Использование AutoManager WorkFlow для создания и ведения электронного архива проектной документации в институте «Норильскпроект»

В.М.Гостев, А.А.Проценко, И.П.Винокур

Электронный архив проектной документации — обязательный и неотъемлемый элемент современной системы автоматизированного проектирования. С этим никто уже давно не спорит, проблема лишь в том, как организовать такой архив в условиях конкретной проектной организации, какое программное обеспечение для этого выбрать и каким образом наиболее оптимально его использовать.

В институте «Норильскпроект» с 1996 года для организации электронного архива используют программное обеспечение голландской фирмы Cyco Software AutoManager WorkFlow. Выбор именно этой программы был обусловлен рядом бесспорных, на наш взгляд, преимуществ перед конкурирующими решениями, а именно:

• полная совместимость с основной графической платформой института AutoCAD и базирующимися на ее базе вертикальными решениями Autodesk и расчетно-графическими приложениями;
• интегрированная поддержка просмотра большого числа форматов файлов приложений, включая как наиболее популярные — Microsoft Word, Microsoft Excel, TIFF CCIT Group 4, ZIP, так и «экзотические» (например, известную российскую САПР КОМПАС);
• хранение файлов электронного архива не в базах и хранилищах данных системы, а на файловом сервере, что дает возможность использовать для регламентации доступа и архивирования встроенные средства сетевой операционной системы Windows NT;
• возможность быстрого наполнения картотеки AutoManager WorkFlow и поиска необходимых файлов по атрибутным запросам любой сложности;
• возможность простой адаптации интерфейса пользователя, средства вызова интерфейса пользователя в зависимости от делегированных ему прав доступа к архиву.

Залог успешного внедрения системы электронного архива — в тщательной подготовке и проработке системы классификации хранящейся в нем документации, а также в определении категорий пользователей и возможных для них операций с документами архива. В институте была проведена большая работа по разработке описаний разновидностей архивных документов, их места в структуре проектов различной сложности. В результате наша главная задача — организация и упорядочение технической документации в электронном архиве — была выполнена. При этом основные положения разработанной классификации сохранили свою актуальность и по сей день. Поэтому при переходе с одной версии AutoManager WorkFlow на другую (от 4-й версии программы к версии 6.2, используемой нами в настоящее время) и к новым версиям программного обеспечения САПР (например, AutoCAD v.12-v.14-2002) существенных изменений в технологию ведения электронного архива вносить не пришлось.

На рис. 1 и 2 представлена типичная карточка хранящегося в электронном архиве документа. Карточка состоит из нескольких групп полей, несущих различную смысловую нагрузку и сгруппированных по закладкам «Общие данные», «Документ», «Операции с документом», «Пояснения».

Под закладкой «Общие данные» содержатся основные поля, характеризующие документ как элемент проекта (номер чертежа, марка, номер листа в основном комплекте, наименование чертежа), как относящийся к реальному объекту (фасетный код объекта с поэлементной расшифровкой), а также поля, содержащие информацию о исполнителях (ГИП, автор чертежа).

Под закладкой «Документ» показано окно предварительного просмотра содержимого документа и информация о его физическом расположении, а также приложении, в котором он разработан. Средства AutoManager WorkFlow позволяют помимо простого масштабирования и зумирования отдельных участков документа выводить информацию о документе, добавлять к нему электронные пометки и комментарии, отображаемые прямо на поле рисунка; просматривать чертеж по слоям, отдельным блокам; открывать различные виды. Все эти инструменты являются весьма полезными средствами для оценки как результатов работы над проектом в целом, так и дальнейшего состояния работ по реализации проекта. При необходимости более детального анализа содержимого документа можно сразу же запустить приложение, с помощью которого он создан, и, внеся необходимые коррективы или получив нужную информацию, возвратиться к дальнейшему просмотру в AutoManager WorkFlow.

Закладки «Операции с документом» и «Пояснения» предназначены для управления ходом проектирования и упорядочения таких проектных процедур, как внесение изменений и корректировка проектной документации.

Заполнение карточек происходит автоматически по данным системы автоматизированного черчения САПР из локальных реквизитов каждого чертежа при выполнении технического нормоконтроля проектной документации на этапе выпуска. При этом все операции по обмену данными и привязке файлов документов между приложениями AutoCAD и Workflow производятся в автоматическом режиме.

На рис. 3 и 4 изображены некоторые результаты функционирования системы электронного архива в институте. В настоящий момент практически 100% выпускаемой институтом проектной документации переводится в электронный вид и эти документы доступны для оперативного использования проектировщиками. Если ранее они были вынуждены тратить на работу в архиве и на заказ копий документов для текущей работы значительное время, что, естественно, снижало оперативность работы с заказчиками, то теперь это время может быть использовано для непосредственной творческой работы. Всего в электронном архиве института в 2001 году хранилось около 120 тыс. документов различных форматов. Система AutoManager WorkFlow вполне успешно осуществляет хранение, доступ и поиск информации при таких объемах. Пополнение архива происходит не только за счет вновь разрабатываемых проектных документов, но и за счет сканирования ранее разработанных проектов и перевода их в растровый или векторный формат, причем AutoManager WorkFlow напрямую поддерживает работу с многочисленными сканерами. Работы, связанные со сканированием и наполнением электронного архива ранее разработанными документами на бумажных носителях, происходят по мере потребности проектировщиков в этих документах.

В прошлом году институт перешел на версию 6.2, которая включает средства интеграции с AutoCAD 2000i и со специализированными приложениями на базе этой версии.

Однако несмотря на достигнутые успехи, в наших планах — переход от системы электронного архива к полнофункциональной интегрированной системе технического и управленческого документооборота, которая должна объединить в едином информационном пространстве подразделения ОАО ГМК «Норильский никель» (которые являются заказчиками проектной продукции), разработчиков проектной документации и строительно-монтажные организации (компании, осуществляющие реальное внедрение). Достижению успеха в этом направлении в немалой степени способствует опыт создания системы электронного архива в институте «Норильскпроект» на базе AutoManager WorkFlow.

«САПР и графика» 3'2002