Неочевидные проблемы, связанные с внедрением систем TDM/PDM

Николай Ширяев

Сила и слабость стандартизации

Начальные настройки системы

Не забывайте об обучении

Нужны ли групповые документы

Рекомендуемый порядок внедрения

   Первый этап

   Второй этап

   Третий этап

   Четвертый этап

Итак, ваше предприятие решилось на приобретение системы управления технической документацией и проектными данными (PDM/TDM). Вы получили красивые коробки, диски и документацию. Дальше наступает период, когда сотрудники службы автоматизации предприятия лишаются сна и покоя, — этап внедрения системы.

Разумеется, приведенные ниже рекомендации ни в коем случае не могут рассматриваться как «единственно верное решение» и «комплексный план внедрения», хотя бы в силу ограничений объема, накладываемых журнальной публикацией.

Сила и слабость стандартизации

Сразу же начинают выявляться проблемы, совсем неочевидные при выборе системы. И многие из этих проблем, как оказывается, относятся к методическому обеспечению внедрения.

Если стандарты предприятия не были разработаны на стадии, предшествующей внедрению системы, самое время заняться их разработкой. Итак, какие стандарты и другие нормативные документы нам потребуются (минимальный набор):

• стандарт предприятия «Документы на магнитных носителях (электронные документы). Правила выполнения и обращения». В данном стандарте должны быть описаны основные требования по разработке, учету и хранению документов в электронном виде. В том числе должен быть определен статус электронных документов при их обращении внутри предприятия: будут ли они считаться подлинниками, копиями или просто иметь справочный характер. Необходимо также определить перечень допустимых форматов электронных документов и список приложений (программных средств), используемых для их обработки;
• стандарт предприятия «Правила внесения изменений в электронные документы».

Помимо указанных выше стандартов необходимо разработать рабочие инструкции для сотрудников, например, следующие:

• инструкция «Прием на хранение электронного документа»;
• инструкция «Снятие комплекта электронной документации с проверки»;
• инструкция «Утверждение электронного документа»;
• инструкция «Утверждение электронного извещения об изменении».

Разумеется, на вашем предприятии в силу его специфики могут действовать и другие нормативные документы, регламентирующие электронный документооборот.

Начальные настройки системы

Итак, юридические основы для работы системы выработаны. Пора приступать к ее начальной настройке.

С чего начать?

Во-первых, необходимо задать основные параметры системы:

• используемые типы объектов и документов;
• отношения между объектами и документами различных типов;
• информационно-поисковые характеристики (атрибуты) документов и объектов;
• систему формирования наименований и обозначений объектов и документов;
• экранные формы и профили пользователей;
• код филиала (для работы в территориально-распределенном режиме).

На следующих этапах внедрения, по мере накопления опыта эксплуатации, в систему можно будет добавлять бизнес-правила, определяющие логику работы.

Но пока возникает вопрос: нужно ли вводить проверку уникальности формирований наименований и обозначений? Если да, то как это скажется на производительности системы? Помните: чем больше проверок и разного рода ограничений вы вводите, тем медленнее будет работать система. Поэтому вводите подобные проверки только в случае, если это действительно необходимо.

Очень важный момент: на первоначальном этапе необходимо продумать концепцию защиты данных от несанкционированного доступа и разграничения прав пользователей. После того как данные уже будут накоплены, сделать это будет сложнее.

Не забывайте об обучении

Внедрение любой системы можно легко провалить, если пользователи не будут готовы к работе с ней. Необходимо предусмотреть обучение как минимум двух администраторов системы, поскольку один из них может пойти в отпуск или заболеть, а то и просто уволиться. А в организации всегда должен быть сотрудник, способный оперативно реагировать на запросы пользователей и представлять себе логику работы системы.

Нужны ли групповые документы

Сейчас я выскажу крамольное утверждение, за которое меня закидают камнями и конструкторы, и технологи. А именно: при внедрении комплексной автоматизированной системы на предприятии следует отказаться от использования групповых документов, в первую очередь от групповых спецификаций.

Попробую обосновать такую точку зрения: могут возникнуть серьезные проблемы при передаче данных, например, в АСУП для комплектации изделия. Представьте, что система АСУП ожидает получить при импорте информации в поле «Количество» число (например, целое или двойной точности), а вместо него получает строку типа «Смотри…». Разумеется, «глупый компьютер» придет в замешательство.

Конечно, можно продолжать использовать твердые копии групповых документов, но в электронном виде все уникальные конфигурации изделий должны храниться по отдельности.

Рекомендуемый порядок внедрения

Так с чего начать? В первую очередь с разработки и внедрения стандартов на работу с документами в электронном виде.

Далее необходимо создать электронный архив и картотеку на бумажные документы.

При этом следует переводить бумажные документы в электронный вид по мере обращения к ним. Отсканированные документы совсем необязательно векторизовать — достаточно просто привести их к «нормальному виду» (удалить «мусор», исправить искажения и т.п.). Большинство современных САПР прекрасно работают с растровыми изображениями. Да и хранение в виде растра, как это ни странно звучит для апологетов всеобщей векторизации, имеет ряд преимуществ, основным из которых является возможность просмотреть и напечатать документ практически с любого компьютера.

На следующем этапе целесообразно внедрить систему управления составом изделия и проектными данными. Причем этот этап реально может быть совмещен с созданием электронного архива. То есть можно сразу же вести состав архива по изделиям и проектам, что будет оценено проектировщиками (искать нужный документ по регистрационному номеру в архиве не слишком удобно — это вам скажет любой проектировщик).

Кроме того, параллельно можно внедрять подсистему маршрутизации документов (Workflow) с постепенным переходом от свободной маршрутизации к предопределенным маршрутам движения документов и формальным бизнес-процессам.

Ну и на заключительном этапе можно полностью формализовать бизнес-процессы и алгоритмы движения документов внутри предприятия.

Ниже приведен пример возможной разбивки на этапы внедрения с более подробным описанием целей и задач каждого из этапов.

Первый этап

На первом этапе осуществляется создание концепции электронного документооборота на основе результатов предварительного обследования подразделений предприятия на предмет ведения архива и маршрутизации существующих документов.

Второй этап

На этом этапе производится отработка взаимодействия подразделений на примере макета электронного документооборота. Реализация пилотного проекта по отработке системы управления технической документацией и управления проектными данными осуществляется на базе одного из подразделений предприятия.

Отрабатываются вопросы систематизации, классификации, внутренней и внешней маршрутизации документов.

Предполагается осуществление следующего сценария проведения работ:

• Для выполнения работ по пилотному проекту от предприятия назначается группа сотрудников, которые проходят предварительное обучение выбранному средству управления технической документацией и управления проектными данными.
• В соответствии с заданием на пилотный проект и согласованной моделью управления разрабатывается модель пилотного проекта, на базе которой производится первоначальная настройка системы управления технической документацией и управления проектными данными, а также наполнение ее информацией по выбранной продукции.
• Работа с реальными данными по проекту осуществляется сотрудниками предприятия.

Цели и содержание второго этапа:

• Отработка предложений по процедурам организации управления технической документацией в рамках решения задач пилотного проекта на основании результатов, полученных при проведении обследования.
• Отработка основных управленческих процедур на задачах реального проекта.
• Отработка принципов построения системы управления технической документацией предприятия.
• Каталогизация существующих наработок технической документации.
• Создание шаблонов электронных документов в соответствии со стандартами предприятия.
• Адаптация выбранного программного обеспечения под задачи предприятия.

Результаты второго этапа:

• Отчет по результатам реализации пилотного проекта.
• Детализированная модель системы управления технической документацией предприятия.
• Нормативно-методическая документация по системе управления технической документацией.
• Стартовый электронный архив технической документации предприятия.

Третий этап

На третьем этапе осуществляется подключение к системе управления документацией нескольких дополнительных подразделений. Отрабатываются следующие вопросы:

• Автоматизация управления технической документацией подразделений, включая начальную стадию проектирования.
• Привязка основных технологических процессов к системе электронного документооборота.
• Создание и настройка шаблонов основных бизнес-процессов предприятия.
• Разработка и привязка к бизнес-процессам пакета документов, необходимых для сертификации системы качества предприятия согласно стандартам серии ISO 9000.
• Разработка методической программы обучения сотрудников подразделений предприятия для комплексного внедрения системы корпоративного документооборота в филиалах и дочерних предприятиях.

Цели и содержание третьего этапа:

• Отработка предложений по процедурам организации управления технической документацией.
• Отработка создания нового проекта с использованием системы электронного архива технической документации.
• Обеспечение движения технической документации между подразделениями и должностными лицами, участвующими в процессе разработки.

Результаты третьего этапа:

• Детализированная модель системы управления технической документацией и управления проектными данными предприятия или головной управляющей структуры предприятия.
• Установленная и адаптированная под задачи пилотного проекта система управления технической документацией.

Четвертый этап

Внедрение полной системы корпоративного документооборота на предприятии, включая все существующие подразделения.

Цели и содержание четвертого этапа:

• Создание комплексной системы управления разработкой технической документации в электронном виде.
• Планирование, организация и контроль работ по выпуску технической документации в электронном виде.
• Обеспечение подразделений нормативно-справочной информацией.

Результаты четвертого этапа:

• Внедрение в полном объеме комплексной системы корпоративного документооборота на предприятии в электронном виде.

***

В следующей статье нашего цикла мы постараемся рассмотреть такие интересные особенности внедрения систем PDM, как поддержка работы с номерными изделиями и интеграция с АСУП (системами MRP/ERP).

«САПР и графика» 4'2001