Проблемы и особенности внедрения комплексной системы автоматизации проектирования
Размышления бывшего сотрудника одной из крупных российских корпораций на тему внедрения САПР
Много было сломано копий в спорах о комплексной автоматизации проектно-конструкторских работ, о ее необходимости и путях ее реализации. В основном на эту тему говорили и писали теоретики: представители различных коммерческих фирм, предлагающих на рынке программное обеспечение как раз для той самой комплексной или некомплексной автоматизации. Нам показалось интересным предложить читателям взгляд на эту проблему человека, который совсем недавно работал в одной из крупнейших российских компаний и занимался реализацией процесса внедрения КоСАПР (комплексная система автоматизированного проектирования) на своем предприятии, а теперь занимается разработкой методик и проектированием процесса внедрения для предприятий, которые стоят в настоящее время на пороге автоматизации.
Меня зовут Станислав Бетин, в настоящий момент я являюсь начальником департамента IT-консалтинга компании Rebis Russia (ЗАО «Бюро САПР»). В своей работе мне приходится достаточно часто общаться с потенциальными клиентами на различных выставках, семинарах и презентациях. Как известно, такие массовые мероприятия посещают руководящие лица компаний и рядовые сотрудники фирм с целью ознакомления с новыми достижениями в мире САПР и заинтересованные в приобретении того или иного программного продукта либо услуг в области IT.
В процессе общения с этими людьми я почти всегда интересуюсь, какова цель приобретения САПР. Как правило, следуют такие варианты ответов: повысить производительность труда за счет автоматизации выполнения конкретной работы; избавиться от рутинных действий; автоматизировать проведение трудоемких или специализированных расчетов; автоматически получать различные отчеты, спецификации и/или другие выходные документы — это именно то, что нужно и сотруднику, который непосредственно работает с САПР, и его начальнику, который отвечает за выполнение в срок работы для заказчика. На вопрос: «Как вы хотите внедрять приобретенное программное обеспечение?» чаще всего следует ответ: «Установим программное обеспечение, обучим сотрудников и будем успешно работать». Надеюсь, что дочитав до конца этот материал, вы сможете судить о правильности такого ответа.
А теперь сделаю небольшое отступление, вернувшись на один год назад, в то время, когда я работал в проектно-конструкторском отделе (ПКО) одного из крупнейших нефтеперерабатывающих предприятий России и занимался внедрением систем автоматизации в ПКО. В период с 1999-го по 2002 год это предприятие выделяло для ПКО достаточно финансовых средств на автоматизацию. К тому же в нашем отделе использовалось только лицензированное программное обеспечение, причем это была принципиальная политика компании. Однако из-за отсутствия опыта и знаний ПО приобреталось недостаточно продуманно, в разнобой, для решения отдельных локальных задач проектировщиков. Сложилась ситуация, что при наличии AutoCAD, и систем трехмерного проектирования, и расчетных программ, и многого другого объединить это все в единый мощный комплекс с использованием технологии сквозного проектирования на тот момент не удалось. В силу ряда причин после 2002 года средства на приобретение и обновление программного обеспечения практически не выделялись, вследствие чего нам пришлось кардинально пересмотреть подход к автоматизации проектирования. Мы осуществили анализ имеющихся средств аппаратного и программного обеспечения, произвели оценку эффективности их использования и в результате выяснили, что часть весьма дорогостоящих программных средств не используется вообще. После осмысления результатов этого анализа были определены концепция и стратегия проведения автоматизации.
Кроме того, начальник ПКО сформулировал так называемый принцип четырех проблем внедрения САПР, о котором я хочу рассказать более подробно. По моему личному мнению и по мнениям многих специалистов в области САПР, с которыми мы обсуждали этот принцип, здесь четко отражен ряд узких мест внедрения САПР, и этот принцип наверняка будет полезен всем специалистам, только собирающимся внедрять САПР, и поможет им избежать ошибок, которые мы совершили и на которых мы учились.
Итак, назовем четыре проблемы внедрения САПР по степени их значимости:
1. Программное обеспечение — как правильно выбрать в условиях большого выбора.
2. Аппаратное обеспечение — какими должны быть техника и сети, чтобы программное обеспечение функционировало с полной отдачей, чтобы не было излишних затрат за ненужные «навороты».
3. Где взять деньги на приобретение САПР — как убедить руководство, выделить необходимые средства.
4. Внедрение САПР — как все сделать так, чтобы был реальный результат, который можно увидеть, посчитать и «пощупать руками».
Рассмотрим более подробно каждую из этих проблем.
В настоящий момент на рынке САПР представлено множество программных средств, решающих одни и те же задачи разными способами или с незначительными отличиями, но имеющих различные стоимостные показатели и т.п. Как же правильно выбрать наиболее подходящий вам продукт, затратив как можно меньше финансовых средств на внедрение, техническую поддержку, обновление? Первый способ — почитать рекламные проспекты, посмотреть обзоры в Интернете и принять решение на основе полученной информации. Второй способ — выяснить, чем пользуются другие предприятия, и купить то же самое; однако нужно учесть, что они могут проектировать нечто совсем иное. Третий способ — пригласить специалистов компаний, поставляющих САПР, чтобы те провели демонстрацию программных продуктов, задать им все интересующие вопросы, ознакомиться с версиями программных средств и потом принять решение. Четвертый способ — взять программный продукт в тестовую эксплуатацию. Но при последнем способе есть определенные трудности: если программное обеспечение будет довольно простым (например, расчет и проектирование фундаментов) и понятным любому специалисту в своей области, то никаких проблем у пользователя не возникнет с принятием решения о закупке. Но если оно большое и сложное, то, как правило, без обучения (а ведь эти деньги пока нигде не запланированы) пользователи ничего не смогут сделать и напишут на хорошее ПО нелестный отзыв, в результате чего программное обеспечение не будет приобретено, а ведь, может быть, оно как раз и нужно для работы с проектами.
Далее перейдем к аппаратным средствам, которые потребуются для нормальной работы будущей САПР. Многие производители программного обеспечения указывают заниженные требования к аппаратному обеспечению — только минимально необходимые параметры компьютера, чтобы система запускалась. В этом случае система, конечно, будет запускаться и даже до определенного момента работать, но потом станут возникать ошибки, программа начнет зависать — в общем, начнется все то, что вызывает раздражение пользователя, а в итоге появятся сомнения в работоспособности самой программы.
К тому же руководство всегда может спросить: «Программы купил — а где результат?», а ваши сетования на то, что программы вроде те, а компьютер не тянет, могут быть неадекватно восприняты руководством, которому важен именно вопрос отдачи вложенных финансовых средств. А если на свой страх и риск составив список необходимого аппаратного обеспечения и компьютерной техники, вы идете к начальнику просить денег, то при виде множества нулей он сразу скажет, что такие деньги неизвестно во что он вкладывать не намерен, то есть вы опять похороните проект автоматизации.
Допустим, что вы решили первые три проблемы, и теперь нужно заставить все это работать — не создавать видимость деятельности, а функционировать на полную мощность. Чтобы вас оценили и пользователи, которым стало легче и интересней работать, и руководство, которое увидело, что вложенные в развитие деньги не ушли в песок, а приносят реальную прибыль, вы устанавливаете компьютеры, программное обеспечение и обучаете людей с помощью специалистов из компании — поставщика САПР, но специалисты обучают и уезжают, а ПО все же не работает или работает только одно рабочее место из десяти. И тут вас начинают мучить сомнения, правильное ли программное обеспечение я купил, не много ли его я купил, а может, я не те компьютеры подобрал и т.д. и т.п. — в общем, голова раскалывается от размышлений на эту тему. Поскольку я и сам мучился подобными размышлениями, мне стало ясно, что есть два подхода к приобретению САПР — спонтанный и взвешенный.
Сначала — о спонтанном подходе. Предположим, вы решаете, что вам необходимо автоматизировать отдел из 10 рабочих мест, и обращаетесь к консультантам или представителям поставщиков САПР. Если вы неискушенны в данном вопросе, то вам говорят, что для автоматизации 10 рабочих мест нужно, допустим, 8 программных модулей. И это правда — большего количества вам практически не нужно, потому что всегда часть сотрудников у вас находятся на объекте, кто-то в отпуске и т.д. А поскольку программные продукты — сетевые, то за счет двух модулей экономятся ваши денежные средства. Но… в дальнейшем получается, что у вас из 10 рабочих мест работают только два. Почему? А потому, что вы не смогли правильно спрогнозировать ситуацию в плане освоения программных продуктов своими специалистами: кто-то не смог освоить из-за возрастных ограничений, кто-то в силу нежелания работать более продуктивно (порой от количества выполненной работы зарплата не зависит), а у кого-то просто не хватает знаний и навыков работы с компьютером. Можно, конечно, заставить людей работать административными методами, однако ожидаемого эффекта все равно не добиться, так как вследствие принуждения люди начинают больше нервничать, раздражаться и, следовательно, больше уставать. Кроме того, из-за нервных перегрузок повышается уровень заболеваемости и сотрудники значительно больше получают больничных листов. В итоге от такого внедрения создается впечатление, что и все необходимое вроде бы куплено и деньги потрачены, а не наблюдается ни повышения производительности труда, ни финансовой отдачи, да и радости жизни для автоматизированных сотрудников не прибавляется.
Второй подход к приобретению САПР — взвешенный, то есть программные модули приобретаются под конкретных людей, которым неохота работать старыми методами и которым при выполнении своей работы интересно использовать новые технологии. Как показывает опыт, практически в каждом отделе есть один-два, а то и больше таких работников. Эти люди выступают как носители и проводники новых технологий, способные увлечь и заинтересовать других пользователей. Именно на этих людях целесообразно построить костяк системы, и вся сложность состоит в том, чтобы отыскать таких людей в большом коллективе.
Вернемся теперь к внедрению и выясним, что и как вы сделали неправильно и почему система не функционирует надлежащим образом. Скорее всего вы с самого начала избрали неверный путь. И даже если вы разносторонне развитый человек и, кроме выполнения своих непосредственных обязанностей, постоянно читаете специальную литературу, обзоры и статьи в Интернете, следите за развитием мира САПР, но выполнение своих непосредственных обязанностей, конечно же, отнимает у вас основную часть рабочего времени. Может, вам имеет смысл сэкономить часть времени «для себя любимого», а всю текущую техническую работу по обработке информации и сравнительному анализу программных средств и компьютерных технологий, а также часть ответственности возложить на консультантов, которые будут постоянно заниматься продвижением и внедрением этих технологий на профессиональной основе? Доверившись в данном вопросе знающим специалистам, вы можете обеспечить практически беспроблемное внедрение САПР в вашей компании и не контролировать каждую мелочь.
В связи с этим следует особо сказать о тех, кто будет «работать на вас», то есть внедрять САПР и отвечать перед руководством, если что-то вдруг не внедрится или не будет работать. Компания Rebis Russia перед началом основных работ по внедрению предлагает проведение комплексного обследования вашей компании, в ходе которого мы осуществляем разностороннее тестирование персонала заказчика (при внедрении систем САПР используется вышеописанный взвешенный подход), диагностируем имеющиеся программные и аппаратные решения, проводим анализ бизнес-процессов, протекающих в организации. При проведении обследования наши специалисты применяют уникальные технологии и специальные методики, которые уже не раз были опробованы и отработаны на предприятиях, уже прошедших процедуру консалтингового обследования. По результатам обследования ваша компания получит комплект документации, содержащей описания концепции внедрения и стратегии развития САПР на ближайшие несколько лет, описание этапов реализации проекта, расчеты финансовых затрат и экономической целесообразности внедрения САПР, технико-экономическое обоснование проекта. Мы поможем не только сформировать все необходимые спецификации (программное обеспечение, техническое оснащение, услуги) исходя из специфики и всех тонкостей деятельности заказчика, но и на основе задокументированных фактов доказать вашему руководству целесообразность внедрения САПР и степень готовности компании к этому внедрению. С полным набором всех документов, схем и инструкций процесс внедрения САПР уже не будет выглядеть чем-то несбыточным, а превратится в типовой процесс, аналогичный по сложности, например, процедуре закупки и сборки мебели или прокладке компьютерной сети.
«Мы потратились на консультантов, а где же наша выгода?» — спросите вы. На этот резонный вопрос мы отвечаем — с такой документацией вы можете организовать тендер и выбрать того поставщика, который все сделает дешевле и качественнее. По моему опыту, уже на этом этапе можно снизить стоимость решения и сэкономить до 30-40% средств от первоначальной спецификации, предложенной консультантами на основе рыночных цен. Хочется подчеркнуть, что выполненный нами консалтинг ни к чему не обязывает заказчика — в дальнейшем он сможет самостоятельно выбрать фирму, которая будет реализовывать проект. Программа внедрения от Rebis Russia всегда строится таким образом, что клиент может в любое время отказаться от услуг нашей компании и завершить работу с другим поставщиком решений САПР, что обеспечивается за счет детальной проработки всей документации, подробно описывающей стадии внедрения. При этом работы по внедрению построены так, чтобы минимизировать финансовые затраты клиента на каждой стадии реализации проекта — например, для выполнения пилотного проекта наша компания может предоставить программное обеспечение бесплатно.
Говоря о вопросах внедрения, не могу не сказать о том, что деятельность нашей компании не ограничивается консалтингом и разработкой стратегий внедрения. Rebis Russia является системным интегратором, предоставляющим клиенту полный набор услуг, связанных с внедрением САПР, включая варианты поставки программного обеспечения и оборудования для САПР, сдачу объекта автоматизации по системе под ключ и оказание заказчику технической поддержки на протяжении всего времени эксплуатации поставленной САПР.
…Ну и что вы теперь ответите на вопрос: «Как вы хотите внедрять приобретенное вами программное обеспечение?»
«САПР и графика» 3'2005
