Интегрированное решение компании Xerox по управлению технической документацией
27 апреля в демонстрационном центре компании Xerox прошел семинар, посвященный интегрированному программно-аппаратному решению для управления технической документацией, предлагаемому совместно компаниями Xerox и «Лоция Софт».
На большинстве предприятий, давно ведущих свою деятельность и разрабатывающих конструкторскую или проектную документацию либо являющихся абонентами других предприятий, имеются внушительные архивы бумажной документации. Такую документацию необходимо систематизировать, классифицировать и, главное, хранить в пригодном для использования виде. Затраты на хранение бумажной документации могут быть весьма велики хотя бы потому, что растущий объем бумажного архива требует все больших площадей для хранения.
Очевидно, что решение этой проблемы только одно — формирование электронного архива документации и включение полученной таким образом электронной информации в общее информационное пространство предприятия.
Рассмотрим процессы создания электронного архива технической документации и дальнейшего ее использования.
Прежде всего, что понимается под формированием электронного архива? В первую очередь это перевод бумажных документов в электронный вид путем пакетного (или поэкземплярного) сканирования. Далее получившиеся файлы должны быть описаны атрибутивной информацией (обозначение, наименование, номер листа и т.д.) в текстовом виде. После этого происходит пакетный (или поэкземплярный) импорт в защищенный электронный архив с одновременным созданием информационных объектов (атрибутивных карточек документов) в базе данных. Полученные объекты увязываются в упорядоченные информационные структуры, где они и будут храниться. Доступ пользователей к ним регламентируется так, чтобы не задерживать рабочий процесс из-за недоступности необходимой информации. Поиск документов в электронном архиве ведется по произвольному сочетанию атрибутов документов (или по тексту для полнотекстовых документов, если используется соответствующая опция). Документы из электронного архива могут заимствоваться, печататься, открываться в режиме просмотра или редактирования либо экспортироваться во внешнюю среду. Документы также могут участвовать в различных бизнес-процессах предприятия. Собственно говоря, и сам процесс перевода бумажного архива в электронный вид может быть представлен как некоторый бизнес-процесс, включающий этапы сканирования документов, формирования атрибутивной информации и импорта в электронный архив.
Предлагаемое нами решение базируется на интегрированном комплексе, включающем цифровое инженерное оборудование, производимое компанией Xerox, и программный продукт Lotsia PDM PLUS от компании «Лоция Софт». Рассмотрим описанные выше процессы перевода бумажной документации в электронный вид и создания электронного архива поэтапно.
Операторы отдела технической документации производят подбор и подготовку документов для сканирования. После завершения подготовки происходит собственно сканирование документов. На этом этапе используется широкоформатный сканер Synergix, позволяющий производить пакетное сканирование документов и обеспечивающий отличное качество сканирования. Вмешательство оператора практически не требуется: технология динамического подавления фона Dynamic IQ предполагает автоматическую оценку сканером уровня фона в каждой точке оригинала и оптимизацию его подавления. Кроме того, возможность распознавания сканером цвета позволяет оценивать фон не только по яркости, но и по цветовой составляющей, что дает впечатляющие результаты (рис. 1).
Рис. 1. Результат работы сканера Synergix
Применяемая в сканере технология определения ширины оригиналов (даже нестандартных размеров) позволяет не заботиться о центрировании документов при загрузке. Это облегчает работу оператора и повышает производительность труда. Как уже отмечалось, сканирование может производиться как поэкземплярно, так и в пакетном режиме (рис. 2).
Рис. 2. Сканирование на сканере Synergix
Отсканированные чертежи сохраняются в файлы с заданными именами. Рекомендуется присваивать файлам осмысленные имена, чтобы упростить работу (идентификацию файлов) на следующих этапах обработки. Процесс формирования обозначений отсканированных документов может быть автоматизирован за счет применения шаблонов наименований.
Следует отметить, что система поддерживает многопользовательский режим сканирования и режим разделения доступа. Это позволяет большому числу операторов (до 9999) работать, не мешая друг другу, причем требования к защите информации не снижаются. Возможность автоматического предварительного просмотра отсканированных документов позволяет оператору оценить качество сканирования на лету и при необходимости внести коррективы в настройки системы.
Далее для сформированного пакета файлов требуется создать так называемый сценарий импорта (эта операция выполняется однократно в процессе настройки системы). Сценарий импорта представляет собой обычный текстовый файл и может создаваться в текстовом или табличном редакторе. Сценарий импорта выполняется в табличном виде (рис. 3) и содержит имена файлов отсканированных документов и соответствующую им информацию, которая приводится в атрибутивной карточке документа (наименование, обозначение, номер листа и т.д.), а также указание на тип документа (чертеж, сборочный чертеж и т.д.). Файл сценария импорта нужен для того, чтобы четко установить соответствие между документами и атрибутивной информацией в процессе пакетного импорта документов в электронный архив. Файл сценария импорта может создаваться как оператором, производящим сканирование, так и другим сотрудником отдела технической документации.
Рис. 3. Пример файла сценария импорта
Подготовив и описав пакет файлов отсканированных документов, можно производить импорт документов в электронный архив. Здесь следует отметить, что при надлежащей организации процесса сканирование, описание сценария импорта и собственно импорт документов в электронный архив могут производиться непрерывным потоком.
Для пакетного импорта документов в электронный архив в системе Lotsia PDM PLUS предусмотрена соответствующая процедура. Запустив ее, оператор в интерактивном режиме получает пошаговые инструкции о том, что нужно сделать на текущем шаге. На одном шаге производится указание файла сценария импорта, на следующем осуществляется задание соответствия колонок файла сценария атрибутам программы (рис. 4). Далее могут производиться некоторые другие настройки, а затем, что самое важное, — весь набор настроек сохраняется в базу данных для возможности дальнейшего использования. Таким образом, один раз настроив процедуру импорта, пользователь может применять настройки повторно, сведя процесс лишь к выбору очередного подготовленного файла сценария. Уведомление о том, что очередной файл сценария подготовлен, пользователь получает по системе документооборота Lotsia PDM PLUS. Завершается процесс стартом собственно импорта документов, то есть помещением их в защищенное хранилище, созданием атрибутивных карточек (информационных объектов) и установкой связи между информационными объектами и документами.
Рис. 4. Настройка импорта документов
Итак, вышеописанную последовательность действий кратко можно представить в виде следующей цепочки: Сканирование (Synergix) -> Описание сценария импорта -> Отправка/получение уведомления о готовности сценария импорта (Lotsia PDM PLUS) -> Настройка импорта (Lotsia PDM PLUS) -> Импорт (Lotsia PDM PLUS).
Рис. 5. Подборка информационных объектов документов
При повторном импорте этап настройки импорта из цепочки исключается: Сканирование (Synergix) -> Описание сценария импорта -> Отправка/получение уведомления о готовности сценария импорта (Lotsia PDM PLUS) -> Импорт (Lotsia PDM PLUS).
Информационные объекты документов, помещенных в электронный архив, сохраняются в так называемой подборке (рис. 5), откуда могут включаться в разные проекты или помещаться в папки архивного хранения (рис. 6).
Рис. 6. Архив отсканированных чертежей
Чертежи, хранящиеся в архиве, можно открыть для просмотра. Следует отметить, что в системе Lotsia PDM PLUS нет ограничений ни на типы хранимых документов, ни на вызываемые для их обработки приложения. Документ может открываться для обработки как в своем приложении, так и в приложении, назначенном при помещении документа в архив. Документ также может просматриваться различными приложениями, обозначенными в системе как совместимые. И наконец, в системе Lotsia PDM PLUS имеется встроенное полнофункциональное окно просмотра и аннотирования документов, поддерживающее более 200 форматов и использующее возможности средства просмотра и аннотирования изображений AutoVue компании Cimmetry Systems.
Очевидно, что информационные объекты отсканированных документов, равно как и сами документы, должны быть защищены от несанкционированного доступа и попытки изменения. Система Lotsia PDM PLUS предоставляет для этого все возможности. Установка статуса защиты может осуществляться как на этапе импорта документов, так и впоследствии.
По мере наполнения электронного архива отсканированными документами туда помещаются и документы, находящиеся на стадии разработки. Другим словами, разработчики документации выполняют свою текущую работу в среде полнофункциональной системы управления информацией и документооборотом Lotsia PDM PLUS, где обеспечиваются и ведение структуры различных изделий, проектов и объектов других предметных областей, и коллективная параллельная работа над документами, и участие в электронных бизнес-процессах (автоматизация документооборота). В частности, полностью автоматизируются процессы обмена документами между смежными подразделениями, согласования документов, проведения изменений, ознакомления с документами, получения консолидированной информации руководителями всех уровней и т.д.
Система Lotsia PDM PLUS позволяет также автоматизировать процессы выпуска готовой документации для передачи заказчику. А если говорить о выпуске документации в электронном виде, то в системе имеются специальные функции пакетного или поэкземплярного экспорта документов из электронного архива. В первом случае формируется гипертекстовый файл с описанием структуры проекта и со ссылками на документы вне хранилища.
Если же говорить о выпуске документации в бумажном виде, то есть о печати, то предлагаемый программно-аппаратный комплекс базируется на использовании широкоформатного цифрового решения Xerox серии 510 dp. Lotsia PDM PLUS позволяет отправлять документы на печать напрямую на любой из принтеров, установленных на предприятии, а Xerox 510 dp обеспечивает быструю и экономичную печать, позволяя получать отпечатки отличного качества в требуемое время независимо от того, как работает машина — в нормальном или пиковом режиме нагрузки. Отправляя на печать комплект документов форматов и разных размеров, не нужно заботиться о персональных настройках параметров печати для каждого документа — принтер автоматически выберет наиболее подходящий по размеру рулон, развернет отпечаток так, чтобы минимизировать расход бумаги, и отсортирует комплекты в заданном порядке (рис. 7).
Рис. 7. Печать на Xerox 510 dp
С помощью утилиты DBprint, поставляемой в рамках решения, осуществляется пакетная печать комплектов документов по проекту или по изделию в целом, что существенно (в несколько раз) сокращает время подготовки печатной документации.
Если на предприятии большие объемы печати документов и сотрудники не успевают принимать и складывать распечатываемые документы, то здесь на помощь приходят финишные устройства. Например, выходные лотки большой емкости могут принимать до тысячи отпечатков, включая отпечатки большой длины. Фолдеры позволяют получить сфальцованные документы, удобные для использования, и уменьшают время выхода готовых документов.
Для печати в малых объемах и для цветной печати в состав комплекса включается принтер Xerox 2260ij, оснащенный рулонным податчиком бумаги с резаком и листовым податчиком (рис. 8). Принтер может работать как в полноцветном (CMYK), так и в черно-белом режиме повышенной производительности KKKK, когда одновременно устанавливаются четыре черных картриджа).
В настоящей статье приведен далеко не полный перечень функциональных возможностей инженерного оборудования Xerox и системы Lotsia PDM PLUS. В следующих статьях будет представлена более полная характеристика компонентов предлагаемого решения.
Рис. 8. Принтер Xerox 2260ij
