11 - 2000

Система документооборота и ведения архива

Дмитрий Жуков, Лариса Егорова, Василий Муравьев

Ведение архива документов

Работа с документами и чертежами, входящими в состав изделия

Процедура проводки изменений в документах

Работа в сетях Intranet/Internet

Search — комфорт и удобство в работе

Еще буквально несколько лет назад явно ощущалась нехватка программ для создания пространственных моделей и рабочих чертежей изделий. Сегодня этот вопрос решен: на рынке САПР представлено большое количество графических пакетов как отечественного, так и иностранного производства. Однако, как только конструкторы и технологи начали плодить огромное количество документации, возникла проблема навигации в большом объеме электронных архивов графической и текстовой документации. После того как пользователи столкнулись с задачей ориентации среди различных версий, изменений и модификаций одного и того же изделия, стало очевидным, что начинать надо было не с модели и электронных рабочих чертежей, а с организации виртуальной среды обслуживания и контроля работы инженера со средствами САПР.

За рубежом существует немало программ, предназначенных для решения подобных задач, но все они не подходят для работы в наших условиях — требуется серьезная переработка, локализация и адаптация. Дело в том, что в России процесс работы с документацией, впрочем как и сам комплект рабочей документации, сильно отличается от западных. Многих форм документов там просто нет, а некоторые технические вопросы, например проводки изменений, структура и оформление архива отличаются от принятых в России. В связи с этим многие разработчики начали активно заниматься созданием такого рода систем для удовлетворения спроса на нашем рынке. Требовалось решить задачу структурированного хранения комплектов электронных документов, поиска нужного документа или чертежа в соответствии с заданными ключами поиска, проводки изменений в архиве и сохранения при этом всех предыдущих вариантов. Помимо этого необходимо было решить проблему утверждения документов и проводок с помощью электронной подписи, технически реализовать процедуры быстрого просмотра выбранных документов и визуализации дерева проектов.

Однако, прежде чем начать разрабатывать новое программное обеспечение, неплохо было бы понять, что уже имеется. Оказывается, уже многие годы на рынке существует неплохая программа Search, разработанная Белорусской компанией ИНТЕРМЕХ. Программа решает задачи документооборота и ведения электронных архивов и на сегодняшний день является практически единственной законченной программой для решения подобных задач. С точки зрения пользователей система Search очень хорошо вписывается в сложившуюся на наших предприятиях методику работы с документами и проектами. Она значительно превосходит по своим функциональным возможностям недавно появившиеся отечественные и иностранные разработки для решения этого круга задач.

Ведение архива документов

Электронный архив программы Search представляет собой базу данных, в которой система хранит электронные документы, сопроводительную информацию и описание ключей поиска, необходимых для поиска, идентификации и выборки требуемых документов. С целью упорядочения документов в базе по их статусу (утвержден или не утвержден), типу (конструкторские или технологические и пр.) и другим признакам в Search предусмотрена модель единого электронного архива, включающего в себя все архивы различного назначения и статуса. Сами файлы документов хранятся централизованно на сервере, что обеспечивает авторизованный доступ к информации, облегчает процедуры резервного копирования и администрирования архива в целом.

Применяемая в Search уникальная технология сжатия файлов на клиентских ПЭВМ и передачи их на сервер в упакованном виде позволяет в несколько раз снизить трафик в сети, требования к установленному сетевому оборудованию, объемам и качеству аппаратных ресурсов как на сервере, так и на рабочих станциях пользователей. Файлы при этом запаковываются и хранятся в файловых шкафах в сжатом виде на рабочей станции. Выбор способа сжатия зависит от скорости действующей сети и быстродействия рабочей станции, а также от наличия свободного места на жестком диске сервера. Существует несколько видов сжатия: быстрое, обычное и максимальное. После максимального сжатия файлы занимают в 1,4 раза меньше места, чем после быстрого сжатия, но на сжатие требуется в 2,5 раза больше времени. При максимальном сжатии чертежи сжимаются в 6 раз, текстовые файлы в 7 раз, документы, выполненные в программах Microsoft Word и Excel, — в 14 раз. Для процесса упаковки информации используется код, напоминающий код упаковки библиотек ZLIB.

Используемые в Search методы хранения информации позволяют снизить себестоимость хранения и обслуживания электронных документов. Например, для хранения 1 млн. сложных машиностроительных чертежей AutoCAD (при среднем размере файла 200 Кбайт) достаточно 50 Гбайт дискового пространства. В следующих версиях системы появится возможность хранения электронных документов непосредственно в библиотеках на магнитооптических накопителях с автоматической миграцией редко используемых документов на более медленные носители. Текущая версия Search позволяет использовать ленточные и магнитооптические накопители для хранения резервной копии базы данных.

в начало

в начало

Работа с документами и чертежами, входящими в состав изделия

Традиционно одной из основных функций PDM-системы является ведение состава изделий. Практически во всех системах данная процедура осуществляется с помощью интерфейса а-ля Windows Explorer. Это значит, что конструктор должен составлять проектируемое изделие из папок и документов, «воображая» при этом, что это редукторы, валы, винты и гайки. Насколько это удобно — вопрос спорный. Однако разработчики этих систем не учли такого важного фактора, как применяемость изделий, в силу чего проектные связи в большинстве случаев нельзя представлять в виде дерева. Но это еще не самый большой минус — с получившимся ветвистым деревом на производство не пойдешь. Там нужен документ, выполненный в соответствии с нормами ЕСКД, то есть конструкторская спецификация. Западные PDM-системы такой документ вообще игнорируют, для этого имеются свои стандарты (например, ВОМ, который рисуется на сборочном чертеже). В отечественных программах можно получить отчет, имеющий некоторое сходство с конструкторской спецификацией, но не учитывающий правила сортировки, простановки позиций, отличия в бланках групповых спецификаций и т.д. Кроме того, этот отчет нельзя сохранить в архиве в качестве документа, а ведь конструкторская спецификация является главным документом, определяющим состав выпускаемого изделия.

В Search ведение проектов организовано совершенно иначе. В состав системы входит редактор конструкторских спецификаций (рис. 1). Спецификации создаются и хранятся в системе точно так же, как и остальные документы. Конструктор оформляет спецификацию для сборочного узла, а система по ней строит проектные связи. Если используется весь комплекс программ ИНТЕРМЕХ для автоматизации рабочего места конструктора, включающий в себя чертежную систему CADMECH, редактор текстовых документов AVS, базу данных справочных материалов IMBASE, то конструкторские спецификации генерируются автоматически в соответствии с разработанным сборочным чертежом изделия. Сами же чертежи и трехмерные модели создаются с помощью такого рабочего места конструктора гораздо быстрее, чем в так называемых тяжелых САПР, считающихся таковыми не потому, что многое умеют, а потому, что в них очень тяжело сделать что-нибудь не очень сложное.

Редактор спецификаций, входящий в состав комплекса, позволяет создавать как единичные спецификации, так и групповые формы А и Б, а также зеркальные спецификации. Можно настроить форму вывода спецификации в соответствии со стандартами конкретного предприятия, установить сложные правила сортировки и нумерации записей и т.д. Кроме того, в спецификациях поддерживаются заменители: конструктор может записать, какие из позиций допускается заменять на другие, и эта информация будет учтена в будущем при получении состава изделия. По записям в спецификациях система Search ведет базу данных изделий предприятия, в которую попадают все сборочные узлы и детали (даже если на них еще не созданы конструкторские документы), а также стандартные и прочие изделия и материалы. Сформировав такую базу, в дальнейшем при составлении спецификаций можно выбирать из нее записи и вставлять их в нужные разделы спецификации. В Search встроены очень мощные средства для просмотра состава и определения применяемости изделий. Во-первых, есть возможность просмотреть и распечатать информацию о составе и применяемости изделия в виде таблицы (рис. 2), а также экспортировать ее в большое количество форматов баз данных и электронных таблиц. Для групповых изделий можно получить список различий в исполнениях.

Одним из важнейших достоинств Search является возможность получить развернутый состав и применяемость изделия с учетом единиц измерения, что присуще только большим и дорогостоящим системам. Это позволяет службам снабжения предприятия получить полную информацию о потребности в комплектующих и материалах при производстве того или иного изделия. В программе Search предусмотрен режим графического представления структуры изделия в виде схемы, которая позволяет наглядно проследить связи между изделиями (рис. 3). В обоих режимах имеется возможность сделать невидимыми те или иные узлы, что упрощает чтение схемы, а также исключает из схемы изделия или детали узлов, которые поставляются на предприятие уже в собранном виде.

Разработанный конструкторский документ обязательно должен быть классифицирован — ему должны быть присвоены обозначение (децимальный номер) и наименование. Search предлагает механизм подключения любого используемого на предприятии классификатора. Немаловажно и то, что в базовую поставку системы уже включен иллюстрированный классификатор в соответствии с ЕСКД.

в начало

в начало

Процедура проводки изменений в документах

Очень важным в процессе работы с технической документацией является вопрос сопровождения документации на протяжении всего жизненного цикла выпускаемых предприятием изделий. Изменение конструкторских и технологических документов строго регламентировано стандартами, требует выпуска сопроводительных документов (извещений об изменениях), строгих процедур согласования всех изменений и зачастую занимает больше времени, чем разработка и выпуск самой документации.

В современных зарубежных и отечественных системах, предлагаемых компаниями «Аскон», «Топ Системы» и Autodesk, Inc., проблема обычно решается путем простой регистрации изменений, происходивших с тем или иным документом за время его существования. С помощью более мощных систем от компаний SAP и Unigraphics можно сохранить предыдущие версии измененных документов; это позволяет определить, что было изменено в той или иной версии документа. На практике определить, какой из сотни размеров на чертеже формата А0 был изменен, не сразу сможет даже специалист, разработавший этот чертеж. Автоматически зарегистрировать изменение конструкторской спецификации в таких системах вообще невозможно, поскольку спецификаций как документов там просто не существует.

В программе Search все изменения в утвержденных документах могут производиться на основании извещений об изменениях. В состав системы входит специализированный редактор для оформления извещения в полном соответствии с требованиями ЕСКД. Поскольку на многих предприятиях безбумажная технология пока еще относится к технологиям будущего, существует необходимость вывода документов из электронного архива на бумажные носители. Search проводит изменения в бумажных копиях документов различными способами: автоматической заменой (перевыпуском) старой версии комплекта документации на новый и традиционными способами, то есть замещением мест изменений на новые, дописыванием изменений в существующие документы и т.д. Электронная версия документа всегда соответствует последней его редакции и после утверждения извещения становится действующей. Для просмотра истории изменений в документе программа Search сохраняет его предыдущие версии в архиве и ведет список модификаций. Кроме того, Search позволяет выпускать предварительные извещения и предложения об изменениях. Извещения могут выпускаться как на один, так и на несколько документов. Бланк извещения может быть отредактирован администратором системы с помощью редактора бланков. Редактор извещений (рис. 4) позволяет вставлять в извещения графические и текстовые фрагменты из документов, выполненных при помощи любых редакторов и текстовых процессоров. Для автоматизации процедуры согласования документов в Search имеется маршрутизатор документов.

в начало

в начало

Работа в сетях Intranet/Internet

Глобальные сети перестают быть чем-то недоступным, и все больше людей осознают преимущества, которые предоставляет предприятиям единое информационное пространство, объединяющее головные офисы, заводы, НИИ и другие компании, участвующие в общем научном или производственном проекте. Однако приложения, написанные для работы в локальных сетях, не всегда могут работать в глобальных сетях, поэтому еще два-три года назад большинство западных систем документооборота были снабжены модулями, позволяющими получать доступ к единому хранилищу документов предприятия из глобальных сетей. Отечественные разработчики, видимо, считают, что глобальные сети достаточно дороги для российских предприятий, поэтому очень мало отечественных систем документооборота имеют модули, обеспечивающие удаленный доступ к документам. Программа Search для этих целей имеет модуль Search Remote Client, позволяющий из Web-браузера получать доступ к документам, хранящимся в архивах Search, подключенных к Internet (рис. 5).

Использование Search Remote Client позволяет:

  • получать доступ к документам с любого компьютера, подключенного к глобальной сети, независимо от его географического расположения;
  • использовать для работы с документами любую аппаратную платформу и операционную систему с Web-браузером;
  • публиковать описание выпускаемых на предприятии изделий прямо в Internet;
  • снизить требования к аппаратной части ПК и сетевому оборудованию.
в начало

в начало

Search — комфорт и удобство в работе

При ведении архивов технической документации постоянно возникает необходимость быстрого просмотра их содержимого. Для этих целей Search оснащен системой SHOW, позволяющей просматривать чертежи, выполненные в AutoCAD и Mechanical Desktop в формате DWG, либо чертежи других CAD-систем в формате DXF (рис. 6). С помощью SHOW также можно просматривать файлы в форматах SLD, SLB, ВМР, WMF, EMF, ICO, JPG, GIF, TIF, PCX, TGA, FLI, FLC, IFF, PIC и PNG.

Программа обладает достаточно широким набором функций для просмотра и анализа чертежей:

  • масштабирование, панорамирование, просмотр общего вида;
  • просмотр чертежа по слоям;
  • просмотр пространства листа и пространства модели;
  • просмотр модели в тонированном виде;
  • просмотр моделей, созданных в Mechanical Desktop;
  • выбор и просмотр блоков чертежа.

Имеется также возможность нанесения на чертеж замечаний и исправлений в режиме red-line без изменения самого чертежа.

Анализируя эти и другие возможности программы Search, можно отметить, что эта отечественная разработка при сравнимых с иностранными системами возможностях стоит в 10 раз меньше. В связи с тем что программа имеет интуитивный интерфейс и повторяет уже сложившуюся на предприятиях систему работы с документацией, ее освоение не требует дополнительных затрат на обучение и дальнейшее сопровождение. Разработчик Search — компания ИНТЕРМЕХ — работает на рынке уже более 10 лет, постоянно совершенствует свою программу и ежегодно выпускает ее новую версию, расширяя возможности пользователей по работе с электронными документами. Стабильность разработчика программы, ее постоянное техническое совершенствование, простота освоения, разумная цена — все эти свойства Search, несомненно, являются очень привлекательными для пользователей. Поэтому в настоящий момент около 3 тыс. пользователей на более чем 170 предприятиях в России и СНГ отдали предпочтение программе Search и активно используют ее в работе и организации электронных архивов и документооборота.

«САПР и графика» 11'2000