Управление организационно-распорядительной документацией промышленных предприятий и проектных организаций

Дмитрий Садовников

В предыдущих публикациях (№ 4, 5'2004) мы рассматривали возможности системы Lotsia PDM PLUS по управлению технической документацией и бизнес-процессами ее прохождения. В данной статье речь пойдет о возможностях по управлению организационно-распорядительной документацией (ОРД), то есть об офисном документообороте, с необходимостью автоматизации которого сталкивается практически каждое предприятие.

В настоящее время пользователи, с успехом внедрившие систему Lotsia PDM PLUS для автоматизации процессов управления техническим документооборотом, не менее успешно используют ее и для решения задач автоматизации управления офисным документо­оборотом. Здесь следует отметить, что технический и офисный виды документооборота зачастую имеют точки соприкосновения и отлично сосуществуют в рамках Lotsia PDM PLUS. Технические документы могут становиться приложением для входящей и исходящей корреспонденции, причем регистрация самой корреспонденции может производиться в канцелярии, а приложений — в подразделениях-адресатах. В случае если корреспонденция поступает и отправляется по системам внешней электронной почты, Lotsia PDM PLUS позволяет без особых трудозатрат импортировать и экспортировать сообщения и соответственно осуществлять ведение и контроль переписки.

Однако среди клиентов компании «Лоция Софт» есть и такие, которые начали автоматизацию предприятия именно с автоматизации офисного документооборота, а затем распространили данный процесс на технический документооборот. Это еще раз подчеркивает, что система настолько гибка, что не имеет привязки к опре­деленной предметной области и, следовательно, ограничений на круг описываемых и решаемых задач, характерных для систем такого класса.

Структура папок организационно-распорядительной документации предприятия

Говоря о решении задачи работы с корреспонденцией, отметим, что предприятия, использующие для учета корреспонденции регистрационные карточки, могут продолжать использовать их и в системе Lotsia PDM PLUS, но уже в электронном виде. При необходимости может быть настроена выходная форма карточки, которую можно распечатать на бумажном носителе. В программе же регистрационная карточка является информационным объектом, связанным с соответствующим объектом корреспонденции. В большинстве случаев объект корреспонденции и объект карточки могут быть совмещены, поэтому не имеет смысла выделять регистрационную карточку как объект учета, поскольку оба документа будут всего лишь дублировать друг друга.

Начальная форма создания письма

Структура хранения организационно-распорядительной документации может быть самой разнообразной. В организациях с большими потоками входящей корреспонденции структуризация папок для хранения может автоматически производиться на уровне недель или декад. В организациях же с небольшими потоками входящей корреспонденции структуризация папок для хранения может производиться на уровне месяцев или кварталов.

Создание информационного объекта нового письма может производиться по имеющемуся объекту письма. В этом случае вновь создаваемый объект автоматически определяется как ответ на текущее письмо. Также автоматически определяется направление письма (входящее или исходящее). По созданным таким образом письмам ведется история переписки.

Выбор отправителя из справочника

Если информационный объект нового письма создается без привязки к другому письму, то он автоматически определяется как первичное письмо. Пользователю остается только указать щелчком мыши направление письма — входящее или исходящее.

Для указания отправителей и получателей корреспонденции используется справочник контр­агентов. Любого контрагента могут связывать с предприятием пользователя различные связи, например: отправитель, получатель, абонент, заказчик, подрядчик, субподрядчик и т.д. Соответственно один и тот же справочник используется столько раз, сколько нужно. При этом если технический документооборот уже автоматизирован, то на этапе внедрения офисного документооборота имеющиеся справочники контрагентов не требуют никакой модернизации, а просто получают еще одну обширную область использования, вплоть до печати конвертов.

Регистрация корреспонденции

Входящая корреспонденция после поступления направляется либо на регистрацию, либо, если она не требует регистрации, в подразделение-получатель. В первом случае автоматически производится создание регистрационной карточки и присвоение входящего номера. Входящий номер может иметь вид как простого числового номера, так и сложной комбинации символов. Причем если регистрация производится несколько раз на разных уровнях (на уровне предприятия и на уровне подразделения-исполнителя), то для каждого уровня можно предусмотреть особую схему нумерации корреспонденции.

Настройка схемы напоминания (контроля)

Для корреспонденции может требоваться резолюция руководителя, и в этом случае документ проходит через секретариат. Секретарь имеет возможность задать некие дату и время для напоминания руководителю и указать, какое это будет напоминание — разовое или периодическое. Кстати, текст резолюции может быть введен вручную, но можно также предусмотреть выбор из списка готового текста и даже комбинированный ввод.

После визирования руководителем документу может потребоваться постановка на контроль исполнения. В этом случае создается контрольная карточка (или несколько контрольных карточек, если требуется параллельное исполнение). Затем документ может быть отослан в подразделение для исполнения. При этом бюро контроля имеет возможность задавать условия контроля: время исполнения, частоту напоминания и т.д.

Пример бизнес-процесса прохождения приказа

По окончании исполнения документ приобретает статус «Исполнен», а карточки из папки «На исполнении» перемещаются в папку «Исполненные».

Вышеописанный бизнес-процесс реализован в одной из базовых настроек системы Lotsia PDM PLUS и может быть взят за основу для описания собственной схемы прохождения входящей корреспонденции. Напомним, что отличительной чертой системы является большая гибкость, поэтому любой элемент процесса может быть удален, модернизирован или наполнен новым содержанием. Например, если на предприятии не используются контрольные карточки, то «легким движением руки» их нужно исключить из процесса. А если секретариат не участвует в указанной цепочке, то электронный бизнес-процесс будет короче на число соответствующих этапов.

Оповещатель о памятных датах

Если же описанный бизнес-процесс абсолютно не соответствует реальной схеме прохождения корреспонденции, то может быть создан и настроен другой маршрут прохождения, а имеющийся использован как учебный материал по настройке системы. В каждом конкретном случае предприятию нужно решить вопрос экономии времени, то есть что быстрее: создать собственный маршрут бизнес-процесса или модернизировать существующий?

Что касается прохождения приказов, то здесь схема движения несколько иная. Кроме утверждения и регистрации, приказы зачастую требуют ознакомления и исполнения, а в этом случае речь идет о параллельно протекающих процессах. И здесь Lotsia PDM PLUS позволяет в полной мере решить задачу коллективной параллельной работы с документом.

Персональные параметры оповещения

После назначения исполнителей для исполнения приказа и озна­комления с ним система может сама осуществить разветвление процесса на параллельно исполняемые ветви, произвести контроль сроков и дождаться окончания работы с приказом. И только после этого происходит автоматическая рассылка заинтересованным лицам информации о принятии приказа к исполнению и об ознакомлении. Кроме того, назначенные контролеры могут параллельно наблюдать за ходом процессов ознакомления и принятия к исполнению. Контролировать можно исполнение как приказа в целом, так и отдельных его пунктов.

Все подписи и визы могут аккумулироваться в атрибутах информационного объекта (карточки) приказа и могут быть доступны для просмотра и для использования в качестве критериев поиска. Объекту приказа может быть поставлен в соответствие документ электронного архива. Развивая эту тему, скажем, что в большинстве случаев для приказов существуют или могут быть разработаны шаблоны документов (например, в MS Word). При создании объекта приказа ему в соответствие может автоматически ставиться документ, являющийся копией шаблона. После ввода атрибутивной информации можно воспользоваться функцией синхронизации для оформления документа MS Word и получения документа, готового к печати.

В то же время имеется возможность сначала подготавливать приказы в MS Word, а затем, не выходя из приложения, сохранять их в электронный архив Lotsia PDM PLUS и связывать с информационным объектом (карточкой документа). Здесь используется встроенный механизм интеграции через ODMA, включенный в базовую поставку системы Lotsia PDM PLUS.

Результаты голосования

Как уже не раз отмечалось в предыдущих статьях, система Lotsia PDM PLUS поддерживает территориально-распределенный режим работы. Применительно к теме нашего сегодняшнего разговора это означает, что документы на исполнение могут передаваться из одного филиала в другой. Кроме того, подготовка документов может осуществляться в одном филиале, утверждение — во втором, исполнение — в третьем, а контроль — в четвертом. И все это происходит в рамках одного процесса.

К другим документам, не упоминавшимся выше (распоряжения, служебные записки, договоры и т.д.), могут применяться иные схемы формирования, прохождения и контроля. Настройка этих схем может быть произведена в соответствии со стандартами предприятия или с обычным описанием бизнес-процессов.

В рамках темы офисного документооборота хотелось бы отметить и такие универсально полезные возможности системы Lotsia PDM PLUS, как организация корпоративных и персональных автоматических оповещений. К таковым могут относиться, в частности, оповещения о памятных датах (днях рождениях, корпоративных и личных праздниках и т.п.) и персональные оповещения (так называемые напоминалки). В специальной форме производятся ввод и корректировка данных (сотрудник, памятная дата, повод), а система сама отслеживает наступление ближайшей даты и рассылает (или не рассылает) оповещение об этом определенному кругу пользователей. Возможность оповещения включена в базовую настройку системы и входит в комплект поставки.

Еще одной полезной возможностью является организация сбора голосов по определенному вопросу (голосование). Собранные голоса автоматически группируются, суммируются и анализируются. Результаты голосования выводятся в специальную выходную экранную форму. В зависимости от того, открытое или закрытое голосование, результаты могут рассылаться всем участникам голосования.

Таким образом, коротко озна­комив читателей с реализацией некоторых процессов в системе Lotsia PDM PLUS, еще раз подчеркнем, что ключевую роль здесь играет гибкость системы. Заложенный в системе интерфейс настройки позволяет реализовать самые смелые фантазии в оформлении рабочего интерфейса конечного пользователя — это и управление экранными и печатными формами, и настройка различных процессов, и математико-статистическая обработка данных, и многие другие возможности, которые выходят за рамки сегодняшней статьи.

«САПР и графика» 9'2000