Конкурс прикладных решений на основе Lotsia PLM 2024: опыт внедрения российских решений по управлению данными

Осенью 2024 года состоялся очередной международный конкурс «Опыт применения Lotsia PLM» [1]. В конкурсе принимали участие проекты, выполненные силами пользователей или компаний-интеграторов на базе программного обеспечения семейства Lotsia PLM компании «Лоция Софтвэа», которое уже более двадцати пяти лет подтверждает на практике свою эффективность.
Данная публикация является продолжением цикла статей, начатого в журнале «САПР и графика» № 12’2024.

Разработка и внедрение системы электронного документооборота и архива в АО «НЕФТЕХИМПРОЕКТ» на базе ПО Lotsia PDM PLUS

В 2024 году системным интегратором — компанией «Бюро САПР», которая является партнером Лоции Софтвэа и уже много лет занимается внедрением автоматизированных систем на базе Lotsia PDM PLUS, — был подан на конкурс проект внедрения системы электронного документооборота и архива на базе ПО Lotsia PDM PLUS в АО «НЕФТЕХИМПРОЕКТ», г.Санкт-Петербург [2].

Проект на конкурс представил Никита Андреевич Злобин, инженер 3-й категории систем электронного документооборота компании «Бюро САПР».

Цели и задачи внедрения

При внедрении проекта были поставлены следующие цели:

• создание, учет, хранение входящей и исходящей корреспонденции предприятия в рамках заключенных договоров;
• организация электронного обмена документа внутри предприятия и с внешними контрагентами;
• реализация электронного архива корреспонденции предприятия.

Для достижения указанных целей требовалось решить ряд задач, а именно:

• минимизировать ошибки ручной обработки данных, сократить временные затраты на выполнение однотипных действий;
• структурировать хранение и обработку документов по направлениям деятельности проектного института (дисциплинам) и в соответствии со структурой контрактов договорных и проектных работ;
• повысить прозрачность автоматизируемых процессов на основе выдачи поручений, автоматизировать учет показателей и результатов работ.

Компоненты платформы

В основе автоматизированной системы лежит программная платформа Lotsia PDM PLUS.

Lotsia PDM PLUS — настраиваемое объектно-ориентированное программное обеспечение (далее — ПО) с открытыми инструментами разработки, являющееся, по сути, платформенным решением для построения интегрированных автоматизированных систем управления деятельностью промышленных предприятий и проектных организаций (АСУ ПД). Все данные настройки и метаданные системы хранятся в базе данных, а файлы документов — в специальных защищенных хранилищах. Возможно внедрение прикладных решений силами сотрудников предприятий-пользователей [3] и системных интеграторов.

Рис. 1. Схема взаимодействия компонентов системы, примененная в рамках проекта

Lotsia PDM PLUS включает средства PLM/PDM/TDM/Workflow. Применительно к рассматриваемому проекту (рис. 1) среди указанных компонентов наибольшую значимость имеет сервер Workflow, благодаря которому работают такие функции системы, как согласование документов и выполнение поручений. Следует отметить, что подсистема Workflow Lotsia PDM PLUS позволяет автоматизировать процессы практически без ограничения уровня сложности, включая формирование подпроцессов, динамические разветвления, замену исполнителей [4] и многое другое.

Для гибкого управления данными была выбрана СУБД PostgreSQL, которая имеет открытый исходный код и зарекомендовала себя среди российских разработчиков как одна из лучших СУБД.

Бизнес-процессы, подлежащие автоматизации

В рамках проекта надлежало автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• прием входящей корреспонденции от контрагентов;
• отправка исходящей корреспонденции контрагентам;
• согласование исходящей корреспонденции;
• выдача и контроль поручений внутри предприятия.

Текущая структура данных системы электронного документооборота и технического архива СЭД и ТА

Система электронного документооборота и технического архива (СЭД и ТА) института имеет структуру данных, представленную на рис. 2.

Рис. 2. Текущая структура данных СЭД и ТА

В контексте данной структуры используется следующая терминология:

• входящая документация — документация, отправляемая от контрагентов целевому пользователю;
• исходящая документация — документация, отправляемая от целевых пользователей системы контрагентам;
• ОРД — организационно-распределительный документооборот.

На рабочем столе пользователя системы находятся отчеты о задачах, ожидающих исполнения, а также о незавершенных задачах, которые он инициировал и/или должен держать на контроле.

Отчет по всем задачам

Задача (рис. 3) — это универсальный объект, который создается при запуске любой карты работы и хранится в системе вечно.

Рис. 3. Задачи в системе СЭД и ТА

Задача несет на себе атрибутику исполнения, не затрагивая специфические данные. Ссылка на уникальные данные карты осуществляется по значению атрибута, хранящего id действия обработки задачи.

На рис. 4 показаны отчет по всем задачам и поиск по исполнителям.

Рис. 4. Отчет по всем задачам и поиск по исполнителям

Работа с входящей корреспонденцией

Рассмотрим ряд возможностей по работе с входящей корреспонденцией, реализованных в рамках проекта.

В данной настройке папки месяца и недели для входящих документов (рис. 5) являются исключительно группировочными. При необходимости их можно расширить до часа либо сократить до года.

Рис. 5. Отображение структуры входящих документов

В процессе регистрации или изменения регистрационных данных входящих документов в систему вводится вся необходимая и достаточная атрибутика. Заполняется список получателей и получателей копий, а также указывается необходимость получения бумажной копии документа (рис. 6). И только перечисленные лица могут иметь доступ к документу (права доступа соответствующим образом разграничиваются).

Рис. 6. Регистрация входящих документов

Возможна также загрузка в систему и регистрация входящих документов, поступающих из программы электронной почты MS Outlook (рис. 7).

Рис. 7. Загрузка входящих документов из MS Outlook

При этом атрибутивная информация (отмеченные на рис. 8 блоки) подставляется автоматически.

Рис. 8. Регистрация в системе входящих документов, полученных из MS Outlook

Кроме того, возможна загрузка архивной корреспонденции через MS Excel (рис. 9). Если данные о контрагенте загружаемой корреспонденции отсутствуют в справочнике, информация о нем может быть добавлена в систему.

Рис. 9. Загрузка архивной корреспонденции через MS Excel

В процессе работы могут возникнуть случаи, когда в систему необходимо добавить ранее зарегистрированную вне системы архивную документацию. Для этого реализована ручная регистрация входящих документов (рис. 10). После установки соответствующего флажка делопроизводителю становятся доступны ручной ввод нужного номера и даты регистрации.

Рис. 10. Регистрация архивных документов вручную

На зарегистрированные в системе входящие документы может быть наложена резолюция (рис. 11).

Рис. 11. Резолюция на документ

Наложить резолюцию могут только сотрудники, которым адресовано данное письмо, что регулируется правами доступа на данный объект в системе.

В системе формируется журнал регистрации входящих документов, который может быть экспортирован в MS Excel (рис. 12). При установленных автофильтрах в MS Excel выгружаются только записи, попадающие под условия, заданные этими фильтрами.

Рис. 12. Журнал регистрации входящих документов

Значения автофильтров можно задать и в файле MS Excel.

Реализованная в рамках проекта настройка обладает широкими возможностями по поиску входящих документов.

Рис. 13. Форма поиска входящих документов

В форме поиска входящих (рис. 13) предусмотрен поиск по следующим критериям:

• по дате/периоду регистрации;
• наименованию контрагента;
• номеру контракта и дополнительного соглашения;
• по контексту;
• по необходимости ответа.

Такое гибкое сочетание критериев поиска позволяет быстро находить хранящиеся в системе документы, что существенно облегчает работу пользователей и сокращает непроизводительные затраты времени.

Работа с исходящими документами

Любой сотрудник может создать в системе проект исходящего документа, который помещается в соответствующую папку Проекты исходящих. В данной папке каждый пользователь видит только свои документы, что регулируется правами доступа к данным системы. Документы, прошедшие согласование и регистрацию, перемещаются в соответствующую папку по месяцу и неделе регистрации (рис. 14).

Рис. 14. Структура хранения исходящих документов

В папке шаблонов хранятся объекты, на основе которых автоматизируется ввод однотипных исходящих писем.

Файл исходящего письма (рис. 15) формируется из находящихся в системе данных (рис. 16), и содержимое письма размещается в шаблоне документа MS Word. Данные в поля документа передаются из значений атрибутов объектов, хранящихся в системе Lotsia PDM PLUS.

Рис. 15. Пример письма, сформированного в MS Word

Рис. 16. Формирование письма на основании информации, хранящейся в системе

Особенностью реализации окна выбора контрагентов является его представление в виде списка с возможностью контекстного поиска (рис. 17).

Рис. 17. Окно выбора контрагентов

Исходящий документ может создаваться как произвольно, так и по предварительно сохраненному в системе шаблону (рис. 18), что облегчает создание стандартной корреспонденции.

Рис. 18. Создание исходящего документа по шаблону

Согласование исходящих документов также происходит в электронном виде. Схема бизнес-процесса согласования приведена на рис. 19.

Рис. 19. Бизнес-процесс согласования исходящего документа

Если утверждающий не имеет доступа к системе, задача утверждения перекладывается на делопроизводителя с необходимостью получения скана подписанного оригинала.

Отправка осуществляется по протоколу SMTP с анализом завершения работы через API. При возникновении ошибки задача считается не завершенной до последующей успешной отправки. В случае успешной отправки письмо в формате MS Outlook автоматически добавляется в список документов архива объекта системы.

В любой момент до регистрации инициатор согласования может остановить процесс и отозвать отправляемое письмо.

На этапе подготовки к согласованию (рис. 20 и 21) допускается задание как последовательного, так и параллельного согласования исходящей корреспонденции, что позволяет выбрать наиболее удобную схему для каждого конкретного случая.

Рис. 20. Форма подготовки к согласованию

Рис. 21. Бизнес-процесс подготовки к согласованию

Список согласующих и последовательность их участия в согласовании либо формируется инициатором, либо считывается из справочника.

Перечень исходящей корреспонденции, которую нужно обработать, доступен на вкладке задач, подлежащих исполнению (рис. 22). При щелчке по гиперссылке открывается окно задачи с доступной информацией по уже прошедшим этапам согласования (рис. 23).

Рис. 22. Задачи, подлежащие исполнению

Рис. 23. Форма окна согласования

Инициатор согласования в любой момент может проконтролировать текущее состояние задачи (рис. 24). Как было отмечено выше, он также может в любой момент прекратить согласование (отозвать задачу). Отзываются только задачи, не завершенные к этому моменту.

Рис. 24. Задачи на контроле

При отзыве задачи необходимо указать причину (рис. 25).

Рис. 25. Указание причины отзыва задачи

В случае необходимости задача утверждения исходящего письма может быть делегирована делопроизводителю. Исходящий документ может быть зарегистрирован в системе и передан для дальнейшей отправки через систему электронной почты внешним контрагентам (рис. 26).

Рис. 26. Регистрация письма и отправка в Outlook

Если при отправке письма во внешней почтовой системе происходит ошибка, пользователь узнаёт об этом через соответствующее изменение статуса (рис. 27) и может ознакомиться с причиной ошибки в форме отправки, а также, в зависимости от ситуации, выбрать необходимые дальнейшие действия: повторную автоматизированную отправку, отправку в ручном режиме или отказ от отправки (рис. 28).

Рис. 27. Статус ошибки отправки письма

Рис. 28. Форма отправки исходящего с информацией об ошибке

По результатам согласования формируется отчет (рис. 29). Он хранится вечно и доступен как во время работы карты согласования, так и после ее автоматического удаления. В дальнейшем это позволяет, при необходимости, получить информацию, например для разрешения возможных конфликтных ситуаций.

Рис. 29. Отчет о результатах процесса согласования

По итогам процедуры согласования формируется документ, включающий информацию о согласующих. Отмеченные на рис. 30 поля подставляются автоматически по результату согласования. Необходимо отметить, что факсимиле подписи сотрудника подставляется только в том случае, если оно приложено к объекту сотрудника в организационной структуре предприятия.

Рис. 30. Вид исходящего документа по результатам согласования

Журнал регистрации исходящей корреспонденции (рис. 31) формируется аналогично журналу регистрации входящих документов, и таким же образом происходит выгрузка его в файл MS Excel — при установленных автофильтрах в MS Excel выгружаются только записи, подпадающие под действие этих фильтров. Значения автофильтров могут задаваться и в файле MS Excel.

Рис. 31. Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Кроме того, в журнале наглядно представлена информация о наличии просроченных ответов на входящую корреспонденцию, что позволяет, при необходимости, произвести соответствующий анализ и выявить самых недисциплинированных абонентов. При этом исходящие и связанные с ними входящие документы доступны по активным гиперссылкам.

Экранная форма поиска исходящих документов во многом аналогична форме поиска входящих документов.

Рис. 32. Форма поиска исходящей корреспонденции

В форме поиска исходящих (рис. 32) предусмотрен поиск по следующим критериям:

• по дате/периоду регистрации;
• наименованию контрагента;
• номеру контракта и дополнительного соглашения;
• исполнителю;
• получателю;
• состоянию;
• по необходимости ответа.

Возможна организация многокритериального поиска. На рис. 33 приведен пример отображения результатов поиска исходящих документов с шифром отдела «57» и состоянием «Любой» в диапазоне дат с 01.04.2024 по 14.11.2024.

Рис. 33. Пример результатов поиска по нескольким критериям

На рис. 34 приведен еще ряд примеров, показывающих гибкие возможности системы по поиску документов (по сотрудникам, их ролям в процессе согласования и статусу).

Рис. 34. Примеры результатов поиска по различным критериям

Работа с поручениями

Реализация работы с поручениями является еще одной из функций представленного проекта. Поручения распределены в структуре СЭД и ТА института по группировочным папкам сотрудников-исполнителей и их подразделений (рис. 35).

Рис. 35. Представление поручений в структуре СЭД и ТА

Каждое поручение доступно автору, назначенным исполнителям, контролеру и сотрудникам-наблюдателям. Прочие пользователи системы не имеют доступа к не предназначенному для них поручению. Это позволяет обеспечить исполнителей информацией, необходимой только для выполнения ими возложенных на них задач.

Для создания поручения (рис. 36) в интерфейсе системы имеется выделенная кнопка. К поручению можно прикрепить необходимые файлы.

Рис. 36. Создание нового поручения

Поручение может быть выдано:

• каждому из списка перечисленных сотрудников;
• одно на всех. В этом случае исполнителем считается первый выполнивший, а все остальные получат соответствующее уведомление.

На рис. 37 приведена блок-схема бизнес-процесса выполнения поручения.

Рис. 37. Блок-схема выполнения поручения

В любой момент до успешного проведения контроля выполнения поручение может быть отозвано автором или контролером.

Сформированное новое поручение, выданное к исполнению, отображается в списке задач пользователя в виде активной гиперссылки (рис. 38).

Рис. 38. Отображение поручения в списке задач пользователя

Приведенная на рис. 39 форма задачи поручения может быть открыта по ссылке из MS Outlook (рис. 40) из списка задач на выполнение (см. рис. 40) или непосредственно с карточки поручения.

Рис. 39. Форма задачи поручения

Рис. 40. Переход к поручению из MS Outlook

Находящиеся на контроле сотрудника поручения доступны ему на вкладке Задачи на контроле. При необходимости поручение может быть отозвано/отменено (рис. 41).

Рис. 41. Задачи поручений на контроле

После успешного выполнения задачи поручения в дерево поручения добавляется объект отчета об исполнении с комментирующим текстом и приложенными файлами (рис. 42).

Рис. 42. Завершение поручения

Поручение, выданное каждому исполнителю, будет незначительно отличаться от обычного (выданного на группу из нескольких исполнителей). В данном случае предоставление отчета требуется от каждого исполнителя, когда в предыдущем случае отчетность предоставлялась от одного сотрудника за всех исполнителей (рис. 43).

Рис. 43. Выдача поручения каждому исполнителю

Для контролирующего сотрудника вся информация, связанная с контролем исполнения поручений, доступна на вкладке Задачи на контроле (рис. 44).

Рис. 44. Контроль исполнения поручений

Таким образом, контролирующий сотрудник в любой момент может получить объективную информацию по текущему состоянию дел по активным поручениям.

В случае необходимости контролер может отправить поручение на доработку (рис. 45). Статус поручения при этом изменится соответствующим образом, и оно появится в списке задач сотрудника, которому оно назначено.

Рис. 45. Возвращение поручения на доработку

В целях повышения качества работы, как того требуют стандарты менеджмента качества серии ISO 9001, ведутся логи (история) выполнения поручения (рис. 46).

Рис. 46. Логирование выполнения поручения

В целях удобства управления правами доступа к данным, при выдаче поручения по объекту при прикреплении объекта к форме поручения, на него автоматически выдаются права на чтение всем исполнителям, контролеру и участникам «для сведения» (рис. 47).

Рис. 47. Права доступа к объектам поручения

Для созданных поручений формируется электронный журнал (реализуется с помощью отчета). Отчет запускается из любой папки дерева поручений и включает объекты, расположенные ниже по дереву. В журнале отображается вся значимая информация по поручениям.

Рис. 48. Журнал созданных поручений

Так же как и для входящей/исходящей корреспонденции, для поиска поручений имеются гибкие и мощные возможности.

Рис. 49. Форма поиска поручений

Предусмотрена форма поиска поручений (рис. 49) по следующим критериям:

• дате/периоду поступления;
• списку сотрудников;
• по роли участия сотрудника в задаче (автор/контролер/исполнитель);
• по контексту;
• по состоянию завершенности.

Аналогичным образом доступны и возможности сортировки, фильтрации результатов и многокритериального поиска.

Заключение

Таким образом, в рамках данного проекта был охвачен широкий круг задач по автоматизации работы сотрудников проектного института с входящей/исходящей корреспонденцией и поручениями. Представленный проект прекрасно демонстрирует гибкие и мощные возможности системы Lotsia PDM PLUS по построению комплексных автоматизированных решений для проектных организаций.

При этом совместная работа АО «НЕФТЕХИМПРОЕКТ» и АО «Бюро САПР» находится в стадии развития. Надеемся, на следующий конкурс «Опыт применения Lotsia PLM» будет представлено дальнейшее расширение возможностей автоматизированной системы, входящих в этот проект.

Дополнительная информация и материалы предыдущих конкурсов [5] доступны на сайте plm-conference.com.

Список литературы:

1. Конкурс прикладных решений на основе Lotsia PLM 2024 — примеры реального использования PLM-технологий // САПР и графика. 2024. № 10. С. 50-56. ISSN 1560-4640.
2. Разработка и внедрение системы электронного документооборота и архива в АО «НЕФТЕХИМПРОЕКТ» на базе ПО Lotsia PDM PLUS. Материалы конкурса «Опыт применения Lotsia PLM 2024», г.Москва // [Электронный ресурс]: база данных. — Режим доступа: https://plm-conference.com/www/www/download/lotsia-plm-contest-2024.
3. Садовников Д.Л., Ширяев Н.В. Lotsia PDM PLUS: возможности самостоятельного внедрения при импортозамещении / Садовников Д.Л. и др. // САПР и графика. 2023. № 4. С. 42-49. ISSN 1560-4640.
4. Афанасьев В.В. Определение исполнителей в подсистеме Workflow в Lotsia PDM PLUS / Афанасьев В.В. // САПР и графика. 2021. № 9. С. 8-11. ISSN 1560-4640.
5. Материалы конкурсов «Опыт применения Lotsia PLM», г.Москва // [Электронный ресурс]: база данных. — Режим доступа: https://plm-conference.com. 

По материалам компании
«Лоция Софтвэа»  

В статье использованы материалы из проекта АО «НЕФТЕХИМПРОЕКТ» и АО «Бюро САПР», представленного на конкурс «Опыт применения Lotsia PLM 2024».