2 - 2003

Программный комплекс «СПДС-АРХИВ» — электронный архив и технический документооборот

Виктор Мартынчук, Александр Камышан, Татьяна Лексикова

Главное окно

Конфигурация архива

Дерево архива

Пользователи

Обработчики и шаблоны

Привилегии и доступ

Импорт и экспорт данных

Подписи. Регистрация изменений

Это статья посвящена новому программному комплексу, разработанному компанией «АРХИСОФТ», который позволяет сформировать единое, функционально полное решение автоматизации документооборота на предприятии. Описываемая версия «СПДС-АРХИВ» пополнена модулями, удовлетворяющими требованиям ГОСТ 21.101-97 и отражающими специфику процесса создания, разработки, архивирования и сопровождения комплектов строительной документации на предприятиях и в проектных организациях строительной индустрии (СПДС).

Полнота решения подразумевает поддержку им всего жизненного цикла документа (комплектов документов): создание, разработку, согласование и утверждение, архивирование и внесение изменений.

«СПДС-АРХИВ» обеспечивает эффективную защиту информации и гибкую систему регламентации доступа к комплектам, элементам и документам как для групп, так и для индивидуальных пользователей.

«СПДС-АРХИВ» легко адаптируется к принятым на предприятии (в организации) нормам и правилам прохождения документов и позволяет построить автоматизированную систему контроля этапов разработки и исполнения документов.

Ядром программного комплекса является СУБД. В описываемой версии это Oracle, однако возможны модификации, рассчитанные на использование других СУБД — Interbase, MS SQL-Server, Sybase. СУБД обеспечивает централизованное хранение, архивирование, резервное копирование всей документации, а также программируемую логику доступа пользователей к требуемой информации. Входящие в состав «СПДС-АРХИВ» программы пользователей — разработчиков, руководителей, архивариусов и др. — обеспечивают связь с ядром через сеть, поддерживающую протокол TCP/IP. Это позволяет сотрудникам вести совместную работу как в одном здании (локальная сеть — LAN), так и за его пределами (WAN) — везде, где доступен Интернет, то есть практически не ограничиваясь географическими рамками.

В начало В начало

Главное окно

Главное рабочее окно «СПДС-АРХИВ» (рис. 1) разбито на четыре области. В левой верхней области формируется и отражается структура элементов архива (состав того элемента архива, в котором вы находитесь). Элементом архива могут быть основной комплект, рабочий чертеж, рабочая документация в целом и пр. В левой нижней области находятся документы соответствующего элемента. В правой верхней области — вся необходимая информация по элементу. В правой нижней области — вся необходимая информация непосредственно по документу (файлу).

Документов у элемента архива может быть любое количество. Например, для элемента «Рабочий чертеж» — сам чертеж и разные согласовательные и сопроводительные документы; для элемента «Основной комплект» — обложка, титульный лист, состав и пр. И каждому из этих документов можно назначить атрибуты, подписать его в отдельности и пр.

Правая часть экрана содержит закладки: «Атрибуты», «Подписи», «Согласования», «Изменения», «Доступ», «Отчеты», «Инфо». Какая информация содержится в них — понятно из их названий. Расположенная в нижней части рабочего окна панель закладок позволяет одним щелчком мыши перемещаться из одного отдела архива в другой.

Интерфейс системы настолько прост, а информация отображаемая на экране монитора настолько интуитивно понятна, что уже через 5-10 минут каждый пользователь научится быстро находить необходимую ему информацию.

В начало В начало

Конфигурация архива

После инсталляции комплекса необходимо сконфигурировать систему (рис. 2), а именно: решить, сколько будет архивов (баз), из какого количества разделов будет состоять архив, дать разделам архива наименования, назначить для панели элементов в каждом из разделов наименования и тип данных колонок.

Для каждого раздела архива следует составить перечень элементов, из которых будет формироваться раздел. Нужно дать им наименования и выбрать для каждого условное обозначение, которое должно представлять его на панели элементов и в окне просмотра дерева архива. Для каждого элемента необходимо ввести шаблоны наименований и пр.

В комплект поставки «СПДС-АРХИВ» входит конфигурация структуры по ГОСТ 21.101-97, но при необходимости ее можно менять, добавлять, а также изменять рисунки условных обозначений элементов и пр.

В начало В начало

Дерево архива

Окно просмотра дерева архива «СПДС-АРХИВ» (рис. 3) имеет три области. В левой основной области отображается само дерево (граф) архива, в правой нижней области — документы активного элемента архива, и наконец, в правой верхней области можно просматривать сам документ.

Отметив нужный элемент (документ) в окне просмотра дерева архива и нажав кнопку «Выбрать», вы попадаете на нужный элемент (документ) в главном окне «СПДС-АРХИВ» (см. рис. 1), где можно получить полную информацию по нему.

В начало В начало

Пользователи

В системе идентифицировано четыре типа пользователей: «Пользователь» (рядовой пользователь), «Руководитель», «Архивариус» (администратор архива) и «Инспектор» (кадровик).

Из рис. 4 легко понять принцип формирования структуры пользователей. По сути дела, формируется штатное расписание, основные данные которого (личные и служебные) доступны для просмотра только «Инспектору» — сотруднику отдела кадров.

Можно перемещать пользователя из одного подразделения в другое, менять его статус. Но если пользователь принимал участие в разработке, подписывал и согласовывал документы, то просто удалить его нельзя. Если этот специалист уволился, то его перемещают в список уволенных сотрудников (картотека уволенных) с сохранением всех данных о нем.

Структурные подразделения могут находиться в любом месте (здании, городе, стране). Посредством Интернета пользователь может получать доступ к базе и управлять разработкой проекта из любой точки мира.

В начало В начало

Обработчики и шаблоны

Архив может состоять из любых типов документов: растровых, векторных, текстовых и др. Система позволяет для каждого типа расширения файлов сформировать шаблоны, которые будут открываться при создании нового документа (рис. 5).

Просматривать документы можно в отдельном плавающем динамическом окне просмотра (см. рис. 1) и в области предварительного просмотра документов в окне просмотра дерева архива (см. рис. 3).

Программа предоставляет несколько способов предварительного просмотра документов, находящихся в архиве:

  • с помощью назначаемой внешней программы;
  • с помощью внутреннего просмотрщика растровых файлов, использующего функции АctiveX для просмотра векторных и текстовых файлов;
  • с помощью просмотра документа в виде растрового изображения.
В начало В начало

Привилегии и доступ

Пользователи имеют следующие права:

  • «Инспектор» — формирует штатное расписание, дает пользователям имя доступа и пароль к БД, назначает права администрирования элементом «Руководителю»;
  • «Руководитель» — назначает на порученный ему элемент исполнителей (формирует группу пользователей), а на входящие элементы — руководителей и т.д. Он также определяет сроки исполнения, права доступа пользователей к разрабатываемым элементам и документам архива (создание нового документа, редактирование, просмотр, запись документов);
  • «Пользователь» — выполняет работу в рамках тех полномочий и сроков, которые ему отведены;
  • «Архивариус» — отвечает за состояние документации, находящейся в режиме архивного хранения. Принимает документацию на хранение и выдает ее для внесения изменений. Следит за регистрацией внесения изменений.

Каждый пользователь при первом доступе к архиву должен изменить свой пароль, данный ему «Инспектором», и в дальнейшем может менять его хоть каждый день.

В начало В начало

Импорт и экспорт данных

В системе реализовано внутреннее копирование элементов из одного состава архива в другой. Элемент архива может быть скопирован как вместе с документами, так и в качестве прототипа без документов.

Кроме того, возможны внешний импорт и экспорт состава архива (рис. 6). Благодаря этому можно передать заказчику документацию в том электронном виде и в той структуре, в каких они находятся в архиве. Система при экспорте создаст на диске папки, назначит им соответствующие имена элементов и скопирует в эти папки документы, сохранив их имена.

В начало В начало

Подписи. Регистрация изменений

Процедура подписания документов реализована следующим образом. Руководитель (рис. 7а) определяет для документа (элемента) состав исполнителей, назначает очередность подписания, указывает предельные даты подписания, степень участия (разработка, проверка, согласование и т.п.). Далее система, сравнивая текущую дату (с сервера) с установленной датой подписания, контролирует сроки подписания документов.

В процессе разработки пользователь, для того чтобы подписать документ или группу документов, вызывает свое окно (рис. 7б), где должен ввести степень своего участия и свой пароль. Система зафиксирует это действие и поставит текущую дату подписания (с сервера).

Процедура внесения изменений в рабочую документацию, выданную заказчику и находящуюся в архиве в режиме архивного хранения, полностью соответствует регламенту, который отражен в ГОСТ 21.101-97 «Основные требования к проектной и рабочей документации». Более того, эта процедура максимально соответствует тем реалиям, которые существуют сегодня при традиционной бумажной технологии обращения документов в большинстве проектных организаций.

О других возможностях и особенностях «СПДС-АРХИВ» читайте в следующих публикациях или на Web-сайте компании «АРХИСОФТ».

В настоящее время программный комплекс «СПДС-АРХИВ» проходит тестирование в подразделениях следующих предприятий: ЦНИИЭП инженерного оборудования, «МЕТРОГИПРОТРАНС» и ФГУП «КБОМ им. В.П.Бармина».

«САПР и графика» 2'2003

Регистрация | Войти