Программный комплекс «СПДС-АРХИВ» — электронный архив и технический документооборот
Подписи. Регистрация изменений
Это статья посвящена новому программному комплексу, разработанному компанией «АРХИСОФТ», который позволяет сформировать единое, функционально полное решение автоматизации документооборота на предприятии. Описываемая версия «СПДС-АРХИВ» пополнена модулями, удовлетворяющими требованиям ГОСТ 21.101-97 и отражающими специфику процесса создания, разработки, архивирования и сопровождения комплектов строительной документации на предприятиях и в проектных организациях строительной индустрии (СПДС).
Полнота решения подразумевает поддержку им всего жизненного цикла документа (комплектов документов): создание, разработку, согласование и утверждение, архивирование и внесение изменений.
«СПДС-АРХИВ» обеспечивает эффективную защиту информации и гибкую систему регламентации доступа к комплектам, элементам и документам как для групп, так и для индивидуальных пользователей.
«СПДС-АРХИВ» легко адаптируется к принятым на предприятии (в организации) нормам и правилам прохождения документов и позволяет построить автоматизированную систему контроля этапов разработки и исполнения документов.
Ядром программного комплекса является СУБД. В описываемой версии это Oracle, однако возможны модификации, рассчитанные на использование других СУБД — Interbase, MS SQL-Server, Sybase. СУБД обеспечивает централизованное хранение, архивирование, резервное копирование всей документации, а также программируемую логику доступа пользователей к требуемой информации. Входящие в состав «СПДС-АРХИВ» программы пользователей — разработчиков, руководителей, архивариусов и др. — обеспечивают связь с ядром через сеть, поддерживающую протокол TCP/IP. Это позволяет сотрудникам вести совместную работу как в одном здании (локальная сеть — LAN), так и за его пределами (WAN) — везде, где доступен Интернет, то есть практически не ограничиваясь географическими рамками.
 |
|
Главное окно
Главное рабочее окно «СПДС-АРХИВ» (рис. 1) разбито на четыре области. В левой верхней области формируется и отражается структура элементов архива (состав того элемента архива, в котором вы находитесь). Элементом архива могут быть основной комплект, рабочий чертеж, рабочая документация в целом и пр. В левой нижней области находятся документы соответствующего элемента. В правой верхней области — вся необходимая информация по элементу. В правой нижней области — вся необходимая информация непосредственно по документу (файлу).
Документов у элемента архива может быть любое количество. Например, для элемента «Рабочий чертеж» — сам чертеж и разные согласовательные и сопроводительные документы; для элемента «Основной комплект» — обложка, титульный лист, состав и пр. И каждому из этих документов можно назначить атрибуты, подписать его в отдельности и пр.
Правая часть экрана содержит закладки: «Атрибуты», «Подписи», «Согласования», «Изменения», «Доступ», «Отчеты», «Инфо». Какая информация содержится в них — понятно из их названий. Расположенная в нижней части рабочего окна панель закладок позволяет одним щелчком мыши перемещаться из одного отдела архива в другой.
Интерфейс системы настолько прост, а информация отображаемая на экране монитора настолько интуитивно понятна, что уже через 5-10 минут каждый пользователь научится быстро находить необходимую ему информацию.
|
|
Конфигурация архива
После инсталляции комплекса необходимо сконфигурировать систему (рис. 2), а именно: решить, сколько будет архивов (баз), из какого количества разделов будет состоять архив, дать разделам архива наименования, назначить для панели элементов в каждом из разделов наименования и тип данных колонок.
Для каждого раздела архива следует составить перечень элементов, из которых будет формироваться раздел. Нужно дать им наименования и выбрать для каждого условное обозначение, которое должно представлять его на панели элементов и в окне просмотра дерева архива. Для каждого элемента необходимо ввести шаблоны наименований и пр.
В комплект поставки «СПДС-АРХИВ» входит конфигурация структуры по ГОСТ 21.101-97, но при необходимости ее можно менять, добавлять, а также изменять рисунки условных обозначений элементов и пр.
|
|
Дерево архива
Окно просмотра дерева архива «СПДС-АРХИВ» (рис. 3) имеет три области. В левой основной области отображается само дерево (граф) архива, в правой нижней области — документы активного элемента архива, и наконец, в правой верхней области можно просматривать сам документ.
Отметив нужный элемент (документ) в окне просмотра дерева архива и нажав кнопку «Выбрать», вы попадаете на нужный элемент (документ) в главном окне «СПДС-АРХИВ» (см. рис. 1), где можно получить полную информацию по нему.
|
|
Пользователи
В системе идентифицировано четыре типа пользователей: «Пользователь» (рядовой пользователь), «Руководитель», «Архивариус» (администратор архива) и «Инспектор» (кадровик).
Из рис. 4 легко понять принцип формирования структуры пользователей. По сути дела, формируется штатное расписание, основные данные которого (личные и служебные) доступны для просмотра только «Инспектору» — сотруднику отдела кадров.
Можно перемещать пользователя из одного подразделения в другое, менять его статус. Но если пользователь принимал участие в разработке, подписывал и согласовывал документы, то просто удалить его нельзя. Если этот специалист уволился, то его перемещают в список уволенных сотрудников (картотека уволенных) с сохранением всех данных о нем.
Структурные подразделения могут находиться в любом месте (здании, городе, стране). Посредством Интернета пользователь может получать доступ к базе и управлять разработкой проекта из любой точки мира.
|
|
Обработчики и шаблоны
Архив может состоять из любых типов документов: растровых, векторных, текстовых и др. Система позволяет для каждого типа расширения файлов сформировать шаблоны, которые будут открываться при создании нового документа (рис. 5).
Просматривать документы можно в отдельном плавающем динамическом окне просмотра (см. рис. 1) и в области предварительного просмотра документов в окне просмотра дерева архива (см. рис. 3).
Программа предоставляет несколько способов предварительного просмотра документов, находящихся в архиве:
- с помощью назначаемой внешней программы;
- с помощью внутреннего просмотрщика растровых файлов, использующего функции АctiveX для просмотра векторных и текстовых файлов;
- с помощью просмотра документа в виде растрового изображения.
|
|
Привилегии и доступ
Пользователи имеют следующие права:
- «Инспектор» — формирует штатное расписание, дает пользователям имя доступа и пароль к БД, назначает права администрирования элементом «Руководителю»;
- «Руководитель» — назначает на порученный ему элемент исполнителей (формирует группу пользователей), а на входящие элементы — руководителей и т.д. Он также определяет сроки исполнения, права доступа пользователей к разрабатываемым элементам и документам архива (создание нового документа, редактирование, просмотр, запись документов);
- «Пользователь» — выполняет работу в рамках тех полномочий и сроков, которые ему отведены;
- «Архивариус» — отвечает за состояние документации, находящейся в режиме архивного хранения. Принимает документацию на хранение и выдает ее для внесения изменений. Следит за регистрацией внесения изменений.
Каждый пользователь при первом доступе к архиву должен изменить свой пароль, данный ему «Инспектором», и в дальнейшем может менять его хоть каждый день.
|
|
Импорт и экспорт данных
В системе реализовано внутреннее копирование элементов из одного состава архива в другой. Элемент архива может быть скопирован как вместе с документами, так и в качестве прототипа без документов.
Кроме того, возможны внешний импорт и экспорт состава архива (рис. 6). Благодаря этому можно передать заказчику документацию в том электронном виде и в той структуре, в каких они находятся в архиве. Система при экспорте создаст на диске папки, назначит им соответствующие имена элементов и скопирует в эти папки документы, сохранив их имена.
|
|
Подписи. Регистрация изменений
Процедура подписания документов реализована следующим образом. Руководитель (рис. 7а) определяет для документа (элемента) состав исполнителей, назначает очередность подписания, указывает предельные даты подписания, степень участия (разработка, проверка, согласование и т.п.). Далее система, сравнивая текущую дату (с сервера) с установленной датой подписания, контролирует сроки подписания документов.
В процессе разработки пользователь, для того чтобы подписать документ или группу документов, вызывает свое окно (рис. 7б), где должен ввести степень своего участия и свой пароль. Система зафиксирует это действие и поставит текущую дату подписания (с сервера).
Процедура внесения изменений в рабочую документацию, выданную заказчику и находящуюся в архиве в режиме архивного хранения, полностью соответствует регламенту, который отражен в ГОСТ 21.101-97 «Основные требования к проектной и рабочей документации». Более того, эта процедура максимально соответствует тем реалиям, которые существуют сегодня при традиционной бумажной технологии обращения документов в большинстве проектных организаций.
О других возможностях и особенностях «СПДС-АРХИВ» читайте в следующих публикациях или на Web-сайте компании «АРХИСОФТ».
В настоящее время программный комплекс «СПДС-АРХИВ» проходит тестирование в подразделениях следующих предприятий: ЦНИИЭП инженерного оборудования, «МЕТРОГИПРОТРАНС» и ФГУП «КБОМ им. В.П.Бармина».
