. 4. План аудита

Назначение этого документа — закрепить за объектом аудита определенного аудитора и определить сроки проведения проверок.

Доведение плана аудита до проверяемых

В момент формирования плана списки участников проверки автоматически копируются в соответствующие этапы шаблона обработки (рис. 5).

Рис. 5. Копирование списков участников проверки в шаблон обработки

После подписания план автоматически рассылается аудиторам и руководителям объектов аудита — всем, кто проверяет и кого будут проверять в рамках данного аудита.

Проведение аудита

Непосредственно на форме плана для аудитора доступны кнопки создания чек­листа и листа несоответствия (ЛН).

Три крайние правые колонки таблицы отображают количество выявленных несоответствий у объекта аудита и вычисленный статус проверки (рис. 6).

Рис. 6. Форма плана проведения аудита

Вкладка Перечень ЛН отображает перечень выписанных листов несоответствия на текущий момент (рис. 7).

Рис. 7. Вкладка листа несоответствия

Оформление листа несоответствия

Лист несоответствия является результатом оценки аудитором соответствия проверяемых показателей заданным критериям аудита. В  нем указываются несоответствия, а также возможности корректирующих или предупреждающих действий или улучшений. Это важный документ СМ.

Аудитор оформляет ЛН, указывает установленное несоответствие, ссылается на определенный пункт стандарта, формулирует обстоятельства, при которых оно было выявлено (рис. 8).

Рис. 8. Оформление листа несоответствия

По маршруту обработки ЛН передается ответственному за СМ подразделения — объекта аудита для дальнейшего заполнения.

Шаблон обработки ЛН, определяющий маршрут, заполняется автоматически в момент заполнения соответствующих полей ЛН (рис. 9).

Рис. 9. Автоматическое заполнение шаблона обработки ЛН

Это позволяет сократить затраты времени и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором.

Сотрудник, ответственный за СМ в подразделении, в котором обнаружено несоответствие, должен по получении ЛН указать причину, заполнить форму «5 почему», демонстрируя анализ причин, и сформировать корректирующие мероприятия (рис.  8).

После этого ЛН подписывают аудитор и руководители.

Из корректирующих мероприятий на этапе рассылки автоматически формируются поручения, контроль по которым осуществляет аудитор, выписавший ЛН (рис. 10).

Рис. 10. Автоматическое формирование поручений

Контроль выполнения корректирующих мероприятий

Поручения направляются и закрываются как типовые задания «на исполнение» (рис. 11).

Рис. 11. Направление поручения на исполнение

Для удобства контроля всех корректирующих мероприятий используется типовой отчет по контролю исполнения поручений (рис. 12). С помощью этого отчета можно в любой момент получать актуальную информацию по работе с поручениями.

Рис. 12. Отчет по контролю исполнения поручений

После того как последнее мероприятие из запланированных выполнено и принято, статус объекта аудита автоматически возвращается в значение «Соответствует».

Оформление отчета по проверке

Отчет по проверке (рис. 13) оформляет каждый аудитор по завершении всех проверок согласно плану.

Рис. 13. Отчет по проверке

Отчет по проверке формируется автоматически на основе плана аудита и данных из ЛН, аудитор подписывает его простой электронной подписью.

После того как в БД внесены и подписаны все отчеты по проверке всеми аудиторами, руководитель группы может оформить отчет по аудиту.

Оформление отчета по аудиту

Отчет по аудиту (рис. 14) формируется в автоматическом режиме по данным плана аудита и оформленных ЛН.

Рис. 14. Отчет по аудиту

Согласно шаблону обработки, отчет по аудиту подписывается руководителем группы аудиторов и утверждается директором по качеству.

Отчет подлежит рассылке во все подразделения СМ для проработки на «Дне качества» с целью предупреждения подобных несоответствий в будущем.

Результаты проекта

Модуль «ДОУ СМ» включает комплекс процедур, сочетающих элементы информационных БД, автоматизированных рабочих мест, электронного документооборота и системы контроля исполнительской дисциплины:

• исключает бумажные носители (90%);
• обеспечивает полный контроль за документами, сроками их согласования и исполнения;
• облегчает коммуникации между участниками процесса;
• для хранения не использует представление информации вида «файл», все документы создаются и хранятся как структурированные записи БД;
• благодаря такому представлению появилась возможность использовать данные одних документов для автоматического создания других и достичь высокой степени автоматизации (график строится автоматически на основе данных матриц распределения ответственности, план — на основе записей графика, лист несоответствия — на основе матриц, отчеты о проверке и отчет по аудиту — на основе листов несоответствия);
• для привычного представления разработаны скрипты, позволяющие просматривать документы в браузере в таком же виде, как раньше выглядели бумажные документы.

Выгода от применения решения на базе Lotsia PDM PLUS для улучшения системы менеджмента бизнеса/качества очевидна.

Представленный проект наглядно показывает, что с помощью системы Lotsia PDM PLUS можно решать различные задачи, возникающие при автоматизации деятельности предприятий приборостроения, в том числе в области менеджмента бизнеса/качества.

Решения на базе Lotsia PLM могут с успехом использоваться для управления данными о сложной наукоемкой продукции на протяжении всего ее жизненного цикла, а также при создании цифровых двойников и цифровых информационных моделей.

Дополнительная информация и материалы конкурсов предыдущих лет доступны на сайте plm­conference.com.

Список литературы:

1. Конкурс прикладных решений на основе Lotsia PLM 2023 — практика эффективного импортозамещения // САПР и графика. 2023. № 10. С. 78­83. ISSN 1560­4640.
2. Документационное обеспечение управления внутренними аудитами системы менеджмента (ДОУ СМ). Материалы конкурса «Опыт применения Lotsia PLM 2023», г.Москва // [Электронный ресурс]: база данных. — Режим доступа: https://plm­conference.com/download/lotsia­plm­contest­2023/2023­elara­dou­sm.
3. Материалы конкурсов «Опыт применения Lotsia PLM», г.Москва // [Электронный ресурс]: база данных. — Режим доступа: https://plm­conference.com. 

По материалам компании «Лоция Софтвэа» 

В статье использованы материалы из проекта АО «ЭЛАРА», представленного на конкурс «Опыт применения Lotsia PLM 2023».