Осенью 2024 года состоялся очередной международный конкурс «Опыт применения Lotsia PLM» [1]. В конкурсе принимали участие проекты, выполненные силами пользователей и компаний-интеграторов на базе программного обеспечения семейства Lotsia PLM компании «Лоция Софтвэа», которое уже более двадцати пяти лет подтверждает на практике свою эффективность.
В настоящей статье рассматривается представленный на конкурс проект решения прикладных задач с помощью системы Lotsia PDM PLUS на одном из лидирующих отечественных инжиниринговых центров нефтегазовой отрасли.
Данная публикация завершает цикл статей, опубликованных в журнале «САПР и графика» № 12’2024 и 1’2025.
Lotsia PDM PLUS в инжиниринговой компании: оптимизация работы администратора системы
В этом году ООО «Газпроектинжиниринг Сахалин» («ГПИ Сахалин», г. Южно-Сахалинск), которое уже несколько лет использует систему Lotsia PDM PLUS для управления данными при оказании инжиниринговых услуг в нефтегазовой отрасли, представило на конкурс проект, посвященный практическим аспектам работы предприятия с поставщиками [2].
ООО «ГПИ Сахалин»: профиль предприятия ООО «ГПИ Сахалин» — это специализированный центр компетенций для оказания инжиниринговых услуг на производственных и инфраструктурных объектах нефтегазовой отрасли любой сложности как на береговых, так и на морских объектах. Сотрудники компании являются профессионалами высшей квалификации, обладающими уникальными компетенциями работы как по зарубежным технологиям, так и по российским стандартам. Приоритетным направлением деятельности компании является проектирование и техническое сопровождение эксплуатации объектов нефтегазовой отрасли, но накопленный опыт и огромный технический и интеллектуальный потенциал позволяют также успешно реализовывать проекты архитектурного и гражданского строительства. |
Проект был реализован главным специалистом — администратором бизнес-приложений отдела информационных технологий Дмитрием Александровичем Васильевым.
Отличительной особенностью продемонстрированного решения является использование англоязычной версии Lotsia PDM PLUS, применяемой в интернациональных проектных командах. Данный проект наглядно демонстрирует гибкость Lotsia PDM PLUS, позволяющую успешно использовать систему в рамках международного сотрудничества.
Модуль работы с поставщиками в англоязычной версии Lotsia PDM PLUS
В «ГПИ Сахалин» успешно применяется англоязычная версия системы Lotsia PDM PLUS. Интерфейс данной версии полностью реализован на английском языке (рис. 1), что позволило вывести контроль над техническим документооборотом на международный уровень, а также привлечь и погрузить в работу с системой Lotsia PDM PLUS иностранных граждан, не знающих русский язык.
Рис. 1. Интерфейс англоязычной версии Lotsia PDM PLUS
Цели проекта и область применения
Настоящий проект призван расширить границы использования и функционал системы электронного документооборота Lotsia PDM PLUS при взаимодействии с иностранными поставщиками документации, оборудования и материалов.
Модуль работы с поставщиками («Модуль поставщиков») предназначен для применения сотрудниками проектного института при работе в системе электронного документооборота Lotsia PDM PLUS в «ГПИ Сахалин».
Общие положения
Lotsia PDM PLUS English Version — программное обеспечение, используемое в качестве системы электронного документооборота в «ГПИ Сахалин». Вся проектная документация подлежит хранению и обработке с применением данной системы. Система разделена на два взаимосвязанных модуля: «Модуль проектов» и «Модуль поставщиков». В проекте описываются две роли, используемые пользователями при работе с системой: DCC (Document Control Center, центр управления документами) и PE (Project Engineer, инженер проекта).
Описание процесса
Работа с документацией поставщиков
«ГПИ Сахалин» изначально ориентирован на международное сотрудничество и взаимодействие с иностранными участниками и поэтому является уникальной компанией с точки зрения бизнес-процессов, терминологий и оргструктуры, что обусловливает наличие в описании проекта терминов, непривычных для большинства отечественных читателей.
В компаниях всегда возникают вопросы безопасности, организации доступа к документации и о регламентированных методах взаимодействия с поставщиками и подрядчиками.
В рамках реализации проекта было принято решение создать на сервере в так называемой демилитаризованной зоне (ДМЗ) отдельное Web-приложение, к которому подключаются поставщики.
Для каждого поставщика настроен доступ через членство в группах пользователей в Active Directory (AD) и соответствующие привязки групп AD к объектам поставщиков в Lotsia PDM PLUS. В результате было реализовано разграничение доступа для всех участников работы.
При вводе документа в Web-форме происходит размещение файлов во временных папках. Далее, когда поставщик считает, что пакет сформирован и готов к отправке, в DCC отправляется уведомление о завершении загрузки документов и посредством автоматических заданий и процедур на серверах, разделенных межсетевыми экранами, происходит несколько итераций перемещений и копирований, в результате которых пакет документов оказывается в Lotsia PDM PLUS, и сопровождается входящим трансмитталом (аналогом накладной в отечественной терминологии — рис. 2).
Рис. 2. Входящий трансмиттал в Lotsia PDM PLUS
Если уведомление не было отправлено, DCC может самостоятельно инициировать отправку в случае, когда в папке обнаружены необработанные документы поставщика со статусом Created (создан).
Для того чтобы все вышеописанное функционировало в среде Lotsia PDM PLUS, необходимо было предварительно разработать и выстроить определенную структуру.
Создание нового поставщика в Lotsia PDM PLUS
Основным держателем и участником процесса выступило подразделение DC (Document Control, управление документами), сотрудникам которого была присвоена соответствующая роль, наделенная полномочиями создавать структуру документации, редактировать и удалять данные.
Структура документации поставщиков выглядит следующим образом: Уровень поставщика -> Уровень папки заявки на поставку -> Уровень папки по типу документа.
Блок Vendor (поставщик) документации изначально содержит в себе общую папку с информацией, предназначенной для всех поставщиков. Сюда можно выкладывать инструкции и прочие материалы, предназначенные для общего пользования.
При заключении договора с новым поставщиком администраторам поступает запрос на регистрацию. В AD создаются группы и учетные записи пользователей поставщика. В Lotsia PDM PLUS процедура создания структуры папок поставщика выглядит следующим образом.
В выбранной папке Vendor Area создается объект Поставщик (рис. 3).
Рис. 3. Создание нового поставщика
Рис. 4. Форма создания поставщика
На следующем шаге заполняется форма данных о поставщике (рис. 4):
- Supplier from database — выбирается из выпадающего списка поставщиков (список формируется на основании данных из AD);
- Name (English), Name (Russian), Address — текстовые поля с проверкой символов.
К слову, с учетом двуязычности данных в системе разрабатывалось много проверок на принадлежность к языкам для минимизации ввода некорректных данных.
Форма объекта Поставщик (Supplier) отображена на рис. 5.
Рис. 5. Форма данных о поставщике
Здесь пользователь может:
- отредактировать данные поставщика (для редактирования доступны все поля, кроме присвоенного значения из базы данных поставщиков);
- удалить поставщика (удаление разрешается, только если еще не созданы папки следующих уровней);
- создать новую папку общего пользования на уровне поставщика. В данную папку можно загружать инструкции, спецификации — любые документы, которые предназначены для просмотра текущим поставщиком. Файлы, находящиеся в данной папке, будут доступны для скачивания из Web-приложения, к которому имеют доступ поставщики;
- создать новую заявку Purchase Order (PO), что является основной целью реализации данного проекта.
Создание новой заявки поставщика
PO — это заявка на разработку, предоставление документации или поставку оборудования в рамках реализации проекта.
Для создания новой заявки на форме поставщика необходимо нажать кнопку PO Create + (рис. 6).
Рис. 6. Форма создания заявки
Здесь поле Project number служит для выбора из перечня проектов, зарегистрированных в системе. Путем создания связи Project — PO (рис. 7) реализована привязка одного PO к нескольким проектам с учетом возможности применения типовых документов или оборудования.
Рис. 7. Привязка PO к проекту
В результате появляется окно с выбранным проектом (рис. 8). Пользователю доступны как продолжение действия (если все данные введены верно), так и изменение выбора проекта, в случае необходимости коррекции информации.
Рис. 8. Окно поиска проекта
Далее заполняются остальные поля формы заявки:
- PO Number — номер заявки;
- Asset — выбор объекта проектирования;
- Status — отражает текущий статус заявки;
- Package Engineer — выбор пользователя из системы, имеющего роль Package Engineer по текущей заявке;
- Supplier Name и Supplier Address — данные поля недоступны для редактирования; считываются из базы данных для конкретного поставщика;
- Comments — поле для ввода произвольных комментариев к заявке;
- Contacts — на этом этапе можно также добавить контакты поставщика, относящиеся к данной заявке, путем выбора из списка или создания нового контакта (рис. 9).
По завершении заполнения всех данных по заявке в системе создается соответствующий объект (рис. 10).
Рис. 9. Создание нового контакта поставщика
Рис. 10. Форма созданной заявки
На уровне заявки доступен функционал создания Placeholder — это «болванка» для размещения документа и выстраивания структуры документов PO до получения фактических данных от поставщика. Если имеется согласованный Data Report (отчет с данными), то возможен и пакетный импорт Placeholder’ов из файла шаблона. Реализовано это через работу, где посредством скрипта считываются данные из ячеек файла MS Excel в массивы и последующий циклический запуск действия создания Placeholder с передачей в него элементов массивов с определенным индексом — для этого есть логичная и очень удобная функция f_GetCycleCounter.
Также на уровне PO можно создать свою общую папку для инструкций и документов конкретной заявки. Файлы, находящиеся в данной папке, будут доступны для скачивания из Web-приложения, к которому имеют доступ поставщики.
В форму PO внедрена дочерняя форма-отчет о контактных данных по заявке (рис. 11).
Рис. 11. Форма-отчет о контактных данных по заявке
Регистрация нового Placeholder
При заполнении полей формы (рис. 12) на стороне DCC автоматически формируется базовый шифр документа для исключения ошибок со стороны поставщика.
Рис. 12. Форма регистрации нового Placeholder
Редактируемыми частями шифра являются значения VDRL Code, Doctype Short Name и Language, которые выбираются из дерева справочников (рис. 13 и 14).
Рис. 13. Выбор из справочника значения для поля VDRL Code
Рис. 14. Выбор из справочника значения для поля Doctype Short Name
Для полей Serial Number (4 цифры), Sheet Number (2 цифры) установлено заполнение по маске.
Значения полей Project Number, Supplier Name и Supplier Address считываются с папки поставщика и поэтому не доступны для редактирования.
Далее бизнес-процессом предусмотрены интересные точечные инструменты планирования, позволяющие отслеживать сроки поступления каждого документа:
- плановая дата получения документа по договору;
- ожидаемая дата получения документа согласно актуализации графика;
- фактическая дата получения документа.
На рис. 15 приведен пример объекта документа поставщика в статусе Placeholder.
Рис. 15. Пример объекта документа поставщика в статусе Placeholder
Получение документации от поставщика. Работа с входящим пакетом документов
Теперь, когда структура создана, вернемся к моменту, когда уведомление от поставщика направлено в DCC (рис. 16 и 17).
Рис. 16. Информация о новом входящем трансмиттале в папке входящих сообщений
Рис. 17. Пример сообщения о новом входящем трансмиттале
Для исключения случайного прочтения уведомления пользователем настраивается закрытие сообщения с подтверждением ознакомления путем установки галочки в соответствующем поле — Have read the notification. Для этого в Lotsia PDM PLUS используется специальный функционал оповещений. Оповещения открываются поверх рабочего пространства и требуют обязательного подтверждения прочтения.
Важной частью данного сообщения является вложение (см. рис. 17) — это сам объект трансмиттала, сформированный в момент отправки. У документов при этом устанавливается статус Issued to DCC. В трансмиттал дочерними объектами подтягиваются документы, которые находятся в папке импорта, но при этом не привязаны ни к одному другому трансмитталу.
Для объекта трансмиттала используем одну из изюминок тонких настроек Lotsia PDM PLUS и создадим форму с двумя дочерними формами, каждая из которых, в свою очередь, является формой-отчетом и показывается пользователю в зависимости от его роли (рис. 18).
Рис. 18. Форма в форме для роли DCC
Для повышения интерактивности отчета в столбцах Condition и Linked Document расположим кнопки.
В настройках отчета можно обрабатывать действие, выполняемое по двойному щелчку мыши по полям строки отчета. В данном случае в качестве такого действия настроено открытие документа архива (файла) присланного документа. Ознакомившись с документом, DCC принимает решение, какие дальнейшие действия требуется применить к документу.
Если документ имеет только сопроводительный характер и не требует загрузки в область постоянного хранения (например, файл трансмиттала с перечнем передаваемых документов), то документу можно установить статус Not need replace (Info only) (Замена не требуется (только для информации) — рис. 19.
Рис. 19. Форма для роли DCC
Под областью постоянного хранения понимается ранее созданная структура с Placeholder’ами документов (рис. 20).
Рис. 20. Область постоянного хранения
Для второго документа запускается механизм размещения документа в области постоянного хранения (откуда уже будет доступ для пользователя с ролью Package Engineer (PE) и других сотрудников), выбирается Placeholder (рис. 21), к которому относится присланный документ. (Если Placeholder отсутствует, первоначально его требуется создать.)
Рис. 21. Выбор Placeholder для документа
На этапе размещения документа в Placeholder (рис. 22) процессом предусмотрена возможность отредактировать и/или дополнить данные.
Рис. 22. Размещение документа в Placeholder
Результат выполнения действия — созданный объект ревизии/документа в формате PDF и импорт файлов в область постоянного хранения (рис. 23).
В данном случае документ от поставщика получен в формате PDF, поэтому созданы следующие объекты согласно иерархии (рис. 23):
Рис. 23. Результат выполнения действия по размещению документа в Placeholder
Рис. 24. Вычисляемое поле на форме документа
- 1-й уровень — документ (ранее Placeholder);
- 2-й уровень — уровень ревизии документа в редактируемом формате (если имеется, в данном случае пустышка);
- 3-й уровень — уровень документа в PDF-формате.
Для формирования числового признака готовности документа к отправке создадим вычисляемое поле «c_ready_count» и разместим в нем выражение с проверкой статуса:
Case ( col3 When ‘Ready for Supplier’ Then 1000 When ‘Ready for PE’ Then 1 When ‘Info only’ Then 1 Else 0 )
где col3 — наше поле Condition со статусом документа.
После того как будут обработаны все документы, входящие в трансмиттал, у DCC появится возможность отправки документации на ознакомление Package Engineer с помощью кнопки Issue PE, для этого добавим условие видимости кнопки:
if(Sum( c_ready_count for All )=RowCount(), 1, 0)
Отправка поставщику информации о проверке документации
Сотрудник с ролью PE, получив уведомление, видит свою форму на трансмиттале (рис. 25).
Рис. 25. Форма PE на трансмиттале
По результатам рассмотрения документа инженером устанавливается статус, подтверждающий готовность документа для передачи на сторону DCC. На данном этапе права инженера уже не ограничиваем и даем возможность отправлять в DCC любое количество проверенных документов. А сотрудники DCC, в свою очередь, сами анализируют и принимают решение, в какой момент информировать поставщика о состоянии проверки пакета документов.
После частичной или полной проверки пакета документов, ранее поступившего от поставщика, Package Engineer направляет уведомление для DCC о завершении обработки документов.
Открыв трансмиттал, прикрепленный к уведомлению, сотрудник DCC видит статус Condition документов, готовых к отправке поставщику (Состояние Ready for Supplier — рис. 26).
Рис. 26. Документы, готовые к отправке поставщику
После проверки файлов документов, прикрепленных со стороны Package Engineer, сотрудник DCC может отправить поставщику уведомление через внешнюю электронную почту (рис. 27).
Рис. 27. Уведомление для поставщика
В поле Mail автоматически попадают все контакты, завязанные на данное PO.
При необходимости можно добавить комментарий после всего текста в поле Содержимое.
Поставщик получит на E-Mail уведомление со списком проверенных документов и их кодами проверки. Зайдя в Web-приложение, он также сможет ознакомиться с проверенными документами и скачать их. Отправка почтовых сообщений реализована отдельным сервисом.
Выгрузка документации поставщиков для передачи заказчику
Для выгрузки документации из системы разработан Job Template (шаблон работы, если придерживаться отечественной терминологии). В открывшемся окне (рис. 28) переключателем выбираем, требуется ли зарегистрировать отправку и создать документ исходящего трансмиттала, либо просто выгрузить документы. Для регистрации отправки требуется указать номер трансмиттала и его дату. В поле Select Export Path необходимо выбрать путь для выгрузки файлов (по умолчанию в данной настройке задан путь C:\LotsiaExport\).
Рис. 28. Экспорт документов из системы
Рис. 29. Объект исходящего трансмиттала с файлами
После завершения редактирования всех полей на форме выгрузки запустим экспорт документов. В выбранной папке автоматически создается папка с названием формата «дата+время», в которую выгружаются документы, и в той же папке будут созданы csv-файлы. Если выбран соответствующий пункт, то в системе автоматически будут созданы объект исходящего трансмиттала с указанным номером и файл (документ архива) трансмиттала.
На форме трансмиттала содержится перечень документов, входящих в состав трансмиттала. По двойному щелчку на строке документа можно перейти к форме документа в системе. На самом документе также отображается информация об исходящем трансмиттале, с которым был отправлен документ.
Заключение
Несмотря на многолетний опыт работы сотрудников «ГПИ Сахалин» с Lotsia PDM PLUS, проект стал для них очень интересным и нетривиальным. В системе появляются новые функции, расширяется взаимодействие с элементами посредством скриптов. Скрипты, кстати, очень сильно расширяют функционал, а в некоторых случаях упрощают задачи и повышают быстродействие механизмов.
При реализации проекта также были использованы универсальные действия и методы, описанные в проекте «ГПИ Сахалин», который был представлен на конкурс 2023 года. Их применение позволило структурировать процесс, упростить логику и наполнение действий по установке атрибутов и пересылке документов.
Таким образом, проект наглядно демонстрирует гибкие возможности с Lotsia PDM PLUS при работе над проектами в рамках международного сотрудничества.
Дополнительная информация и материалы предыдущих конкурсов [3] доступны на сайте plm-conference.com.
Список литературы:
- Конкурс прикладных решений на основе Lotsia PLM 2024 — примеры реального использования PLM-технологий // САПР и графика. 2024. № 10. С. 50-56. ISSN 1560-4640.
- Проект «Lotsia PDM PLUS. Модуль поставщиков». Материалы конкурса «Опыт применения Lotsia PLM 2024», г.Москва // [Электронный ресурс]: база данных. — Режим доступа: https://plm-conference.com/download/2024-gpi-sakhalin-suppliers-module/download
- Материалы конкурсов «Опыт применения Lotsia PLM», г. Москва // [Электронный ресурс]: база данных. Режим доступа: https://plm-conference.com.
По материалам компании «Лоция Софтвэа»
В статье использованы материалы из проекта ООО «ГПИ Сахалин», представленного на конкурс «Опыт применения Lotsia PLM 2024».
