Организационные аспекты выбора САПР

Елена Конвисар

Начало процесса — вы готовы?

Анализ

Готовы ли вы к процессу внедрения?

Оценка эффективности внедрения САПР

Оптимизация

Услуги, входящие в цену проекта

Адаптация

Управление персоналом

Написать эту статью меня побудил опыт общения с пользователями. Из-за кажущейся очевидности организационных аспектов выбора САПР о них постоянно забывают.

В этой статье речь пойдет о том, как начать процесс внедрения программного и аппаратного обеспечения автоматизированного проектирования и как двигаться дальше. Я постараюсь рассказать о типичных ошибках, возникающих в процессе внедрения САПР, а также наметить пути их решения. Подобные ошибки оборачиваются в результате пустыми затратами времени, денег и, что немаловажно, нервной энергии. Иными словами, мы поговорим о том, как сэкономить время и деньги и сберечь свои нервы в процессе выбора и внедрения САПР.

Начало процесса — вы готовы?

Прежде всего нужно решить, готово ли ваше предприятие к внедрению систем автоматизированного проектирования.

Первым слагаемым успеха внедрения САПР является наличие руководящей воли, то есть человека, инициирующего и поддерживающего изменения; человека, обладающего достаточной властью, ресурсами, полномочиями для эффективной организации и поддержки данного процесса внутри компании.

Вторым слагаемым успеха будет создание команды внедрения САПР с достаточным уровнем полномочий. Команде должны быть даны официальные полномочия, так как неформальных отношений не всегда бывает достаточно для того, чтобы что-то изменить в компании. Когда начальники проектных отделов не взаимодействуют с командой напрямую, то процесс внедрения может идти очень медленно или вообще остановиться. Когда же в рамках внедрения программного обеспечения специалисты САПР смогут влиять на руководителей, процесс пойдет на порядок быстрее.

Если на предприятии нашелся руководитель, который поддерживает идею внедрения автоматизации проектирования, если эта идея закреплена документально (то есть издан приказ о внедрении САПР), если выделены люди, отводится время, то можно переходить к дальнейшим шагам и работа будет иметь смысл.

С чего начать? С анализа того, что уже есть на предприятии. Можете решить эту задачу сами либо привлечь для ее выполнения специалистов из компаний — профессиональных продавцов САПР, таких, например, как «Русская Промышленная Компания».

Анализ

Первый и самый простой этап — опишите структуру проектных отделов в существующем виде; состав специалистов, которые в них входят; решаемые ими задачи. Кроме того, необходимо учесть материалы, которые наработаны отделами как в бумажном, так и в электронном виде. После того как вы проанализировали задачи, стоящие перед предприятием, выделили специалистов, задействованных в проектировании, можно делать предварительные выводы о том, какое программное обеспечение будет вам необходимо в процессе проектирования.

Второй этап — проанализируйте кадровые ресурсы. Имеет смысл выбирать программное обеспечение в зависимости от квалификации специалистов. Если у сотрудников низкая квалификация, не стоит сразу внедрять сложное трехмерное проектирование. Лучше начать с чего-то более простого или отправить сотрудников на учебу для повышения квалификации. Таким образом, результатом этого этапа анализа являются уточняющие выводы по выбору программного обеспечения и по необходимости обучения сотрудников.

На этом этапе желательно провести тестирование специалистов на знание хотя бы базовых продуктов, таких как AutoCAD. Очень часто люди говорят, что знают эту программу, но на самом деле умеют использовать лишь 1% ее возможностей. В итоге то, что в AutoCAD можно сделать очень быстро, зная определенные функции и инструменты, они делают очень долго и неквалифицированно. Примеров в моей практике встречалось очень много. Например, был такой анекдотичный случай: женщина, работая в AutoCAD, не знала, что такое масштаб, и высчитывала на бумажке, сколько ей нужно начертить на экране, чтобы в каком-то определенном масштабе все было соразмерно, то есть она весь чертеж пересчитывала вручную! Поэтому, если на предприятии есть проблемы с производительностью труда чертежников, проектировщиков и при тестировании выявятся пробелы в знаниях, отправьте их на учебу — производительность повысится раза в два как минимум.

Третий этап — анализ уже имеющегося программного обеспечения. Часто к автоматизации серьезно приступают, уже имея на предприятии набор программного обеспечения — лицензионного или нет. Поэтому нужно учесть то, что у вас уже есть. Это необходимо сделать и по следующим причинам: во-первых, чтобы рассмотреть возможность обмена старых версий на более новые; во-вторых, чтобы сэкономить на покупке программного обеспечения за счет имеющегося, а в-третьих, чтобы обеспечить преемственность и совместимость нового и старого программного обеспечения.

Четвертый этап — выясните, каким аппаратным обеспечением вы располагаете. Системы автоматизированного проектирования сами по себе не работают, а покупая дорогой софт, не имеет смысла ставить его на слабые компьютеры или пытаться подключить устаревшую модель сканера или плоттера.

Пятый этап — проанализируйте сеть предприятия. При внедрении автоматизированного проектирования нужно создать стабильно работающую сеть, потому что сетевая работа имеет очень большое значение. Кроме того, можно сэкономить на сетевых версиях. Хотя, конечно, сегодня практически все предприятия уже имеют сеть. Но профессионалы по внедрению САПР, которые не просто продают «коробки», а думают, как данная САПР будет работать на предприятии, обязательно проверят вашу сеть и дадут рекомендации.

Итак, в результате первичного анализа вы подготовите пакет документов, показывающий реальное положение дел по компьютерной инфраструктуре предприятия, по софту, который желательно закупить, и по кадрам. Это то, на что вам придется потратить деньги, чтобы проект заработал. Одна лишь покупка программного обеспечения не решит ваших проблем. Учитывайте это, когда будете представлять проект руководству. И конечно же, спланируйте расходы по внедрению САПР и учтите изменения, которые произойдут в результате на вашем предприятии.

Готовы ли вы к процессу внедрения?

Во-первых , для внедрения САПР вам потребуются деньги, время и терпение, потому что перемены, в любом случае сопровождающие переход на автоматизированное проектирование, не произойдут мгновенно. Например, может потребоваться частичная или полная реорганизация проектных отделов, поскольку программное обеспечение в какой-то степени может заменить людей; рутинные операции, на которые раньше уходило много времени, теперь будут выполняться быстрее, и в результате сотрудники освободятся для другой работы.

Кроме того, могут измениться порядок выдачи заданий, способы решения задач, характеристики работ, сроки их выполнения, порядок согласования. При этом необходимость в части согласований может вообще отпасть.

Во-вторых , если вы переходите на автоматизированное проектирование, вам обязательно потребуется (если не сразу, то со временем) организовать электронный архив, для чего понадобятся аппаратные, программные и человеческие ресурсы.

В-третьих , программное обеспечение сейчас, как правило, имеет собственные библиотеки и базы данных. Однако для производителя программного обеспечения не всегда целесообразно поддерживать их в актуальном состоянии, поэтому, возможно, вам придется делать это самостоятельно, по крайней мере по тем специфическим задачам, которые решаются на вашем предприятии. Соответственно будет нужно выделить людей для решения этих задач, освободить пространство на серверах. Это тоже потребует определенных расходов и организационных усилий.

В-четвертых , следует учесть, что внедрение САПР приведет к изменениям в культуре организации, в неформальных отношениях сотрудников. Это может произойти даже за счет того, что чертежи не будут больше проходить через отделы, а станут появляться в электронном виде. Поэтому в среде проектировщиков может возникнуть препятствие — сопротивление изменениям — это естественная человеческая реакция. Многим людям свойственно сопротивляться новому, каким бы хорошим оно ни было, — будьте готовы столкнуться с сопротивлением сотрудников. Но постепенно это сопротивление будет ослабевать. Те люди, которые раньше не хотели работать на программном обеспечении, будут приходить на работу на полчаса пораньше только для того, чтобы занять лицензию программного обеспечения и весь день спокойно на нем работать. Могут даже возникать конфликты из-за того, что кто-то ушел на обед и не вышел из лицензии. Это реальная ситуация, которую я сама не раз наблюдала на разных предприятиях.

В-пятых , нужно иметь в виду, что во время внедрения программного обеспечения производительность проектного отдела падает, так как сотрудникам параллельно приходится изучать новую систему и выполнять свою повседневную работу. Эффект от внедрения становится заметным к концу проекта, когда сотрудники уже переходят с обучающей эксплуатации на тестовую. Для того чтобы определить, что процесс идет нормально, нужно выработать критерий оценки внедрения САПР.

Оценка эффективности внедрения САПР

Начать следует с целей и сроков внедрения САПР — поставить цель, определить сроки, наметить точки контроля процесса. Это основы менеджмента, о которых не стоит забывать.

Обязательно нужно определить критерии достижения цели. Для сравнения можно взять ту ситуацию, которая наблюдается на предприятии сейчас, — зафиксируйте ее документально. Например, проект такого-то типа выполняется в течение трех месяцев. Впоследствии вы сможете сравнить сроки выполнения типового проекта до и после внедрения САПР.

Для того чтобы защитить себя от нападок возможных противников внедрения САПР, документируйте все, что вы делаете. Как правило, выполняемая вами работа не бросается в глаза. В случае необходимости рассказать о достигнутых успехах подготовьте отчеты для всех заинтересованных лиц в организации, в том числе и для тех, кого не устраивает происходящий процесс. Руководству компании нужно поддерживать собственное реноме, поэтому в любой момент вы должны быть готовы отчитаться за свою работу. Еще раз напомню: эффект от внедрения САПР станет ощутим ближе к окончанию процесса автоматизации. Обязательно учитывайте это и расскажите об этом другим. Автоматизация проектирования — новый процесс для предприятия, поэтому вы должны проводить разъяснительную работу среди сотрудников относительно того, что они делают. Ведь многие могут не понимать, к чему ведет внедрение САПР, а потому будут бояться и тормозить этот процесс.

Теперь посмотрим, на чем еще можно сэко­номить в процессе внедрения САПР, если говорить о спецификации программного обеспечения для предприятия.

Оптимизация

1. Обязательно пользуйтесь такой возможностью, как сетевые версии. Если в отделе работают десять человек, необязательно покупать десять лицензий программного обеспечения. Скорее всего, все сотрудники не будут одновременно работать с системой: один уедет в командировку, второй заболеет, третий уйдет на совещание — реально работать будет не более 80% отдела. Поэтому вы можете взять лицензий меньше, чем специалистов в отделе. Если вы используете сеть, то можете установить программное обеспечение на каждый компьютер, но одновременно в сети будет работать только то количество лицензий, которое закуплено. Можете даже взять количество лицензий меньше 80% от числа сотрудников отдела. Довольно часто программное обеспечение не используется постоянно в ходе работы над проектом — профессиональные продавцы САПР определят, какое количество пакетов оптимально для вашего предприятия. Если у вас десять строителей, которые работают над металлоконструкциями, то достаточно будет взять восемь пакетов. А для пяти электриков хвати т одного программного продукта WinELSO, поскольку это расчетная программа, а расчеты не производятся в течение всего времени, пока идет работа над проектом.

2. Старайтесь исключить дублирующие решения. Сейчас на рынке представлено самое разное программное обеспечение, и одну и ту же задачу позволяют решать три-пять программ. Понятно, что приобретать дублирующие друг друга программы бессмысленно. Возможно, вам будет довольно трудно разобраться в этом вопросе, но профессиональные продавцы САПР обязательно подскажут, как сделать правильный выбор.

3. Избегайте избыточной функциональности. Берите программное обеспечение конкретно под свои задачи. Предложений на рынке очень много, и бывает так, что вам нужно ПО для решения одной задачи, а вам предлагают продукт, который решает десять задач! Помните: за девять остальных задач вы платите лишние деньги. «Двигатели коробок» — те, кто заинтересован в продаже наибольшего количества дорогих программных продуктов, предложат вам как можно больше «коробок», так как заинтересованы лишь в объеме закупок. Профессионалы же, для которых важно успешное внедрение САПР на вашем предприятии, постараются исключить для вас и дублирование, и избыточную функциональность.

4. Если вы планируете большое комплексное внедрение, то не имеет смысла закупать и сразу внедрять все системы, потому что работа предприятия в этом случае просто встанет. Наметьте этапы внедрения программного обеспечения. Например, можно предложить порядок внедрения САПР — по очередности вступления в проект специалистов. Таким образом, крупные этапы будут разбиты на более мелкие. Возможны и другие способы. Выбор способа в каждом случае — свой. Конечно, профессиональные продавцы посоветуют вам, в какой последовательности приобретать необходимое ПО.

5. После покупки программного обеспечения нужно обучить сотрудников работе с ним. Обучение лучше построить поэтапно. В результате вы сможете равномерно распределить денежный поток, направленный на внедрение программного обеспечения, и вам не придется сразу выкладывать большую сумму из бюджета предприятия.

Еще раз хочется обратить ваше внимание на следующий факт: начинайте обучение с базовых продуктов. Например, если вы приобретаете какое-либо приложение к AutoCAD, вам прежде всего необходимо обучить сотрудников работе с AutoCAD. Иначе может получиться, как в вышеупомянутом анекдотичном примере. Если люди не знают базовых программ, бесполезно обучать их работе с приложениями. Вы только зря потратите время и деньги, а специалисты разочаруются в новом ПО. За те три-пять дней, когда происходит обучение работе с приложением, невозможно научить еще и AutoCAD. Поэтому заложите время: пять дней — на обучение AutoCAD, пять дней — на обучение работе с приложением. Пусть вы затратите дополнительные средства, но результат того стоит.

6. Постарайтесь воспользоваться всеми льготами, которые предоставляют производители программного обеспечения. Непрофессиональные продавцы, «двигатели коробок», часто знают далеко не о всех возможностях: мультискидках, специальных предложениях на данный период, о бесплатном обновлении версии, льготном обмене, подписке на программное обеспечение. Профессиональные продавцы, во-первых, знакомы со всеми предложениями производителей и донесут их до своих клиентов: во-вторых, производитель может предложить вам исключительные возможности, например стратегическое партнерство или заключение корпоративных контрактов, в рамках которых компании могут быть предоставлены дополнительные специальные условия. Кроме того, если вы хотите оптимизировать свои расходы на внедрение САПР, обязательно спрашивайте о такой возможности — профессиональные продавцы будут иметь это в виду и непременно предложат вам различные варианты.

7. Еще один момент — он кажется очевидным, но многие компании его не учитывают — нужно знать, на что еще вам, возможно, придется потратить деньги в процессе внедрения САПР, помимо закупки программного обеспечения, подготовки аппаратной базы и кадров. Если, например, вам необходимы услуги по сопровождению проекта, выясните, какие это будут услуги и сколько они будут стоить.

Услуги, входящие в цену проекта

Консультации по выбору программных и аппаратных решений именно под ваши задачи, консультации по совместимости продуктов между собой, по совместимости программного и аппаратного обеспечения, консультации по ценовой оптимизации решения, возможность предоставления качественного обучения — необходимо четко знать, входят ли эти услуги в цену продукта или требуется их дополнительная оплата. Вы будете считать, что в цену продукта эти услуги входят, а компания, с которой вы собираетесь работать, может не упомянуть о том, что они оплачиваются дополнительно. Рано или поздно после закупки программного обеспечения вам потребуется консультация по совместимости программного и аппаратного обеспечения, например вы захотите узнать, почему AutoCAD не работает на одном из компьютеров или почему плоттер не печатает. И вот тогда возникнет конфликтная ситуация. Компания, которая продала вам AutoCAD, может сказать, что это не ее проблемы, и предоставит вам решать их самим.

Таким образом, нужно до покупки уточнить, как будут решаться эти вопросы, а еще лучше — зафиксировать это все в договоре. Отметьте условия технического сопровождения продуктов: оказывает ли компания техническую поддержку, как быстро она ее выполняет, что подразумевается под технической поддержкой. Зафиксируйте, сколько продуктов имеется на рабочих местах на предприятии: какие возможны консультации; как будет проходить решение вопросов; насколько возможно оперативное устранение сбоев на предприятии. Узнайте, будут проводиться консультации только по телефону или возможен выезд специалистов на предприятие; будут ли вас уведомлять о каких-либо возможностях льготного обмена программного обеспечения в дальнейшем; будут ли следить за тем, чтобы вы вовремя получали бесплатные обмены. Спросите, как будет поддерживаться связь с компанией. Вам обязательно должны дать телефон, по которому можно позвонить в случае возникновения проблем, а также адрес электронной почты компании. Вы должны знать специалиста, к которому можете обратиться и за которым закреплены, и т.д.

И самое главное — входят ли эти услуги в цену продукта и сколько в противном случае будет стоить каждая из этих них. Оговорите все это заранее, еще до покупки программного обеспечения, чтобы не получить неприятный сюрприз. Представьте, какова будет реакция руководителя, когда вы придете к нему просить денег на техническую поддержку. Чтобы не попасть в такую ситуацию, заложите эти деньги заранее.

Кроме того, возможно, вам потребуются средства на адаптацию ПО к нуждам предприятия.

Адаптация

На рынке сейчас предлагается разнообразное программное обеспечение как российских, так и западных производителей. Российские продукты, конечно же, ближе к нашей технологии, специфике, ГОСТам по оформлению проектной документации. Тем не менее они тоже не всегда соответствуют стандартам предприятия. В ряде случаев наполнение баз данных может не подходить для вашей работы; например вы используете в проектах какие-то специфические элементы, которые не внесены в стандартные поставки баз данных (скажем, нестандартные шаблоны документов).

Кроме того, на вашем предприятии уже может использоваться старое программное обеспечение на другой платформе. В этом случае потребуется обеспечить их совместимость, для чего понадобятся дополнительное программирование и настройки.

Возможно, вам также потребуется интеграция САПР и системы электронного управления предприятием, которые у вас уже есть, с той системой, которую вы купите, или настройка документооборота, интеграция систем документооборота и систем автоматизированного проектирования.

Более того, может оказаться, что на вашем предприятии решается какая-то специфическая задача, программное обеспечение под которую до сих пор не создано ни за рубежом, ни в России, но проблема автоматизации проектирования стоит настолько остро, что вы готовы заказать разработку под себя.

Сразу уточните, будут ли все эти услуги входить в цену продукта. Скорее всего, могут и не входить, особенно интеграция закупленного программного обеспечения с другими видами программного обеспечения, с ERP, с документооборотом, с другим софтом для автоматизированного проектирования. Уточните заранее, сколько это будет стоить. Попробуйте на этапе пилотного проекта, в ходе консультаций определить, потребуется вам адаптация ПО или нет, и заложите соответствующие суммы в статью расходов. Ведь руководитель предприятия опять-таки не поймет, почему, потратив большую сумму денег, вы приходите к нему просить еще, поскольку не можете полностью запустить комплекс. В результате из-за какой-то небольшой суммы у вас может застопориться внедрение САПР.

Учтите все эти моменты еще до того, как заплатите деньги за программное и аппаратное обеспечение. Конечно, здесь вам могут помочь только профессиональные продавцы САПР.

Управление персоналом

До сих пор актуальна проблема, которая несколько лет назад была просто тупиковой, — нехватка квалифицированных специалистов. Это касается как специалистов, умеющих работать на компьютерах в системах автоматизированного проектирования, так и высококвалифицированных проектировщиков. Появление этой проблемы, конечно же, связано с экономической ситуацией в нашей стране. В свое время возник очень большой разрыв в возрасте сотрудников: в проектных организациях работали, как правило, пожилые люди и молодежь, пришедшая из института. Наиболее активные и опытные люди среднего возраста ушли с предприятий во время экономического кризиса. Сейчас этот разрыв постепенно сокращается. Поэтому обязательно обучайте своих специалистов, берегите их, не давайте им уйти на конкурирующие предприятия и в коммерческие фирмы. Ведите шефство над вузами, готовьте студентов уже на этапе обучения к тому, чтобы они пришли к вам работать. Культивируйте на предприятии институт наставничества. Это общие рекомендации по данному вопросу.

Конкретные рекомендации: обязательно выделяйте часть рабочего времени на освоение САПР. Можно закрепить это документально — приказом о том, что, например, два часа в день специалист имеет право, даже обязан, осваивать САПР, и в это время начальник не может заставлять его заниматься чем-то другим. Только в этом случае приобретенное программное обеспечение заработает эффективно.

Кроме того, каждый участник проекта внедрения САПР должен знать, что он лично получит в результате, и не должен бояться, что его уволят по окончании процесса внедрения САПР, что у него уменьшится зарплата, ухудшатся условия работы. Нужно рассеивать подобные опасения сотрудников, потому что из-за саботажа уже не раз серьезно замедлялось внедрение САПР, а эффективность была достигнута намного позже, чем могла бы.

Еще один интересный момент: если на внедрение САПР выделена определенная часть коллектива, то может возникнуть противостояние участников проекта и остального коллектива. Если руководящая воля на предприятии наличествует, то, пожалуйста, направьте ее и на то, чтобы подчеркнуть значимость специалистов, занимающихся внедрением САПР. Руководитель должен четко продемонстрировать свою расположенность к ним, доказать остальному коллективу важность этого проекта. Следует предусмотреть мотивацию участвующих в проекте сотрудников — например выплату премий. Кроме того, участие в обучении — это тоже мотивация специалиста, повышение его квалификации. Также очень важно каждодневное одобрение руководства.

В заключение хочется донести до читателей самое важное: когда вы находитесь на этапе выбора программного обеспечения или на начальном этапе его внедрения, выбираете, с кем вам работать, то, как правило, вы еще не являетесь специалистом в области САПР. Возможно, вам повезло и у вас на предприятии есть человек, который разбирается во всем разнообразии программного обеспечения на рынке, знает все ценовые политики, может выбрать программный продукт под ваши задачи, четко понимает зависимость между программным и аппаратным обеспечением, может порекомендовать, какие компьютеры приобрести, разбирается в широкоформатном оборудовании, инженерных комплексах, сканерах. Если такой специалист у вас есть, то вы можете не прибегать к помощи сторонних специалистов. Но по своему опыту я знаю, что это бывает очень редко.

Если же у вас такого сотрудника нет — обратитесь к профессиональному продавцу САПР, такому как «Русская Промышленная Компания», и не связывайтесь с теми, кто просто «двигает коробки». Пожалейте свое время, деньги и нервы, найдите профессионального партнера, который всё вышеперечисленное знает, понимает, может вас проконсультировать. Найти такие компании проще всего по рекомендации специалистов, на предприятиях которых уже была внедрена система автоматизированного проектирования.

Желаю вам удачи!

«САПР и графика» 5'2004