11 - 2000

Allaska — электронный документооборот

Работаем с программным обеспечением фирмы Немечек

Коммуникации

Информирование

Управление

Координация

Документирование

Архивирование

Факторы влияния в строительном проектировании

За электронным документооборотом будущее

Allaska: инновационная система EDM

Актуальность и обозримость с помощью банка документов

Значительное сокращение времени проектирования

Некоторые функциональные возможности

   Импорт документов

   Поиск документов

   Просмотр и обработка

   Allaska Comment — cлово начальнику

   Workflow

   Архивирование

Факторы влияния в строительном проектировании

Комплексный характер современных строительных проектов связан как с большими расходами, так и с превышением запланированных сроков проектирования. В связи с этим возрастает не только ответственность архитекторов, конструкторов, специалистов, руководителей проектов и строительных организаций, но и увеличивается их зависимость друг от друга, а также потребность в четкой координации.

При этом документооборот занимает центральное место. В процессе проектирования ежедневно возникает несметное количество документов. Чертежи, эскизы, списки взаимных обязательств, протоколы, финансовые документы, прочностные расчеты, а также всевозможная переписка — все это следует рассортировать, скоординировать, проконтролировать, направить в надлежащее место и, наконец, надежно сохранить. Можно констатировать, что сегодня около 90% общего объема данных предприятия находится в документах и лишь примерно 10% доступны в структурируемой форме, например в виде баз данных. В будущем доля электронной документации значительно возрастет.

Участники строительного процесса работают, как правило, в различных местах. При этом информация широко рассредоточена и является децентрализованной. Чаще всего группе проектировщиков не удается претендовать ни на полноту информации, ни на ее прозрачность или обозримость.

По этим причинам согласование информации требует больших затрат времени и денег. Доступ к текущей технической документации является дорогим и накладным. Большие расходы обусловлены прежде всего необходимостью размножения и распространения чертежей и документов при частом внесении в них изменений.

Тем не менее застройщики и инвесторы все в большей степени требуют от своих подрядчиков абсолютного соблюдения сроков и смет.

в начало

в начало

За электронным документооборотом будущее

Именно поэтому электронному документообороту (EDM) принадлежит будущее. EDM позволяет всем участникам процесса строительства передавать любые документы, начиная с описи и кончая чертежами, контролировать их, управлять ими, делать их общедоступными и свободными от избыточной информации и, наконец, архивировать.

в начало

в начало

Allaska: инновационная система EDM

Allaska была задумана специально для внедрения в строительство. Она базируется на всемирно признанном системном решении Lotus Notes и оптимально поддерживает своих пользователей в организации документов, чертежей и других данных, управлении ими и их движением, а также в руководстве связанными с этими процессами. Центральная база данных накапливает все документы. Они предоставляются участникам работ всегда в самой последней версии. Доступ возможен независимо от местоположения через модем, ISDN или Интернет. Поддерживается также мобильная работа, например, на стройплощадке. Такие процессы, как ход проектирования или согласования разрешений, могут проводиться посредством функций Workflow и контролироваться на соблюдение сроков. Архивирование на надежных и недорогих носителях типа компакт-дисков однократной записи либо перезаписываемых или магнитооптических накопителей обеспечивает длительное хранение и постоянную доступность технической документации.

в начало

в начало

Актуальность и обозримость с помощью банка документов

Сбор проектной документации в центральном банке документов обеспечивает всем участникам строительства доступ к самой свежей информации. В результате проектирование становится быстрее, а источники ошибок в значительной степени устраняются. Все участники могут получать информацию в любое время. Благодаря унификации формата данных, наборов слоев, нумерации чертежей, обозначений и прочего уже на этапе планирования и рабочего проектирования разрабатываются основные данные для последующего использования на строительной площадке. Заданные строительными нормами величины могут быть легко реализованы, а их соблюдение будет контролироваться. Для застройщиков и инвесторов это имеет неоценимое значение. Таким образом, можно непосредственно подключать систему эксплуатации объекта недвижимости.

Снижение расходов на строительство на 3%

Около 60% общего рабочего времени тратится на обработку документов. При этом около 95% данного объема времени является непродуктивным, так как приходится на поиск, транспортировку, подготовку и складирование информации.

Эта составляющая существенно уменьшается благодаря внедрению систем EDM. Централизованный доступ превращает размещение данных, их поиск и сортировку документов в дело нескольких секунд. Копирование и репродуцирование технической документации в значительной степени отпадает. Если до сих пор каждый чертеж в среднем должен был копироваться от пяти до одиннадцати раз, то, как показывает практика, с внедрением системы Allaska число бумажных копий снижается до трех-четырех. При этом существенно, что не только значительно снижаются расходы на чистое репродуцирование, но, что особенно важно, экономится и дорогостоящее рабочее время специалистов, которое уходило на дорогу к копировщику, ожидание плоттера, фальцовку чертежей, составление сопроводительного письма и т.д.

Консультационный центр Andersen Consulting оценивает потенциал экономии от внедрения систем EDM в отношении чистого рабочего времени в 90% и в совокупных расходах — до 25%.

Allaska делает более надежным соблюдение сроков проектирования. Хорошо известно, что опоздание с завершением проекта влечет за собой существенные дополнительные расходы из-за роста цен, затрат на аренду, смены сотрудников, судебных споров и налоговых убытков. Хотя расходы, связанные с задержкой проекта, перед началом проектирования и не поддаются количественной оценке, опыт показывает, что один или несколько из перечисленных выше моментов в не завершенном в срок проекте почти всегда имеют место.

в начало

в начало

Значительное сокращение времени проектирования

Быстрый доступ к текущему состоянию проекта и документам, эффективные возможности поиска и анализа позволяют избежать затрат времени на транспортировку и складирование информации и тем самым ускоряют процессы работы над проектом и в бюро. Прямая связь с офисом на стройплощадке обеспечивает быструю передачу информации, что особенно важно при внесении в чертежи изменений. Управление планированием и согласованием разрешений посредством функций Workflow делает все процессы прозрачными и обеспечивает эффективный контроль за соблюдением сроков путем сравнения планируемого и реального состояния дел.

Целью является не безбумажный, а оптимальный проект. Поэтому в систему Allaska интегрированы также сервисные функции репродуцирования. Заказы на репродуцирование создаются непосредственно в системе и пересылаются по электронной почте. Выполнение заказа фиксируется в системе Allaska. Благодаря этому изготовление и распространение бумажных чертежей становится проще, надежнее и быстрее.

в начало

в начало

Некоторые функциональные возможности

Импорт документов

Новые документы либо сканируются, либо непосредственно импортируются в электронном виде из прикладной программы. Сохраненные документы отображаются в удобных каталожных структурах по различным критериям упорядочения. Каталожные структуры могут задаваться произвольно.

в начало

в начало

Поиск документов

Благодаря обозримым каталогам, а также возможности селектированного отображения каталога отдельные документы могут быть легко найдены даже при очень больших объемах информации. Дополнительные инструменты, такие как поиск по индексам и контекстный поиск, позволяют быстро найти все необходимые документы.

в начало

в начало

Просмотр и обработка

Документы могут быть просмотрены либо непосредственно из системы Allaska, либо может быть вызвана соответствующая прикладная система. Имеется возможность комментирования (маркирования) графических документов.

в начало

в начало

Allaska Comment — cлово начальнику

Allaska Comment — модуль «красного карандаша», еще более расширяющий функции интегрированного в систему средства предварительного просмотра. Чертежи и другая графическая информация могут в нем не только просматриваться, но и комментироваться без необходимости открывать программные приложения (такие, как Allplan или AutoCAD), в которых эти чертежи создавались, а также без изменения самих графических файлов. Комментарии создаются как бы на прозрачной пленке, положенной поверх чертежей. Для маркирования могут быть использованы графические примитивы, такие как линии, дуги, окружности, стикеры и т.д. Кроме функции просмотра и комментирования имеются возможности измерения расстояний, площадей и углов, а также накладывания чертежей друг на друга и просмотра «на просвет» для сравнения.

в начало

в начало

Workflow

Так называемые Workflows могут способствовать ускорению процесса проектирования. Отдельные этапы работ, рабочие станции и сроки сохраняются в Allaska, после чего система сама контролирует протекание процесса. При этом пакеты данных автоматически направляются системой от одной рабочей станции к другой.

в начало

в начало

Архивирование

Документы, не подлежащие более активному редактированию, могут быть сохранены в соответствии с текущей версией на носителях длительного хранения, например оптических.

«САПР и графика» 11'2000