Lotsia ERP: можно ли жить в мире?

Алексей Родионов

Очередную статью о системе Lotsia ERP мы решили посвятить проблемам взаимодействия различных подразделений компании при использовании ими одной или нескольких систем автоматизации. Очевидно, что вопрос, вынесенный в заголовок статьи, — риторический. Никогда различные службы в компаниях среднего или крупного размера не будут мирно сосуществовать, что обусловлено не столько применением тех или иных средств автоматизации, сколько отстаиванием групповых интересов внутри одной компании. Интересы всегда разные. Но причем здесь системы автоматизации и как они могут помочь? Дело в том, что само наличие таких систем и их качество во многом определяет степень разрешения проблем межподразделенческого взаимодействия. Хорошая система должна гасить конфликты, связанные с обработкой и представлением управленческой информации, — проблемы двойного ввода, оперативности подготовки и предоставления нужной информации, ее достоверности, безопасности, управления ее обработкой и повторяемости результатов.

Написать о совместной работе всех подразделений в одной статье вряд ли возможно, поэтому в качестве характерного примера мы рассмотрим взаимоотношения бухгалтерии с другими службами компании. Бухгалтерия есть на любом предприятии, и задачи, которые она решает, — всегда одни и те же. Этого, конечно, нельзя сказать о других подразделениях: в зависимости от специфики компании и стиля управления задачи одних и тех же подразделений на разных предприятиях могут радикально отличаться. Задачи, которые приходится решать сотрудникам компании, очень разнообразны — это и формирование портфеля заказов, и обеспечение бесперебойной работы производства, и анализ финансово-производственной деятельности предприятия. К тому же пути решения этих задач, во-первых, не имеют жестко определенных алгоритмов, а во-вторых, зачастую решаются в весьма динамичном режиме. Работа же бухгалтерии подчинена достаточно строгой, законодательно регламентированной логике. Нередко эта логика не совпадает с логикой работников других отделов, что ведет к конфликту интересов. В связи с этим типичной ситуацией является фактическое обособление бухгалтерии от прочих подразделений. Вроде бы все одно дело делают, но порой требования одних сотрудников кажутся другим абсолютно неприемлемыми.

Очень часто подразделения предприятия используют разные системы, которые, с одной стороны, максимально учитывают особенности конкретной работы, а с другой, практически не позволяют обмениваться данными с системами автоматизации других подразделений. Зачастую это происходит и в силу разнородности представления информации в классификаторах: крайне сложно свести воедино данные, если они базируются на различных исходных данных (подобная автоматизация получила название «лоскутной»).

Рассмотрим типичные примеры ситуаций, в которых между подразделениями возникают трения при использовании такого подхода к автоматизации:

• оформление отгрузочных и приходных документов. Менеджер по отгрузке (маркетингу) для эффективной работы с клиентом оформляет документы другим числом, переписывает состав накладной, разбивает один документ на несколько и т.п. Результат для бухгалтерии: путаница в отчетности, создание фиктивных односторонних документов, пересортица. Результат для менеджера: недовольство клиента, звонки в бухгалтерию и попытки согласовать позиции (как правило, бесплодные);

• своевременное предоставление подтверждающих документов . Особенно актуальна эта проблема в том случае, когда предприятие имеет территориально распределенную структуру: несвоевременное предоставление данных о приходе, забытые в столе авансовые отчеты и т.д. и т.п. Результат для бухгалтерии: искажение отчетности и иногда даже переделка ее задним числом, ручное переписывание невыданных авансовых отчетов. Результат для сотрудника: все зависит от его статуса;

• отсутствие контроля исполнения (а особенно исполнения обязательств по договорам с периодической оплатой). Когда наступает срок платить по договору, бухгалтерия ждет напоминания от исполнителя из заинтересованного подразделения, а подразделение считает, что все это — дело бухгалтерии, пусть она и побеспокоится. Результаты подобной «забывчивости» могут быть самыми разными: не считая возможных прямых и косвенных убытков от просрочки платежа, возможны срывы производственной программы и работ по проекту;

• различные подходы к обработке информации в отдельных системах . Как правило, каждая система автоматизации диктует некую логику обработки той информации, которую в нее заносят, что приводит к расхождению не только выходной, но даже входной информации. Например, конструктор разработал деталь из стали 20. После запуска в производство снабженцы заказали материалы, а работник склада оприходовал поступающие партии с указанием наименования, количества, цены, даты прихода и поставщика, причем карточка материала у него одна. В то же время бухгалтерия может заводить тот же материал на абсолютно разные карточки, если он приходит по разным ценам или от разных поставщиков. Поэтому работники производства вынуждены брать где-то данные о том, по какой цене был взят материал со склада, чтобы сотрудники бухгалтерии могли найти нужный материал (хотя он всего один!) и списать со склада. В результате инвентаризация может превратиться в настоящее испытание, поэтому на многих складах она не проводится годами или проводится формально;

• низкая эффективность и оперативность управления организации . Каждое подразделение работает в своем ритме, причем цикличность работы бухгалтерии определяется сроками подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности, а аналитический и производственный отделы должны отчитываться руководству каждый день, к тому же часть информации, которую они рассматривают в своей ежедневной работе, должна идти из бухгалтерии.

Примеров таких неприятных ситуаций можно привести еще много. Как же можно сгладить данные проблемы? В начале статьи уже отмечалось, что значительную часть подобных вопросов снимает применение единой системы автоматизации или нескольких хорошо интегрированных систем. Под хорошей интеграцией понимается установка однозначного соответствия между ключевыми данными различных систем с надлежащей оперативностью. В последнее время идея о возможности автоматизировать солидное предприятие одной-единственной системой непопулярна — ну нет таких систем в природе! Однако есть системы, которые решают подавляющее большинство задач, стоящих перед предприятием, и при этом учитывают специфику различных отраслей.

Именно к такого рода продуктам и относит компания «Лоция Софт» свои решения Lotsia ERP и Lotsia PDM Plus. Они позволяют решить задачи практически всех основных подразделений компании, а вместе образуют продукт класса Product Lifecycle Mana­gement (управления жизненным циклом изделия) — Lotsia PLM. С их помощью решаются задачи автоматизации по следующим направлениям: бухгалтерия, склад, сбыт, снабжение, аналитика, кадры, производство, технический и офисный документооборот, архив документов, управление составом изделия и конфигурациями, управление жизненным циклом.

Поскольку эти системы глубоко интегрированы между собой, то данные, с одной стороны, являются логически взаимосвязанными и образуют единое информационное пространство компании, а с другой — блоки системы могут внедряться и настраиваться достаточно независимо друг от друга, что позволяет внедрять данную систему поблочно и по­следовательно, автоматизировать не родственные друг другу подразделения постепенно, например проектно-конструкторский отдел или бухгалтерию. В последующем данные интегрируются и система начинает работать как единое целое, включая контур документо­оборота, который позволяет упорядочить основные бизнес-процессы предприятия согласно утвержденным нормам.

Сквозная система документо­оборота не только упрощает взаимодействие подразделений, но и ускоряет основные бизнес-процессы и дает возможность автоматизировать и систематизировать ведение централизованных классификаторов предприятия. Кроме того, появление и изменение документов в системе сразу же может быть доступно заинтересованным лицам, имеющим право на доступ к такой информации. Решение от одного поставщика позволяет упростить эксплуатацию системы, поскольку администраторы поддерживают продукты одного производителя и при необходимости осуществляют интеграцию по единым стандартам, то есть не потребуется держать высокооплачиваемых специалистов для поддержания программных продуктов в каждой из служб. При этом на предприятии образуется практически единое хранилище основных данных компании, что позволяет резко улучшить управляемость. И если вернуться к заглавию этой статьи, то такая технология позволяет повысить достоверность получаемой информации и усилить контроль за состоянием дел в каждом из подразделений, а следовательно, выяснить их эффективность и наметить пути оптимизации их работы или сокращения издержек, а это способствует мирному решению межподразделенческих проблем.

Продолжение следует.

«САПР и графика» 4'2005