Lotsia ERP: склад — проблемы и решения
Мы продолжаем цикл статей, посвященных системе Lotsia ERP, начатый в декабрьском номере журнала. Данная статья посвящена работе склада и рассказывает о том, какие проблемы и почему возникают в работе склада и как они решаются с помощью системы Lotsia ERP.
Склад есть у любой производственной компании. От надлежащей работы этого подразделения зависит очень многое — как работа других подразделений компании, так и имидж фирмы в глазах клиентов. Ведь не секрет, что зачастую клиент, прождав на складе два часа, в итоге узнает, что товара на складе нет или его не могут найти, хотя у заказчика на руках имеются документы на отгрузку. Если подобные ситуации происходят внутри компании, при получении материалов по лимитно-заборной карте, то это еще полбеды. А вот при отгрузке продукции покупателю такие случаи никак не способствуют росту числа клиентов. Известно немало случаев отказа от сотрудничества по причине неудовлетворительной работы склада. С учетом весьма острой конкуренции на рынке не подлежит сомнению, что борьба за клиента — одно из приоритетных направлений деятельности компании. Однако сегодня многие фирмы не способны обеспечить прозрачность информации внутри компании, что может приводить к самым печальным последствиям, когда никто в компании не представляет себе реальной ситуации по запасам товарно-материальных ценностей (ТМЦ). И чувство удовлетворения, которое клиент испытывает по поводу оперативной работы отдела продаж по выписке счетов и приему денег сменяется раздражением, когда выясняется, что заказы перепутаны, сроки сорваны, а его заказ по ошибке отгружен кому-либо другому.
Подобные ситуации, увы, не редки, и, как правило, причина этого кроется в том, что в компании отсутствует единое информационное поле. Менеджеры работают в одной программе, склад — в другой, снабженцы — в третьей, а в итоге получается несколько виртуальных складов и один реальный, действительное состояние которого может не иметь ничего общего ни с одним из виртуальных. Почему становится возможной такая ситуация? Дело в том, что работа склада весьма многопланова, особенно в случае больших объемов, значительной номенклатуры или крупномасштабного производства. А информация о состоянии склада, причем оперативная, нужна всем без исключения подразделениям компании. И не так много представлено на рынке программных средств, которые в состоянии решить задачи конкретной компании с учетом специфики ее работы (особенности производства, специфика товара, нюансы учетных схем). Вот и получается неразбериха в учете.
Давайте посмотрим, не претендуя на полноту охвата, какая основная информация о состоянии склада требуется различным подразделениям компании. Следует отметить, что в компаниях различной направленности некоторых подразделений может и не быть, но в крупных компаниях, как правило, такие перечисленные ниже структуры имеются.
• Для бухгалтерии:
- отслеживать движение и остатки ТМЦ по ценам закупки и реализации;
- отслеживать состояние склада по владельцам и поставщикам;
- осуществлять отпуск и документальное оформление от соответствующего владельца товарно-материальных ценностей (что может влиять на состав документов и последовательность их оформления) — обычно оформлением занимается не сам склад, но осуществляются эти операции на основании данных склада.
• Для самого склада:
- быстро находить товар (материал, заготовку, готовую продукцию);
- точно его идентифицировать;
- проверять возможность отгрузки данного материала согласно лимиту;
- комплектовать и сверять отгружаемый товар;
- оперативно оформлять отгрузочные документы;
- при необходимости оперативно проводить инвентаризацию в различных разрезах;
- оперативно приходовать поступивший товар и готовить его к обороту внутри компании.
• Для дирекции и аналитиков:
- иметь постоянную информацию о складских запасах и движении (в том числе и планируемом) товарно-материальных ценностей в самых различных разрезах, как в количественном, так и в суммовом выражении.
• Для отдела снабжения, торговой сети, производства:
- иметь информацию по текущему наличию ТМЦ на складе;
- знать о резервах под производственные и другие нужды (например, потребности розничной сети);
- отслеживать сроки и номенклатуру заказанных товаров (товаров в пути).
Удовлетворение подобных потребностей — задача весьма непростая. Проблемы здесь и организационного, и технического, и субъективного характера. В качестве основных можно выделить следующие:
• Квалификация персонала — как правило, проблема весьма острая, так как чересчур неординарные решения всех нижеперечисленных проблем могут не дойти до практической реализации именно по причине недостаточной подготовленности складских работников. Поэтому, предлагая любое решение по автоматизации, его следует в первую очередь проверить на внедряемость. Если такое решение предложено не практиком, а программистом, то с большой долей вероятности можно предсказать его бесславный конец или серьезную переработку. Здесь работает принцип: «чем проще, тем лучше», пусть даже в ущерб удобству и унификации. При разработке функционала Lotsia ERP это утверждение было неоднократно подтверждено на практике.
• Оснащенность техникой и оборудованием — также больной вопрос для складов. В одних случаях это обусловлено большим количеством территориально-удаленных складов (в основном такое характерно для производственных предприятий), что делает автоматизацию весьма дорогим удовольствием (а иногда квалификация персонала ставит под сомнение целесообразность всей затеи). В других случаях существующие системы автоматизации не дают возможности оснастить рабочее место кладовщика современными средствами учета и идентификации товара. Порой этого не позволяет сделать специфика товара, но это единственный случай, когда автоматизировать склад нет необходимости. Во всех остальных случаях проблема должна быть решена, другое дело — как. Решение должно быть эффективным и экономичным. Складской модуль Lotsia ERP позволяет работать в режиме как онлайн, так и офлайн. При этом данные могут передаваться между источниками информации с любой желаемой периодичностью. Могут применяться как стационарные средства идентификации (сканеры штриховых кодов), так и переносные (терминалы сбора данных). Результаты работы сотрудника с терминалом оперативно передаются на рабочее место в систему учета и обратно на терминал.
• Отсутствие взаимодействия с поставщиками — слабое звено для тех организаций, где имеется часто меняющаяся номенклатура. В этом случае возникает проблема быстрой обработки поступивших ТМЦ. Их надо обработать, ввести в систему учета, в некоторых случаях нанести штриховой код. Lotsia ERP обладает возможностями, которые существенно облегчают эту задачу работникам склада. Если поставщик предоставляет в электронном формате данные по своей номенклатуре и штриховым кодам (а возможно, и по ценам), то ввод товара в систему можно организовать без участия работника склада. При этом решается ряд сопутствующих проблем: осуществляется защита от неправильного ввода названия ТМЦ и ошибок перевода, повышается скорость ввода данных, упрощается установка налоговых величин и т.п. Скорость обработки ТМЦ у некоторых наших клиентов повышалась в разы, поскольку приемщики выполняли свои непосредственные функции — контроль и учет ТМЦ. Если для этого используется терминал сбора данных, то приемка ТМЦ осуществляется прямо на месте, что еще больше увеличивает скорость обработки.
• Наличие большого количества поставщиков. Проблемы на складе возникают, когда многочисленные поставщики поставляют одни и те же ТМЦ. Наименования у различных поставщиков вполне могут различаться. В системе Lotsia ERP можно вести учет ТМЦ как по внутреннему наименованию (для обращения внутри компании и взаимодействия с клиентами), так и по принятому у поставщика (соответственно для взаимодействия с поставщиком). При этом система позволяет вести прайс-листы поставщиков для контроля цен, сроков поставки и т.д. Прием же одинакового товара происходит партиями, то есть для бухгалтерии такой товар четко разделен.
• Документальное оформление и учет большой товарно-материальной номенклатуры от различных юридических лиц. Эта проблема обусловлена применением на необъятных просторах нашей Родины самых разнообразных схем хозяйствования. Достаточно распространенной практикой является наличие на одном физическом складе ТМЦ, принадлежащих различным юридическим лицам. При этом на производственных предприятиях количество таких владельцев ТМЦ может быть достаточно велико. Возникает проблема прозрачности учета. С одной стороны, нужды производства диктуют необходимость видеть склад в полном объеме, с другой — бухгалтерский учет предполагает различные процедуры оформления при перемещении «своих» и «чужих» ТМЦ. Система Lotsia ERP обладает функциональностью, которая позволяет гибко решить проблему движения и учета ТМЦ между складами различных юридических лиц с формированием необходимых комплектов документации, которые являются документами-основаниями для бухгалтерии.
• Отсутствие удобных механизмов проверки соответствия отгрузки по факту и большого количества ТМЦ в документах. При больших товаропотоках проблема пересортицы становится актуальной. Во избежание пересортицы крайне желательно иметь возможность убедиться в соответствии реальной отгрузки той, что отражена в документах. Для этого в системе существует несколько функций. Во-первых, это механизм упаковочных листов, который позволяет комплектовать большие накладные отгрузочными местами, причем в данном процессе могут одновременно участвовать несколько человек. Во-вторых, если ТМЦ снабжены средствами идентификации по штрих-кодам, то возможно непосредственное формирование документа с терминала сбора данных. Например, кладовщик может загрузить накладную в терминал и отгружать ее с помощью терминала — расхождения будут сразу видны. Возможен и обратный процесс, когда происходит пересчет ТМЦ, а затем его результаты передаются в систему с дальнейшим формированием накладной. Никакой ручной работы! Таким образом, пересортица может произойти только в том случае, если на ТМЦ перепутаны штриховые коды, что, впрочем, тоже частенько имеет место, но это уже технологическая проблема.
• Отсутствие удобных средств автоматизированной идентификации товара. Необходимость таких средств (в данной статье речь идет о штриховых кодах) при большом потоке ТМЦ сомнений не вызывает. Если товар или материал возможно оштриховать, то делать это необходимо: затраты на кодирование окупаются сторицей. Кажущаяся потеря времени на обработку товара на приеме (да и то в случае, если нет штрих-кода поставщика) оборачивается многократной экономией на всех этапах передачи, реализации, возврата и резким уменьшением пересортицы. Пример работы крупных розничных сетей наглядно демонстрирует преимущества такого подхода. Lotsia ERP располагает всем необходимым набором средств для ведения сквозной идентификации в масштабах организации. Помимо ранее упоминавшихся сканеров штрих-кода и терминалов сбора данных система поддерживает работу с принтерами штриховых этикеток и имеет ряд функций по потоковой организации наклейки этикеток.
• Возможность оперативной инвентаризации в различных разрезах. Существует множество организаций, которые не проводят реальную инвентаризацию по многу лет. Причина в том, что никто не в состоянии сделать это имеющимися средствами. Поэтому обычно все сводится к отпискам для бухгалтерии. Между тем, по нашему опыту, после внедрения складского модуля Lotsia ERP инвентаризация становится обязательным и весьма частым мероприятием. Причин тому две: сжатые сроки проведения инвентаризации в системе и полное соответствие документов системы компьютерному наличию на складе, то есть система стопроцентно подтверждает складское наличие документами-основаниями. Это позволяет опираться на данные системы при «разборе полетов». Функциональность системы дает возможность делать инвентаризацию по складам, товарным группам и другим разрезам, в результате чего можно гибко планировать график проверки.
Объем статьи не позволяет охватить все проблемы склада и способы их решения. Как уже упоминалось, мы рассказали лишь о наиболее важных из них. Резюмируя вышеизложенное, хотелось бы отметить, что основным преимуществом рассматриваемой системы является то, что речь здесь идет не об отдельной программной оболочке, а о составной части единого программного комплекса управления предприятием. И деятельность склада является абсолютно прозрачной для всех других подразделений компании — естественно, в рамках предоставленных полномочий. К тому же это касается и бухгалтерского и управленческого учета. А значит — и аналитики. Поэтому ситуации, подобные той, что описана в начале данной статьи, абсолютно исключаются. С такой системой удобно работать персоналу, ее данные прозрачны для руководства, а если необходимо, то и для клиентов. Можно, например, использовать данную систему для организации Интернет-магазина или закрытой системы заказов через Интернет.
Продолжение следует.
