4 - 2001

Технический документооборот в организации

Вадим Зайцев, Александр Николаев

Основные возможности AutoManager WorkFlow

   Рабочая среда

   Просмотр документов

   Работа с приложениями

   Навигация

   Поиск документов

   Сравнение документов

   Интеграция с AutoCAD 2000i

   Поддержка AutoCAD Mechanical 2000i Power Pack и Mechanical Desktop 5

   Аннотация документов («красный карандаш»)

   Безопасность

   Печать документов и отчетов

   Сетевая среда

   Архивирование документов

   Обмен документами с внешними организациями

   Совместная работа с помощью инструмента публикаций в Internet

   Прямая поддержка сканеров

AutoManager WorkFlow версии 6.2 — шестое поколение системы управления документами фирмы Cyco Software.

Основная идея AutoManager WorkFlow (AM-WorkFlow) заключается в присвоении каждому документу некоторой дополнительной информации, такой как название проекта, к которому относится текстовый документ или фамилия разработчика в чертежах САПР. Эта информация запоминается в специальной «учетной карточке», которая закрепляется за каждым документом. AM-WorkFlow использует эту информацию при выполнении различных функций автоматизации документооборота.

Использование AM-WorkFlow для управления техническими документами помогает решать целый ряд проблем:

  • быстрее находить нужные документы благодаря их хранению в логически организованных каталогах. Это означает, что программа «знает», где находится каждый документ. Кроме того, встроенные в программу средства обнаружения и выбора документов значительно ускоряют процесс их поиска;
  • упорядочивать документы с момента их создания;
  • структурировать уже существующие документы. Упорядочить можно и документы, которые были созданы без использования AM-WorkFlow, а также «импортировать» в организационную структуру любые существующие документы, хранящиеся как на локальных дисках, так и в сети;
  • управлять процессом внесения изменений в документы;
  • управлять документами любых типов: CAD-чертежами, текстовыми документами, электронными таблицами, растровыми изображениями. Программа поддерживает широкий спектр внешних приложений, что позволяет, находясь в AM-WorkFlow, одновременно работать с CAD-системой или электронной таблицей, просматривать документы и присваивать им гриф «Утверждаю». Для этой цели в состав программы включены средства просмотра файлов более чем 200 форматов;
  • организовать совместный доступ пользователей рабочей группы к общей для них информации. В процессе работы над проектом AM-WorkFlow отслеживает статус документов, стадии разработки и вносимые изменения.

AM-WorkFlow легок в изучении, настройке и обслуживании, имеет интуитивно понятный интерфейс.

Основные возможности AutoManager WorkFlow

AM-WorkFlow является развитой системой управления документооборотом, имеющей множество удобных и полезных функций для пользователя.

В начало В начало

Рабочая среда

Каждый документ в хранилище AM-WorkFlow имеет набор полей, в которых хранится сопроводительная информация о документе (например, название проекта или статус документа). Для просмотра, ввода и редактирования этой информации создаются карточки пользователей. Внешний вид данных карточек, расположение полей, доступ к полю определяет администратор системы. Можно создавать различные карточки в соответствии с выполняемыми функциями пользователя.

Рабочая среда представляет собой хранилище с заданными полями документов, различные конфигурации карточек, виды и формы просмотра, отчеты и т.д. В составе пакета поставляются несколько готовых рабочих сред, настроенных для использования в различных отраслях. Хранить документы можно в организованной структуре дисков и каталогов, с присвоением им логического имени. Система настройки пользовательского интерфейса и изменяемый формат описания документов в рабочей среде позволяют адаптировать AM-WorkFlow к нуждам конкретной организации. Встроенная среда программирования BaseLISP предназначена для создания собственных команд и адаптации системы под необходимые требования и условия работы.

В начало В начало

Просмотр документов

Окно просмотра учетной карточки в AM-WorkFlow содержит область просмотра документа, в которой выводится содержимое связанного с текущей карточкой документа. Тип просматриваемого документа распознается автоматически. Поскольку AM-WorkFlow предназначен для управления документами различных типов, все они могут быть просмотрены в данной области.

В области просмотра выводится панель инструментов, соответствующая типу текущего документа. В случае если с текущей учетной карточкой не связан ни один документ либо если связанный документ не может быть выведен в области просмотра, выдается соответствующее сообщение.

Также можно управлять файлами с трехмерными объектами, выполненными в Autodesk Mechanical Desktop наряду с двухмерными чертежами AutoCAD. Средство просмотра распознает такие объекты AutoCAD, как B-сплайн, ACIS-тело, полилиния нового типа, растровое изображение и блок штриховки.

В начало В начало

Работа с приложениями

AM-WorkFlow позволяет выполнять обработку документа с помощью соответствующей этому документу программы. Приложения, поддерживающие технологию OLE, могут запускаться непосредственно из AM-WorkFlow. Если это чертеж, выполненный в AutoCAD, то загружается система AutoCAD. В случае обращения к обработке электронной таблицы или текстового документа соответственно вызываются системы Microsoft Excel и Word. AM-WorkFlow 6.2 содержит инструментарий разработчика сервера документов (Document Server API), позволяющий разрабатывать интерфейсы с другими приложениями. AM-WorkFlow поддерживает работу с контекстными меню и 32-битовые исполняемые файлы. Средством быстрого вызова сценариев программной обработки являются кнопки макрокоманд, позволяющие более эффективно выполнять различные многократно повторяющиеся рутинные операции. Все доступные кнопки макрокоманд могут иметь пиктограммы, отображающие функциональное назначение соответствующей кнопки, и выводятся в окне учетной карточки документа. Количество, внешний вид и назначение кнопок макрокоманд определяется администратором системы при настройке рабочей среды AM-WorkFlow. Поддержка широкого спектра внешних приложений позволяет находящемуся в AM-WorkFlow одновременно работать с текстовым редактором, CAD-системой или электронной таблицей, что повышает эффективность и упрощает процесс управления документооборотом.

В начало В начало

Навигация

Для быстрого просмотра и отбора необходимых документов используется специальное средство — навигатор, позволяющий распределять документы по специальной структуре в виде логически организованной последовательности вложенных папок. Данная структура создается на основе данных о каждом документе, таких как название проекта, фамилия исполнителя, тип документа и т.д., и полностью независима от физического расположения файлов документов на диске (локальном или сетевом). Пользовательский интерфейс навигатора аналогичен интерфейсу Windows Explorer и позволяет, раскрывая папки разных уровней, просматривать их содержимое. Внутри папок могут находиться либо документы, управляемые системой AM-WorkFlow, либо следующий уровень папок. Тип списка документов в окне навигатора зависит от выбранной формы просмотра, определяющей вид графического представления набора документов в окне навигатора. Для каждой рабочей среды AM-WorkFlow может быть определено несколько различных форм просмотра. Пользователь может изменять конфигурацию рабочего окна навигатора, при этом все произведенные изменения будут действовать только для этого пользователя. Предусмотрена возможность изменять шрифты, используемые в заголовках, а также сами заголовки для папок и записей. Кроме того, можно редактировать заголовки информационных граф, изменять ширину этих граф, добавлять новые графы и удалять имеющиеся.

В начало В начало

Поиск документов

Одно из главных достоинств AM-WorkFlow — наличие большого количества разнообразных средств поиска документов, позволяющих быстро и удобно находить нужные документы в достаточно больших хранилищах. Для обнаружения необходимого документа среди тысяч имеющихся в хранилище требуется всего несколько секунд. Поиск можно осуществлять различными методами: с помощью навигатора; по текстовым строкам; по ключевым значениям; по стандартному критерию; по комплексному критерию, то есть задав в конкретных полях карточки-шаблона для поиска значения, которым должны отвечать искомые документы. Имеется возможность задания дополнительного расширенного критерия поиска по полям карточек, по свойствам документов и по полям комментариев. Дополнительная детализация поиска задается в карточке-шаблоне путем использования логических операторов — «больше», «не равно» и т.п. — для любого из полей этого шаблона. Кроме того, обеспечивается возможность сохранения критериев поиска для дальнейшего использования.

В начало В начало

Сравнение документов

При работе с большим количеством векторных или растровых документов разных версий и редакций пользователю иногда может потребоваться сравнить два документа, чтобы выявить различия между ними и убедиться, что он работает с последней версией документа. AM-WorkFlow обеспечивает возможность визуального сравнения двух векторных или растровых документов. При этом выводится окно Compare Documents утилиты AutoManager View, содержащее три области просмотра документов: по одной для вывода каждого из сравниваемых документов (сверху) и одну (снизу справа) для вывода результатов сравнения. Если оба выбранных для сравнения документа являются векторными, то в третьей области просмотра Compare Result будет выведен результат их сравнения. Элементы, которые были удалены из первого документа, выводятся красным цветом, элементы, добавленные во втором документе, — зеленым, а элементы, оставшиеся неизменными, — желтым. Аналогичным образом можно сравнивать и растровые документы. В этом случае в области просмотра Compare Result будет выведено растровое изображение, представляющее собой результат вычитания второго изображения из первого. В любой области просмотра можно использовать функции панорамирования и увеличения/уменьшения. Панорамирование и масштабирование изображений во всех областях просмотра выполняются синхронно, то есть если пользователь панорамирует или масштабирует изображение в одной из областей просмотра, то в других областях изображения автоматически панорамируются или масштабируются с таким же коэффициентом. При обновлении документов из архива или из портфеля BriefCase в хранилище AM-WorkFlow пользователю предоставляется возможность сравнить имеющуюся в хранилище предыдущую версию документа с его версией в архиве или в портфеле BriefCase.

В начало В начало

Интеграция с AutoCAD 2000i

AM-WorkFlow 6.2 имеет улучшенную интеграцию с последней версией AutoCAD 2000i. AM-WorkFlow позволяет синхронизировать информацию хранилища с информацией из угловых надписей чертежей AutoCAD. Предусмотрена возможность создания внешних ссылок и управления ими в AutoCAD с помощью AM-WorkFlow. AM-WorkFlow включает в себя функции быстрого просмотра и вывода на печать файлов DWG всех версий AutoCAD. Поддерживаются файлы AutoCAD с несколькими листами в пространстве чертежа. Не требуя AutoCAD, AM-WorkFlow обеспечит быстрый и простой способ производства твердых копий чертежей для предварительного просмотра и работы над ними. В AM-WorkFlow 6.2 теперь можно не только сравнивать старые и новые версии чертежей и визуально проверять правильность всех изменений, но и выводить на печать разногласия между этими чертежами.

В AM-WorkFlow 6.2 используется новая технология Autodesk ObjectDBX. ObjectDBX — основа революционной технологии AutoCAD 2000 и AutoCAD 2000i. Встроив ObjectDBX в AM-WorkFlow, компания Cyco Software обеспечила оптимальную поддержку чертежей AutoCAD. Новая возможность AM-WorkFlow 6.2 — просмотр иерархии и структуры блоков, а также внешних ссылок файлов чертежей DWG.

В начало В начало

Поддержка AutoCAD Mechanical 2000i Power Pack и Mechanical Desktop 5

AM-WorkFlow 6.2 поддерживает работу с AutoCAD Mechanical 2000i Power Pack и Mechanical Desktop 5 (Power Pack). Средство управления ссылками в AM-WorkFlow позволяет быстро находить файлы внешних деталей и узлов, входящих в файл сборки. Можно также выбирать детали и узлы для пакетной обработки, управлять внешними деталями и сборками и производить другие операции. Кроме того, AM-WorkFlow обеспечивает средства просмотра файлов Mechanical Desktop для тех пользователей в CAD-подразделении, кто непосредственно не работает с Mechanical Desktop.

Установка интеграции с AutoCAD Mechanical 2000i Power Pack и Mechanical Desktop 5 Power Pack обеспечивает заполнение и синхронизацию информации блоков угловых надписей чертежей с хранилищем AM-WorkFlow. Кроме того, поддерживается функция AutoCAD Mechanical 2000i Power Pack, называемая Assembly Drawing Detailing — деталировка с созданием внешних ссылок.

В начало В начало

Аннотация документов («красный карандаш»)

Возможность добавления электронных пометок позволяет членам рабочих групп эффективно обмениваться информацией на стадии отладки и утверждения проекта. Инструментарий для электронных пометок документов, предоставляемый AM-WorkFlow, позволяет добавлять графические пометки, комментарии и аннотации в области просмотра документа, не изменяя при этом самого документа. В качестве таких пометок могут быть использованы текст и графические элементы (линии, окружности, «облака») различных цветов. Элементы электронных пометок располагаются на отдельных слоях и не смешиваются с данными помечаемого документа. Различные пользователи имеют доступ к разным слоям электронных пометок, что позволяет отдельно рассматривать пометки, внесенные каждым из пользователей. Кроме того, некоторые пользователи могут не иметь прав для редактирования или просмотра пометок, внесенных другими пользователями. Данный инструментарий обеспечивает руководителя необходимым средством для выдачи рекомендаций и указаний по разработке конкретного документа в рабочем порядке. Возможность просматривать любые типы документов позволяет руководителю координировать работу всех сотрудников непосредственно со своего рабочего места, не прибегая к очным консультациям с конкретными специалистами.

В начало В начало

Безопасность

Система AM-WorkFlow имеет пять встроенных пользовательских групп для разграничения доступа к информации в рабочей среде и документам в хранилище. AM-WorkFlow обеспечивает индивидуальный подход к каждому пользователю в структуре организации. В зависимости от уровня привилегий, определяемых системным администратором для каждого конкретного пользователя, программа автоматически разрешает этому пользователю доступ только к тем опциям меню и элементам рабочей среды, которые необходимы для выполнения поставленной перед ним задачи. Для каждого пользователя задается регистрационное имя и принадлежность к какой-либо группе. Права конкретных пользователей зависят от группы, в которую они включены: наблюдатели имеют минимальные права, супервизоры — максимальные. Для защиты хранилища и рабочей области от несанкционированного доступа с именем каждого зарегистрированного пользователя связан индивидуальный пароль. Регистрация и контроль использования документов осуществляется с помощью программы Document Server, которая фиксирует все действия пользователей, работающих в системе управления AM-WorkFlow.

В начало В начало

Печать документов и отчетов

AM-WorkFlow содержит обширный набор функций для вывода на печать документов и отчетов. Отчетом в AM-WorkFlow называется подготовленный к печати документ вместе с информацией из его учетной карточки. Содержание и форма отчета, а также используемые в нем шрифты и их атрибуты определяются администратором системы при настройке рабочей среды с помощью утилиты Environment Builder. Помимо отчетов AM-WorkFlow для Windows позволяет выводить на печать сами документы (без информации из учетных карточек). При выводе на печать чертежей САПР пользователь получает доступ к некоторым дополнительным опциям печати, таким как выбор необходимого вида, задание цветов, толщины линий и т.д. Поддержка разных драйверов Windows обеспечивает печать растровых, векторных и других форматов в обычном и фоновом режимах. Такие операции, как печать, пересылка и удаление, можно выполнять для группы документов.

В начало В начало

Сетевая среда

AM-WorkFlow поддерживает многопользовательский режим работы в локальных сетях Windows NT, Windows 95/98, Novell и др. Для этого необходимо установить один или несколько пакетов дополнительных лицензий — ALPs (Additional License Packs), что позволит увеличить число пользователей, одновременно работающих с программой. AM-WorkFlow поддерживает длинные имена файлов и соглашение об универсальном именовании файлов (UNC), в котором указывается, что именование файлов не зависит от именования сетевых ресурсов, на которых эти файлы расположены.

В начало В начало

Архивирование документов

AM-WorkFlow содержит специальные функции, предназначенные для решения задач архивирования документов с целью длительного хранения и эффективного и безопасного обмена документами (и относящейся к ним информации) между пользователями посредством технологии BriefCase. Портфель BriefCase представляет собой «контейнер», в котором могут объединяться связанные документы. Он позволяет хранить их с большим коэффициентом сжатия. Кроме того, BriefCase содержит в себе дополнительную информацию о каждом документе. Все поля, описывающие свойства документа AM-WorkFlow (название проекта, фамилия исполнителя и т.п.), заносятся в портфель. Кроме того, туда попадают электронные пометки. Сократить объем портфеля можно путем отсечения сопроводительной информации. Для этого в AM-WorkFlow введены так называемые фильтры для портфелей. Задавая их, пользователь определяет, какие служебные поля и слои пометок должны попасть в портфель. С их помощью можно, в частности, придать включаемой в портфель информации статус «только для чтения». AM-WorkFlow поддерживает работу с многотомными портфелями. Данные возможности могут использоваться для согласования документов между подрядными организациями.

В начало В начало

Обмен документами с внешними организациями

В поставку AM-WorkFlow входит AutoManager MailPack — простейшее средство обмена документами AM-WorkFlow с другими пользователями. Эти пользователи могут выполнять какую-либо часть проекта либо просто получать копии рабочих документов для своих нужд. Независимо от того, насколько регулярен обмен документами, MailPack делает работу намного эффективнее. MailPack работает с портфелями документов BriefCase. Электронные портфели BriefCase во многом подобны обычным. Пользователь может выбрать любое количество документов в AM-WorkFlow и положить их в портфель точно так же, как он сделал бы это с их бумажными копиями.

Предположим, требуется отправить для ознакомления несколько рисунков AutoCAD и ряд других документов в стороннюю организацию. Однако, как выяснилось, там не установлены ни программа AM-WorkFlow, ни даже AutoCAD. Именно в таких случаях незаменим MailPack.

В комплект MailPack входит чистая форматированная дискета, на которую копируют весь отправляемый портфель BriefCase. Кроме того, в MailPack имеется диск CD-ROM, на котором записана полнофункциональная версия программы AutoManager View фирмы Cyco Software. С его помощью можно просматривать файлы различных форматов, не имея в компьютере их исходных приложений. View полностью поддерживает работу с портфелями документов BriefCase.

Итак, единственное, что необходимо сделать в данном случае, — это отправить MailPack, в котором на дискете записан портфель с документами. Получатель устанавливает программу View, открывает портфель, просматривает документы (возможно, делая в них пометки), добавляет в портфель новые документы и возвращает его на место (на этот раз отправить портфель можно и по электронной почте). Получив портфель с изменениями, первый пользователь снова заносит документы в WorkFlow и просматривает их на предмет добавленных пометок. Описанная процедура иллюстрирует максимальную простоту и эффективность обмена документами AM-WorkFlow.

Программа AutoManager View входит в состав AM-WorkFlow как утилита для сравнения документов, для просмотра содержимого архивов AutoManager WorkFlow, портфелей BriefCase и обеспечивает возможность просмотра отдельных документов, находящихся вне хранилища AM-WorkFlow. View также подходит для автономного использования на удаленных компьютерах, например у субподрядчика, с которым производится обмен портфелями документов BriefCase.

В начало В начало

Совместная работа с помощью инструмента публикаций в Internet

Инструмент публикаций в Internet в AM-WorkFlow 6.2 позволяет опубликовать хранилище документов в WWW. С дополнительным расширением View пользователи смогут просмотреть хранилище документов в режиме on-line. Помимо этого они могут просматривать, загружать опубликованные документы и обмениваться ими с помощью их Internet-браузера без установленного «родного» программного обеспечения.

В начало В начало

Прямая поддержка сканеров

Прямая поддержка сканеров в AM-WorkFlow 6.2 позволяет инженерным отделам переводить бумажные документы в электронный архив AM-WorkFlow. AM-WorkFlow 6.2 совместим с основными протоколами сканирования, которые дают пользователям возможность сканировать в пакетном режиме или индивидуально исходные бумажные документы и спецификации и добавлять их прямо в хранилище AM-WorkFlow. С помощью AM-WorkFlow 6.2 пользователи также смогут редактировать отсканированные изображения непосредственно с прямой поддержкой ведущего программного обеспечения для обработки изображений, такого как GTX RasterCAD, Autodesk CAD Overlay и Hitachi Tracer.

По материалам компании ЕМТ

«САПР и графика» 4'2001